El marketing de contenidos es un motor de crecimiento clave en la era digital. Es posiblemente la forma más efectiva de aumentar la presencia de tu marca, generar credibilidad al establecerte como autoridad, impulsar la participación y aumentar ventas.

¿No nos crees? Estos datos muestran el valor del marketing de contenidos:

• El marketing de contenidos genera 3 veces más clientes potenciales que el marketing saliente, obtiene tasas de conversión 6 veces mayores y aumenta el tráfico hasta 7.8 veces — además, cuesta un 67% menos que las iniciativas de marketing saliente, según el Content Marketing Institute. 
• Envisage Digital estima que 4.4 millones de nuevos blogs se publican cada día en 2022. Otras estimaciones sitúan esta cifra en 6 millones y 7.5 millones de publicaciones al día. 

• Las organizaciones que publican blogs regularmente obtienen 55 % más visitantes web, reciben un 97 % más de enlaces entrantes y tienen un 434 % más de páginas indexadas que las empresas que no publican con frecuencia.

Con esto en mente, no es sorprendente que la gran mayoría de los marketers hoy usen marketing de contenidos — 91 % de los marketers B2B y 86 % de los B2C.

La gestión de contenidos es esencial para publicar contenido de alta calidad de forma constante. Sin embargo, muchas organizaciones subestiman la importancia de un flujo de aprobación de contenidos eficaz.‍

Algunos de los principales retos relacionados con el contenido reportados en el estudio de 2021 del Content Marketing Institute incluyen:

• Comunicación entre equipos (58 %)
• Flujo de trabajo para producción de contenidos (45 % — frente al 27 % del año anterior)
• Implementación de tecnologías adecuadas (38 %) 
• Garantizar que los creadores de contenido de toda la organización sigan las mismas directrices (32 %)

‍Y sin embargo, solo 59 % de los encuestados afirman que su organización tiene procesos formales para el flujo de trabajo de desarrollo de contenido.‍

Esto significa que la mayoría improvisa sobre la marcha. Lo cual… no es genial para la productividad, la eficiencia ni la coherencia de la calidad del contenido. Ni mencionar los resultados reales.

Para que el marketing de contenidos sea eficaz, debes medir el rendimiento de tu contenido frente a tu estrategia, pero es difícil ser estratégico si actúas de forma reactiva en lugar de proactiva.

Por eso no sorprende que el 68 % de los encuestados en el mismo estudio designe la “falta de procesos” como la razón principal por la que su organización no adopta un enfoque estratégico para gestionar contenidos.

Ya produzcas contenidos con tu equipo interno o subcontrates a freelancers o agencias, contar con flujos de aprobación sólidos es crucial para generar activos de alta calidad de forma constante.

Sigue leyendo para descubrir

• Qué es un flujo de aprobación de contenidos,
• Por qué es importante contar con flujos de aprobación,
• Cómo crear en 5 pasos un flujo de aprobación sin rodeos, y
• Cómo usar Bubbles para agilizar tus procesos de feedback y aprobación.

¿Qué es un flujo de aprobación de contenidos?

En pocas palabras, un flujo de aprobación de contenido es un proceso documentado y repetible para revisar el contenido y asegurar que cumpla con los estándares de calidad de la organización.

Este flujo detalla no solo en qué fase(s) se revisa el contenido, sino también qué roles son responsables en cada etapa del proceso.

Un flujo de aprobación eficaz va más allá de corregir o editar justo antes de publicar.

La garantía de calidad de contenidos empieza desde el principio del ciclo: calendario estratégico, briefs detallados, procedimientos operativos estándar, roles definidos y recursos que documenten la voz de marca y guías de estilo.

¿Por qué es importante un flujo de aprobación de contenidos?

Sin un buen flujo de aprobación, es difícil producir contenido coherente con la marca y tus estándares de calidad.

Sin procesos estandarizados, es fácil perder de vista proyectos y publicar antes de la aprobación.

Sin comunicación adecuada, los proyectos pueden quedarse a medias o atascarse en cuellos de botella.

Si no hay claridad en tareas, roles y traspasos, los miembros del equipo dudan de sus responsabilidades y de a quién acudir ante obstáculos.

