Pour beaucoup de personnes, les jours où l’on restait debout chaque matin sur un quai bondé en attendant de se faufiler dans une rame surchargée comme une sardine au milieu du banc semblent aujourd’hui bien loin, tant en termes de réalité que d’efficacité. Poussé par la nécessité pendant la pandémie, le monde du travail a trouvé une meilleure façon de se réunir : les réunions virtuelles. Cependant, ces rencontres ne sont vraiment meilleures que si certaines règles importantes de réunion sont respectées. Aujourd’hui, nous allons clarifier ces règles afin que vous ayez toujours la bonne étiquette en réunion, quel que soit l’endroit d’où vous vous connectez.

Qu’est-ce que l’ étiquette en réunion ?

L’étiquette en réunion concerne la façon dont nous nous comportons et dont nous nous présentons lors d’une réunion de travail. L’étiquette en réunion est cruciale, car sans elle, il est difficile de définir un plan directeur de réunion, ce qui rend compliqué le fait d’avoir en continu des interactions productives et respectueuses, que vous participiez à une réunion quotidienne debout plus informelle ou à une réunion de vente critique avec des interlocuteurs externes. Ici, nous nous concentrons plus spécifiquement sur l’étiquette en réunion dans un contexte virtuel, qui apporte son lot de défis et de règles de base différents liés à la communication en ligne.

Alors, qu’est-ce qu’il faut ajuster dans une réunion virtuelle, par rapport à une réunion en présentiel ? Comme je l’ai dit, une réunion en ligne repose sur le respect de règles importantes. De manière générale, la visioconférence nous permet de nous concentrer sur ce qui compte vraiment pour l’entreprise, en réduisant les bavardages de couloir et le temps de trajet gaspillé pour des mises à jour critiques sur l’avancement des projets et des discussions en table ronde efficaces préparées à l’avance.

Ces règles de réunion conduisent à de réels progrès pour l’entreprise lorsqu’elles sont bien appliquées, contrairement à des règles traditionnelles dépassées comme les exigences en matière de tenue vestimentaire. Comme le dit célèbrement Mark Cuban, "il n’y a aucune bonne raison pour qu’une personne saine d’esprit porte un costume au travail". Ce n’est qu’un exemple de la différence de priorités entre le travail au bureau et à distance, mais cela sert de modèle pour nous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Importance de l’étiquette en réunions virtuelles

Chez Bubbles, nous nous sommes donné pour mission de réduire le temps perdu en réunions virtuelles, et nous y sommes parvenus de 38 % pour nos utilisateurs en encourageant les mises à jour de travail asynchrones et la poursuite des discussions de réunion en enregistrant une bubble, plutôt qu’en programmant une nouvelle réunion que personne ne veut ajouter à son calendrier. En privilégiant des réunions de qualité plutôt que trop fréquentes, nous savons d’expérience à quel point une bonne étiquette en réunions virtuelles est importante dans les cas où une réunion ne peut pas être remplacée par une bubble.

Ainsi, lorsque nous participons à des visioconférences, nous faisons de notre mieux pour créer les conditions de notre réussite. En plus d’utiliser Bubbles Notetaker dans nos réunions en ligne pour la prise de notes et pour conserver un enregistrement complet des échanges, avec nos actions et prochaines étapes générées par l’IA, nous accordons une attention particulière à notre étiquette en réunion et à notre configuration. Il est maintenant temps de prêter attention à la vôtre, pour transformer votre salle de réunion virtuelle en véritable repaire d’efficacité.

Code de conduite pour réunions virtuelles

Étiquette générale en réunion : à faire :

• Préparez-vous bien : ne lésinez pas sur votre ordre du jour. Préparez-vous correctement, puis familiarisez-vous avec l’ordre du jour de la réunion à l’avance. Diffusez l’ordre du jour avec l’invitation de la réunion et définissez la façon dont celle-ci doit se dérouler. Comme le disait l’un de mes professeurs : une bonne préparation vaut mieux que la chance !
• Soyez à l’heure : vous n’avez pas à courir sous la pluie dans des rues bondées pour arriver à cette réunion, comme beaucoup le font encore lorsqu’ils sont en retard. Le minimum est d’être à votre bureau à l’heure, prêt à rejoindre l’appel vidéo. Comme l’a dit avec sagesse Marvin J. Ashton, "la ponctualité est un compliment courtois que la personne intelligente fait à ses associés". Ne soyez pas impoli ; soyez prêt.
• Coupez votre micro quand vous ne parlez pas : en plus de garder la main sur les problèmes techniques, vous devez vous assurer d’utiliser correctement la technologie de votre plateforme de réunion virtuelle. Gardez votre microphone coupé, sauf quand vous parlez, afin d’éviter les bruits de fond indésirables, les distractions ou les interruptions. N’oubliez pas que le respect appelle le respect : soyez toujours respectueux envers les autres participants.

