Основные выводы и статистика:

1. Перегрузка встречами реальна как никогда
   • Удивительные 11 миллионов встреч проходят каждый день только в США. Если экстраполировать, это даёт более миллиарда встреч в год. Сотрудники проводят до трети своей рабочей недели на встречах, и совершенно ясно, что встречи занимают огромное количество нашего времени.‍
2. Высшее руководство страдает от встреч сильнее всего
   • Топ‑менеджеры тратят на встречи почти 23 часа в неделю. Эта статистика наводит на мысли, остаётся ли у них вообще время на реальную работу вне встреч, как бы иронично это ни звучало…‍
3. Встречи в основном воспринимаются как непродуктивные
   • Нам любопытно узнать и ваше мнение, ведь около 71% сотрудников считают встречи непродуктивными. При таком высоком проценте неудивительно, что финансовые потери от непродуктивных встреч только в США оцениваются в 37 миллиардов долларов в год.‍
4. ‍Ключевые причины провала встреч
   • ‍Отсутствие чётких целей: 61% руководителей говорят, что встречи проваливаются из‑за отсутствия чётких целей. Участники часто не понимают, зачем они вообще пришли.‍
   • Перегруженное расписание: 78% профессионалов называют перегрузку расписания одним из главных факторов непродуктивности встреч. Встреч просто слишком много, и когда календари забиты встречами «спина к спине», сфокусированную работу становится почти невозможно выполнять.‍
   • Отсутствие повестки: Лишь 37% встреч проходят с повесткой — базовым инструментом для поддержания фокуса и продуктивности обсуждения. Если это про вас, загляните в наши шаблоны повесток встреч.‍‍
5. ‍Виртуальные встречи: палка о двух концах‍
   • Доля виртуальных встреч выросла с 48% до 77% в период с 2020 по 2022 год. Хотя 70% сотрудников считают, что виртуальные встречи менее стрессовые, 67% руководителей считают их неудачными, указывая на сложность достижения согласованности и выстраивания отношений в виртуальном формате.‍
6. Многозадачность во время встреч повсеместна
   • ‍‍92% сотрудников признаются, что занимаются многозадачностью во время встреч, что приводит к рассеянному вниманию и отсутствию содержательного вклада. Это создаёт порочный круг: встречи воспринимаются как непродуктивные, и это, в свою очередь, подталкивает к ещё большей многозадачности.‍
7. Рост популярности гибридных встреч‍
   • Растёт тренд на гибридные встречи, когда часть участников присутствует лично, а другие подключаются удалённо. Этот формат даёт гибкость и позволяет совместить преимущества очного и удалённого участия.‍
8. Вторник: лучший день для встреч?
   • ‍‍Исследования показывают, что большинство людей считает вторник оптимальным днём для планирования встреч. Находясь между «хандрой понедельника» и усталостью пятницы, он даёт сбалансированное время для продуктивных обсуждений.‍
9. Многие встречи могли бы быть письмами
   • ‍‍Согласно одному исследованию, 55% сотрудников на удалёнке считают, что большинство их встреч вполне могли бы заменить письма по электронной почте. Это подчёркивает важность заново задуматься, действительно ли встреча необходима или можно обойтись другими способами коммуникации.‍
10. Как найти баланс во встречах‍
    • Хотя встречи действительно важны для сложного принятия решений, мозговых штурмов и тимбилдинга, крайне важно осознанно подходить к тому, когда они действительно нужны. Иногда пропустить встречу или заменить её письмом может быть более продуктивным решением.

‍Транскрипт подкаста:

Chris: Итак, тема, «любимая» всеми, — встречи. Знаете, те самые вещи, которые как будто занимают всё больше и больше нашего времени. Иногда кажется, что мы просто тонем в приглашениях на встречи. Но действительно ли мы при этом что‑то успеваем сделать?

Emily: Верно. Хороший вопрос.

Chris: Сегодня мы глубоко погрузимся во все данные, стоящие за «манией встреч». У нас есть масса исследований, которые нужно разобрать. И мы попробуем разобраться, что работает, что нет и как можно сделать встречи хотя бы немного менее… болезненными. Итак, готов(ы) «покопаться» в цифрах вместе со мной?

Emily: Определённо. Думаю, сегодня мы откроем по‑настоящему интересные инсайты.

Chris: Отлично. Поехали. Давайте начнём с простого объёма встреч, которые вообще проводятся. Насколько всё действительно плохо?

