Чи закочують ваші розробники очі на щоденних стендапах?

З огляду на те, що працівники в середньому витрачають 31 годину на місяць на непродуктивні наради, не дивно, що деякі інженери воліють уникати щоденних стендап-мітингів (також званих щоденним скрамом). Окрім цього, проведення ефективних стендапів із розподіленими командами потребує нових інструментів та підходів.

Як перетворити ваш щоденний стендап із формальної галочки на змістовну рутину, яка допомагає узгодити роботу вашої команди розробки, тримати проєкти під контролем, спростити робочі процеси та підвищити продуктивність?

Що таке щоденні стендапи й чому вони важливі?

Щоденні стендапи — це короткі зустрічі для agile- чи scrum-команд, на яких учасники діляться прогресом у проєкті, обговорюють перешкоди й узгоджують свої дії. Зазвичай такі командні зустрічі тривають від 5 до 15 хвилин, і в них мають брати участь продакт-оунаер, скрам-майстер і розробники.

Під час щоденного скраму учасники обговорюють, чого вони досягли напередодні, над чим працюватимуть сьогодні та що заважає їм завершити користувацькі історії. Ця коротка командна зустріч фокусує всіх на цілях спринту, дає кожному можливість висловитися й створює можливості для тімбілдингу, щоб посилити співпрацю.

Лідери команди можуть отримати загальну картину завантаженості кожного, перевірити, чи узгоджуються завдання із ширшою стратегією, і впевнитися, що всі рухаються в одному напрямку. Тим часом учасники команди можуть одразу усунути перешкоди, щоб не застрягти й не сповільнити цикл розробки програмного забезпечення.

8 порад, як проводити ефективні стендап-мітинги без «води»

У вас є лише 15 хвилин для зосереджених і по-справжньому змістовних обговорень. Як не допустити, щоб ваші щоденні скрам-зустрічі перетворилися на чергову непродуктивну балачку або типову статусну нараду, яка не приносить користі?

Ось як утримувати залученість команди й дотримуватися графіка проєкту, навіть якщо ви керуєте віддаленими командами в різних часових поясах.

1. Робіть стендапи короткими й сфокусованими

Ваш щоденний стендап не має тривати довше 15 хвилин — обмеження в часі допомагає всім зосередитися на цілях. Якщо вам потрібно більше часу, щоб пройтися по завданнях кожного, можливо, ваша команда занадто велика.

Кожен член команди має розуміти мету щоденного стендапу й будувати свої оновлення так, щоб досягати цієї мети. Лідер команди повинен за потреби модерувати розмову, щоб утримувати обговорення в потрібному руслі.

2. Забезпечте участь усіх членів команди

Ефективність щоденних стендапів прямо залежить від якості інформації, якою діляться під час зустрічей. Уся команда має щодня бути присутньою, щоб обговорити свій статус, узгодити завдання та підтримати одне одного.

Такі зустрічі є ключовими для підтримання зв’язку між членами команди та полегшення співпраці. Проте зібрати всіх синхронно, очно чи у форматі відеодзвінка, може бути складно, якщо ви керуєте розподіленою командою.

Асинхронне рішення допоможе зробити так, щоб кожен міг брати участь на рівних. Наприклад, ви можете створити bubble, щоб усі могли залишити оновлення про свій прогрес і отримати допомогу з перешкодами.

3. Визначте чітке лідерство на зустрічі

Призначте фасилітатора (наприклад, скрам-майстра або продакт-оунаера), який модеруватиме дискусію, стежитиме, щоб розмова не відхилялася від теми, та обмежуватиме час оновлень кожного учасника, аби зустріч завершувалася вчасно.

Деякі команди надають перевагу ротації лідерства — це може підвищити залученість і дати різні погляди. Якщо ви обираєте такий підхід, на початку кожної зустрічі оголошуйте, хто є лідером, щоб уникнути плутанини.

4. Використовуйте шаблони, щоб спрямовувати обговорення

Непідготовленість учасників — це головна причина, яка призводить до непродуктивних нарад. Дотримання єдиного формату допомагає членам команди краще підготуватися до стендапу й розуміти, чого очікувати.

Ви можете використати шаблон, щоб сформувати порядок денний щоденного стендапу. Головне — зберігати простоту: визначте мету зустрічі й надайте кожному кілька хвилин, щоб відповісти на три запитання:

• Що вони зробили вчора
• Що вони робитимуть сьогодні
• Що заважає їм виконати сьогоднішні завдання

5. Розрядьте атмосферу й додайте трохи розваг

Хоча стендап-мітинги мають бути короткими й сфокусованими, приділити кілька хвилин на «розігрів» команди може допомогти розвинути командну роботу й полегшити обмін ідеями, що приведе до кращих результатів.

