Проведення загальних зборів (town hall) вже давно є звичайною частиною управління компанією. Загальні збори (town hall) — один із найкращих способів для засновників зібрати компанію разом, поділитися важливими оновленнями, повідомити про зміни і розпочати діалог між собою та рештою команди.

Але в епоху віддаленої роботи та глобалізованих розподілених команд загальні збори (town hall) стали складнішими. Багато компаній перейшли до проведення віртуальних загальних зборів (town hall) на платформах відеоконференцій чи вебінарів, але це має свої виклики: технічні проблеми, різницю в часових поясах і конфлікти в розкладі.

Настав час засновникам переосмислити загальні збори (town hall) — поставити собі запитання, наприклад, чи справді необхідно просити усю команду звільнити ту саму годину у своєму графіку, щоб бути присутніми (спойлер: ні). Є кращі способи проводити загальні збори (town hall) — так, щоб вони були залучальними для всіх членів команди і заохочували більш спільну, колаборативну розмову. Читайте далі, щоб дізнатися як.

Що таке загальні збори (town hall)?

Назва "town hall meeting" походить від реальних публічних зустрічей, що проводилися в будівлях міських чи сільських рад, де мешканці могли зібратися, щоб обговорити питання, які впливають на людей, що там живуть. Сьогодні подія формату town hall може означати багато чого: зустрічі адміністрації коледжу з мешканцями кампусу та студентами, депутатів — із виборцями або зустрічі засновників компаній зі своїми працівниками.

У цій статті під загальними зборами (town hall) ми маємо на увазі зустріч, яку проводить компанія. Такі зустрічі (які також можуть називатися all-staff або all-hands) — це спосіб для керівництва компанії поділитися інформацією з рештою команди.

Але є один важливий момент щодо загальних зборів (town hall): оскільки вони створені за зразком тих публічних зустрічей для жителів міста, вони мають виконувати роль відкритого форуму. Загальні збори (town hall) — це не просто коли засновник компанії проводить презентацію. Вони покликані бути розмовою, у якій інші члени команди можуть брати участь, ставити запитання й надавати відгук.

Коли й чому варто проводити загальні збори (town hall)?

Загальні збори (town hall) дають найрізноманітніші переваги. Головна з них у тому, що вони забезпечують вкрай необхідну прозорість щодо процесу ухвалення рішень на найвищому рівні компанії. Це сприяє лояльності, залученню та узгодженості у межах усієї компанії.

Інші вагомі причини проводити загальні збори (town hall):

• Отримати ранній відгук щодо нового проєкту, ініціативи або вектора розвитку компанії.
• Створити видимість різних проєктів і команд в усій організації.
• Відсвяткувати важливі етапи або представити нових членів команди.
• Побудувати командний дух і посилити культуру компанії.

Що ж до того, коли компаніям варто проводити загальні збори (town hall), — це залежить від ситуації. Фактором може бути розмір вашої компанії. Крім того, якщо ви перебуваєте в періоді швидких змін або стрімкого зростання, може знадобитися проводити регулярні загальні збори (town hall), щоб уся команда встигала за змінами в міру їх виникнення. Для цілей тімбілдингу та розвитку культури корисно проводити загальні збори (town hall) щонайменше раз на рік, але багато компаній роблять це раз на пів року, щокварталу або навіть частіше.

Дуже корисно запланувати загальні збори (town hall) щоразу, коли у вас є щось важливе для оголошення або коли ви хочете отримати відгук усієї компанії щодо певної теми. Але загальні збори (town hall) не варто проводити настільки часто, щоб вони заважали роботі членів команди. І якщо тему зустрічі можна передати в короткому письмовому повідомленні або під час щоденного стендап-колу, імовірно, немає потреби проводити загальні збори (town hall).

Що має включати загальні збори (town hall)?

