Чому навички професійної комунікації такі важливі?

То чому ж варто докладати стільки зусиль, щоб досягти більш ефективної комунікації на робочому місці? Почнемо з того, що навички комунікації є необхідними для успіху в будь‑якій роботі, а особливо — уміння щоразу чітко й зрозуміло доносити інформацію до колег під час розмови. Саме це може справді вирізнити вас із натовпу менш досвідчених або менш відданих співробітників.

Незалежно від того, чи досягаєте ви цього через усну комунікацію, письмову комунікацію або невербальні сигнали, такі як мова тіла й міміка, на цьому аспектові нам усім потрібно зосередитися, щоб будувати довіру, змінювати динаміку команд, у яких ми працюємо, і загалом підвищувати моральний дух та продуктивність.

Визначення професійної комунікації

Щоб зрозуміти, що таке професійна комунікація в своїй суті, не потрібно бути ракетним інженером, але ми часто ігноруємо окремі форми комунікації, які переплітаються під «парасолькою» професійної комунікації. Простіше кажучи, вона передбачає обмін ідеями, інформацією та повідомленнями в професійному середовищі (переважно — на робочому місці). Водночас вона охоплює використання різних каналів та методів комунікації, щоб гарантувати, що інформація передається точно й ефективно. Деякі з цих типів комунікації менш очевидні, ніж інші, тож коротко розгляньмо їх:

• Усна комунікація: Наша основа — говорити чітко й ефективно на зустрічах, у презентаціях і розмовах, незалежно від того, чи це продажна зустріч, чи звичайне обговорення.
• Невербальна комунікація: Те, як ви сприймаєтеся через мову тіла, міміку та зоровий контакт.
• Письмова комунікація: Те, що ви рідко спілкуєтеся усно, не є виправданням, щоб не встановлювати зв’язок за допомогою слів. Важливість уважного й зрозумілого написання електронних листів, звітів і документів ніколи не варто недооцінювати.
• Навички слухання: Люди забувають, що навички комунікації — це рух у два боки. Активно слухати інших, щоб спершу зрозуміти їхню точку зору, а вже потім відповідати належним чином — так само важливо для хорошої комунікації, як і вміння говорити.

Приховані перлини для покращення професійної комунікації

1. Опанування мистецтва активного слухання

Отже, про навичку, яку я щойно згадав, часто забувають. Це здається хорошою відправною точкою, адже одна з найбільш недооцінених, але потужних навичок у професійній комунікації — це активне слухання. Щоб слухати активно, потрібно бути повністю зосередженим на тому, що говорить співрозмовник, аби цілком зрозуміти його повідомлення. Потім ви поєднуєте це зі своїми іншими комунікативними навичками, щоб обдумано відповісти й запам’ятати розмову повністю. Ця навичка виходить за межі буквального «чути слова»; вона більше про те, як ви взаємодієте зі спікером і демонструєте щирий інтерес до його повідомлення.

Переваги активного слухання:

• Формує довіру: Ви виявляєте повагу та вдячність до спікера, коли повністю віддаєтеся його повідомленню. У відповідь він починає довіряти вам як тому, з ким безпечно ділитися інформацією.
• Зменшує непорозуміння: У світі, де ми всі робимо по вісім справ одночасно, активне слухання справді допомагає прояснити будь‑які неоднозначності й гарантує, що ви точно отримаєте задумане повідомлення. Очікувати, що ви завжди зможете слухати активно, нереалістично, але коли щось здається особливо важливим, приділіть цьому більше уваги.

Як практикувати активне слухання:

• Підтримуйте зоровий контакт: Це демонструє зосередженість і залученість.
• Не перебивайте: Поважайте їхній внесок і повне повідомлення.
• Ставте запитання: Уточнюйте моменти й виявляйте інтерес, коли це для вас потрібно.
• Надавайте зворотний зв’язок: Не бійтеся підсумувати сказане, щоб посилити розуміння, або ввічливо зазначити моменти, з якими ви не згодні.

