Ya conoces las reuniones de operaciones. O esas que, lamentablemente, se convierten en una sesión de todo y nada donde todos se lanzan a hablar de todo menos de operaciones.

Las conversaciones se descarrilan. Se pierde el enfoque. La productividad se va por el desagüe. No se toman decisiones relevantes. 😩

Pero las reuniones de operaciones no tienen que ser un caos: hay método en la locura. Te mostramos 8 pasos clave para gestionar reuniones eficazmente y mantener tus reuniones de operaciones en rumbo.

Pongámonos en la misma página… ¿qué es exactamente una reunión de operaciones?

No puedes decidir hacia dónde ir si no conoces tu destino. Antes de entrar en detalles, definamos cómo debe ser una reunión de operaciones eficaz.

Una reunión de operaciones es un encuentro semanal para directivos, gerentes y demás líderes de equipo, donde se discuten las operaciones y procedimientos de la empresa.

El equipo directivo revisa el flujo de trabajo, objetivos, logros y retos de la organización para alinear sus acciones y asegurar que todos remen en la misma dirección.

Una reunión de operaciones eficaz sigue una estructura bien definida. Se revisan datos empresariales clave para que los interesados comprendan la situación actual, alcancen un entendimiento mutuo de los temas principales y alineen sus acciones con la dirección general de la organización.

Estas reuniones suelen durar entre 10 y 40 minutos y cuentan con los mismos participantes. Deben ayudar a los participantes a obtener una visión global del estado de la empresa y tomar decisiones de gestión acertadas.

Cómo dirigir una reunión de operaciones eficaz

Tus reuniones semanales de operaciones deben cubrir cada tema con el nivel adecuado de detalle y asegurar que cada interesado obtenga los insights necesarios para actuar. Así es como sacarles el máximo provecho:

1. Sigue una estructura de reunión consistente

Tus reuniones deben seguir un formato estándar y predecible. Organiza los temas en tu agenda en orden lógico: primero por importancia (de mayor a menor) y luego por complejidad (de menor a mayor). Coloca los temas polémicos al final para tratar la mayor cantidad posible de puntos antes de llegar a un posible estancamiento.

2. Revisa las actividades de cada área funcional

Pide al responsable de cada área (p. ej., ingeniería, marketing, gestión de proyectos) que presente una actualización de puntos abiertos de la reunión anterior, métricas clave de su departamento, tareas para la próxima reunión y cómo la empresa puede apoyar sus iniciativas.

Los informes deben ofrecer al equipo directivo visión de cada aspecto de las operaciones de la empresa para alinear sus decisiones. Presta atención: es fundamental preparar y adelantar el trabajo para dedicar tu tiempo a la estrategia. Para equipos de ventas, herramientas como Scratchpad son esenciales, ya que permiten a gerentes, representantes y operaciones de ventas tener mejor visibilidad de sus tratos y conversaciones durante la semana en lugar de revisiones de última hora.

3. Envía una invitación recurrente

Programa la reunión de operaciones como un evento recurrente en el calendario de todos y configura un recordatorio. Puede parecer obvio, pero no te pases de listo: la gente está ocupada y si la reunión no está en su calendario, olvidarán asistir. También puedes actualizar la invitación con la agenda de cada semana para alinear expectativas sin enviar correos adicionales.

4. Inicia la reunión con una nota positiva

Aunque en las reuniones de operaciones haya que tener conversaciones francas sobre debilidades y desafíos de la organización, compartir logros recientes y celebrar éxitos al inicio refuerza la moral, fomenta la camaradería y mantiene un tono constructivo. Cuando la gente se centra en lo que funciona, está más motivada para mantener el impulso.

5. Mantén la conversación enfocada

Un comentario breve puede estar bien, pero asegúrate de que no se desvíen con observaciones ajenas al propósito de la reunión. Ciñe la agenda y centra las conversaciones en plazos de proyectos, próximos pasos, previsión de presupuesto, gastos y asignación de recursos internos.

Evita discutir relaciones con clientes, brainstorming creativo o planificar revisiones de procesos. Programa reuniones separadas o continúa estas conversaciones de forma asincrónica (lo veremos más adelante).

6. Consulta con los responsables de proyecto

Pide a los responsables de proyecto que compartan actualizaciones de estado y fomenten discusiones abiertas sobre inquietudes y obstáculos. Anímales a usar herramientas de visualización para presentar datos y análisis, de modo que la audiencia capte los insights de un vistazo sin explicaciones extensas. Analiza las implicaciones y utiliza lo aprendido para mejorar la planificación futura.

7. Resuelve tareas pequeñas al instante

Algunos próximos pasos o tareas de seguimiento se pueden hacer al momento para acortar tu lista de tareas y aumentar tu productividad. Por ejemplo, en lugar de dedicar 15 segundos a anotarlo, usa ese tiempo para enviar un correo breve o una invitación a reunión. 

8. Respeta el tiempo de todos

Comenzar y terminar las reuniones a tiempo demuestra que valoras el tiempo y la atención de todos. Sigue la agenda para que tus reuniones de operaciones sean completas, breves y concisas. Programa una reunión de seguimiento para cualquier tema que requiera más profundidad, y envía la invitación al instante (¡ver #7!).

Utiliza herramientas de colaboración asincrónica para continuar las conversaciones

Las operaciones abarcan múltiples etapas y participan muchas personas. Aunque quieras abordar todos los aportes, ideas, sugerencias y preguntas, a menudo es imposible hacerlo de forma sistemática en una reunión síncrona.

Además, ¿cómo aseguras que todos entiendan las decisiones y próximos pasos acordados en una reunión de operaciones? Como comparte nuestro fundador y CEO, Tom Medema:

“Los desajustes entre decisiones y próximos pasos pueden causar fallos.” En los primeros días de Bubbles, descubrí que lo que creía acordado al final de una reunión era muy diferente de lo que los demás entendieron. Lo peor fue que solo nos dimos cuenta del malentendido una semana después, porque no teníamos la cultura de hablar y aclarar dudas. Hoy dedico más tiempo a registrar decisiones y a crear un entorno donde todos puedan expresarse.”

Si solo pensar en más reuniones de seguimiento (que pueden generar aún más 🤯) te da escalofríos, te entendemos.

La buena noticia es que hay una mejor forma.

Puedes continuar estas conversaciones con un proceso de comunicación asincrónica multidireccional que no solo permite a los interesados digerir el contenido antes de compartir sus mejores ideas. Además, registra las discusiones y decisiones para garantizar que todos estén alineados en los próximos pasos.

Cómo hacerlo:

Graba un vídeo de los puntos de seguimiento con Bubbles y compártelo con los interesados. Pueden revisar la información a su ritmo y compartir respuestas detalladas con marcas de tiempo y anotaciones.

Puedes mantener comentarios, tareas y decisiones en un único hilo para futura referencia. Los usuarios incluso pueden etiquetar a otros miembros del equipo para aportar información adicional cuando sea necesario, sin programar otra reunión — evitando que el proyecto quede en suspenso mientras esperas a que todos estén disponibles.

‍

Pero los ejecutivos están ocupados. ¿Quién tiene tiempo para instalar y aprender otro software?

Por eso hacemos que Bubbles sea súper intuitivo: cualquiera puede ver y comentar tu vídeo sin instalar nada. Para crear tu primer Bubble, simplemente instala nuestra extensión gratuita para Chrome y estarás listo para hacer cualquier reunión y proceso colaborativo más productivo.

‍