Адаптація нових працівників є вкрай важливим етапом на будь-якій посаді й для будь-якого працівника, адже певною мірою вона «запускає або ламає» карʼєру співробітника в цій компанії. Звичайно, цілком можливо оговтатися після невдалого старту, але всі хочуть почати добре, адже саме це задає тон подальшій роботі.

У певний момент своєї професійної карʼєри кожен був новим працівником, тож незалежно від того, чи ви зараз CEO, чи керівник, ви однаково маєте бути зацікавлені в тому, щоб нові співробітники могли розкритися з першого ж дня. На щастя, ви в правильному місці, щоб дізнатися, як це зробити. Пристебніть паски та ознайомтеся з процесом, його етапами й причинами, чому він важливий.

Що таке адаптація нових працівників?

Адаптація нових працівників — це процес, який знайомить нових співробітників з усім, що буде входити до їхніх нових посадових обовʼязків. Хоча працівник певною мірою розуміє суть ролі з опису вакансії та, сподіваємось, завдяки тому, що ця роль лежить у сфері його інтересів, цей процес можна розглядати як перехід від статусу зовнішнього спостерігача до ефективного внутрішнього члена організації. Це не лише перший робочий день, а й уся програма — від надання листа з пропозицією роботи до повної інтеграції нового працівника в корпоративну культуру компанії.

Між цими двома етапами зайнятості, звісно, є багато всього: заповнення документів, організація робочого місця працівника в офісі (якщо робота офлайн) або надання компʼютерного доступу до всього необхідного програмного забезпечення й інструментів (якщо робота віддалена або асинхронна), комунікація очікувань, повʼязаних із роллю, а також знайомство з колегами, щоб новий співробітник швидше відчув себе «своїм». Це лише кілька прикладів, але тепер розгляньмо процес загалом.

Що таке процес адаптації?

Процес адаптації — це системний процес, який охоплює етапи попередньої адаптації, орієнтацію у перший день, період навчання, інтеграцію в культуру компанії, а також безперервну підтримку й зворотний звʼязок. Це не означає, що існує універсальний чекліст адаптації чи посібник, який гарантує, що ваш новий співробітник буде ідеальним, але всі ці аспекти безумовно варто сприймати серйозно. Хочу підкреслити, що процес адаптації корисний не лише для нового працівника, а й для компанії загалом. Статистика з People Management добре це ілюструє: за їхніми даними, економіка Великої Британії щороку втрачає 408 мільярдів доларів через незалучених працівників. Якщо ми подбаємо про те, щоб процес адаптації був максимально повним, то зробимо великий крок до підвищення залученості і до того, щоб працівники почувалися комфортно та відчували приналежність до свого робочого середовища.

Чому адаптація така важлива?

Згадані вище цифри вже багато про що говорять, але давайте зануримося в тему глибше. Добре продуманий процес адаптації може значною мірою сприяти успіху нового працівника. Згідно з даними Harvard Business Review, грамотно розроблена програма адаптації може підвищити рівень утримання персоналу приблизно на 50%, що позитивно впливає на залученість і лояльність працівників і означає, що час, витрачений на роботу з новачком, не був змарнований.

Можливо, ви замислюєтеся, звідки береться кореляція між утриманням персоналу та постійною залученістю чи відданістю, адже ми всі знаємо, що саме по собі «залишатися» не означає, що нам подобається наша роль або що ми повністю віддані їй. Однак у цьому випадку TeamStage довели, що якісний досвід адаптації підвищує довгострокову задоволеність роботою більш ніж у 2,6 раза. Окрім задоволеності, ми знаємо й те, що за умови якісної адаптації зростає продуктивність: TeamStage також виявили, що 70% працівників, яким подобається їхня робота й які демонструють високі результати, пройшли чітко налагоджений процес адаптації.

Скільки триває адаптація?

Хоча фактична тривалість процесу може відрізнятися, більш комплексний підхід до адаптації має тривати від трьох місяців до одного року, щоб новий працівник не лише зрозумів свою роль, а й інтегрувався в команду та налагодив стосунки з колегами. У більшості джерел, зокрема в PeopleSpheres, зазначено, що процес триває лише від трьох до шести місяців, і певною мірою це правда, адже нові співробітники найчастіше вирішують, «залишатися чи йти» з цієї посади й компанії саме в цей період. Однак для тих, хто все ж залишається, ви маєте продовжувати адаптацію й після шести місяців. Лише 15% компаній так роблять, але, на мою думку, саме так і виглядає найкраща практика.

Ефективні стратегії адаптації нових працівників

Розроблення структурованого чекліста адаптації

Починаючи з розкладу нового працівника на перший день, цей чекліст має бути адаптований під вашу компанію, адже й тут не існує єдиного підходу, що підходить усім. У цьому чеклісті слід охопити всі критично важливі кроки — аж до завершення всього необхідного навчання для ролі.

Акцент на культурі компанії

Бути знайомим із культурою компанії так само важливо, як і розуміти свої посадові обовʼязки. Поняття «культура компанії» охоплює місію та цінності організації, а також неформальні повсякденні правила, що випливають із цієї культури.

Регулярні зустрічі та зворотний звʼязок

Важливо регулярно спілкуватися з новим працівником, щоб дізнаватися, як у нього справи, і вчасно вирішувати будь-які нові проблеми. Регулярність допомагає уникнути ситуації, коли новий співробітник почувається перевантаженим і загубленим у своїй новій ролі. Керівники, які наймають, під час цього періоду мають бути уважними й більш поблажливими у своєму підході до зустрічей і зворотного звʼязку, розуміючи, що це складний період адаптації для нового працівника.

