La incorporación es fundamental en cualquier puesto, pues en gran medida define la trayectoria del empleado. Es posible recuperarse de un comienzo incierto, pero todos quieren empezar bien, ya que marca el tono.

Todos fuimos nuevos empleados alguna vez. Por eso, seas CEO o gerente, debes comprometerte igual para que los nuevos talentos prosperen desde el primer día. Estás en el lugar perfecto para aprenderlo. Prepárate y familiarízate con el proceso, sus pasos y razones.

¿Qué es la incorporación de empleados?

La incorporación es el proceso que familiariza al nuevo empleado con todo lo que implica su puesto. Aunque el empleado tenga nociones del puesto por la descripción y sus intereses, este proceso representa el paso de forastero a miembro productivo de la empresa. No es solo el primer día, sino todo el programa: desde la carta de oferta hasta la plena inclusión en la cultura de la empresa.

Entre estas fases hay mucho: trámites, asignar espacio en la oficina (o acceso a software y herramientas si es remoto o asíncrono), comunicar expectativas y presentar al nuevo empleado al equipo. Estos son ejemplos; ahora veamos el proceso completo.

¿Qué implica el proceso de incorporación?

El proceso de incorporación abarca la pre-incorporación, la orientación del primer día, el periodo de formación, la integración en la cultura de la empresa y el soporte y retroalimentación continuos. No hay un manual infalible para garantizar la perfección, pero estas áreas son clave. Quiero destacar que el proceso de incorporación no solo beneficia al nuevo empleado, sino a toda la empresa. Según People Management, la economía británica pierde 408.000 millones de USD anuales por empleados desmotivados. Si cubrimos bien el proceso de incorporación, avanzamos en aumentar el compromiso y logramos que los empleados se sientan cómodos e integrados.

¿Por qué es importante la incorporación?

Esas cifras hablan por sí solas, pero profundicemos. Un proceso de incorporación sólido contribuye al éxito de gran parte de los nuevos empleados. Según Harvard Business Review, un programa de incorporación bien diseñado puede aumentar la retención en un 50%, mejorando el compromiso y aprovechando eficazmente el tiempo invertido.

Quizá te preguntes de dónde surge la relación entre retención y compromiso, pues quedarse no siempre implica satisfacción o dedicación plena. Sin embargo, TeamStage demuestra que una buena incorporación multiplica por 2,6 la satisfacción laboral a largo plazo. Además de la satisfacción, el rendimiento mejora: TeamStage halló que el 70% de los empleados que destacan tuvieron una incorporación optimizada.

¿Cuánto dura la incorporación?

Aunque varía, un enfoque completo de incorporación debe durar de 3 meses a 1 año para que el empleado entienda su rol, se integre y establezca relaciones con sus compañeros. La mayoría, como PeopleSpheres, indica que dura de 3 a 6 meses, pues muchos nuevos empleados deciden si «quedarse o irse» en ese periodo. Sin embargo, para quienes sí se quedan, debes prolongar la incorporación más allá de los seis meses. Solo el 15% de las empresas lo hace, pero para mí es la mejor práctica.

Estrategias efectivas de incorporación

Checklist de incorporación estructurado

Desde la agenda del primer día, este checklist debe adaptarse a tu empresa, porque no existe una solución única para todos. Debes incluir todos los pasos críticos, hasta completar la formación necesaria para el puesto.

Enfatizar la cultura de la empresa

Familiarizarse con la cultura de la empresa es tan importante como conocer las responsabilidades del puesto. El concepto de «cultura de la empresa» incluye la misión, los valores y las reglas informales del día a día.

Seguimientos y retroalimentación periódicos

Es importante contactar al nuevo empleado para saber cómo va y abordar posibles problemas. La regularidad evita que el nuevo empleado se sienta abrumado y perdido en su rol. Los gerentes de contratación deben ser cautos y flexibles en sus seguimientos y retroalimentación, entendiendo que es un periodo delicado de adaptación para el nuevo empleado.

Programas de mentoría

Asignar un mentor a cada nuevo empleado les ayuda a afianzar su posición en la empresa y contar con un colega experimentado para consultas. El beneficio no es solo profesional: también facilita la integración social en el entorno laboral.

