Les données nous indiquent qu’en 2023, 83 % des employés passent jusqu’à 33 % de leur semaine de travail en réunion. Je ne suis pas statisticien, mais je parierais que bon nombre de ces réunions sont déclenchées par un « petit ping » demandant de « sauter sur un appel ». Appelées autrement vos réunions ad hoc, ces rencontres sont notre sujet du jour.

Qu’est-ce qu’une réunion ad hoc ?

Une réunion ad hoc est une rencontre improvisée, convoquée pour traiter un problème précis et urgent qui ne peut tout simplement pas attendre la prochaine réunion inscrite au calendrier. Ces réunions consistent à rassembler les bonnes personnes au bon moment pour résoudre un problème ou prendre rapidement une décision. Contrairement aux réunions régulières et planifiées qui couvrent un éventail de sujets, les réunions ad hoc sont d’une précision chirurgicale et se concentrent sur un seul objectif, leur unique but étant de fournir un résultat essentiel pour une question sensible au facteur temps.

Pour mettre cette définition en contexte avec un problème pouvant déclencher une réunion ad hoc nécessaire, imagine que tu es au milieu d’une séance de travail productive lorsqu’un défaut critique est repéré dans une présentation destinée à un client. Tu ne peux pas te permettre d’attendre la prochaine réunion prévue : il n’y a tout simplement pas le temps. C’est à ce moment‑là qu’une réunion ad hoc entre en jeu. Tu rassembles les membres d’équipe concernés, tu traites le problème, puis tu reprends ce que tu faisais avant que ton attention ne soit détournée.

Moments clés pour les réunions ad hoc

J’ai parlé de problèmes « nécessaires » qui déclenchent des réunions ad hoc, et ce choix de mots était tout à fait délibéré. Parce que savoir quand convoquer une réunion ad hoc est tout aussi important que savoir comment la mener. 17 % des réunions sont considérées comme « une complète perte de temps », et pour devenir une équipe performante, tu ne peux pas laisser cette tendance s’installer dans ton organisation.

 Voici quelques scénarios dans lesquels une réunion ad hoc peut réellement être ta meilleure option :

• Problèmes urgents : lorsqu’un problème surgit et ne peut pas attendre la prochaine réunion programmée. Par exemple, un bogue critique qui doit être corrigé en urgence.
• Décisions sensibles au facteur temps : lorsqu’un projet est à l’arrêt à cause d’un blocage, tu peux convoquer une réunion ad hoc, car l’équipe a besoin d’avis immédiats ou d’une décision rapide pour avancer.
• Collaboration créative : lorsqu’un obstacle soudain est difficile à gérer et que tu as besoin de l’intelligence collective de ton équipe pour trouver des solutions innovantes, tu peux recourir à une réunion ad hoc.

Cependant, tous les problèmes ne justifient pas une réunion ad hoc. Encore une fois, ne laisse pas tes réunions devenir synonymes de perte de temps ou de distraction. Il est absolument impératif d’évaluer l’urgence et l’impact avant de détourner ton équipe de ses tâches et de la faire dérailler.

Conseils pour animer une réunion ad hoc efficace

J’ai insisté sur l’importance de veiller à ce que tes réunions ad hoc soient à la fois efficientes et efficaces. Pour t’y aider, voici quelques bonnes pratiques à garder à l’esprit :

1. Préciser l’objectif‍

Avant que la réunion ne commence, assure‑toi de bien définir ce que tu essaies d’accomplir. Qu’il s’agisse de résoudre un problème spécifique ou de prendre une décision urgente (comme ci‑dessus), communique ta vision de la réunion à chaque participant afin de garantir une concentration totale sur la tâche à accomplir.

2. Inviter uniquement les participants indispensables‍

Pour rester fidèle à notre volonté de ne pas perdre de temps avec ta réunion ad hoc, garde ta liste de participants courte et pertinente. Invite seulement celles et ceux dont la contribution est absolument cruciale à la discussion. Cela rend la réunion nettement plus efficace et respecte le temps de celles et ceux qui n’ont pas besoin d’y participer.

3. Fixer une limite de temps‍

C’est un excellent moyen d’éviter les longues discussions qui nuisent à la productivité. Il est très facile d’osciller entre différentes idées quand on règle un problème, alors fixe une durée maximale pour la réunion. Vise une durée de 15 à 20 minutes et concentre‑toi sur des solutions rapides et concrètes.

4. Utiliser un ordre du jour fondé sur des questions‍

Même pour une réunion ad hoc, un ordre du jour simple peut faire des merveilles. Nous avons établi une liste de 7 modèles d’ordres du jour qui t’aideront ici, car, encore une fois, tu veux rester axé sur les objectifs et concis, tout en tenant compte des contraintes de temps.

5. Consigner les points clés‍

Ne laisse pas des idées précieuses se perdre en route. Utilise un outil de prise de notes alimenté par l’IA comme Bubbles Notetaker pour enregistrer la discussion en temps réel grâce à un enregistrement vidéo et à une transcription complète. Ainsi, tout le monde peut se concentrer sur la conversation plutôt que de se précipiter pour prendre des notes. Après la réunion, Bubbles enverra un compte rendu détaillé, avec les actions à mener, les prochaines étapes et un lien vers l’enregistrement et la transcription. Nous recommandons cette plateforme pour les réunions en raison de sa simplicité d’utilisation, de son niveau de détail et de son excellent rapport qualité‑prix (tu peux commencer gratuitement).

