Saber quién asistió a tus reuniones de Zoom puede ser fundamental para garantizar la responsabilidad, hacer un seguimiento de la participación y mejorar el grado de participación. Ya sea que organices reuniones de equipo, seminarios web, clases o llamadas importantes con clientes, es esencial tener una visibilidad clara de la asistencia. En esta guía, exploraremos métodos sencillos para ver quién asistió a tu reunión de Zoom, tanto durante la sesión como después de que finalice.

Por qué es importante hacer un seguimiento de la asistencia en Zoom

Hacer un seguimiento de la asistencia no se trata solo de saber quién se presentó. Ayuda a verificar la participación, entender los patrones de compromiso, garantizar el cumplimiento en las sesiones de formación y mantener registros precisos para fines de documentación. Con datos claros sobre la asistencia, puedes gestionar mejor las reuniones futuras y asegurarte de que los participantes clave se mantengan informados y comprometidos.

Ver rápidamente los participantes durante una reunión

Zoom te permite ver rápidamente quién está en tu reunión en cualquier momento. Simplemente haz clic en el botón "Participantes" en la parte inferior de la ventana de Zoom. Se abrirá una barra lateral que muestra una lista completa de los asistentes actuales. Desde ahí, puedes gestionar a los participantes, silenciar o activar el micrófono de los asistentes e incluso chatear directamente con ellos para resolver cualquier problema de inmediato.

Usar esta función te da claridad en tiempo real y te permite mantener la reunión en marcha sin problemas.

Acceder a los informes de asistencia después de la reunión

Una vez que tu reunión de Zoom termina, puedes acceder a informes detallados de asistencia a través del portal web de Zoom. Estos informes enumeran las horas de entrada y salida de cada participante, el tiempo total que pasó en la reunión y sus direcciones de correo electrónico (si iniciaron sesión en Zoom).

Requisitos para acceder a los informes de asistencia

Para acceder a los informes de asistencia de Zoom, necesitas:

• Una cuenta de pago de Zoom (Pro, Business, Education o Enterprise).
• Ser el anfitrión de la reunión o tener privilegios de administrador dentro de tu cuenta de Zoom.

Guía paso a paso para anfitriones de reuniones

1. Inicia sesión en el portal web de Zoom desde tu navegador.
2. Ve a Informes y selecciona Uso.
3. Define el intervalo de fechas para incluir tu reunión.
4. Busca tu reunión en la lista y haz clic en el número de participantes.
5. Verás un informe de asistencia detallado que muestra el nombre, correo electrónico, hora de entrada, hora de salida y duración total de cada participante.

Guía paso a paso para administradores de Zoom

Los administradores de Zoom también pueden acceder a los datos de asistencia con estos sencillos pasos:

1. Inicia sesión en el portal web de Zoom como administrador.
2. Selecciona Administración de cuenta y luego Informes.
3. Haz clic en Informes de uso y luego en Anfitriones activos.
4. Selecciona Por reuniones para encontrar la sesión específica.
5. Haz clic en el recuento de participantes para ver información detallada sobre los asistentes.

Exportar tu informe de asistencia

Zoom facilita la descarga de los detalles de asistencia para su posterior revisión o documentación:

• Dentro de la vista del informe de asistencia, simplemente haz clic en Exportar para descargar los datos como un archivo CSV.
• Para informes en bloque, utiliza la opción Exportar como CSV en la parte superior de la página de Uso.

Estos archivos CSV se pueden gestionar, compartir o analizar fácilmente con programas de hojas de cálculo como Excel o Google Sheets.

Consejos para garantizar datos de asistencia precisos

Para asegurarte de que tus registros de asistencia sean precisos y útiles, ten en cuenta los siguientes consejos:

• Anima a los participantes a iniciar sesión en Zoom con sus cuentas autenticadas para hacer un seguimiento preciso de los correos electrónicos.
• Configura el registro de la reunión con antelación para recopilar la información necesaria de los participantes.
• Aconseja a los asistentes que permanezcan conectados durante toda la sesión para evitar múltiples registros de entrada y salida.
• Exporta y guarda siempre los informes poco después de que termine la reunión, ya que Zoom solo conserva los datos durante 30 días.
• Activa la opción "Mostrar usuarios únicos" en los informes para consolidar las múltiples instancias de entrada y salida de un mismo participante.

Mejora tus reuniones de Zoom con Bubbles

Hacer un seguimiento de quién asistió a tus reuniones de Zoom es esencial, pero capturar los principales insights y puntos de acción es igual de importante. Aquí es donde Bubbles, tu asistente de reuniones con IA, transforma tu experiencia de gestión de reuniones.

¿Por qué usar Bubbles?

• Grabación automática y toma de notas: Bubbles se une sin problemas a tus reuniones de Zoom, grabando automáticamente las conversaciones y capturando los detalles esenciales sin interrumpir tu flujo de trabajo.
• Resúmenes instantáneos: Poco después de que termine tu reunión, recibirás transcripciones detalladas, resúmenes concisos y elementos de acción claramente definidos directamente en tu bandeja de entrada.
• Organización sin esfuerzo: Bubbles guarda todas las grabaciones y resúmenes de las reuniones ordenados en tu espacio de trabajo, lo que facilita buscarlos, revisarlos y compartirlos con los miembros del equipo.

Usar Bubbles junto con Zoom no solo aclara la asistencia, sino que también proporciona una comprensión más profunda de los resultados de la reunión, lo que aumenta significativamente la productividad y la eficacia.