¿Por qué son esenciales las habilidades de comunicación profesional?

¿Por qué invertir tanto esfuerzo en una comunicación laboral más efectiva? Para empezar, comunicarte con claridad es vital para triunfar en cualquier puesto y te distingue de empleados menos hábiles o dedicados.

Ya sea de forma verbal, escrita o con señales no verbales como tu lenguaje corporal y expresión facial, todos debemos perfeccionarlo para generar confianza, mejorar la dinámica de equipo y aumentar la moral y productividad.

Definición de Comunicación Profesional

No hace falta ser un genio para entender la comunicación profesional, pero solemos pasar por alto algunas de sus vertientes. Básicamente, implica el intercambio de ideas e información en un entorno profesional (por lo general, el lugar de trabajo). Incluye varios canales y métodos para transmitir la información de forma precisa y eficaz. Algunas de estas formas de comunicación son menos obvias, así que veámoslas brevemente:

• Comunicación Verbal: Lo básico: hablar con claridad en reuniones, presentaciones y conversaciones, ya sea una junta de ventas o una charla informal.
• Comunicación No Verbal: Cómo te perciben a través del lenguaje corporal, las expresiones faciales y el contacto visual.
• Comunicación Escrita: No basta con callarte; conecta con tus palabras. Redactar correos, informes y documentos con claridad y cuidado nunca debe subestimarse.
• Habilidades de Escucha: La comunicación es bidireccional. Escuchar activamente antes de responder es tan crucial como hablar bien.

Tesoros Ocultos para Mejorar la Comunicación Profesional

1. Domina el Arte de la Escucha Activa

Una habilidad que mencioné y que a menudo se olvida. Empecemos por aquí: la escucha activa es una de las habilidades más subestimadas pero potentes en la comunicación profesional. Para escuchar activamente, debes concentrarte plenamente en lo que dice el interlocutor para comprender su mensaje al cien por cien. Luego unes esto con tus demás habilidades comunicativas para responder con sentido y recordar toda la conversación. Va más allá de oír palabras; se trata de demostrar interés genuino en el mensaje.

Beneficios de la Escucha Activa:

• Genera Confianza: Demuestras respeto y aprecio por el mensaje del interlocutor. A su vez, confiarán en ti como receptor de información.
• Reduce Malentendidos: En un mundo multitarea, la escucha activa aclara ambigüedades y asegura que recibas el mensaje correcto. No siempre es posible, pero si algo es crucial, presta atención extra.

Cómo Practicar la Escucha Activa:

• Mantén Contacto Visual: Refleja enfoque y compromiso.
• Evita Interrumpir: Respeta su mensaje completo.
• Haz Preguntas: Aclara dudas y demuestra interés cuando sea necesario.
• Da Retroalimentación: Resume para reforzar o expresa desacuerdos con respeto.

2. Potencia la comunicación con tecnología

La tecnología en general no es un 'tesoro oculto'; es un concepto demasiado amplio. Aprovechar tecnologías muy concretas puede mejorar mucho la comunicación en el trabajo, pero su adopción debe evaluarse según tus objetivos de comunicación. Por ejemplo, si tienes infinidad de reuniones virtuales, puedes usar Bubbles Notetaker para revolucionar la gestión de las reuniones y el seguimiento. Si eres esa persona, esto es lo que puede hacer por ti:

Cómo ayuda Bubbles Notetaker:

• Transcripciones automáticas: Bubbles Notetaker se conecta, transcribe y graba tus reuniones automáticamente. Así no se pierde ningún punto clave y tendrás un registro preciso para los resúmenes de reunión.
• Seguimiento por email: Tras la reunión, Bubbles envía un email personalizado con resumen, puntos clave, decisiones y más. Ahorras tiempo y aseguras unas notas completas para que todo el equipo esté alineado.
• Comunicación post-reunión: Cada reunión tiene su espacio en Bubbles para publicar mensajes de video o texto y mostrar avances.

3. Comunicación no verbal efectiva

Investigaciones de Albert Mehrabian revelan que hasta el 55 % de la comunicación es no verbal. Al principio me sorprendió, pero al pensarlo, es totalmente cierto. Por eso, dominarla destaca en nuestro camino hacia una comunicación laboral eficaz.

Este tesoro oculto es una herramienta muy poderosa para reforzar o contradecir mensajes verbales de forma natural. Tu postura, expresiones faciales, gestos y contacto visual pueden cambiar totalmente cómo se recibe y entiende tu mensaje. Queremos que reconozcas tus señales no verbales para usarlas eficazmente en cada interacción profesional. Quizás te preguntes por qué es tan importante, pero un estudio en el Journal of Applied Psychology demuestra que el lenguaje corporal positivo mejora notablemente la credibilidad y competencia del orador. Aquí van algunos consejos:

Consejos para una comunicación no verbal efectiva:

• Mantén un lenguaje corporal positivo: Como muestra el estudio, transmitir positividad puede ser transformador. Mantén la espalda recta, usa gestos abiertos y evita cruzar los brazos.
• Usa expresiones faciales: Sonríe para mostrar amabilidad, asiente para indicar comprensión y mantén el contacto visual para demostrar interés.
• Alinea tus señales verbales y no verbales: Adapta tu lenguaje corporal y expresiones faciales a tus palabras para evitar mensajes contradictorios. Por ejemplo, evita sonreír o reír al hablar de un conflicto laboral.

