Вы прекрасно знакомы с операционными встречами. Или с теми, которые, к сожалению, быстро превращаются в универсальную сессию, где все начинают говорить обо всём, кроме операционных вопросов.

Разговоры сходят с намеченного курса. Фокус теряется. Производительность падает до нуля. Не принимается никаких содержательных решений. 😩

Но операционные встречи не обязаны превращаться в попытку согнать всех «как котов в стаю» — в этом хаосе есть своя система. Мы покажем 8 ключевых шагов по эффективному управлению встречами, чтобы каждая операционная встреча проходила по плану.

Давайте сначала договоримся о терминах… что именно такое операционная встреча?

Нельзя решить, в каком направлении двигаться, если вы не знаете, куда хотите прийти. Прежде чем переходить к деталям, давайте определим, как должна выглядеть эффективная операционная встреча.

Операционная встреча — это еженедельная встреча для руководителей, менеджмента и других лидеров команд, на которой обсуждаются операционная деятельность и процессы компании.

Руководящая команда рассматривает рабочий процесс, цели, достижения и проблемы организации, чтобы согласовать свои действия и убедиться, что все гребут в одном направлении.

Эффективная операционная встреча следует чётко определённой структуре. На ней рассматриваются ключевые бизнес‑данные, чтобы помочь заинтересованным сторонам понять текущую ситуацию, прийти к взаимопониманию по ключевым вопросам и согласовать свои действия с общим курсом организации.

Такие встречи обычно длятся от 10 до 40 минут и проходят с участием одного и того же круга людей. Они должны помогать участникам получить обзорную картину состояния компании и принимать взвешенные управленческие решения.

Как провести эффективную операционную встречу

На ваших еженедельных операционных встречах необходимо обсуждать каждую тему с нужной степенью детализации и обеспечивать, чтобы каждый участник уходил со встречи с инсайтами, необходимыми для действий. Вот как извлечь из них максимум пользы:

1. Придерживайтесь единой структуры встречи

Ваши встречи должны проходить в стандартном и предсказуемом формате. Разместите темы в повестке встречи в логической последовательности: в порядке убывания важности и возрастания сложности. Спорные вопросы ставьте ближе к концу, чтобы вы успели пройти как можно больше пунктов повестки до того, как натолкнётесь на возможный тупик.

2. Проводите обзор деятельности по каждому функциональному направлению

Попросите руководителя каждого функционального направления (например, инженерии, маркетинга, управления проектами) представить обновление по открытым пунктам с прошлой встречи, ключевые метрики своего отдела, задачи до следующей встречи и рассказать, как компания может поддержать его инициативы.

Отчёты должны давать руководящей команде представление обо всех аспектах операционной деятельности компании, чтобы согласовать принимаемые ими решения. К этому стоит отнестись очень внимательно: в целом крайне важно всегда готовиться заранее и сделать как можно больше до встречи, чтобы основную часть времени уделять стратегии. Для команд продаж поэтому так важен инструмент вроде Scratchpad: он позволяет менеджерам, продавцам и операционным специалистам по продажам лучше видеть свои сделки и переговоры в течение недели, а не ограничиваться проверками в последний момент.

3. Отправьте повторяющееся приглашение на встречу

Добавьте операционную встречу как повторяющееся событие в календарь всем участникам и настройте напоминание. Это может показаться очевидным, но не спешите закатывать глаза: люди заняты, и если встречи нет в их календаре, они о ней обязательно забудут. Вы также можете обновлять приглашение в календаре с повесткой на каждую неделю, чтобы согласовать ожидания без отдельного письма.

4. Начинайте встречу с позитивной ноты

Хотя на операционных встречах важно вести откровенные разговоры о слабых сторонах и вызовах в организации, делиться недавними успехами и отмечать достижения в начале помогает поднять моральный дух, укрепить командный дух и задать конструктивный тон. Когда люди фокусируются на том, что работает хорошо, у них больше мотивации сохранять этот импульс.

