Los datos muestran que, a partir de 2023, el 83 % de los empleados dedica hasta un 33 % de su semana laboral a reuniones. No soy estadístico, pero apuesto a que muchas de estas reuniones surgen de un «ping rápido» para «hacer una llamada». Estas reuniones, llamadas ad hoc, son nuestro enfoque de hoy.

¿Qué es una reunión ad hoc?

Una reunión ad hoc es un encuentro improvisado convocado para abordar un asunto específico y urgente que no puede esperar hasta la siguiente reunión programada. Estas reuniones buscan reunir a las personas adecuadas en el momento justo para resolver un problema o tomar una decisión con rapidez. A diferencia de las reuniones regulares y agendadas que abarcan varios temas, las ad hoc se enfocan en un único objetivo: lograr un resultado esencial para un asunto urgente.

Para ilustrar cuándo es necesaria una reunión ad hoc, imagina que, en plena sesión de trabajo productiva, detectas un fallo crítico en la presentación para un cliente. No puedes esperar a la próxima reunión programada: no hay tiempo. Aquí entra en juego la reunión ad hoc. Reúnes al equipo pertinente, resuelves el problema y retomas lo que estabas haciendo antes de que se desviara tu atención.

Momentos clave para reuniones ad hoc

Hablé de asuntos «necesarios» que provocan reuniones ad hoc, y escogí esa palabra deliberadamente. Porque saber cuándo convocar una reunión ad hoc es tan importante como saber cómo llevarla a cabo. El 17% de las reuniones se considera “una completa pérdida de tiempo”, y para ser un equipo exitoso, no puedes permitir que esta tendencia se instale en tu organización.

 Estos son algunos escenarios en los que una reunión ad hoc puede ser tu mejor opción:

• Problemas Urgentes: Cuando surge un problema que no puede esperar hasta la próxima reunión programada. Por ejemplo, un error crítico que requiere un parche urgente.
• Decisiones Urgentes: Cuando un proyecto está detenido por un bloqueo, puedes convocar una reunión ad hoc para que el equipo aporte comentarios inmediatos o tome una decisión rápida para avanzar.
• Colaboración Creativa: Cuando surge un obstáculo complejo y necesitas la inteligencia colectiva de tu equipo para encontrar soluciones innovadoras, puedes recurrir a una reunión ad hoc.

Sin embargo, no todos los problemas justifican una reunión ad hoc. De nuevo, no permitas que tus reuniones sean sinónimo de tiempo perdido o distracción. Es imprescindible valorar la urgencia y el impacto antes de apartar a tu equipo de sus tareas y descarrilarlos.

Consejos para conducir una reunión ad hoc eficaz

He enfatizado la importancia de que tus reuniones ad hoc sean eficientes y efectivas. Para lograrlo, ten en cuenta estas mejores prácticas:

1. Aclarar el propósito

Desafíos de las reuniones ad hoc (y cómo superarlos)

Aunque las reuniones ad hoc son herramientas potentes para resolver problemas rápido, no están exentas de desafíos. Ahora que cubrimos consejos para reuniones ad hoc, consideremos algunos obstáculos que pueden surgir en estos encuentros improvisados.

Aquí tienes una lista de desafíos con soluciones para abordar estos posibles escollos y asegurarte de que tus reuniones ad hoc sean lo más efectivas posible.

1. Interrupciones al trabajo profundo

Uno de los mayores inconvenientes de las reuniones ad hoc es que pueden interrumpir el trabajo profundo de tu equipo, esos periodos de actividad intensa y enfocada que generan verdadero progreso. Las interrupciones frecuentes pueden causar estrés, reducir la productividad y fomentar un ritmo de trabajo apresurado que compromete la calidad. Seguro lo comprendes; este es el motivo de mi insistencia en la necesidad de una reunión ad hoc.

Solución: Es muy sencillo. Antes de convocar una reunión ad hoc, evalúa cuidadosamente la urgencia. ¿Se puede resolver con un email rápido, mensaje, o bubble (grabación de pantalla o video)? Si la reunión es realmente necesaria, intenta programarla en pausas naturales del día, como antes de la comida, para minimizar un poco la interrupción. Además, procura avisar siempre a tu equipo con antelación, para que puedan terminar sus tareas antes de la reunión.

2. Falta de preparación

Las reuniones ad hoc a menudo toman a los participantes por sorpresa, lo cual es natural por su carácter espontáneo y de último minuto. Sin embargo, esto no es excusa para una sesión improductiva donde se invierte más tiempo en ponerte al día que en resolver el problema.

Solución: Aunque tengas prisa, dedica unos minutos a preparar una agenda breve o una lista con puntos clave. Compártelo con los asistentes antes de empezar con la parte principal de la reunión (perdón por el juego de palabras). Esto no solo fija objetivos claros, sino que también garantiza que todos lleguen con la mentalidad adecuada. 

Aquí las herramientas de IA como Bubbles Notetaker pueden cambiar el juego. En un entorno de reuniones virtuales, Bubbles se une a tus reuniones, transcribe discusiones y envía un resumen con tareas casi al instante. Así evitas que nada se pierda, preparando bien y usando tecnología para impulsar el éxito de las acciones posteriores a la reunión.

3. Pérdida de tiempo

Solo quita a las personas de sus tareas actuales cuando sea esencial, o empezarás a consumir su valioso tiempo de trabajo. Si las reuniones ad hoc se vuelven demasiado frecuentes, podrías fomentar en tu empresa una cultura de “meeting creep”. La mayoría interpreta el meeting creep como asistir a más reuniones de las necesarias, lo cual nadie desea.

Solución: Sigue criterios claros para convocar reuniones ad hoc y ajústate a ellos. Resérvalas para asuntos realmente urgentes que requieran atención inmediata. 

Para asuntos menos críticos, utiliza herramientas de comunicación asincrónica como Bubbles. Para no confundirte, Bubbles tiene otra función además de Notetaker. Esta función es asíncrona y consiste en enviar grabaciones de video o pantalla como mensajes, para describir y explicar algo al estilo de un correo, pero mostrando más contexto en pantalla.

Además, establece un límite estricto para tus reuniones ad hoc: mantenerlas entre 15 y 20 minutos ayuda a que las discusiones sean enfocadas y eficientes.

4. Dificultad para mantener el enfoque

Por su carácter espontáneo, las reuniones ad hoc pueden desviarse fácilmente, derivando en debates dispersos, improductivos y, en general, inútiles.

Solución: Si diriges la reunión, es tu tarea mantener el enfoque. Empieza con un objetivo claro y redirige la conversación al tema principal si se desvía. Anima a los participantes a guardar ideas fuera de tema para otra ocasión y usa herramientas de eficiencia, como una agenda simple, para mantener a todos alineados.