Étiquette générale en réunion : à ne pas faire :

• Arrêtez le multitâche : il est évident que quelqu’un passe d’un onglet à l’autre et n’est pas pleinement attentif, notamment à travers ses contributions. Soyez un auditeur actif, restez engagé et évitez de manquer des informations importantes. Le fait que Bubbles Notetaker enregistre votre réunion Zoom, par exemple, ne signifie pas que vous n’avez pas besoin de participer !
• Évitez d’interrompre : c’est bien d’être enthousiaste, mais attendez toujours des pauses naturelles ou utilisez des fonctionnalités de réunion en ligne comme « lever la main » pour intervenir et apporter votre contribution sans interrompre l’orateur.
• Restez professionnel : sans me répéter, traitez chaque participant avec le respect qu’il mérite. Le professionnalisme ne figure pas noir sur blanc dans votre ordre du jour, mais il doit être présent à tout moment dans votre réunion en ligne.

Étiquette en réunions virtuelles : 8 règles

Qualité audio et vidéo claire

• Lorsque vous intervenez dans une réunion virtuelle, c’est, dans une certaine mesure, une présentation. Personne n’a envie de regarder une présentation floue qui semble enregistrée avec un vieux talkie-walkie rouillé, alors essayez d’investir dans un microphone et une caméra fiables pour que l’on vous voie et vous entende clairement. Cela n’a pas besoin d’être coûteux, et dans la plupart des cas, votre ordinateur portable ou de bureau fera très bien l’affaire, mais c’est un point à garder en tête !
• En complément, veillez à tester régulièrement votre équipement pour pouvoir prévoir un remplacement si besoin, et surtout avant la réunion, afin que des erreurs techniques ne viennent pas perturber le déroulement de celle-ci.

Contribuez à créer un environnement professionnel

• Créer un environnement professionnel via votre plateforme de réunion virtuelle est un effort collectif, mais jouez toujours votre rôle en choisissant un endroit calme et bien éclairé pour vos réunions. Consultez notre guide sur les bureaux à domicile ici pour trouver de l’inspiration afin de minimiser les distractions et de réussir l’organisation de votre espace de travail à distance.
• Un conseil rapide néanmoins : utilisez un arrière-plan neutre ou professionnel et, lorsque vous ne pouvez pas le garantir, floutez l’arrière-plan. Gardez l’attention sur la conversation, plutôt que sur ce qui se passe derrière vous.

Pratiquez l’écoute active

• Même si vous êtes en mode muet, donnez des signaux non verbaux pour montrer votre implication, comme hocher la tête et maintenir le contact visuel. Là encore, lorsque le moment est opportun, vous pouvez intervenir et apporter quelques signes verbaux de reconnaissance aux autres participants.
• C’est une excellente étiquette en réunion virtuelle, car vos réactions et interventions encourageront les autres à participer et à partager leurs idées eux aussi.

Prenez des notes de réunion et faites un suivi

• Quel que soit le type de réunion, vous avez besoin de bonnes notes pour garder une trace des informations clés et de ce qui a été discuté. Cependant, se précipiter pour tout noter ou taper frénétiquement sur le clavier vous empêche de vous concentrer sur d’autres aspects importants, comme l’implication et l’écoute active.
• L’alternative consiste à utiliser un outil de prise de notes comme Bubbles pour enregistrer et transcrire l’intégralité de votre réunion. Si vous pensez que ce processus semble trop long pour devoir ensuite fouiller dans la réunion, vous serez ravi d’apprendre que Bubbles fournit gratuitement des résumés, des actions personnalisées et l’attribution des responsabilités.

Respectez l’ordre du jour de la réunion

• Si vous suivez le conseil donné plus haut et préparez bien l’ordre du jour, vous aurez intérêt à vous y tenir, non seulement pour garder les discussions alignées et traiter chaque sujet, mais aussi pour ne pas perdre votre propre temps !
• Si vous animez la réunion, n’ayez pas peur de ramener la conversation sur les rails lorsqu’elle s’en écarte. Il est courant que les participants s’engagent dans une digression, mais ils apprécieront que vous gériez leur temps afin de pouvoir traiter chaque point de l’ordre du jour en détail.

