Проведение общих собраний формата town hall давно стало привычной частью управления компанией. Общее собрание (town hall) — один из лучших способов для основателей собрать компанию вместе, поделиться важными обновлениями, сообщить об изменениях и начать диалог между собой и остальной частью команды.

Но в эпоху удалённой работы и глобальных распределённых команд общие собрания (town hall) стали гораздо сложнее. Многие компании перешли к проведению виртуальных общих собраний (town hall) на платформах для видеоконференций или вебинаров, но это влечёт за собой собственный набор сложностей: технические проблемы, разница во временных зонах и конфликтующие расписания.

Пришло время основателям переосмыслить формат общих собраний (town hall) — задать себе вопросы вроде того, действительно ли необходимо просить всю команду выделить в расписании один и тот же час для участия (спойлер: нет, не необходимо). Есть более эффективные способы проводить общее собрание (town hall) — так, чтобы оно было интересным для всех членов команды и стимулировало более совместное обсуждение. Читайте дальше, чтобы узнать как.

Что такое общее собрание (town hall)?

Название «town hall meeting» происходит от реальных публичных собраний, которые проводятся в городских ратушах, где жители собираются, чтобы обсудить вопросы, влияющие на жизнь людей в этом месте. Сегодня мероприятие формата town hall может означать многое: встречи администраторов колледжа с жителями кампуса и студентами, законодателей с избирателями или встречи основателей компании с сотрудниками.

В этой статье под общим собранием (town hall) мы подразумеваем формат, который проводит компания. Такие встречи (их также называют all‑staff или all‑hands) — способ для руководства компании делиться информацией с остальной командой.

Но есть один важный момент об общих собраниях (town hall): поскольку они основаны на публичных собраниях жителей города, они должны выполнять роль открытого форума. Общее собрание (town hall) — это не просто ситуация, когда основатель компании проводит презентацию. Оно предполагает именно разговор, в котором другие члены команды могут участвовать, задавать вопросы и оставлять обратную связь.

Когда и зачем проводить общее собрание (town hall)?

Общие собрания (town hall) дают самые разные преимущества. Главное из них — они обеспечивают столь необходимую прозрачность в отношении решений, принимаемых на высшем уровне компании. Это укрепляет лояльность, вовлечённость и согласованность по всей компании.

Другие веские причины проводить общие собрания (town hall):

• Получить раннюю обратную связь о новом проекте, инициативе или стратегическом направлении компании.
• Создать видимость и прозрачность по разным проектам и командам в организации.
• Отпраздновать ключевые вехи или представить новых членов команды.
• Сформировать чувство локтя и укрепить культуру компании.

Что касается того, когда компаниям стоит проводить общее собрание (town hall), — это зависит от ситуации. Фактором может стать размер вашей компании. Кроме того, если вы находитесь в периоде быстрых изменений или бурного роста, может потребоваться проводить регулярные общие собрания (town hall), чтобы вся команда была в курсе изменений по мере их возникновения. Для целей тимбилдинга и развития культуры полезно проводить общее собрание (town hall) как минимум раз в год, но многие компании делают это раз в полгода, ежеквартально или даже чаще.

Имеет смысл планировать общее собрание (town hall) каждый раз, когда у вас есть важное объявление или вы хотите получить обратную связь от компании по какому‑то вопросу. Но общие собрания (town hall) не должны проводиться так часто, чтобы они мешали работе членов команды. И если тему встречи можно донести в коротком письменном сообщении или на ежедневном стендапе, скорее всего, проводить town hall нет необходимости.

Что должно входить в общее собрание (town hall)?

Помимо этого, содержание вашего общего собрания (town hall) должно зависеть от вашей компании и её потребностей. Вы можете добавить ледоколы или тимбилдинговые активности, но это также зависит от содержания встречи: если основное сообщение негативное, например о финансовых трудностях или сокращениях, ледокол может показаться неуместно легкомысленным перед столь серьёзной темой. С другой стороны, если основная цель вашего town hall — поделиться хорошими новостями, игра или сессия благодарности с командой могут стать идеальным дополнением.

Должны ли общие собрания (town hall) быть очными или виртуальными?

Общие собрания (town hall) существуют задолго до появления Zoom. Но с ростом популярности удалённой работы онлайн‑формат town hall стал таким же привычным, как и очные собрания.

Виртуальные общие собрания (town hall) могут обеспечить возможность участия для удалённых сотрудников из разных локаций, но у них есть и свои сложности — в первую очередь, с расписанием. Удалённые команды с сотрудниками в разных местах часто работают ещё и в разных часовых поясах. Это затрудняет (если не делает невозможным) поиск такого времени дня, когда разумно ожидать, что все сотрудники компании будут онлайн.

Слишком долго мы исходили из предположения, что встречи обязательно должны проходить «вживую» и в реальном времени. Это совсем не так — особенно для общих собраний (town hall). Важно, чтобы встреча проходила в формате, который позволяет максимально возможному числу членов команды включаться в процесс, участвовать и быть частью обсуждения.

На живой встрече бывает сложно организовать действительно живую, совместную коммуникацию между участниками большой компании. Слишком большое количество голосов в одной комнате одновременно затрудняет возможность увидеть и услышать друг друга и может привести к тому, что часть коммуникации потеряется.

На виртуальной встрече возникают другие барьеры. Сотрудники не всегда чувствуют себя комфортно, выступая перед множеством лиц на экране, а технические сложности могут помешать разговору.