2. Використання технологій для покращеної комунікації

Використання технологій може й не здаватися «прихованою перлиною», але лише тому, що це надто широка тема. Застосування дуже конкретних технологій може суттєво покращити комунікацію на робочому місці, але впровадження таких платформ або інструментів слід ретельно обмірковувати й узгоджувати з тим, чого саме ви прагнете досягти у своїй комунікації на роботі. Наприклад, якщо у вас календар забитий безліччю віртуальних зустрічей, вам може стати в пригоді інструмент на кшталт Bubbles Notetaker, який здатний змінити підхід до проведення зустрічей і комунікації після них. Якщо це про вас, ось як цей інструмент може допомогти:

Як Bubbles Notetaker може допомогти:

• Автоматичні транскрипції: Bubbles Notetaker може автоматично приєднуватися до ваших зустрічей, транскрибувати розмови й записувати сесії. Це гарантує, що жодна ключова теза не буде втрачена, і надає точний запис зустрічі для оглядів зустрічей.
• Подальші листи електронною поштою: Після зустрічі Bubbles надсилає персоналізований follow‑up лист, що містить резюме, ключові дії, ухвалені рішення та багато іншого. Це заощаджує час усім, а також допомагає не втрачати якісні, повні нотатки зустрічі та залишатися «на одній хвилі».
• Краща подальша комунікація: У вашої зустрічі буде власний простір записів у Bubbles, де ви зможете публікувати повідомлення (відео або текст), демонструючи прогрес у наступних кроках.

3. Ефективне використання невербальної комунікації

Дослідження Альберта Меграбіана показали, що до 55% комунікації є невербальною. Спершу це мене здивувало, але якщо замислитися, розумієш, наскільки це правда. Тож важливість опанування цього аспекту починає особливо виділятися на нашому шляху до ефективної комунікації на робочому місці.

Ця прихована перлина є надзвичайно потужним інструментом, коли йдеться про природне підсилення або навіть підрив вербальних повідомлень. Те, як ви подаєте себе через мову тіла, міміку, жести та зоровий контакт, може повністю змінити те, як ваше повідомлення буде сприйнято й зрозуміло. Тому ми хочемо, щоб ви усвідомлювали свої невербальні сигнали й могли ефективно використовувати їх у кожній професійній взаємодії. Можна запитати, чому це настільки важливо, але дослідження, опубліковане в Journal of Applied Psychology, показало, що позитивна мова тіла може суттєво підвищити сприйняття компетентності та надійності спікера. Тож ось кілька порад:

Поради та хитрощі для ефективної невербальної комунікації:

• Підтримуйте позитивну мову тіла: Як показує дослідження, здатність демонструвати позитив належить до трансформувальних навичок. Сидіть або стійте рівно, використовуйте відкриті жести й уникайте схрещених рук.
• Використовуйте міміку: Усміхайтеся, щоб передавати доброзичливість, кивайте, щоб показати розуміння, підтримуйте зоровий контакт, щоб продемонструвати залученість.
• Узгоджуйте свої вербальні й невербальні сигнали: Узгоджуйте мову тіла та міміку зі своїми словами чи повідомленням, щоб уникати суперечливих сигналів. Наприклад, не варто широко усміхатися й сміятися, коли ви говорите про конфлікт на робочому місці.

4. Адаптація вашого стилю комунікації

Не існує універсального підходу до того, як стати кращим комунікатором. Насправді найкращий підхід — це розуміти, що різні ситуації та аудиторії потребують різних стилів комунікації. Уміння змінювати свій стиль комунікації відповідно до контексту й людей, з якими ви взаємодієте, — ключова навичка для ефективних комунікаторів.

Наприклад, внутрішні командні зустрічі зазвичай проходять у більш невимушеній атмосфері й можуть бути простором для вільнішого висловлення думок і використання відкритішого тону голосу. Натомість високо напружена зустріч із клієнтом може вимагати більше активного слухання й більш стриманої комунікаційної стратегії. Нижче ми описали кілька найважливіших і найпоширеніших стилів комунікації. Намагайтеся щоразу, коли сідаєте поговорити, замислитися над тим, який саме тип розмови відбувається, і відповідно налаштувати свій підхід. Ми також додали кілька порад для такої адаптації.

Типи стилів комунікації:

• Асертивний: Більш прямий стиль комунікації, який чітко виражає ваші потреби та думки, залишаючись поважним до інших.
• Пасивний: Уникання конфронтації й невисловлення своїх потреб чи думок. Варто зазначити, що в багатьох ситуаціях це не обов’язково є чимось поганим.
• Агресивний: Домінувальний стиль комунікації, який не зважає на потреби й думки інших. Утім, у багатьох сценаріях це може бути поганим способом комунікації. Як загальне правило, намагайтеся бути радше асертивними, ніж агресивними.
• Пасивно‑агресивний: Непряма комунікація, яка передає ваші негативні емоції приховано й натяками.