Також ви можете скористатися цією можливістю, щоб оцінити загальний настрій у команді. Якщо усі виглядають напруженими й перевантаженими, перегляньте, чи не варто взятися за глибші проблеми в динаміці команди або в плані проєкту.

6. Відкладіть розмови не по темі

Навіть найефективніші agile-команди не застраховані від відволікання на побічні розмови. Лідер зустрічі може тримати розмову в руслі, відкладаючи теми, що не стосуються суті, і прохаючи учасників повернутися до них після зустрічі.

Під час щоденного стендапу також легко відволіктися й почати розв’язувати проблеми прямо на зустрічі. Відкладіть це обговорення й дозвольте наступному учасникові поділитися своїми оновленнями, щоб зберегти динаміку. Заплануйте фолоуап-зустріч, щоб розібратися з проблемою.

7. Отримуйте відгуки від членів команди

Попросіть команду поділитися зворотним зв’язком, щоб зробити щоденні стендапи кориснішими. Ви можете попросити фідбек наприкінці зустрічі, якщо лишився час, або запланувати окрему розмову, щоб зібрати детальніші коментарі.

Альтернативно ви можете створити bubble і попросити учасників поділитися продуманим фідбеком. Кожен матиме можливість висловитися, тож уся увага не дістанеться лише тому, хто голосніше за всіх говорить. Члени команди також можуть записувати відповіді з часовою міткою, щоб доповнювати коментарі одне одного.

8. Робіть фолоуап за підсумками action items

Від зустрічей не буде користі, якщо учасники не виконуватимуть домовленостей і не опрацьовуватимуть обговорені пункти. Насправді, фіксування рішень і впевненість у тому, що всі однаково їх розуміють, можуть уберегти вас від багатьох проблем у майбутньому. Наш засновник і CEO Том Медема переконався в цьому на власному досвіді:

“Невідповідність між прийнятими рішеннями й наступними кроками може призвести до серйозних збоїв. На початку створення bubbles я виявив, що те, що я вважав узгодженим наприкінці зустрічі, кардинально відрізнялося від того, що думали інші. Сьогодні я приділяю більше часу тому, щоб фіксувати рішення й створювати середовище, у якому люди можуть вільно висловлюватися.”‍

Робіть нотатки під час щоденних стендапів і надсилайте короткі підсумки зустрічі, щоб усі розуміли, за що вони відповідають. Ви можете створити bubble, щоб записати всі фолоуап-пункти — це також дозволяє членам команди продовжувати обговорення й тримати всіх у курсі останніх рішень.

Асинхронні щоденні стендапи: кращий варіант для розподілених команд

Проводити синхронні щоденні стендапи може бути складно, якщо у вас розподілена команда. «Втома від Zoom» — реальне явище: відеодзвінки зазвичай займають більше часу й для багатьох є більш виснажливими. До того ж такий формат ускладнює участь у кожній зустрічі людям з різних часових поясів, із різними стилями роботи й графіками.

Замість синхронної наради ви можете використати асинхронний інструмент комунікації, щоб адаптувати процес під розклад кожного. Члени команди можуть ділитися своїм статусом тоді, коли це найзручніше для них (наприклад, на початку робочого дня), щоб давати точні оновлення без зайвого тиску в часі.

Проте оновлення статусу чотириденної давнини не допоможе втримати команду в руслі. Встановіть часовий проміжок (наприклад, 4 години), протягом якого кожен член команди має надіслати оновлення, щоб збалансувати гнучкість і своєчасність інформації.

Додайте контекст і інтерактивність до асинхронних стендапів

Більшість асинхронних підходів базуються на тексті й є статичними, тож як додати контекст до обговорення, передати нюанси невербальних сигналів і зберегти інтерактивність зустрічі?

Bubbles допомагає поєднати переваги обох форматів.

Bubbles — це незамінний двосторонній інструмент для фідбеку та співпраці у сучасних розподілених командах. Ви можете створити тред для свого щоденного стендапу, а кожен член команди залишатиме відповідь у вигляді коментаря з часовою міткою. Інші учасники зможуть прослухати оновлення й долучитися до розмови (наприклад, поділитися ідеями, як подолати блокер). Паралельно ви забезпечуєте фіксування всіх рішень і action items, щоб за ними було легко зробити фолоуап.

Поділитися вашим bubble так само просто, як надіслати URL або опублікувати його в Slack. Членам команди не потрібно встановлювати жодного програмного забезпечення, щоб дивитися відео й залишати коментарі. Хіба може бути ще простіше?

‍Завантажте безкоштовне розширення для Chrome — і ви готові прокачати свої асинхронні щоденні стендапи.

‍