Un flujo de producción claro y estandarizado te permite:

• Desglosar tu flujo en tareas individuales definidas
• Crear cronogramas realistas y fechas límite para cada fase
• Definir en qué fase(s) cada activo necesita aprobación (borrador, tras edición, antes de subir)
• Hacer seguimiento de quién es responsable en cada fase
• Registrar en qué fase está cada contenido
• Identificar y resolver obstáculos pronto
• Garantizar que cada contenido sea de alta calidad
• Mantener la identidad de marca consistente
• Eliminar cuellos de botella y reducir retrasos
• Mejorar la comunicación y la colaboración
• Colaborar con freelancers y agencias más fácilmente

Resumen rápido (TLDR): Los flujos de trabajo estandarizados o procedimientos operativos estándar (SOP) hacen que tu motor de producción de contenido funcione como una máquina bien aceitada.

Cómo crear un flujo de aprobación sin rodeos

Los flujos de aprobación no tienen por qué ser complicados. A continuación, desglosamos cómo optimizar tu proceso de producción y aprobación en cinco pasos sencillos.

Paso 1: Documenta tu proceso de producción de contenidos

El primer paso para crear SOPs eficientes es definir cómo suele ser tu flujo de trabajo. ¿Cuáles son las reglas —a menudo tácitas— que rigen tu creación y aprobación de contenidos? ¿Y cuáles son las excepciones a esas reglas?

A veces la excepción confirma la regla; analiza proyectos que se descontrolaron para definir el flujo estándar.

Comienza mapeando cómo es tu flujo de producción de contenido para cada tipo de contenido que produces: posts de blog, infografías, presentaciones, páginas de destino, campañas en redes sociales, videos, etc.

Para cada tipo de activo, responde a estas preguntas:

• ¿Cuáles son todos los pasos desde la idea hasta la ejecución?
• ¿Quién/qué rol es responsable de cada paso? (p. ej., estrategas de contenidos, SEOs, redactores, diseñadores, editores, expertos, managers, editores de vídeo, community managers, etc.)
• ¿En qué orden deben realizarse?
• ¿Se repiten pasos (múltiples rondas de revisión)?

Representa todo en un diagrama o pizarra hasta cubrir cada paso.

A continuación, define tus procedimientos operativos típicos. Refina tu flujo enfocándote en los detalles que mantienen todo en marcha.

Para cada paso, agrega esta info:

• ¿Cuánto suele tardar este paso?
• ¿Qué herramienta(s) usarás?
• ¿Cómo señalas la finalización al siguiente colaborador?
• ¿Qué convenciones de gestión de activos digitales usarás? (nombres, control de versiones, ubicación de archivos, permisos, etc.)
• ¿Hay recursos (guías de marca, plantillas, briefs) que deban estar disponibles? ¿Dónde viven? 

Paso 2: Enfócate en los pasos de aprobación de contenidos

Marca todos los pasos donde alguien revise, dé feedback o firme.

Presta atención a personas, procesos y herramientas.

Pregúntate:

• ¿Quién revisa, aprueba y publica?
• ¿Qué implica la revisión? ¿Necesitas una rúbrica para guiar al revisor?
• ¿Las fases de revisión y aprobación son internas o externas?
• ¿Cómo gestionarás la comunicación en traspasos, revisiones y aprobaciones?
• ¿Qué herramienta(s) usarás para revisar y dar feedback?

Paso 3: Averigua cuáles ruedas necesitan aceite

Una vez resaltados los pasos de aprobación, busca formas de hacerlos más eficientes y tu feedback más efectivo.

Para encontrar esas ruedas chirriantes, hazte estas preguntas:

• ¿Dónde los silos y problemas de comunicación entorpecen la colaboración?
• ¿Cómo/dónde se da feedback ahora (reuniones/llamadas/emails/edición)? ¿Es este el método más eficiente?
• ¿Suele haber rondas de ida y vuelta antes de aprobar? ¿Algún problema recurrente se puede solucionar con formación o recursos?
• ¿Dónde aparecen dependencias que causan retrasos y cómo mitigarlas?
• ¿Qué sucede cuando varios revisores/ aprobadores intervienen? ¿Se puede reunir feedback de varios participantes minimizando repeticiones?

Identificar puntos conflictivos y agilizar aprobaciones ahorra tiempo, energía y dinero.

