¿Cuántas veces has oído “¿nos ponemos al día?” de forma casual y sin intención real? Personalmente, lo oigo todo el tiempo. Ignorar la oportunidad de ponerse al día en serio con un colega sería un error. Te explico por qué y cómo ponerse al día de forma efectiva.

¿Entonces, por qué? Bueno, para empezar, una reunión de seguimiento es una herramienta poderosa para mantener una comunicación continua entre miembros del equipo, empleados y gerentes. Son encuentros breves e informales, y justo por eso resultan tan eficaces. A menudo somos más creativos y abiertos a intercambiar ideas en un ambiente más distendido.

Estas reuniones buscan alinear al equipo, avanzar proyectos y resolver bloqueos a tiempo, pero también pueden potenciar la creatividad y fomentar conversaciones valiosas. Con esto, profundicemos en qué es una reunión de seguimiento, su propósito y cómo liderarla de forma productiva con nuestros consejos, trucos y plantilla de acta.

¿Qué es una reunión de seguimiento?

Como se mencionó brevemente, una reunión de seguimiento es informal, uno a uno, generalmente entre un gerente y un empleado, o entre miembros del equipo, para revisar avances, discutir obstáculos y ofrecer orientación. No pretenden ser evaluaciones formales, sino actualizaciones rápidas para asegurar que todo va según lo previsto. Pueden hacerse semanal, quincenal o cuando sea necesario, y fomentan una comunicación abierta y la colaboración. Su uso no se limita a eso; también pueden funcionar como reunión de resumen, donde dos colegas mantienen en sintonía lo que hacen en ese momento.

Características clave de una reunión de seguimiento:

• Breve e informal: Por lo general dura de 15 a 30 minutos, enfocándose en actualizaciones clave.
• Uno a uno o en grupo pequeño: Comúnmente entre gerentes y empleados o miembros del equipo.
• Agenda flexible: Aunque suele haber un propósito general, las reuniones de seguimiento no siguen una agenda estricta. La rigidez no cuadra con lo informal, y menos en una reunión de seguimiento.

¿Cuál es el propósito de una reunión de seguimiento?

El objetivo principal de una reunión de seguimiento es asegurar que la comunicación sea abierta, frecuente y clara entre todas las partes involucradas. Permiten discutir avances, aclarar prioridades y resolver desafíos que surjan. Como son informales pero importantes, te damos un consejo rápido antes de profundizar en su propósito.

Consejo: usar tecnología para reuniones de seguimiento

La tecnología adecuada ayuda a que estas reuniones sigan informales, pero refuercen su importancia. Hablamos de tecnología para reuniones virtuales, dada su popularidad en un entorno laboral cada vez más distribuido.

Concretamente, usar un asistente de notas con IA en tu reunión de seguimiento para grabar, transcribir y resumir la conversación y conservarla como registro. Nuestra recomendación - Bubbles Notetaker.

¿Por qué usar Bubbles Notetaker en reuniones de seguimiento?

Bubbles es un avanzado tomador de notas con IA que puedes invitar a tu reunión de seguimiento mediante la genial extensión Chrome/Edge (¡mira las reseñas!).). Luego, Bubbles participa en la reunión, graba, transcribe y genera actas de la reunión. Así es como puede mejorar tus reuniones de seguimiento:

• Transcripción precisa: Bubbles graba la reunión en tiempo real y genera una transcripción precisa, permitiéndote concentrarte en la conversación en vez de tomar notas.
• Tareas asignadas: Después de la reunión, Bubbles envía a cada participante un correo con las tareas personalizadas y un resumen de la discusión.
• Actas de la reunión: En lugar de escribirlas manualmente, Bubbles genera automáticamente actas detalladas con marcas de tiempo, ayudando a mantener a todos alineados.
• Colaboración en equipo: La grabación, transcripción, actas y tareas asignadas están accesibles fácilmente en tu área de Tomador de Notas y pueden compartirse con el equipo, quienes pueden ver y comentar para garantizar responsabilidad y progreso continuo.

Usar una herramienta como Bubbles mejora la calidad de las reuniones de seguimiento al permitirte centrarte en la conversación, ahorrar tiempo y no olvidar nada.

Además, un apunte rápido: si quieres que Bubbles se una automáticamente a las reuniones, ¡puede hacerlo! Solo abre la app de Bubbles y conecta tu calendario de trabajo.

Volvamos al tema: aquí tienes algunos propósitos clave de una reunión de seguimiento que debes tener en cuenta:

1. Seguimiento de avances: Los gerentes pueden verificar el estado de proyectos en curso y mantenerse al día con plazos y objetivos, asegurando que se cumplan o estén en camino.
2. Brindar apoyo: Los empleados pueden expresar preocupaciones u obstáculos y los gerentes ofrecer guía o eliminar barreras.
3. Fomentar relaciones: Las revisiones regulares ayudan a fortalecer relaciones entre gerentes y miembros del equipo. Contribuyen significativamente a crear relaciones laborales más sólidas y mejor compromiso del empleado.
4. Alinear prioridades: Mantener a todos sincronizados es sumamente importante. Aquí, responsables y empleados pueden asegurarse de estar alineados en objetivos, tareas y prioridades, evitando esfuerzos innecesarios.

¿De qué hablar en una reunión de seguimiento con tu jefe?

Ya conocemos los objetivos, pero ¿cómo lograrlos realmente? Para cubrir todos los aspectos necesarios, considera tu reunión de seguimiento con tu jefe como la oportunidad para discutir tanto aspectos tácticos como estratégicos de tu trabajo.

Es parecido a cualquier reunión uno a uno, pero con más foco en mejorar la colaboración entre tú y el equipo. Aquí algunos temas clave que podrías tratar:

• Actualizaciones de proyectos: Da informes sobre tareas, logros y retos actuales.
• Obstáculos: Comparte cualquier barrera que impida alcanzar metas o cumplir plazos, y solicita orientación para avanzar.
• Prioridades: Pide claridad sobre tus prioridades actuales, especialmente si varias tareas o proyectos demandan atención y te dispersan. Define exactamente qué requiere tu atención total.
• Retroalimentación: Aprovecha para solicitar comentarios sobre tu desempeño u ofrecer feedback constructivo sobre colaboración o procesos. Esto puede ser especialmente útil en equipos nuevos o cuando hay un nuevo integrante.
• Planes futuros: Siempre discute en esta conversación metas próximas, plazos o oportunidades de desarrollo personal.

Cómo redactar minutas para una reunión de seguimiento

Tomar actas de la reunión adecuadas durante una reunión de seguimiento es clave para registrar discusiones, decisiones y tareas asignadas. Como vimos, si usas Bubbles, este proceso se automatiza y te permite centrarte en la conversación y en la relación con tu gerente o empleado.

Si por alguna razón prefieres un método manual, así puedes redactar minutas efectivas de una reunión de seguimiento:

• Documentar puntos clave: Resume los temas principales tratados, como avances, obstáculos y prioridades.
• Registrar tareas: Detalla claramente las tareas a realizar, responsables y plazos esperados.
• Seguimiento: Tras la reunión, envía un correo con las actas para compartir con todos los participantes. De nuevo, con un asistente como Bubbles, el correo de seguimiento se envía automáticamente e incluye un resumen, tareas personalizadas, enlaces a la grabación y la transcripción, y más.