Адаптация сотрудников — это крайне важный этап в любой работе и для любого сотрудника, поскольку в определённой степени именно она «делает или ломает» карьеру сотрудника в компании. Разумеется, всегда можно оправиться от неудачного старта, но каждому хочется начать хорошо, потому что именно это задаёт общий тон.

Каждый в какой‑то момент своей профессиональной карьеры был новым сотрудником, и поэтому, независимо от того, являетесь ли вы сейчас генеральным директором или менеджером, вы должны в равной степени быть заинтересованы в том, чтобы новые сотрудники могли проявить себя с первого дня. К счастью, вы в правильном месте, чтобы узнать, как это сделать. Пристегните ремни и познакомьтесь с процессом, его этапами и причинами, по которым он так важен.

Что такое адаптация сотрудников?

Адаптация сотрудников — это процесс, который знакомит новых сотрудников со всем, что будет входить в их новую роль. Хотя у сотрудника уже есть некоторое представление о должностных обязанностях по описанию вакансии и (надеемся) потому, что роль соответствует его интересам, этот процесс можно рассматривать как переход от статуса внешнего человека к эффективному внутреннему участнику организации. Это не только первый рабочий день, а вся программа — от предоставления оффера до полной интеграции нового сотрудника в культуру компании.

Между этими двумя этапами занятости, очевидно, много шагов: оформление документов, организация личного рабочего места в офисе (если работа очная) или предоставление компьютерного доступа ко всем необходимым программам и инструментам (если работа удалённая или асинхронная), разъяснение ожиданий по роли и знакомство с коллегами, чтобы новый сотрудник действительно смог влиться в коллектив. Это лишь несколько примеров, а теперь давайте рассмотрим процесс целиком.

Что такое процесс адаптации?

Процесс адаптации — это системный процесс, который включает этапы предадаптации, ориентацию в первый день, период обучения, интеграцию в культуру компании, а также постоянную поддержку и обратную связь. Это не значит, что существует идеальный чек‑лист адаптации или пособие, которое гарантирует, что ваш новый сотрудник будет безупречным, но все эти области, безусловно, требуют серьёзного отношения. Важно подчеркнуть, что процесс адаптации полезен не только для нового сотрудника, но и для компании в целом. Статистика из издания People Management хорошо это демонстрирует: по их данным, экономика Великобритании ежегодно теряет 408 млрд долларов из‑за вовлечённости сотрудников на низком уровне. Если тщательно выстраивать процесс адаптации, можно значительно повысить вовлечённость и обеспечить сотрудникам комфорт и чувство принадлежности на рабочем месте.

Почему адаптация так важна?

Упомянутая выше статистика говорит сама за себя, но давайте разберёмся чуть глубже. Хорошо выстроенный процесс адаптации во многом определяет успех нового сотрудника. Согласно данным Harvard Business Review, грамотно разработанная программа адаптации может повысить уровень удержания сотрудников примерно на 50%, что, в свою очередь, позитивно влияет на вовлечённость и лояльность сотрудников и означает, что время, потраченное на нового сотрудника, не прошло даром.

Возможно, вы задаётесь вопросом, откуда берётся связь между удержанием сотрудников и их устойчивой лояльностью или вовлечённостью, ведь мы все знаем, что простое «оставаться в компании» ещё не значит получать удовольствие от работы или быть полностью преданным делу. Однако в данном случае TeamStage показали, что качественный опыт адаптации более чем в 2,6 раза повышает долгосрочную удовлетворённость работой. Помимо удовлетворённости, мы знаем и то, что при хорошей адаптации улучшается результативность: TeamStage также выяснили, что 70% сотрудников, которым нравится их работа и которые демонстрируют высокие показатели, прошли через хорошо отлаженный процесс адаптации.

Сколько длится адаптация?

Хотя фактическая продолжительность процесса может различаться, более комплексный подход к адаптации должен занимать от трёх месяцев до года, чтобы новый сотрудник не только понял свою роль, но и смог полноценно влиться в коллектив и выстроить отношения с коллегами. Большинство источников, например PeopleSpheres, утверждают, что процесс длится только от трёх до шести месяцев, и отчасти это верно, поскольку именно за это время большинство новых сотрудников решают, «остаться или уйти» из этой компании и с этой должности. Однако для тех, кто решает остаться, адаптацию стоит продолжать и после шести месяцев. Лишь 15% компаний делают это, но, на мой взгляд, именно так и правильно.

Эффективные стратегии адаптации

Разработка структурированного чек‑листа адаптации

Начиная с расписания нового сотрудника в первый день, этот чек‑лист должен быть адаптирован под вашу компанию, потому что здесь не существует универсального решения «один размер подходит всем». В чек‑лист следует включить все ключевые шаги вплоть до завершения всего необходимого обучения для выполнения роли.

Акцент на культуре компании

Знакомство с культурой компании столь же важно, как и понимание должностных обязанностей. Понятие «культура компании» включает в себя миссию и ценности организации, а также её повседневные неформальные правила, основанные на этой культуре.

Регулярные проверки и обратная связь

Важно регулярно связываться с новым сотрудником, чтобы узнать, как у него идут дела, и своевременно устранять возникающие сложности. Регулярность таких контактов помогает избежать ситуации, когда новый сотрудник чувствует себя перегруженным и потерянным в новой роли. Руководители, принимающие сотрудников на работу, в этот период должны особенно внимательно и мягко подходить к последующим встречам и обратной связи, понимая, что это сложный период адаптации для нового сотрудника.