Як адаптувати свій стиль комунікації:

• Оцініть ситуацію: Будьте готові проаналізувати взаємодію. Роблячи це, враховуйте контекст, тему обговорення й динаміку групи. У віртуальних зустрічах це може бути складніше, але хорошим підходом буде спершу розібратися із загальною етикетом віртуальних зустрічей, а потім порівняти його з тим, як люди поводяться саме на цій зустрічі.
• Розумійте свою аудиторію: Різні взаємодії й аудиторії мають різні очікування щодо результатів. Адаптуйте свій стиль, щоб узгодитися з цими очікуваннями, коли вони очевидні або легко зчитуються.
• Будьте гнучкими: Усе це тримається на вашій готовності коригувати підхід залежно від зворотного зв’язку та реакцій, які ви отримуєте, тож не будьте впертими!

Чому важливо адаптувати свій стиль комунікації:

• Покращує розуміння: Переконання, що ваш стиль комунікації відповідає конкретній взаємодії, допомагає іншим чіткіше зрозуміти ваше повідомлення. Це підвищує ймовірність того, що ваша взаємодія буде ефективною.
• Будує міцніші стосунки: Ви демонструєте повагу до інших тим, що готові професійно змінюватися заради них.

Статистика та дослідження, які підтверджують важливість адаптації комунікації:

• Ефективна комунікація базується на готовності докладати зусиль до оптимізації кожної професійної взаємодії. Тому той факт, що дослідження Society for Human Resource Management (SHRM) показало: 89% співробітників вважають ефективну комунікацію критично важливою для свого успіху на роботі, свідчить про те, що цьому варто приділяти дуже велику увагу.
• Крім того, Gallup виявила, що компанії з ефективними практиками комунікації та відданістю якісній комунікації мають на 47% вищу загальну дохідність для акціонерів. Це найбільш актуально для взаємодій із клієнтами або замовниками, але все одно залишається найкращою практикою.

5. Надання конструктивного зворотного зв’язку

Я завзятий прихильник конструктивного зворотного зв’язку на роботі й вважаю, що він є необхідним для особистісного та професійного зростання. Ви не лише допомагаєте людям зрозуміти їхні сильні сторони та зони для розвитку, а й загалом формуєте культуру зворотного зв’язку, у якій усі прагнуть постійно вдосконалюватися й відкривати нові сфери, у яких вони блискуче працюють.

Існує безліч способів давати зворотний зв’язок, але, знову ж таки, технології можуть тут дуже допомогти. Використовуючи Bubbles, ви отримуєте (безплатно) доступ до інструмента, який дозволяє записувати короткі відео або відео з екрана, переглядати виконану роботу чи оновлення за проєктом і додавати анотації безпосередньо поверх візуальних матеріалів. Поєднуючи цю функцію з Bubbles Notetaker, ви можете організувати запис зустрічі, подальшу комунікацію та зворотний зв’язок в одному місці. Ось кілька загальних порад, які варто тримати в голові для вашого наступного bubble. (Дізнайтеся, як записати bubble).

Поради щодо надання конструктивного зворотного зв’язку:

• Будьте конкретними: Зосереджуйтеся на конкретних діях чи моделях поведінки, щоб легше було їх «націлити».
• Використовуйте підхід «сендвіча»: Почніть із позитивного зворотного зв’язку, перейдіть до зон для покращення, а заверште словами підтримки.
• Будьте своєчасними: Не зволікайте з наданням зворотного зв’язку — підтримуйте динаміку.
• Зосереджуйтеся на покращенні: Ви хочете, щоб колеги постійно розвивалися й щоб ви разом досягали успіху як команда, тож подавайте зворотний зв’язок так, щоб підкреслювати можливості зростання та розвитку.

Чому конструктивний зворотний зв’язок важливий:

• Сприяє зростанню: Конструктивний зворотний зв’язок, що надається в межах регулярних оцінок результативності, допомагає людям розвивати навички та покращувати показники в атмосфері довіри.
• Покращує комунікацію та залученість: Регулярний зворотний зв’язок робить очікування й стандарти кришталево зрозумілими, а з часом завдяки цій прозорості ви покращите загальну комунікацію. Крім того, дослідження Zenger Folkman показало, що співробітники, які регулярно отримують зворотний зв’язок упродовж часу, у 3,6 раза частіше бувають залученими в роботу. Це найпотужніший «бустер» продуктивності.

Висновок

Уміння добре комунікувати на професійному рівні — це провідна інтерперсональна навичка, що вимагає зусиль і відданості успіху в роботі. Однак запам’ятовування й опанування цих порад і прийомів принесе вам значну користь. Найшвидший і найпростіший прийом — переконатися, що ви професійно оптимізуєте свої процеси та використовуєте ефективні технології, такі як Bubbles, щоб допомогти собі, тож почніть із цього. Бажаємо успіху!