И независимо от того, проходит ли встреча очно или онлайн, живой формат не оставляет времени членам команды, чтобы усвоить информацию и сформулировать собственные мысли. Он также не сохраняет никакой записи информации, обсуждения и контекста, которые поднимаются на встрече.

Вот почему основателям стоит использовать bubbles для проведения своих town hall — но об этом ниже.

Как спланировать и провести эффективное общее собрание (town hall)

Следуйте шагам ниже, чтобы спланировать и провести эффективное, вовлекающее общее собрание (town hall) для всей команды.

Шаг 1. Предварительное планирование

Во‑первых, нужно заняться планированием. Решите, кто будет выступать на вашем town hall, и пригласите этих людей (будь то члены руководящей команды, представители разных подразделений, внешний спикер или модератор, который поможет поддерживать динамику встречи). Определите, когда вы хотите провести своё общее собрание (town hall). И убедитесь, что у вас установлен bubbles, чтобы вы могли записать своё общее собрание (town hall) и запустить обсуждение.

На этом этапе также стоит учесть и запланировать все важные потребности по доступности. Записывая ваше общее собрание (town hall), чтобы сотрудники могли посмотреть его и участвовать в удобное для себя время, вы делаете его более доступным — людям не придётся пропускать встречу, даже если им пришлось пропустить рабочий день из‑за болезни или по другой причине. К тому же bubbles автоматически генерирует расшифровку встречи, так что у сотрудников появляется больше способов воспринять сообщение.

Шаг 2. Определите цели вашего town hall

Если вы планируете общее собрание (town hall), у вас наверняка уже есть представление, чем вы хотите поделиться с организацией. Сейчас самое время решить, какие именно сообщения вы хотите донести. Вот несколько распространённых целей общих собраний (town hall):

• Информировать всю компанию о целевых показателях по выручке или других KPI.
• Сообщить командам о изменениях в сервисах, продуктах, функциональности или стратегическом плане.
• Держать сотрудников в курсе предстоящих мероприятий.
• Сообщить о новых партнёрствах или слияниях.
• Обсудить изменения в медицинском страховании сотрудников или других льготах.
• Проверить состояние ментального здоровья команды или укрепить чувство единства между командами.
• Поделиться успехами отдельных сотрудников или компании в целом.

Если у вас есть фасилитаторы или сопредседатели встречи, сейчас время решить, кто за какую тему отвечает. Также пора подготовить и отрепетировать презентацию, чтобы выровнять понимание темы у всех участников town hall перед тем, как вы откроете обсуждение.

Шаг 3. Составьте и разошлите повестку

Когда цель встречи определена, пора составить повестку. Этот шаг необходим, чтобы вы смогли заранее отправить повестку сотрудникам до проведения town hall. Так они будут понимать, как подготовиться к town hall, смогут изучить темы, которые вы планируете обсудить, и заранее отправить вопросы.

Вместе с повесткой вы можете отправить и другую полезную информацию, которая может понадобиться команде: список часто задаваемых вопросов или примеры тем для обсуждения, чтобы запустить разговор ещё до начала town hall.

Шаг 4. Запишите встречу

Теперь пришло время записать вашу презентацию, которая станет первой частью обсуждения и основой вашего town hall.

Используйте bubbles, чтобы записать информацию, которой вы хотите поделиться с сотрудниками. Вы можете записать экран, пока показываете презентацию, себя во время выступления перед камерой — или и то и другое одновременно.

Несколько советов по записи town hall с помощью bubbles:

• Старайтесь записать всю встречу одним дублем. Небольшие оговорки — это нормально: они создают ощущение более аутентичной коммуникации, тогда как идеально отредактированное и отполированное видео может пугать сотрудников и мешать им включаться в обсуждение.
• Включите все необходимые детали того сообщения, которое хотите донести до команды, но при этом сохраняйте лаконичность. Старайтесь, чтобы запись длилась не более 20–30 минут, чтобы у сотрудников было время посмотреть её, усвоить ваше сообщение, структурировать свои мысли и ответить вопросами или обратной связью, не отвлекаясь надолго от своих основных рабочих обязанностей.
• Дайте ясно понять, что каждая часть вашего сообщения открыта для вопросов, комментариев и любой другой обратной связи.

Шаг 5. Продолжайте разговор с командой

Когда ваш bubble записан, пора поделиться им с командой. Вы можете сделать это, отправив его прямо из расширения bubbles или поделившись ссылкой по email, в Slack или через любую другую предпочитаемую вами платформу обмена сообщениями.

Затем наступает самая интересная часть: совместный, двусторонний разговор.

Когда сотрудники смотрят запись вашего town hall, они могут взаимодействовать с ней, оставляя эмодзи с отметкой времени или текстовые, голосовые и видео‑комментарии. Запись позволяет им впитывать информацию в собственном темпе, а также давать обратную связь и задавать вопросы, не поднимая руку и не дожидаясь своей очереди говорить.

Отвечая сотрудникам, вы делаете это в созданной ими ветке, сохраняя запись всей переписки, доступную для просмотра остальным. Это делает весь ваш town hall прозрачным и гарантирует, что у всех есть полный контекст всех сообщений, прежде чем они сами присоединятся к обсуждению.

Проведите самое эффективное общее собрание (town hall) в вашей практике

‍Подключите bubbles и начните проводить более содержательные разговоры.

‍