Окрім цього, зміст ваших загальних зборів (town hall) має залежати від вашої компанії та її потреб. Ви можете додати, наприклад, розминки-"айсбрейкери" або тімбілдингові активності, але це теж залежить від теми зустрічі: якщо головне повідомлення стосується чогось негативного, наприклад фінансових труднощів чи скорочень, айсбрейкер перед таким серйозним оголошенням може виглядати недоречно легковажно. З іншого боку, якщо основна мета ваших загальних зборів (town hall) — щось відсвяткувати, тоді гра чи сесія подяки з командою можуть стати ідеальним доповненням.

Чи варто проводити загальні збори (town hall) офлайн чи онлайн?

Загальні збори (town hall) існують задовго до появи Zoom. Але з поширенням віддаленої роботи онлайн-загальні збори (town hall) стали такими ж звичними, як і очні.

Віртуальні загальні збори (town hall) можуть зробити участь можливою для віддалених працівників у різних локаціях, але вони мають свої виклики — передусім пов’язані з розкладом. Віддалені команди, у яких працівники розташовані в різних місцях, часто мають співробітників у різних часових поясах. Через це складно (якщо не неможливо) знайти єдиний час доби, коли було б розумно очікувати, що всі в компанії будуть онлайн.

Надто довго ми виходили з припущення, що зустрічі мають відбуватися наживо й у реальному часі. Це зовсім не обов’язково так — особливо для загальних зборів (town hall). Важливо, щоб зустріч була організована так, аби якнайбільше членів команди могли долучитися, брати участь і бути частиною розмови.

Під час живої зустрічі може бути важко забезпечити справжню, по-справжньому колаборативну комунікацію між учасниками великої компанії. Занадто багато голосів у кімнаті одночасно ускладнює можливість побачити й почути одне одного й може призвести до того, що частина комунікації загубиться.

У віртуальній зустрічі виникають інші бар’єри. Співробітники не завжди почуваються комфортно, коли потрібно висловитися перед усіма обличчями на екрані, та ще й технічні складнощі можуть заважати.

І незалежно від того, чи ваша зустріч відбувається офлайн, чи онлайн, формат наживо не залишає членам команди часу, аби засвоїти інформацію й сформулювати власні думки. Також він не зберігає жодного запису інформації, розмови та контексту, які було розглянуто.

Ось чому засновникам варто використовувати bubbles, щоб проводити свої загальні збори (town hall), — але про це нижче.

Як спланувати й провести ефективні загальні збори (town hall)

Дотримуйтесь наведених нижче кроків, щоб спланувати й провести ефективні, залучальні загальні збори (town hall) для всієї вашої команди.

Крок 1: Попереднє планування

Спершу найважливіше: вам потрібно трохи попланувати. Вирішіть, хто виступатиме на ваших загальних зборах (town hall), і запросіть цих людей (чи то представників керівної команди, представників різних частин організації, зовнішнього гостьового спікера або модератора, який допомагатиме підтримувати динаміку зустрічі). Почніть планувати, коли саме ви хочете провести свої загальні збори (town hall). І переконайтеся, що у вас встановлено bubbles, щоб ви могли записати свої загальні збори (town hall) і розпочати розмову.

Саме зараз також варто врахувати й спланувати всі потреби в доступності, які слід взяти до уваги. Записавши свої загальні збори (town hall), щоб співробітники могли переглянути їх і долучитися у зручний для себе час, ви робите їх доступнішими — нікому не доведеться пропустити зустріч, якщо він пропустить робочий день через хворобу чи будь-яку іншу причину. До того ж bubbles автоматично генерує транскрипт зустрічі, тож у співробітників є більше способів сприйняти повідомлення.