5. Держите разговор в рамках темы

Короткое замечание в сторону допустимо, но убедитесь, что участники не увлекаются обсуждением посторонних вещей, которые не служат цели встречи. Придерживайтесь повестки и сосредотачивайте разговоры на сроках по проектам, следующих шагах, прогнозировании бюджета, обсуждении расходов и распределении внутренних ресурсов.

Избегайте обсуждения отношений с клиентами, мозговых штурмов по креативу или планирования радикальных изменений процессов. Назначайте для этого отдельные встречи или продолжайте такие обсуждения асинхронно (подробнее об этом позже).

6. Созванивайтесь с руководителями проектов

Попросите руководителей проектов делиться обновлениями о ходе работ и поощряйте открытые обсуждения вопросов и препятствий. Поддерживайте их в том, чтобы использовать инструменты визуализации для представления данных и аналитики, — аудитория должна схватывать ключевые выводы с первого взгляда, без длинных объяснений. Обсудите последствия и используйте полученные уроки для улучшения будущего планирования.

7. Решайте мелкие задачи прямо на месте

Некоторые следующие шаги или задачи по итогам встречи можно выполнить сразу, чтобы сократить список дел и повысить свою продуктивность. Например, вместо того чтобы тратить 15 секунд на запись пункта в список дел, используйте эти 15 секунд, чтобы отправить короткое письмо или приглашение на встречу. 

8. Уважайте время всех участников

Начинать и заканчивать командные встречи вовремя — значит ценить время и внимание каждого. Следуйте повестке, чтобы операционные встречи были максимально содержательными, короткими и приятными. Назначайте дополнительную встречу для любой темы, которая требует более глубокого обсуждения, — и отправляйте приглашение сразу же (см. пункт № 7!).

Используйте инструменты асинхронной совместной работы, чтобы продолжить обсуждения

Операционная деятельность охватывает множество областей и этапов, в которых задействовано много людей. И хотя вы хотите учесть все входящие данные, идеи, предложения и вопросы, часто невозможно сделать это системно в рамках синхронной встречи.

К тому же как убедиться, что всем понятны решения и следующие шаги, о которых договорились на операционной встрече? Как говорит наш основатель и CEO Том Медема:

«Несоответствие между принятыми решениями и следующими шагами может приводить к сбоям. В первые дни развития Bubbles я обнаружил, что то, что я считал согласованным в конце встречи, кардинально отличалось от того, что думали остальные. Хуже всего было то, что о недопонимании мы узнавали лишь через неделю, потому что у нас не было культуры открыто говорить и прояснять вопросы. Сегодня я уделяю больше времени фиксации решений и созданию среды, в которой люди могут открыто высказываться».‍

Если одна мысль о дополнительных встречах (которые могут породить ещё больше встреч 🤯) заставляет вас съёжиться, мы вас понимаем.

Хорошая новость в том, что есть способ получше.

Вы можете продолжить эти обсуждения с помощью многопоточного асинхронного процесса коммуникации, который не только позволяет заинтересованным сторонам осмыслить контент, прежде чем делиться своими лучшими идеями. Но и фиксирует обсуждения и решения, чтобы все одинаково понимали, какие следующие шаги были согласованы.

Вот как это сделать:

Запишите видео с пунктами для последующих действий с помощью Bubbles и поделитесь им с заинтересованными сторонами. Они могут изучить информацию в удобное для себя время и оставить продуманные и конкретные ответы, используя отметки времени и функцию аннотаций.

Вы можете хранить обратную связь, задачи и решения в одном треде для дальнейшего обращения. Пользователи даже могут отмечать других членов команды для дополнительных комментариев, когда это необходимо, не назначая (ещё) одну встречу — не оставляя проект в подвешенном состоянии в ожидании, пока все освободятся.

‍

Но у руководителей плотный график. У кого есть время устанавливать и осваивать ещё одно программное обеспечение?

Именно поэтому мы сделали Bubbles максимально интуитивным: любой человек может посмотреть и прокомментировать ваше видео, ничего не устанавливая. Чтобы создать свой первый bubble, просто установите наше бесплатное расширение для Chrome — и вы готовы сделать любую встречу и совместный процесс более продуктивными.

‍