Emily: Всё… довольно плохо. Некоторые исследования оценивают, что только в США ежедневно проходит порядка 11 миллионов встреч — цифра просто поражающая.

Chris: 11 миллионов? Каждый день?

Emily: Каждый божий день.

Chris: Это… очень много встреч. Эту цифру вообще трудно осознать.

Emily: И правда. А если экстраполировать на год, это более миллиарда встреч ежегодно.

Chris: Миллиард? Ладно, это уже переходит все границы. И речь не только о быстрых 10‑минутных «чек‑инах». Какую часть нашей реальной рабочей недели мы проводим на всех этих встречах?

Emily: Да, это существенный кусок времени. Исследования показывают, что сотрудники проводят до трети своей рабочей недели на встречах.

Chris: Треть?

Emily: Да.

Chris: То есть по сути, из каждых трёх часов работы один уходит на встречи.

Emily: По сути да.

Chris: Неудивительно, что кажется, будто мы вообще ничего не успеваем. И это ещё не всё. Руководители верхнего звена — те самые топ‑менеджеры — проводят на встречах ещё больше времени.

Chris: Да, почти 23 часа в неделю.

Emily: Вот это по‑настоящему «челюсть отвисает». Представьте, почти каждый день проводить практически целый рабочий день на встречах.

Chris: 23 часа.

Emily: Вау.

Chris: Возникает вопрос, удаётся ли им вообще, ну, как‑то по‑настоящему поработать вне этих встреч.

Emily: Верно. Верно.

Chris: Но если столько времени уходит на встречи, приносят ли они вообще хоть какую‑то пользу?

Emily: В этом‑то и вопрос на миллион долларов, не так ли? К сожалению, данные не рисуют особенно радужной картины. Мы видим, что значительное большинство — около 71% сотрудников — считают встречи непродуктивными.

Chris: 71%? То есть по сути из десяти встреч семь кажутся полной тратой времени.

Emily: Да, примерно так.

Chris: Больно слышать.

Emily: И это не только вопрос восприятия. У этих непродуктивных встреч есть и вполне реальная финансовая цена. По некоторым оценкам, только в США это около 37 миллиардов долларов потерь ежегодно.

Chris: 37 миллиардов долларов.

Emily: 37 миллиардов.

Chris: Это уже очень серьёзные деньги.

Emily: Да.

Chris: Очевидно, так дальше продолжаться не может. Но прежде чем продвигать идею «рабочей недели без встреч» — а, будем честны, сейчас это звучит очень заманчиво…

Emily: Заманчиво звучит.

Chris: Давайте хотя бы попробуем понять, почему так много встреч проваливаются. В чём основные причины?

Emily: Исследования выделяют несколько ключевых факторов. Отсутствие чётких целей — один из главных. Фактически 61% руководителей называют это основной причиной потери времени на встречах.

Chris: Логично. Я и сам бывал на таких встречах, когда кажется, что никто, даже человек, который её созвал, не понимает, зачем мы здесь.

Emily: Знаю, о чём ты.

Chris: Мы как будто просто «отбываем номер».

Emily: Да, просто… присутствуем. Ещё одна серьёзная проблема — сам по себе огромный объём встреч. Около 78% профессионалов называют перегруженный график встреч значимым фактором непродуктивности.

Chris: Это многое объясняет. Кажется, что наши календари забиты приглашениями на встречи, и времени на действительно сфокусированную работу почти не остаётся.

Emily: Именно. Возникает порочный круг: встречи рождают новые встречи, и ты уже не понимаешь, когда вообще должен что‑то успевать. Вот любопытный факт: только 37% встреч проходят с повесткой.

Chris: Подождите, только треть встреч проходит с повесткой?

Emily: Всего треть.

Chris: Но это же базовый и при этом критически важный инструмент, чтобы держать встречи в нужном русле!

Emily: Казалось бы, да, правда? Но по каким‑то причинам повестку часто игнорируют или считают ненужной. Хотя на самом деле она сильно влияет на ясность, фокус и продуктивность.

Chris: Это как пытаться строить дом без чертежей. Как вообще можно что‑то добиться, если ты даже не понимаешь, чего хочешь достигнуть?

Emily: Именно. И речь не только о том, чтобы сократить количество встреч, но и о том, чтобы те, что всё‑таки проходят, действительно того стоили.

Chris: Верно. Так что, кажется, мы уже установили, что многие встречи… ну, так себе.

Emily: Да.

Chris: Но, прежде чем совсем их «отменять», изменила ли пандемия и рост виртуальных встреч правила игры?