Програми наставництва

Призначення наставника кожному новому працівникові допоможе йому закріпитися в організації та матиме поруч досвідченого колегу, до якого можна звернутися по пораду. Переваги стосуються не лише професійної сфери: це також допомагає працівникові зробити перші кроки в соціальній інтеграції на робочому місці.

Персоналізація досвіду адаптації

У людей різні темпераменти, і вони по-різному навчаються. Адаптація працює найкраще, коли вона підлаштована під кожну конкретну людину. Досить часто характер людини можна відчути одразу, тож про це варто думати вже з першого дня. Також слід враховувати роль, яку обіймає новий співробітник, і відповідно персоналізувати для нього досвід адаптації. Наприклад, якщо ваш новий працівник у відділі продажів, Scratchpad — чудовий інструмент для адаптації, оскільки він полегшує для нього засвоєння та дотримання процесу продажів, який ви впроваджуєте в команді.

Отже, тепер, коли ми окреслили кілька вдалих стратегій, варто розібратися, як найкраще донести їх до вашого нового працівника. Звісно, це можна робити офлайн, але з огляду на зростання популярності віддалених та асинхронних робочих середовищ і форматів нам потрібно подбати про те, щоб не відставати й у питанні адаптації нових працівників. Тому варто розглянути використання програмного забезпечення та інструментів для наших процесів адаптації.

Програмне забезпечення для адаптації нових працівників

Згідно з даними UKG, 36% фахівців з HR вважають, що застарілі або непридатні технології заважають їм оптимізувати процес адаптації нових працівників. Раніше ми вже говорили про статистичні переваги оптимізації цього процесу, тож неефективне використання технологій підриває результативність багатьох програм. Як і в будь-якій сфері підвищення ефективності та оптимізації роботи, у випадку адаптації нових працівників ми хочемо якомога краще підготувати себе й компанію до успіху. Тому нам варто максимально використовувати корисні технології та інструменти, які допоможуть спростити процес, водночас зберігаючи ключову інформацію й чітко доносячи основні меседжі.

Це так само актуально й для офлайн-офісу, але останнім часом дедалі більше уваги приділяють віддаленій адаптації через брак особистого спілкування та водночас постійну потребу в ефективній комунікації. Ця комунікація надзвичайно важлива: статистика з Gitnux показує, що віддалені працівники, які пройшли комплексну адаптацію, на 18% частіше задоволені своєю роботою, ніж ті віддалені співробітники, які не мали якісного процесу адаптації.

То як же реалізувати комплексну віддалену адаптацію? Як стверджує Gartner, 58% компаній надають віддаленим працівникам обладнання, щоб вони могли успішно проходити адаптацію та працювати на дистанції, але нам також слід використовувати програмне забезпечення, щоб ефективно комунікувати та організовувати інформацію в єдиному центрі. Дозвольте показати, як ви можете зробити це за допомогою Bubbles.

Тут я використав Bubbles, щоб зробити скриншот інструменту, який я пояснюю під час адаптації. У цьому випадку я використав Figma і зробив скриншот, який автоматично прокручується, щоб захопити всю сторінку. Після цього я залишив коментарі з покроковим поясненням, як користуватися цим інструментом. Ви можете переглянути всю bubble тут, щоб на практиці побачити, як працюють функції прокручування й зворотного звʼязку. Альтернативно ви також можете записати bubble із відео й аудіо, записуючи весь екран, вікно або робочий стіл, щоб зробити цей покроковий огляд більш інтерактивним. Дізнайтеся, як це зробити, в моїй нещодавній статті тут.

Виклики та рішення в адаптації нових працівників

Адаптація до унікальних потреб

Кожен новий співробітник має власний набір потреб й очікувань. Найкраще рішення будь-яких труднощів тут — проявляти розуміння й прийняти той факт, що адаптація, найімовірніше, буде нерівною дорогою до успіху.

Баланс між стандартизацією та персоналізацією

Хоча стандартизований підхід є найефективнішим, у певних аспектах персоналізація може бути необхідною. Це не обовʼязково стосується навчальної частини процесу адаптації; навпаки, організація всього матеріалу, наприклад, у вигляді bubble чудово підходить для цього етапу, оскільки економить час відділу HR та забезпечує рівні умови для всіх. Натомість персоналізуйте подальші зустрічі та зворотний звʼязок.

Вимірювання успіху адаптації

Процес адаптації можна вважати успішним, якщо новий працівник за короткий час стає продуктивним або починає по-справжньому розуміти компанію й розкривати свій потенціал. Водночас важливо памʼятати, що людям потрібні різні проміжки часу, щоб увійти в робочий ритм, але й надмірно поблажливим бути не варто. Використовуйте зворотний звʼязок, але якщо результати не виглядають обнадійливими, не бійтеся щось змінити.

У підсумку адаптація може бути довгим і ресурсозатратним процесом, особливо якщо ви не підготовлені до успіху. Скориставшись цими кроками, ви зможете перестати боятися цього завдання й натомість підходити до нього з ефективністю та ясністю. Тут важливу роль відіграє метод спроб і помилок, тож не засмучуйтеся через невдачі. Прийміть це як виклик для себе й своєї компанії та продовжуйте оптимізувати процес, використовуючи програмне забезпечення й нові ідеї.