Esos días de abarrotarse en trenes cada mañana parecen lejanos e ineficientes. Impulsado por la pandemia, el mundo laboral descubrió una mejor forma de reunirse: reuniones virtuales. Pero estas reuniones solo mejoran si se siguen ciertas reglas clave. Hoy ajustaremos estas normas para que siempre tengas la etiqueta adecuada, sin importar desde dónde participes.

¿Qué es la etiqueta de reuniones?

La etiqueta de reuniones trata de cómo nos comportamos y nos presentamos en una sesión de trabajo. La etiqueta es clave: sin ella no hay plan claro de reunión, lo que dificulta interacciones productivas y respetuosas, ya sea un daily standup casual o una reunión de ventas con externos. Aquí nos centramos en la etiqueta en reuniones virtuales, que plantea retos y normas diferentes para la comunicación online.

¿Qué debemos ajustar en una reunión virtual frente a una presencial? Como dije, una reunión online depende de seguir reglas importantes. En general, por videoconferencia nos enfocamos en lo esencial: menos charla de oficina y desplazamientos, más actualizaciones críticas y discusiones eficientes con agenda previa.

Estas reglas generan un avance real, a diferencia de normas obsoletas como el código de vestimenta. Como dice Mark Cuban famosamente: "no hay razón para que una persona cuerda lleve traje al trabajo". Este ejemplo refleja la diferencia de prioridades entre oficina y remoto, y es nuestro modelo para enfocarnos en lo realmente importante.

Importancia de la etiqueta en reuniones virtuales

En Bubbles, reducimos en 38% el tiempo perdido en reuniones virtuales de nuestros usuarios fomentando actualizaciones asíncronas y continuando la discusión grabando una bubble, en lugar de programar otra reunión que nadie quiere. Al priorizar reuniones efectivas sobre frecuentes, sabemos lo crucial que es la etiqueta virtual cuando no se puede sustituir por una bubble.

Así que, cuando participamos en videoconferencias, nos preparamos para triunfar. Además de usar Bubbles Notetaker para tomar notas, registrar IA de tareas y próximos pasos, cuidamos nuestra etiqueta y preparación. Ahora, presta atención a la tuya para convertir tu sala virtual en una central de eficiencia.

Código de conducta para reuniones virtuales

Etiqueta general: Qué hacer:

• Prepárate Bien: No escatimes en tu agenda de reunión. Prepárate y familiarízate con la agenda antes del encuentro. Envía la agenda con la invitación y define el flujo de la reunión. Como decía mi maestro, ¡la buena preparación supera a la suerte!
• Sé Puntual: No tienes que correr por calles llenas de gente bajo la lluvia como muchos hacen cuando llegan tarde. Lo mínimo es estar a tiempo y listo para unirte. Como dijo Marvin J. Ashton sabiamente, “la puntualidad es el cumplido que la mente inteligente hace a sus asociados”. No seas descortés; sé puntual.
• Silencia tu Micrófono al No Hablar: Además de controlar los problemas técnicos, asegúrate de usar bien la tecnología de la plataforma de reunión virtual. Mantén el micrófono silenciado salvo que hables, para evitar ruido y distracciones. Recuerda, el respeto se devuelve: sé cortés con todos.

Etiqueta general: Qué no hacer:

• Deja de Multitarea: Se nota cuando alguien salta entre pestañas y no presta atención completa, especialmente en sus aportes. Sé un oyente activo, participa y no te pierdas información clave. Que Bubbles Notetaker grabe tu Zoom no significa que no debas involucrarte.
• Evita Interrumpir: Está bien ser entusiasta, pero espera pausas naturales o usa funciones como ‘levantar la mano’ para contribuir sin interrumpir al orador.
• Sé Profesional: Para no repetirme, trata a cada participante con el respeto que merece. El profesionalismo no está en la agenda, sino en tu actitud en la reunión.

Etiqueta en reuniones virtuales: 8 reglas

Audio y video claros

• Tu participación es, en cierto modo, una presentación. Nadie quiere ver una imagen borrosa o oír un audio de mala calidad, así que invierte en un buen micrófono y cámara. No tiene que ser caro; por lo general, tu portátil es suficiente. ¡Pero no lo olvides!
• Prueba el equipo con regularidad, especialmente antes de la reunión, para evitar errores técnicos.

