Ви добре знайомі з операційними нарадами. Або з тими, які, на жаль, швидко перетворюються на універсальну сесію, де всі починають говорити про що завгодно, тільки не про операційну діяльність.

Розмови сходять з курсу. Фокус втрачається. Продуктивність летить у трубу. Жодних змістовних рішень не ухвалюється. 😩

Але операційні наради не обов’язково мають бути вправою з «управління котами» — у цьому безладі є свій метод. Ми покажемо вам 8 критично важливих кроків для ефективного управління нарадами, щоб кожна операційна нарада залишалася в руслі.

Домовмося про терміни… що саме таке операційна нарада?

Ви не можете вирішити, куди рухатися, якщо не знаєте своєї кінцевої мети. Перш ніж заглиблюватися в деталі, давайте визначимо, якою має бути ефективна операційна нарада.

Операційна нарада — це щотижнева зустріч для керівників, менеджменту та інших лідерів команд, на якій обговорюються операційна діяльність і процедури компанії.

Керівна команда переглядає робочі процеси, цілі, досягнення й виклики організації, щоб узгодити свої дії та переконатися, що всі гребуть в одному напрямку.

Ефективна операційна нарада дотримується чітко визначеної структури. На ній переглядаються ключові бізнес‑дані, щоб допомогти стейкхолдерам зрозуміти поточний стан справ, досягти спільного розуміння ключових питань і узгодити свої дії із загальним курсом організації.

Такі наради зазвичай тривають від 10 до 40 хвилин і збирають одних і тих самих учасників. Вони мають допомагати учасникам отримати загальну картину стану компанії та ухвалювати виважені управлінські рішення.

Як проводити ефективну операційну нараду

Ваші щотижневі операційні наради мають охоплювати кожну тему з належним рівнем деталізації та гарантувати, що кожен стейкхолдер виходить із них, маючи інсайти, необхідні для дій. Ось як отримати з них максимум користі:

1. Дотримуйтеся послідовної структури наради

Ваші наради повинні проходити у стандартному, передбачуваному форматі. Розташуйте теми у порядку денному наради у логічній послідовності: у спадному порядку важливості та у зростаючому порядку складності. Спірні питання перенесіть ближче до кінця, щоб ви встигли пройти якомога більше пунктів порядку денного до того, як зіткнетеся з можливою паузою в обговоренні.

2. Переглядайте діяльність у кожній функціональній сфері

Попросіть лідера кожної функціональної сфери (наприклад, інженерії, маркетингу, управління проєктами) представити оновлення щодо відкритих пунктів попередньої наради, ключові метрики свого відділу, завдання до наступної зустрічі та те, як компанія може підтримати їхні ініціативи.

Звіти мають давати керівній команді інсайти щодо кожного аспекту операційної діяльності компанії, щоб узгодити їхні рішення. Цьому варто приділити багато уваги; загалом дуже важливо завжди готуватися й робити якомога більше роботи до наради, щоб більшість часу зосереджуватися на стратегії. Для команд продажів саме тому такий інструмент, як Scratchpad, є таким важливим, адже він дозволяє менеджерам, представникам і фахівцям з операцій у продажах мати кращу видимість своїх угод і розмов протягом тижня, а не покладатися на перевірки в останню хвилину.

3. Надсилайте повторювані запрошення на наради

Додайте операційну нараду як повторювану подію в календарі всіх учасників і встановіть нагадування. Це може здаватися очевидним, але не закочуйте очі: люди зайняті, і якщо наради немає в їхньому календарі, вони її обов’язково забудуть. Ви також можете оновлювати запрошення в календарі порядком денним кожного тижня, щоб узгоджувати очікування без надсилання окремих листів.

4. Починайте нараду з позитиву

Хоча під час операційних нарад нам доводиться вести відверті розмови про слабкі місця й виклики організації, обмін останніми перемогами та святкування успіхів на початку можуть підвищити моральний дух, зміцнити командний дух і підтримати конструктивний тон. Коли люди зосереджуються на тому, що добре працює, вони більш мотивовані підтримувати цей імпульс.