Paso 4: Lluvia de ideas y pruebas

Tras detectar silos y cuellos de botella, reúne a tu equipo para idear soluciones.

Algunos obstáculos se superan con mejores herramientas: gestión de proyectos con notificaciones, software de contenido con reglas y permisos, o herramientas para feedback contextualizado.

Otros se abordan invirtiendo en briefs, plantillas, guías de estilo, playbooks, protocolos de comunicación y otros recursos.

Luego prueba qué soluciones encajan y cuáles no. Itera y mejora hasta encontrar el flujo ideal para tu equipo.

Paso 5: Estandariza y sistematiza tus flujos

Para este paso, ya sabrás qué funciona y qué no. Ahora utiliza ese conocimiento para crear guías que estandaricen tu proceso de creación de contenidos de principio a fin.

Para estandarizar, debes sistematizar.

Como mencionamos, los flujos de aprobación eficientes arrancan con procedimientos de creación detallados, SOPs, roles claros y recursos que documenten la voz de marca y estilo.

Usa Bubbles para agilizar el feedback y las aprobaciones de contenidos

Dar feedback por texto lleva tiempo y comunicar puntos complejos puede acabar con un muro de comentarios.

Y puede desanimar recibir un aluvión de comentarios largos.

Pero editar directamente impide que el creador entienda el “por qué” de tus cambios y aprenda en el proceso.

Usar una herramienta como Bubbles —que te permite grabar pantalla y dar feedback contextualizado— revoluciona tus flujos de aprobación.

Las grabaciones te permiten explicar brevemente la lógica de tus ediciones para que los redactores aprendan y no repitas los mismos cambios.

A continuación, te mostramos cómo usar Bubbles para dar feedback a un redactor.

Cómo dar feedback a un redactor usando la grabadora gratuita de Bubbles

Paso 1: Presenta tu feedback en contexto con una grabación de Bubbles

Con la herramienta gratuita de grabación de pantalla de Bubbles, el revisor, editor o manager graba su feedback.

Para ello, visita la web de Bubbles, haz clic en “Get bubbles” o instala la extensión de Chrome y activa el icono.

Luego elige “Grabación de pantalla”, configura micrófono y si quieres grabar tu vídeo.

La interfaz de Bubbles es sencilla y fácil de usar.

Con todo listo, haz clic en “Start recording.”

A continuación, selecciona pantalla completa, ventana o pestaña de Chrome y pulsa “Share.”

Bubbles te permite escoger cuánto de tu pantalla compartir.

Así de fácil. Ya estás listo para presentar tu feedback.

Puedes pausar, reanudar o descartar la grabación y empezar de nuevo. Pro tip: graba (y borra) una prueba para ganar confianza.

Con Bubbles, puedes explayarte en tus sugerencias y ediciones sin teclear sin parar.

Al terminar, haz clic en “stop sharing” y nombra tu bubble, por ejemplo, “Feedback blog aprobación de contenidos”. Te pedirán registrarte: nombre y email, en dos segundos.

Paso 2: El revisor comparte el bubble con el redactor

El revisor puede compartir el enlace del bubble con el creador para que lo revise.

Paso 3: El redactor ve el bubble y responde

El redactor accede al bubble cuando quiera (sin cuenta) y puede anotar comentarios o preguntas en la grabación. Estos comentarios con sello de tiempo pueden ser texto, grabaciones de voz o vídeos. Esto permite un diálogo bidireccional que alinea a todos con mayor facilidad.

Además, varios revisores pueden dar todo su feedback en un solo bubble y ver los comentarios de los demás, reduciendo repeticiones.

Bubbles facilita discusiones asíncronas y soluciona problemas creativos en contexto, sin importar zona horaria.

Paso 4: El redactor resuelve las acciones

Una vez resueltas las dudas, el redactor atiende las ediciones y el feedback.

Paso 5: Repite hasta finalizar el contenido

Cuando haya abordado todo, el redactor graba otro walkthrough señalando los cambios. El revisor (o equipo) puede añadir más comentarios hasta la aprobación final.

Bubbles facilita la colaboración asíncrona y mejora tu proceso de aprobación.

¿Por qué no pruebas Bubbles? Es gratis para siempre.

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