6. Assurer un suivi avec des actions claires‍

Chaque réunion ad hoc devrait se conclure par des prochaines étapes bien définies. Si ce n’est pas le cas, il est probable que tu n’aies pas résolu le problème. Des actions clairement attribuées et des délais précis maintiendront l’élan et éviteront toute ambiguïté quant à la suite des événements. Petit conseil : si tu utilises Bubbles (conseil 5), tu n’as pas besoin de faire cela manuellement. Avec Bubbles Notetaker, tu peux t’attendre à ce que tes actions ressemblent à ceci :

Défis des réunions ad hoc (et comment les surmonter)

Même si les réunions ad hoc sont des outils puissants pour résoudre rapidement les problèmes, elles ne sont pas exemptes de difficultés. Maintenant que les conseils pour les réunions ad hoc ont été passés en revue, examinons aussi certains obstacles qui peuvent survenir lors de ces réunions improvisées. 

Voici une liste de défis, avec des solutions pour t’aider à contourner ces pièges potentiels et faire en sorte que tes réunions ad hoc soient aussi efficaces que possible.

1. Interruption du travail en profondeur

L’un des principaux inconvénients des réunions ad hoc est qu’elles peuvent interrompre le travail en profondeur de ton équipe—ces périodes d’activité intense et concentrée qui génèrent de réels progrès. Des interruptions fréquentes peuvent provoquer du stress, diminuer la productivité et encourager un rythme de travail précipité qui compromet la qualité. Tu l’auras compris à ce stade : c’est la raison de mon insistance sur le caractère nécessaire d’une réunion ad hoc.

Solution : c’est très simple. Avant de convoquer une réunion ad hoc, évalue soigneusement le degré d’urgence. Le problème pourrait‑il être résolu par un e‑mail rapide, un message ou un bubble (un enregistrement d’écran ou de vidéo) ? Si une réunion est vraiment nécessaire, essaie de la programmer pendant les pauses naturelles de la journée, par exemple avant le déjeuner, pour au moins limiter un peu la perturbation. De plus, essaie toujours de prévenir ton équipe à l’avance, afin que chacun puisse terminer ses tâches en cours avant la réunion.

2. Manque de préparation

Les réunions ad hoc prennent souvent les participants de court, ce qui est naturel compte tenu de leur caractère spontané et de dernière minute. Cependant, ce n’est pas une excuse pour tenir une séance improductive où l’on passe plus de temps à mettre tout le monde au courant qu’à résoudre réellement le problème.

Solution : même pressé, prends quelques minutes pour préparer un ordre du jour succinct ou une liste de points clés à discuter. Partage‑les avec les participants avant d’attaquer le vif du sujet (pardonne le jeu de mots). Cela ne se contente pas de fixer des objectifs clairs : cela garantit aussi que tout le monde arrive avec le bon état d’esprit. 

L’utilisation d’outils d’IA comme Bubbles Notetaker peut ici changer la donne. Dans un environnement de réunion virtuelle, Bubbles rejoint tes réunions, transcrit les échanges et envoie un récapitulatif avec les actions à mener immédiatement après (littéralement en quelques minutes). En te préparant bien et en utilisant la technologie pour renforcer la réussite des actions post‑réunion au sein de ton équipe, tu t’assures que rien ne passe entre les mailles du filet.

3. Drain de temps

Ne détourne les gens de leurs tâches en cours que lorsque c’est indispensable, sinon tu commenceras à rogner sur leur précieux temps de travail. Si les réunions ad hoc deviennent trop fréquentes, tu risques d’instaurer dans ton entreprise une culture de « meeting creep » (l’inflation des réunions). La plupart des sources décrivent en substance le meeting creep comme le fait d’assister à plus de réunions que nécessaire, ce que personne ne souhaite.

Solution : suis des critères stricts pour décider quand convoquer une réunion ad hoc et veille à t’y tenir. Réserve‑les aux sujets réellement urgents qui exigent une attention immédiate. 

Pour les problèmes moins critiques, envisage d’utiliser des outils de communication asynchrone comme Bubbles. Pour éviter toute confusion, sache que Bubbles propose une autre fonctionnalité en plus de Notetaker. Cette fonctionnalité est asynchrone et consiste à envoyer des messages sous forme d’enregistrements vidéo ou d’écran, ce qui te permet de décrire et d’expliquer quelque chose comme tu le ferais dans un e‑mail, tout en fournissant davantage de contexte à l’écran.

De plus, fixe une limite de temps stricte pour tes réunions ad hoc : les maintenir entre 15 et 20 minutes contribue à garder des discussions ciblées et efficaces.

4. Difficulté à rester sur le sujet

En raison de leur nature spontanée, les réunions ad hoc peuvent facilement dévier, menant à des discussions dispersées, improductives et, au final, inutiles.

Solution : si tu diriges la réunion, c’est à toi de veiller à ce qu’elle reste sur les rails. Commence par un objectif clair et ramène la conversation au sujet principal dès qu’elle commence à dériver. Encourage les participants à garder les idées hors sujet pour une autre fois et utilise des accélérateurs d’efficacité, comme un ordre du jour simple, pour maintenir tout le monde aligné.