5. Тримайте розмову в потрібному руслі

Короткий бічний коментар — це нормально, але переконайтеся, що люди не захоплюються несуттєвими зауваженнями, які не служать меті наради. Дотримуйтеся порядку денного і спрямовуйте розмови на дедлайни проєктів, наступні кроки, прогнозування бюджету, обговорення витрат і розподіл внутрішніх ресурсів.

Уникайте обговорення відносин з клієнтами, креативних брейнштормів щодо проєктів або планування кардинальних змін процесів. Заплануйте окремі наради або продовжуйте ці розмови асинхронно (про це ще поговоримо пізніше).

6. Регулярно спілкуйтеся з керівниками проєктів

Попросіть керівників проєктів ділитися оновленнями статусу свого прогресу й заохочуйте відкриті обговорення занепокоєнь і перешкод. Заохочуйте їх використовувати інструменти візуалізації, щоб презентувати дані й аналітику — аудиторія має вхопити інсайти з першого погляду, без довгих пояснень. Обговоріть наслідки і використовуйте отримані уроки для покращення майбутнього планування.

7. Виконуйте дрібні завдання одразу

Деякі наступні кроки чи задачі на фолов‑ап можна виконати одразу, щоб скорочувати свій список справ і підвищувати свою продуктивність. Наприклад, замість того щоб витрачати 15 секунд на те, щоб записати це у список справ, використайте ці 15 секунд, щоб надіслати короткий лист або запрошення на нараду. 

8. Поважайте час кожного

Починати й закінчувати командні наради вчасно означає, що ви цінуєте час і увагу кожного. Дотримуйтеся порядку денного, щоб ваші операційні наради були змістовними, короткими й приємними. Заплануйте фолов‑ап нараду для будь‑якої теми, що потребує глибшого обговорення, — і надішліть запрошення відразу (див. пункт №7!).

Використовуйте асинхронні інструменти співпраці, щоб продовжувати обговорення

Операційна діяльність охоплює багато напрямів і залучає багато людей на різних етапах. Хоча ви хочете врахувати всі вхідні дані, ідеї, пропозиції та запитання, часто неможливо зробити це системно під час синхронної наради.

До того ж, як переконатися, що всім зрозумілі рішення й наступні кроки, погоджені під час операційної наради? Як розповідає наш засновник і CEO Том Медема:

«Розбіжності між рішеннями й наступними кроками можуть призвести до провалів. На ранніх етапах створення Bubbles я виявив, що те, що я вважав узгодженим наприкінці наради, кардинально відрізнялося від того, що думали інші. Найгірше було те, що ми виявили непорозуміння лише через тиждень, тому що в нас не було культури висловлюватися й уточнювати сумніви. Сьогодні я приділяю більше часу фіксації рішень та створенню середовища, де люди можуть відкрито висловлюватися».‍

Якщо сама думка про ще більше фолов‑ап нарад (які можуть породити ще більше фолов‑апів 🤯) змушує вас здригатися, ми вас розуміємо.

Добра новина в тому, що є кращий спосіб.

Ви можете продовжувати ці обговорення за допомогою багатостороннього асинхронного процесу комунікації, який не лише дозволяє стейкхолдерам осмислити матеріал перед тим, як ділитися своїми найкращими думками. А ще він записує обговорення й рішення, щоб усі залишалися на одній хвилі щодо наступних кроків.

Ось як це зробити:

Запишіть відео з пунктами фолов‑апу за допомогою bubbles і поділіться ним зі стейкхолдерами. Вони можуть переглянути інформацію у зручний для себе час і залишити продумані та конкретні відповіді, використовуючи мітки часу й анотації.

Ви можете зберігати фідбек, завдання й рішення в одному треді для подальшого використання. Користувачі навіть можуть тегати інших членів команди для додаткового внеску, коли це необхідно, без організації (ще) однієї наради — не залишаючи проєкт у підвішеному стані, поки ви чекаєте, доки всі звільняться.

‍

Але в керівників обмаль часу. У кого є час встановлювати й освоювати ще одне програмне забезпечення?

Саме тому ми зробили bubbles надзвичайно інтуїтивно зрозумілими — будь‑хто може дивитися й коментувати ваше відео без жодних установок. Щоб створити свій перший bubble, просто встановіть наш безкоштовний розширювач Chrome — і ви готові зробити будь‑яку нараду та процес співпраці продуктивнішими.

‍