Toda reunión productiva produce tareas claras y accionables. Sin reuniones productivas, los proyectos rara vez tienen éxito, así que necesitas saber cómo redactar tareas efectivas. Por suerte, estás en el lugar indicado. Manos a la obra.

Las reuniones efectivas son clave para el éxito de cualquier proyecto, y uno de sus resultados principales es un conjunto de tareas bien definidas. Las tareas garantizan asignación, seguimiento y finalización claros, impulsando el progreso y la responsabilidad. En este artículo verás todo lo que necesitas saber sobre cómo redactar tareas de reunión: qué son, cómo organizarlas y cómo supervisarlas.

¿Qué son las tareas de acción?

¿Qué son exactamente tus tareas? Básicamente, son tareas o actividades específicas asignadas tras una reunión que deben completarse. Normalmente, los asignan otros miembros del equipo a personas o grupos, pero también puedes asignarte tareas tras revisar tu carga de trabajo y los progresos. Cada tarea debe incluir una fecha límite clara; de este modo se convierten en el engranaje que transforma discusiones y decisiones en pasos prácticos hacia el progreso.

Características clave de las tareas efectivas:

• Específico: Define claramente qué debe hacerse sin añadir demasiados detalles.
• Asignable: ¿Quién es responsable de esta tarea? Deja claro.
• Medible: Debe tener un fin definido, asegúrate de que los criterios para completarla estén claros.
• Con límite de tiempo: Fija una fecha límite para que la tarea esté terminada.

Cómo organizar las tareas

Sin una organización eficaz de las tareas, te costará asegurarte de que se cumplen a tiempo y aportan a los objetivos del proyecto. Si esto te resulta complicado, aquí tienes estrategias para organizar bien tus tareas:

1. Usa siempre un formato claro

Un formato consistente al redactar las tareas garantiza claridad y responsabilidad en el equipo, sobre todo si repites el mismo estilo. Cada tarea debe incluir descripción, responsable, fecha límite y nivel de prioridad para indicar su urgencia. A veces los plazos son flexibles; en esos casos, no especifiques una fecha.

2. Prioriza las tareas

¿Por qué es importante especificar la urgencia? No todas las tareas tienen la misma importancia, así que asignar prioridades ayuda al equipo a centrarse en lo más crítico primero. Las tareas de alta prioridad deben abordarse cuanto antes, mientras que las de prioridad media o baja se pueden programar o posponer. Un consejo: utiliza tecnología o software de gestión de proyectos para organizar las tareas. Una herramienta como Bubbles es ideal para hacer seguimiento de tareas y mantener la comunicación con el equipo mientras completas cada acción.

Cómo supervisar y rastrear las tareas

Organizar tus tareas es un paso, pero supervisarlas y rastrearlas es aún más crucial. Cada miembro debe asegurarse de que las tareas se completen a tiempo y resolver los problemas de inmediato para su flujo de trabajo y el éxito del equipo. Estos consejos te serán muy útiles al rastrear tus tareas:

1. Revisiones periódicas

Programa revisiones periódicas con tu equipo para evaluar el estado de las tareas y el progreso general. Esto se puede hacer en reuniones generales de equipo/operativas, pero para asignar tareas con eficacia considera reuniones diarias standup donde se discuta qué se hizo y qué sigue. Con actualizaciones frecuentes mantendrás la responsabilidad de todos y asegurarás el avance.

2. Aprovecha la tecnología

El consejo más impactante puede ser el uso adecuado de la tecnología. Al aprovechar la tecnología, no solo mejorarás la supervisión y el rastreo, sino las propias tareas. Recomendamos Bubbles Notetaker, especialmente útil para reuniones virtuales. Bubbles se une automáticamente a reuniones, transcribe conversaciones, graba sesiones y te envía un correo de seguimiento personalizado con las acciones relevantes para ti. Además, verás las tareas de tus compañeros en ese email, para mayor tranquilidad. Al probar Bubbles, comprobamos que así no se omite ningún punto clave y todos entienden con claridad sus responsabilidades. Mira cómo es el correo de resumen de reunión que envía Bubbles a continuación.

Una ventaja extra es la grabadora de pantalla de Bubbles, que permite explicar tareas complejas y dar feedback general a empleados o miembros del equipo. Esta función facilita revisar y entender las asignaciones, aumentando claridad y continuidad en todo el ciclo de vida del proyecto.

3. Crea un sistema de seguimiento de tareas

Si aún necesitas más claridad, crea un sistema específico para rastrear su progreso. Puede ser tan simple como una hoja de cálculo, pero lo importante es contar con un lugar centralizado donde documentar todas las tareas.

4. Establece recordatorios y seguimientos

Parte del seguimiento es establecer recordatorios y dar seguimiento cuando sea necesario para garantizar que las tareas se completen a tiempo. El software de gestión suele incluir recordatorios y envíos automáticos de emails de seguimiento, pero Bubbles también te avisa cuando un miembro necesita tu aportación o respuesta en un plazo determinado. Sea como sea, los seguimientos regulares son clave para mantener las tareas en curso.

5. Revisar y ajustar

Como dije, no todos los plazos deben ser rígidos: revisa el progreso de las tareas y ajusta fechas o prioridades según haga falta.

Consejos adicionales para redactar tareas efectivas

Ya vimos cómo organizar, rastrear y supervisar; ahora te doy más consejos para redactar tus tareas (si decides hacerlo manualmente).

1. Comienza con un verbo

Ve al grano: empieza cada tarea con un verbo para dejar claro qué acción realizar. Algunos ejemplos serían: "Desarrollar un plan de proyecto" o "Revisar el diseño del sitio web".

2. Sé claro y conciso

Evita confusiones manteniendo la brevedad y claridad. Evita lenguaje vago para que la tarea sea fácilmente entendible por el equipo y el responsable.

3. Divide las tareas grandes

Un plan de acción completo puede ser demasiado grande o complejo para una sola tarea. En esos casos, desglósalo en subtareas más pequeñas y manejables. Así es más fácil seguir el progreso y cada parte recibe la atención adecuada. Un ejemplo: en lugar de "Lanzar la campaña de marketing de la nueva versión", desglósalo en "Desarrollar materiales de marketing", "Programar publicaciones en redes sociales" y "Rastrear el avance del material promocional".

4. Asigna un único responsable

Incluso si participan varios miembros, asigna cada tarea a un único responsable para garantizar la rendición de cuentas. Si usas este método, tu project manager sabrá dónde está el retraso y podrá ayudar con feedback o evaluaciones de desempeño.

5. Ofrece ayuda

No dudes en ayudar al responsable proporcionándole detalles o conocimientos necesarios para completar la tarea con eficacia. Recuerda, un equipo exitoso siempre colaborará cuando sea posible.

Conclusión

Tus tareas serán fundamentales para el éxito de los proyectos y la productividad del equipo. Por suerte, ya eres un experto, así que confío en que tus flujos de trabajo y proyectos mejorarán significativamente. Sin embargo, si te comprometes a mejorar las acciones y notas usando Bubbles Notetaker, mi 'gran' confianza se traducirá rápidamente en plena confianza. ¡Buena suerte!