Utilisez les fonctionnalités de chat

• Un salon de discussion de réunion virtuelle peut combler le fossé entre une interruption gênante et une information essentielle. Utilisez la fonction de chat pour partager des informations pertinentes liées à ce qui est en train d’être discuté, comme des liens, des documents, des données ou des questions de clarification.
• Cela devrait aller de soi, mais n’utilisez pas la fonction de chat pour l’exact opposé et évitez les conversations sans lien ou personnelles pendant votre réunion virtuelle.

Envisagez des techniques de participation virtuelle

• De bonnes réunions virtuelles nécessitent de solides compétences interpersonnelles. Dans les réunions de plus grande taille, prêtez attention à la façon dont l’interaction se déroule et adaptez votre niveau de participation en conséquence. Si la réunion est plus formelle, utilisez des fonctionnalités comme « lever la main » avant de vous lancer dans la discussion. Si la configuration est plus informelle et régulière, adaptez votre étiquette en conséquence pour parler dès que vous en avez l’occasion.
• La meilleure pratique pour contribuer consiste à marquer une courte pause après avoir parlé. Cela s’applique aux deux scénarios mentionnés ci-dessus afin de tenir compte d’éventuels décalages et de laisser place aux réponses et à une discussion fluide.

Intégrez des pauses régulières dans les réunions longues

• Si vous utilisez Bubbles, vous n’aurez pas besoin d’autant de réunions longues, c’est pourquoi nous avons gardé ce point pour la fin. Cependant, dans ces cas-là, prévoyez quelques courtes pauses pour que chacun reste concentré et évite la fatigue.
• Sur un plan plus personnel, profitez de ces pauses pour changer de décor. Étirez-vous, rafraîchissez-vous ou gérez d’autres tâches, puis revenez totalement ressourcé.

Étiquette des réunions virtuelles en tête-à-tête

L’approche d’une réunion virtuelle en tête-à-tête est très différente : elle met davantage l’accent sur l’engagement personnel, tout en partageant bon nombre des règles d’étiquette mentionnées plus haut. Cependant, pour vous préparer à toute réunion virtuelle, nous avons rassemblé quelques règles à suivre lors de votre prochain tête-à-tête :

• Développez des liens personnels : vous n’êtes que tous les deux, alors si le cadre de la réunion le permet, considérez cela comme une occasion de créer une vraie relation. Commencez la réunion sur un ton convivial et plus personnel, puis passez aux sujets professionnels plus concrets. Une enquête Gallup a récemment confirmé l’idée qu’avoir un ami au travail est fortement lié aux résultats, nous devrions donc tous y consacrer un peu d’énergie !
• Personnalisez l’ordre du jour : chaque réunion est différente. Pour votre ordre du jour de tête-à-tête, adaptez les points de discussion pour traiter vos préoccupations individuelles et laissez de la place pour aborder les objectifs et les retours. Il est rare d’avoir cette opportunité lorsque vous participez à une grande réunion ; saisissez donc ce tête-à-tête à bras-le-corps et assurez-vous de bien progresser dans l’entreprise et dans votre carrière en général.
• Soyez flexible dans la conversation : laissez votre micro et votre caméra allumés et essayez de maintenir la fluidité de l’échange. Cette réunion virtuelle se prête souvent à un dialogue plus informel, sauf s’il s’agit par exemple d’une évaluation de performance très stricte. De manière générale, abordez ces séances avec sérénité et ouverture à l’échange de retours et d’idées.

Conclusion

Les statistiques 2024 montrent que les travailleurs à distance passent en moyenne 31 heures par mois en réunions virtuelles. Il est indispensable de bien organiser les réunions virtuelles et, de manière générale, le nombre de minutes perdues dans ce cadre est stupéfiant. Envisagez de réduire vos réunions virtuelles de 38 % en utilisant Bubbles pour communiquer de manière asynchrone et, lorsque vous vous retrouvez dans une réunion virtuelle sans autre option, veillez à suivre ces règles d’étiquette et ces bonnes pratiques. Nous espérons qu’avec ces règles de base et ces astuces de productivité, comme Bubbles Notetaker, vos réunions virtuelles seront un succès transformateur.