Organizar town halls lleva tiempo siendo parte esencial de dirigir una empresa. Un town hall es una de las mejores formas para que los fundadores reúnan a toda la empresa, compartan novedades importantes, comuniquen cambios y inicien un diálogo con el equipo.

Pero en la era del trabajo remoto —y de las plantillas globales y distribuidas— los town halls se han vuelto más complejos. Muchas empresas han optado por town halls virtuales en plataformas de videoconferencia o webinars, pero eso trae sus propios desafíos: problemas técnicos, diferencias horarias y conflictos de agenda.

Es hora de que los fundadores reinventen los town halls —y se planteen preguntas como si realmente hace falta pedir a toda su plantilla que reserve la misma hora para asistir (spoiler: no hace falta). Hay mejores maneras de organizar un town hall —uno que involucre a todo el equipo y fomente una conversación más colaborativa. Sigue leyendo para descubrir cómo.

¿Qué es un town hall?

El término "town hall meeting" proviene de las reuniones públicas que se celebran en ayuntamientos, donde los vecinos se reúnen para discutir temas que les afectan. Hoy en día, un town hall puede ser muchas cosas: administradores universitarios con estudiantes, legisladores con votantes, o fundadores de empresa con sus empleados.

En este artículo, nos referimos al town hall que organiza una empresa. Estas reuniones (también llamadas all-staff o all-hands) permiten al liderazgo compartir información con el equipo.

Pero hay algo clave sobre un town hall: al inspirarse en las reuniones públicas de municipio, debe funcionar como un foro abierto. Un town hall no es solo que el fundador dé una presentación. Lo ideal es que sea una conversación, donde otros miembros del equipo participen, hagan preguntas y aporten retroalimentación.

¿Cuándo y por qué deberías hacer un town hall?

Los town halls ofrecen todo tipo de beneficios. El principal es que aportan la transparencia necesaria sobre las decisiones de la dirección. Esto fomenta lealtad, compromiso y alineación en toda la empresa.

Otras buenas razones para celebrar town halls incluyen:

• Obtener retroalimentación temprana de un proyecto, iniciativa o rumbo de la empresa.
• Dar visibilidad a distintos proyectos y equipos en la organización.
• Celebrar hitos o presentar nuevos miembros del equipo.
• Fomentar la camaradería y reforzar la cultura de la empresa.

En cuanto a cuándo celebrar un town hall, depende. El tamaño de la empresa puede influir. Además, si atraviesas un periodo de cambio rápido o crecimiento intenso, puede ser necesario realizar town halls con regularidad para mantener al equipo al día. Para las dinámicas de equipo y la cultura, es buena idea celebrar un town hall al menos una vez al año, aunque muchas empresas los realizan semestral, trimestral o con más frecuencia.

Es buena idea planear un town hall cuando tengas un anuncio importante o quieras feedback de la empresa sobre un tema. Pero no deberías celebrar town halls tan seguido que interrumpan el trabajo del equipo. Y si el tema se puede comunicar en un mensaje escrito rápido o en una reunión standup, probablemente no haga falta un town hall.

¿Qué debe incluir un town hall?

Más allá de eso, el contenido de tu town hall depende de tu empresa y sus necesidades. Puedes incluir rompehielos o actividades de team building, pero depende del tema: si vas a hablar de algo serio, como dificultades financieras o despidos, un rompehielos podría resultar fuera de lugar. En cambio, si tu town hall es para celebrar, un juego o una dinámica de agradecimiento puede ser el complemento ideal.

¿Los town halls deben ser presenciales o virtuales?

Los town halls existen desde mucho antes de la llegada de Zoom. Pero con el auge del trabajo remoto, los town halls en línea son tan comunes como los presenciales.

Los town halls virtuales pueden facilitar la asistencia de trabajadores remotos en distintas ubicaciones, pero tienen sus propios retos —sobre todo la programación. Los equipos remotos con integrantes en varios lugares suelen estar en diferentes husos horarios. Eso dificulta (o incluso imposibilita) encontrar un horario en el que todos puedan conectarse.

Durante demasiado tiempo hemos dado por hecho que las reuniones deben ser en vivo y en tiempo real. Eso simplemente no es cierto —especialmente para un town hall. Lo importante es que la reunión permita que el mayor número posible de miembros se involucren, participen y formen parte de la conversación.

En una reunión presencial puede ser difícil fomentar una comunicación colaborativa real entre tantos participantes. Tener demasiadas voces al mismo tiempo dificulta verse y escucharse, y puede hacer que la comunicación se pierda.