Contribuye a crear un entorno profesional

• Crea un entorno profesional en tu plataforma de reuniones virtuales. Haz tu parte con un espacio tranquilo y bien iluminado. Consulta nuestra guía de oficinas en casa aquí y descubre cómo minimizar distracciones y optimizar tu espacio remoto.
• Un consejo: usa un fondo neutro o profesional y, si no es posible, difumínalo. Mantén el foco en la conversación, no en lo que hay detrás de ti.

Practica la escucha activa

• Aunque tengas el micrófono en silencio, muestra interés con señales no verbales: asiente y mantén contacto visual. Cuando sea oportuno, interrumpe brevemente para ofrecer reconocimientos verbales.
• Esta etiqueta en reuniones virtuales fomenta que otros participen y compartan sus ideas.

Toma notas y haz seguimiento

• En cualquier reunión necesitas buenas notas para registrar la información clave y lo tratado. Sin embargo, apresurarte a anotar todo o teclear frenéticamente resta foco y escucha activa.
• La alternativa es usar una herramienta como Bubbles para grabar y transcribir la reunión completa. Si crees que revisar toda la reunión es demasiado, te alegrará saber que Bubbles ofrece resúmenes, puntos de acción personalizados y asignación de responsabilidades sin coste.

Sigue la agenda

• Si preparaste bien la agenda, cíñete a ella: así mantienes las discusiones enfocadas, cubres todos los temas y no pierdes tiempo.
• Si diriges la reunión, no dudes en reconducir la conversación si se desvía. Es normal que los asistentes se desvíen, pero valorarán que gestiones el tiempo para cubrir cada punto de la agenda.

Usa el chat

• El chat de la reunión virtual sirve para evitar interrupciones incómodas y compartir información esencial. Usa el chat para compartir información relevante: enlaces, documentos, datos o preguntas de aclaración.
• Está claro, pero no uses el chat para lo contrario: evita conversaciones irrelevantes o personales durante la reunión.

Considera técnicas de participación virtual

• Las buenas reuniones virtuales requieren sólidas habilidades interpersonales. En reuniones grandes, observa cómo fluye la interacción y adapta tu participación. Si es más formal, usa funciones como 'levantar la mano' antes de intervenir. Si es más informal, adecúa la etiqueta y habla cuando puedas.
• Mejor práctica: haz una pausa breve tras hablar. Esto aplica en ambos casos para evitar desfases y facilitar respuestas y discusión fluida.

Incluye pausas regulares en reuniones extensas

• Si usas Bubbles, no necesitarás tantas reuniones largas; por eso lo dejamos al final. En esos casos, incluye un par de descansos breves para mantener a todos enfocados y sin fatiga.
• A nivel personal, aprovecha esos descansos para cambiar de ambiente. Estira, descansa o atiende otras tareas y regresa renovado.

Etiqueta para reuniones virtuales uno a uno

El enfoque de una reunión virtual uno a uno difiere: se centra en el compromiso personal, aunque comparte muchas reglas anteriores. Sin embargo, para prepararte en cualquier reunión virtual, hemos recopilado algunas reglas para tu próximo uno a uno:

• Fomenta conexiones personales: son solo ustedes dos, así que, si el contexto lo permite, aprovéchalo para crear empatía. Comienza la reunión con un tono amigable y personal, y luego aborda los temas profesionales clave. Una encuesta de Gallup confirmó que tener un amigo en el trabajo impacta en los resultados, así que merece la pena dedicarle energía.
• Personaliza la agenda: cada reunión es distinta. Para tu agenda uno a uno, ajusta los puntos de discusión a tus inquietudes y deja espacio para abordar objetivos y retroalimentación. Es raro tener esta oportunidad en reuniones grandes, así que aprovecha este uno a uno para avanzar en la empresa y en tu carrera.
• Flexibilidad en la conversación: mantén micrófono y cámara encendidos y facilita el flujo del diálogo. Esta reunión virtual suele ser más informal, salvo en casos como una evaluación de desempeño estricta. En general, aborda estas sesiones con calma y abierto al intercambio de ideas y retroalimentación.

Conclusión

Las estadísticas de 2024 muestran que los trabajadores remotos dedican un promedio de 31 horas al mes a reuniones virtuales. Es fundamental hacer bien las reuniones virtuales; la cantidad de minutos perdidos es asombrosa. Considera reducir las reuniones virtuales en un 38 % usando Bubbles para comunicarte de forma asincrónica. Y si no hay otra opción, sigue estas reglas de etiqueta y buenas prácticas. Esperamos que con estas reglas básicas y hacks de productividad, como Bubbles Notetaker, tus reuniones virtuales sean un éxito transformador.