4. Adaptar tu estilo de comunicación

No existe un enfoque 'único para todos' para ser un mejor comunicador. Lo mejor es entender que cada situación y audiencia requiere estilos de comunicación distintos. Poder adaptar tu estilo de comunicación al contexto y a tu audiencia es una habilidad clave.

Por ejemplo, las reuniones internas son un entorno más relajado para expresar ideas y usar un tono más abierto. En cambio, una reunión con clientes en alta presión exige más escucha activa y una estrategia de comunicación más reservada. A continuación, describimos algunos de los estilos de comunicación más comunes e importantes. Piensa en el tipo de conversación antes de cada charla y ajusta tu enfoque en consecuencia. También hemos incluido consejos para facilitar esta adaptación.

Tipos de estilos de comunicación:

• Asertivo: Forma de comunicación directa que expresa tus necesidades y opiniones con respeto.
• Pasivo: Evita la confrontación y no expresa necesidades u opiniones. Es importante destacar que esto no siempre es negativo en muchas situaciones.
• Agresivo: Comunicación dominante que ignora las necesidades y opiniones ajenas. Sin embargo, suele ser una forma de comunicación inapropiada en muchos casos. Como regla, intenta ser asertivo en lugar de agresivo.
• Pasivo-agresivo: Comunicación indirecta que transmite sentimientos negativos sutilmente.

Cómo adaptar tu estilo de comunicación:

• Evalúa la situación: Prepárate para analizar la interacción. Ten en cuenta el contexto, el tema y la dinámica del grupo. En reuniones virtuales es más difícil, pero una buena táctica es conocer la etiqueta en reuniones virtuales y compararla con el comportamiento de los participantes.
• Conoce a tu audiencia: Cada interacción y público tiene expectativas distintas sobre los resultados. Adapta tu estilo para alinearte con estas preferencias cuando sean evidentes.
• Sé flexible: Todo depende de tu disposición a ajustar tu enfoque según la retroalimentación, ¡así que no te cierres!

Por qué es importante adaptar tu estilo de comunicación:

• Mejora la comprensión: Ajustar tu estilo al contexto ayuda a que los demás entiendan tu mensaje con claridad. Así aumentas las probabilidades de que tu interacción sea efectiva.
• Fortalece relaciones: Demuestras respeto al adaptarte profesionalmente a los demás.

Estadísticas y estudios que respaldan la adaptación comunicativa:

• La comunicación efectiva requiere el compromiso de optimizar cada intercambio profesional. Por eso, el estudio de la Society for Human Resource Management (SHRM) que revela que el 89 % de los empleados considera crítica la comunicación efectiva demuestra la importancia de prestar atención a este aspecto.
• Además, Gallup descubrió que las empresas con prácticas de comunicación efectivas obtienen un 47 % más de retorno para los accionistas. Esto aplica especialmente a interacciones con clientes, pero sigue siendo una buena práctica.

5. Dar feedback constructivo

Soy un gran defensor del feedback constructivo en el trabajo y creo que es esencial para el crecimiento personal y profesional. No solo ayudas a identificar fortalezas y áreas de mejora, sino que además generas una cultura de feedback donde todos quieren iterar y destacar.

Existen muchas formas de dar feedback, y la tecnología puede ser de gran ayuda. Con Bubbles (gratis) puedes grabar videos o pantallas rápidas, revisar avances y anotar directamente sobre el contenido. Combinando esta función con Bubbles Notetaker, organizas grabaciones, seguimiento y feedback en un solo lugar. Estos son algunos consejos generales para tu próximo bubble. (Aprende a grabar un bubble).

Consejos para dar feedback constructivo:

• Sé específico: Enfócate en comportamientos o acciones concretas para facilitar la identificación.
• Usa el enfoque "Sándwich": Comienza con comentarios positivos, menciona áreas a mejorar y termina con palabras de ánimo.
• Sé oportuno: No esperes para dar feedback, ¡mantén la dinámica!
• Enfócate en la mejora: Para lograr éxito en equipo, plantea el feedback resaltando oportunidades de crecimiento.

Por qué el feedback constructivo es importante:

• Fomenta el crecimiento: El feedback constructivo en las evaluaciones regulares ayuda a desarrollar habilidades y mejorar resultados en un entorno de confianza.
• Mejora la comunicación y el compromiso: El feedback regular aclara expectativas y estándares, y con el tiempo optimiza la comunicación. Además, un estudio de Zenger Folkman muestra que recibir feedback regularmente hace que los empleados tengan 3.6 veces más probabilidad de implicarse. Es el impulso de rendimiento definitivo.

Conclusión

Comunicarse bien a nivel profesional es la máxima habilidad interpersonal, y requiere esfuerzo y dedicación. Pero recordar y dominar estos consejos te será de gran utilidad. El truco más rápido y sencillo es optimizar tu trabajo profesional y usar tecnología efectiva como Bubbles; empieza por ahí. ¡Buena suerte!