Программы наставничества

Назначение наставника каждому новому сотруднику помогает ему закрепиться в организации и даёт возможность обращаться за советом к более опытному коллеге. Преимущества наставничества касаются не только профессионального развития, но и помогают сотруднику быстрее войти в коллектив и наладить социальные связи на работе.

Персонализация опыта адаптации

У людей разные типы темперамента и стили обучения. Адаптация работает лучше всего, когда она учитывает особенности каждого человека. Часто характер человека становится понятен практически сразу, поэтому об этом стоит задуматься уже с первого дня. Также следует учитывать роль, которую занимает новый сотрудник, и соответствующим образом персонализировать его опыт адаптации. Например, если ваш новый сотрудник работает в отделе продаж, Scratchpad — отличный инструмент для адаптации, так как он упрощает для него освоение и соблюдение процесса продаж, который вы внедряете в команде.

Теперь, когда мы обозначили несколько хороших стратегий, стоит подумать о том, как лучше всего донести их до нового сотрудника. Разумеется, всё это можно делать очно, но с ростом популярности удалённых и асинхронных форматов работы нам нужно убедиться, что мы не отстаём и в вопросах адаптации сотрудников. Поэтому давайте рассмотрим использование программного обеспечения и инструментов для наших процессов адаптации.

Программное обеспечение для адаптации сотрудников

По данным компании UKG, 36% специалистов по работе с персоналом считают, что из‑за недостаточного уровня технологий они не могут оптимизировать свой процесс адаптации. Ранее мы уже говорили о статистических преимуществах оптимизации этого процесса, и, следовательно, слабое использование технологий подрывает эффективность масштабных программ адаптации. Как и в любой другой области эффективности и оптимизации рабочих процессов, при адаптации новых сотрудников мы хотим обеспечить себе и компании наилучшие условия для успеха. Поэтому нам стоит использовать любые полезные технологии и инструменты, чтобы упростить процесс, сохранив при этом ключевую информацию и чётко донеся основные идеи.

Это в равной степени актуально и для офисного формата, однако в последнее время усилилось внимание к удалённой адаптации из‑за отсутствия личных встреч при сохраняющейся потребности в эффективной коммуникации. Эта коммуникация особенно важна, поскольку статистика Gitnux показывает, что удалённые сотрудники, прошедшие всестороннюю адаптацию, на 18% чаще бывают удовлетворены своей работой по сравнению с теми, кто не получил качественный опыт адаптации.

Итак, как же организовать полноценную удалённую адаптацию? Компания Gartner утверждает, что 58% компаний предоставляют удалённым сотрудникам оборудование, чтобы те могли успешно проходить адаптацию и работать из дома, но нам также следует использовать программное обеспечение, чтобы поддерживать эффективную коммуникацию и централизовать информацию в одном месте. Позвольте показать, как можно сделать это с помощью Bubbles.

Здесь я использовал Bubbles, чтобы сделать скриншот инструмента, который я «онборжу» — ввожу в работу. В этом случае я использовал Figma и сделал скриншот с автоматической прокруткой, чтобы захватить всю страницу целиком. Далее я оставил комментарии, пошагово объясняя, как пользоваться этим инструментом. Вы можете посмотреть полную bubble здесь, чтобы увидеть, как на практике работают функции прокрутки и обратной связи. Кроме того, вы можете записать bubble с видео и аудио, записав весь экран, окно или рабочий стол, чтобы провести такой обзор в более интерактивном формате. Узнайте, как это сделать, в моей недавней статье здесь.

Трудности и решения в процессе адаптации сотрудников

Адаптация к уникальным потребностям

У каждого нового сотрудника свой набор потребностей и ожиданий. Лучшая стратегия в сложных ситуациях — проявлять понимание и принять тот факт, что адаптация, скорее всего, будет нелёгким путём к успеху.

Баланс между стандартизацией и персонализацией

Хотя стандартизированный подход наиболее эффективен, персонализация может понадобиться в ряде аспектов. Это не обязательно должно происходить на этапе обучения в рамках адаптации; напротив, организация всего материала, например, в формате bubble отлично подходит для этого шага, поскольку экономит время отдела по работе с персоналом и обеспечивает всем сотрудникам равные условия. Персонализируйте лучше сами последующие встречи и обратную связь.

Измерение успеха адаптации

Процесс адаптации можно считать успешным, если новый сотрудник в короткий срок становится продуктивным или начинает по‑настоящему понимать компанию и процветать в ней. При этом важно помнить, что людям требуется разное время, чтобы войти в рабочий ритм, но и чрезмерной мягкости допускать не стоит. Используйте обратную связь, но если ситуация не выглядит многообещающей, не бойтесь что‑то поменять.

В целом адаптация может быть долгим и ресурсоёмким процессом, особенно если вы изначально не подготовлены к успеху. Следуя этим шагам, вы перестанете бояться этой задачи и, наоборот, сможете подойти к ней с эффективностью и ясностью. Метод проб и ошибок здесь крайне важен, поэтому не расстраивайтесь из‑за неудач. Воспринимайте это спокойно — и вы, и ваша компания — и продолжайте оптимизировать процесс с помощью программных инструментов и новых идей.