Крок 2: Визначте цілі ваших загальних зборів (town hall)

Якщо ви плануєте загальні збори (town hall), ви, ймовірно, вже приблизно розумієте, чим хочете поділитися з усією організацією. Зараз час вирішити, які саме повідомлення ви хочете донести. Ось кілька поширених цілей загальних зборів (town hall):

• Оновити всю компанію щодо ваших цільових показників доходу або інших KPI.
• Повідомити команди про зміни у ваших сервісах, продуктах, функціональності чи стратегічному плані.
• Тримати співробітників у курсі майбутніх подій.
• Оголосити про нові партнерства або злиття.
• Обговорити зміни в медичному страхуванні працівників чи інших пільгах.
• Оцінити психічне здоров’я команди або побудувати командний дух між різними командами.
• Поділитися перемогами окремих співробітників або компанії загалом.

Якщо у вас є фасилітатори чи співдоповідачі, саме час визначити, хто висвітлюватиме які теми. Також настав час створити й відрепетирувати презентацію, щоб усі учасники загальних зборів (town hall) отримали необхідний контекст ще до того, як ви перейдете до відкритої розмови.

Крок 3: Створіть і розішліть порядок денний

Коли ціль вашої зустрічі визначено, час скласти порядок денний. Цей крок необхідний, щоб ви могли заздалегідь надіслати порядок денний співробітникам перед загальними зборами (town hall). Таким чином вони знатимуть, як підготуватися до загальних зборів (town hall), матимуть час дослідити теми, які ви висвітлюватимете, або надіслати запитання заздалегідь.

Разом із порядком денним ви можете надіслати будь-яку іншу корисну інформацію, яка може знадобитися вашій команді, наприклад поширені запитання або дискусійні запити, щоб запустити розмову ще до початку загальних зборів (town hall).

Крок 4: Запишіть свою зустріч

Тепер час записати свою презентацію, яка стане першою частиною розмови, з якої й складатимуться ваші загальні збори (town hall).

Використовуйте bubbles, щоб записати інформацію, якою ви хочете поділитися з працівниками. Ви можете записати свій екран, поки показуєте презентацію, себе під час виступу перед камерою або і те, й інше одночасно.

Кілька порад щодо запису загальних зборів (town hall) за допомогою bubbles:

• Намагайтеся записати всю зустріч одним дублем. Нічого страшного, якщо ви зробите кілька дрібних помилок; вони виглядатимуть як більш автентична комунікація, тоді як ідеально відредаговане й відшліфоване відео може відлякати співробітників і завадити їм долучитися до розмови.
• Увімкніть усі необхідні деталі щодо повідомлення, яке хочете донести до команди, але водночас тримайте його лаконічним. Намагайтеся, щоб ваш запис тривав не більш ніж 20–30 хвилин, аби в співробітників був час переглянути його, засвоїти ваше повідомлення, впорядкувати власні думки й відповісти запитаннями або відгуком, не відволікаючись надто від своїх основних робочих обов’язків.
• Чітко дайте зрозуміти, що кожна частина вашого повідомлення відкрита для запитань, коментарів та іншого зворотного зв’язку.

Крок 5: Продовжуйте розмову з командою

Коли ваш bubble буде записано, настає час поділитися ним із командою. Ви можете зробити це, поділившись ним безпосередньо з розширення bubbles або надіславши посилання електронною поштою, у Slack чи через іншу зручну вам платформу обміну повідомленнями.

Потім настає найцікавіша частина: спільна двостороння розмова.

Поки співробітники дивляться запис ваших загальних зборів (town hall), вони можуть взаємодіяти з ним, додаючи емодзі з прив’язкою до часу або текстові, аудіо- чи відеокоментарі. Запис дає їм змогу засвоювати інформацію у власному темпі і надавати відгуки та ставити запитання, не підіймаючи руку й не чекаючи своєї черги на слово.

Коли ви відповідаєте співробітникам, ви робите це в гілці, яку вони створили, зберігаючи запис розмови, який можуть побачити всі інші працівники. Це робить усі загальні збори (town hall) прозорими й гарантує, що кожен матиме повний контекст усіх повідомлень, перш ніж долучитися до розмови особисто.

Проведіть свої найефективніші загальні збори (town hall)

‍Спробуйте bubbles і почніть вести кращі розмови.

‍