Personalizar la experiencia de incorporación

Cada persona tiene un temperamento y aprende de forma distinta. La incorporación funciona mejor cuando se adapta a cada individuo. A menudo percibes el carácter de alguien al instante, por lo que esto debe considerarse desde el primer día. También debes considerar el rol que ocupa el nuevo empleado y personalizar su incorporación en consecuencia. Por ejemplo, si tu nuevo empleado está en ventas, Scratchpad es ideal para facilitar la adopción y seguimiento del proceso de ventas que implementas en el equipo.

Ahora que tenemos buenas estrategias, veamos cómo aplicarlas mejor con tu nuevo empleado. Claro, puedes hacerlo en persona, pero con el auge de los entornos remotos y asíncronos, debemos adaptarnos en la incorporación. Por ello, consideremos usar software y herramientas para el proceso de incorporación.

Software para incorporación de empleados

Según UKG, el 36% de los profesionales de RR. HH. cree que la tecnología inadecuada les impide optimizar la incorporación. Antes vimos el beneficio estadístico de optimizar este proceso; por tanto, el mal uso de la tecnología perjudica estos programas. Como en cualquier aspecto de eficiencia, queremos asegurar el éxito de la incorporación de nuevos empleados de la forma más efectiva. Debemos aprovechar la tecnología y herramientas útiles para simplificar el proceso, sin perder información clave ni claridad.

Esto aplica igual en la oficina, pero últimamente el enfoque está en la incorporación remota por la falta de interacción presencial y la necesidad de comunicación efectiva. Esta comunicación es clave: Gitnux demostró que los empleados remotos con una incorporación completa tienen un 18% más de probabilidad de satisfacción laboral que quienes no la reciben.

¿Cómo realizar una incorporación remota completa? Gartner afirma que el 58% de las empresas provee hardware a empleados remotos para incorporarse y trabajar con éxito, pero también debemos usar software para comunicar eficazmente y centralizar información. Permíteme mostrarte cómo lograrlo con Bubbles.

Aquí he usado Bubbles para tomar una captura de pantalla de la herramienta que estoy incorporando. En este caso usé Figma y tomé una captura que desplaza automáticamente para abarcar toda la página. Desde ahí dejé comentarios explicando cómo usar esta herramienta. Puedes ver la bubble completa aquí para entender cómo funcionan en la práctica el desplazamiento y la retroalimentación. Alternativamente, también puedes grabar una bubble con video y audio, capturando pantalla, ventana o escritorio para un recorrido más interactivo. Aprende a hacerlo en mi artículo reciente aquí.

Desafíos y soluciones en la incorporación de empleados

Adaptarse a necesidades únicas

Cada nuevo empleado enfrenta necesidades y expectativas particulares. La mejor solución es mostrar comprensión y entender que la incorporación será probablemente un camino accidentado hacia el éxito.

Equilibrar estandarización y personalización

Aunque un enfoque estandarizado es más eficiente, en ciertas áreas puede ser necesaria la personalización. Esto no debe ocurrir durante la enseñanza de la incorporación; de hecho, organizar todo en una bubble es ideal para esta fase, ya que ahorra tiempo al área de RR. HH. y ofrece igualdad de condiciones. Personaliza los seguimientos y la retroalimentación en su lugar.

Medir el éxito de la incorporación

El proceso se considera exitoso si el nuevo empleado se vuelve productivo en poco tiempo o empieza a comprender la empresa y prosperar. Recuerda que cada persona necesitará tiempos distintos para alcanzar su ritmo, pero no seas demasiado indulgente. Usa la retroalimentación, pero si no es positiva, no temas realizar ajustes.

En general, la incorporación puede ser un proceso largo y tedioso, sobre todo si no estás preparado para triunfar. Con estos pasos, dejarás de sentirte abrumado y, en su lugar, afrontarás la tarea con eficiencia y claridad. El ensayo y error es clave, así que no te desanimes por los fallos. Adáptate tú y tu empresa, y sigue optimizando con software e ideas novedosas.