Emily: О да. Пандемия заставила нас переосмыслить, как мы работаем, и встречи не стали исключением. Доля виртуальных встреч подскочила с 48% до 77% в период с 2020 по 2022 год.

Chris: Вау. 77%. Сейчас мы практически живём в «Zoom‑стране».

Emily: Практически да.

Chris: Огромный скачок. Сделал ли переход к виртуальному формат встречи лучше или более продуктивными?

Emily: Вот тут данные становятся особенно интересными. 70% сотрудников говорят, что виртуальные встречи менее стрессовые, но 67% руководителей считают их провальными.

Chris: Ничего себе. Менее стрессовые для сотрудников, но «провал» с точки зрения руководителей? Откуда такой разрыв в восприятии?

Emily: Тут играет роль несколько факторов. С одной стороны, виртуальные встречи дают гибкость: не нужно ехать в офис, и это снижает стресс для исполнителей. А с другой стороны, руководителям сложнее добиваться согласованности, строить отношения и принимать стратегические решения, когда всё происходит удалённо.

Chris: То есть мы меняем один набор проблем на другой.

Emily: Именно.

Chris: «Зум‑усталость» — реальное явление.

Emily: Ещё бы.

Chris: Легко отвлечься и «выпасть», когда вы не находитесь с другими в одной комнате.

Emily: Безусловно. Это подчёркивает важность более осознанного подхода к виртуальным встречам: более короткие и сфокусированные обсуждения и, снова, чёткие повестки.

Chris: То есть более короткие встречи и понятные повестки. Понял. Есть ли ещё какие‑то стратегии, на которые указывают данные, чтобы сделать виртуальные встречи более эффективными?

Emily: Определённо. Одно из исследований показало, что активное вовлечение участников через опросы, чат или сессионные залы значительно повышает их включённость и удержание внимания.

Chris: Добавлять больше интерактивных элементов. Нравится идея. Суть в том, чтобы разбавлять монотонность и помогать людям оставаться «здесь и сейчас», даже если они всего лишь маленькие квадратики на экране.

Emily: Точно. И раз уж мы заговорили о вовлечённости, давайте поговорим о многозадачности.

Chris: Брр.

Emily: Все мы этим грешили. Знаете, когда во время встречи проверяем почту или листаем телефон.

Chris: О да, виновен полностью. Особенно на тех встречах, где, ну, ты не особо задействован. Очень уж заманчиво попытаться параллельно сделать что‑то ещё. Но есть ли вообще реальные данные о том, насколько широко распространена многозадачность на встречах?

Emily: Есть. Есть. Мы нашли исследование Muse, и там говорится, что поразительные 92% сотрудников признают, что занимаются многозадачностью на встречах.

Chris: 92%?

Emily: 92. Это практически все.

Chris: Вау. Хотя хотя бы немного утешает, что в этом мы не одиноки. Но, если серьёзно, такой уровень отвлечения наверняка бьёт по эффективности встреч.

Emily: Ещё как. Когда внимание рассеивается, мы не до конца воспринимаем информацию, которой делятся. Мы не вносим по‑настоящему значимого вклада и, конечно, не можем принимать по‑настоящему взвешенные решения. По сути, это идеальный рецепт для недопонимания и пустой траты времени.

Chris: И, вероятно, немалой доли фрустрации у тех бедолаг, которые всё‑таки пытаются, ну, действительно слушать и участвовать.

Emily: Именно. И это создаёт тот же порочный круг: люди считают встречу непродуктивной и потому «имеют право» заниматься чем‑то ещё, а это, в свою очередь, ещё сильнее снижает её эффективность.

Chris: Получается такая самоисполняющаяся пророческая «мука встреч».

Emily: Именно. Это очень скользкая дорожка.

Chris: И правда. Итак, мы поговорили о сложностях виртуальных встреч и о постоянном соблазне заняться чем‑то ещё. Но, похоже, встречи никуда не денутся в обозримом будущем. Более того, одно исследование вообще предсказывает рост числа встреч в ближайший год, так?

Emily: Верно. Одно из исследований предсказывало рост на 11% только за 2023 год.

Chris: 11%?

Emily: 11%. Но вот что интересно: всё больше набирают популярность гибридные встречи, когда часть участников собирается лично, а часть подключается удалённо.

Chris: Гибридные встречи — то есть вроде как лучшее из двух миров. Понимаю, почему это действительно даёт намного больше гибкости.