En una reunión virtual surgen otros obstáculos. Los empleados no siempre se sienten cómodos hablando frente a tantas caras en pantalla, además de que los problemas técnicos pueden interferir.

Y sea presencial o virtual, una reunión en vivo no da tiempo a asimilar la información y formar sus propias ideas. Tampoco preserva un registro de la información, la conversación y el contexto tratados.

Por eso los fundadores deberían usar Bubbles para sus town halls —pero más detalles abajo.

Cómo planificar y organizar un town hall efectivo

Sigue estos pasos para planificar y organizar un town hall efectivo y participativo con todo tu equipo.

Paso 1: Planificación previa

Lo primero: necesitas planificar. Decide quién hablará en tu town hall e invita a tu equipo directivo, representantes de otras áreas, un ponente externo o un moderador que mantenga el flujo. Define la fecha en la que quieres hacer tu town hall. Y asegúrate de tener Bubbles instalado para grabar tu town hall y comenzar la conversación.

También es momento de planificar las necesidades de accesibilidad. Grabar tu town hall para que puedan verlo y participar a su ritmo lo hace más accesible: no tendrán que perdérselo si faltan al trabajo por enfermedad u otra razón. Y Bubbles además genera una transcripción de la reunión, ofreciendo más formas de asimilar el mensaje.

Paso 2: Definir los objetivos del town hall

Si planeas un town hall, seguramente ya sabes qué quieres compartir con la empresa. Ahora es momento de definir exactamente qué mensajes quieres transmitir. Estos son algunos objetivos comunes de un town hall:

• Actualizar a toda la empresa sobre tus objetivos de ingresos u otros KPIs.
• Informar a los equipos sobre cambios en servicios, productos, funcionalidades o plan estratégico.
• Mantener al personal al tanto de eventos próximos.
• Anunciar nuevas alianzas o fusiones.
• Tratar cambios en la cobertura médica u otros beneficios.
• Revisar la salud mental del equipo o crear camaradería entre equipos.
• Compartir éxitos de empleados o de la empresa en general.

Si cuentas con facilitadores o co-presentadores, define quién abordará cada tema. También es momento de crear y ensayar tu presentación para poner a todos al día antes de abrir el diálogo.

Paso 3: Crear y distribuir la agenda

Cuando definas el objetivo, es hora de elaborar la agenda. Este paso es fundamental para enviar la agenda al equipo antes del town hall. Así sabrán cómo prepararse, podrán investigar los temas y enviar preguntas por adelantado.

Además de la agenda, comparte info útil: FAQs o preguntas para fomentar la conversación antes del town hall.

Paso 4: Grabar tu reunión

Ahora toca grabar tu presentación, que será la primera parte del town hall.

Usa Bubbles para grabar la información que quieras compartir con tu equipo. Puedes grabar tu pantalla mientras muestras la presentación, grabarte hablando a cámara, o ambas.

Algunos consejos para grabar un town hall con Bubbles:

• Intenta grabar la reunión de una sola vez. Está bien cometer pequeños errores; aportan comunicación auténtica, mientras que un vídeo demasiado pulido puede intimidar al equipo y desanimar su participación.
• Incluye todos los detalles necesarios del mensaje, pero mantén la presentación concisa. Procura que tu grabación no exceda 20-30 minutos: así el equipo tendrá tiempo de verla, asimilar el mensaje, organizar sus ideas y responder con preguntas o retroalimentación sin robarle tiempo a sus tareas.
• Deja claro que cada parte de tu mensaje está abierta a preguntas, comentarios y más retroalimentación.

Paso 5: Continúa la conversación con tu equipo

Una vez grabado tu bubble, es hora de compartirlo con tu equipo. Puedes compartirlo directamente desde la extensión de Bubbles o enviar un enlace por email, Slack o la plataforma que prefieras.

Luego viene la parte divertida: una conversación colaborativa y bidireccional.

Mientras tu equipo ve la grabación, puede interactuar agregando emojis con marca de tiempo o comentarios de texto, audio o video. La grabación les permite asimilar la información a su ritmo, dar feedback y hacer preguntas sin alzar la mano ni esperar turno.

Cuando respondes, lo haces en el hilo que crearon, manteniendo un registro de la conversación que todos pueden ver. Esto mantiene transparencia total y asegura que todos tengan el contexto completo antes de sumarse al diálogo.

Organiza el town hall más efectivo de todos

‍Consigue Bubbles y comienza a tener mejores conversaciones.

‍