Emily: Именно. Такой формат позволяет поддерживать личный контакт, когда это важно, и при этом не исключает удалённых коллег или тех, кто просто не может приехать.

Chris: Всё это заставляет задуматься о более широкой картине, правда? Мы говорим о будущем с ещё большим количеством встреч, но и с большим выбором форматов, в которых они проходят. Так что на фоне разговоров о росте числа встреч, гибридных форматах и даже метавселенной — есть ли какие‑то признаки того, как мы можем сделать встречи лучше?

Emily: Да, конечно. Всегда есть, что улучшить, верно? Помнишь, мы говорили о повестках? Исследования показывают, что чёткая цель встречи кардинально меняет ситуацию с её эффективностью.

Chris: Верно. Но, как ты сказала, немного удручает, что только 37% встреч ими пользуются.

Emily: Это, конечно, упущенная возможность, но одновременно и огромный потенциал для улучшения, правда?

Chris: Согласен.

Emily: Представь, если бы мы смогли хотя бы немного поднять этот показатель. Это могло бы серьёзно изменить то, как мы воспринимаем и проживаем встречи.

Chris: Точно. Я за всё, что сделает встречи менее утомительными.

Emily: Ох.

Chris: А помимо повесток, были ещё какие‑то неожиданные выводы из данных?

Emily: Да, одно из исследований показало, что большинство людей считает вторник оптимальным днём для встреч.

Chris: Правда?

Emily: Да. Возможно, это такая себе «золотая середина» между понедельничной хандрой и усталостью пятницы.

Chris: Вторник. Забавно. Никогда об этом не задумывался, но действительно имеет смысл. Получается такое «нейтральное» поле для встреч — ни слишком рано в рабочей неделе, ни слишком близко к выходным.

Emily: Именно. Именно. Это лишь показывает, что даже такой простой фактор, как день недели, может влиять на то, как мы подходим к встречам и участвуем в них.

Chris: Всё это наводит на мысль: мы так быстро начинаем жаловаться на встречи, не так ли? Но, возможно, проблема не в самих встречах, а в том, как мы их используем. Это как винить духовку за подгоревший пирог, если ты даже не удосужился следовать рецепту.

Emily: О, отличная аналогия.

Chris: Ну да.

Emily: Нам нужно гораздо осознаннее подходить не только к тому, проводить ли встречу вообще, но и к каждому элементу, который делает её позитивной и продуктивной для всех участников.

Chris: Верно. Речь о намеренности, ясных целях и правильных инструментах. И иногда это может означать вообще отказаться от встречи. В конце концов, не зря же существует фраза: "Разве это не могло быть письмом по электронной почте?"

Emily: Однозначно. Фактически одно из исследований показало, что 55% сотрудников на удалёнке считают, что большинство их встреч могли бы быть письмами.

Chris: 55%. То есть больше половины.

Emily: Больше половины.

Chris: Итак, каков главный вывод? Неужели нас ждёт будущее, сплошь состоящее из встреч, или всё‑таки есть надежда на более взвешенный подход?

Emily: Думаю, всё упирается в поиск баланса. У встреч есть своя роль.

Chris: Да.

Emily: Особенно когда речь идёт о сложных решениях, мозговых штурмах и командной работе — там, где личное или хотя бы виртуальное «лицом к лицу» общение действительно важно.

Chris: Верно. Иногда живое человеческое общение просто незаменимо.

Emily: Именно. Но мы вполне можем более осознанно решать, когда встреча действительно необходима, а когда вполне хватит других способов коммуникации.

Chris: Итак, для тебя, уставшего от встреч слушателя, вот что мы хотим донести. Прежде чем нажать «Отклонить» на каждое приглашение на встречу, которое всплывёт у тебя во входящих…

Emily: Да.

Chris: …помни: сами по себе встречи — не враги.

Emily: Нет, конечно.

Chris: Важно то, как мы их используем — или, в некоторых случаях, злоупотребляем ими — именно это всё и определяет. Если относиться к своему времени осознаннее, задавать с самого начала чёткие цели и применять те самые стратегические приёмы, о которых мы говорили, у нас вполне могут получиться совсем другие встречи. Кто знает, может быть, однажды мы даже будем с удовольствием ждать уведомления о предстоящей встрече.

Emily: Я на это очень надеюсь.

Chris: А пока поделитесь с нами в соцсетях, что вас больше всего раздражает во встречах. Нам правда интересно вас услышать. Мы все в одной лодке.