Сесійні кімнати в Zoom дають змогу легко розділити учасників на менші групи для цільових обговорень, сесій мозкового штурму або командних активностей у межах однієї зустрічі Zoom. Вони є незамінним інструментом, якщо ви хочете покращити управління зустрічами. З огляду на це, ось покрокова інструкція з налаштування та керування сесійними кімнатами в Zoom. У цій статті описано створення сесійних кімнат для всіх відповідних пристроїв, зокрема для настільних комп’ютерів і мобільних застосунків, — тож ми справді нікого не залишили «в темряві», коли йдеться про сесійні кімнати.

Що таке сесійні кімнати в Zoom?

Почнемо з простого: що це таке? Сесійні кімнати — це менші кімнати (окремі від основної кімнати зустрічі), які дозволяють ведучому зустрічі або співведучому розподіляти учасників по окремих віртуальних просторах для зустрічей. Як уже згадувалося, це ідеальний варіант для групових обговорень, воркшопів і сесій мозкового штурму. Після того як сесійні кімнати ввімкнено, ведучі можуть створювати й керувати цими меншими групами, дозволяючи учасникам ґрунтовно обговорювати цікаві їм теми, а потім повертатися до основної сесії.

Попередні вимоги для використання сесійних кімнат

Перш ніж налаштовувати сесійні кімнати, вам потрібно переконатися в такому:

• У вас є обліковий запис Zoom із завантаженим клієнтом Zoom (для комп’ютера чи мобільного пристрою).
• Сесійні кімнати увімкнено в налаштуваннях Zoom.
• Ваш клієнт Zoom (для Windows, macOS або Linux) оновлений принаймні до мінімально допустимої глобальної версії.

Примітка: користувачі мобільних пристроїв можуть приєднуватися до сесійних кімнат, але їхні можливості керування будуть обмеженішими, ніж у користувачів на комп’ютері.

Налаштування сесійних кімнат

Крок 1. Увімкнення сесійних кімнат у Zoom

1. Увійдіть до свого вебпорталу Zoom.
2. У навігаційному меню перейдіть до розділу Settings (Налаштування).
3. У розділі In Meeting (Advanced) (Під час зустрічі (розширені)) знайдіть Breakout room (Сесійні кімнати) та переведіть перемикач у стан «Увімкнено».
4. Позначте Allow host to assign participants to breakout rooms when scheduling (Дозволити ведучому призначати учасників до сесійних кімнат під час планування), якщо ви хочете попередньо розподілити учасників.

Крок 2. Створення сесійних кімнат під час зустрічі

1. Спочатку не потрібно робити нічого особливого: просто розпочніть або приєднайтеся до зустрічі Zoom як ведучий або співведучий.
2. У панелі інструментів унизу натисніть Breakout Rooms (Сесійні кімнати).
3. Після виконання другого кроку з’явиться діалогове вікно, у якому можна буде вказати кількість кімнат і спосіб розподілу учасників. У вас є кілька варіантів:
   • Assign Automatically (Призначати автоматично): Zoom самостійно розподілить учасників порівну між сесійними кімнатами.
   • Assign Manually (Призначати вручну): вибирайте учасників для кожної кімнати окремо за допомогою кнопки Assign (Призначити).
   • Let Participants Choose Room (Дозволити учасникам обирати кімнату): передайте керування й дозвольте учасникам самостійно вибирати й приєднуватися до сесійних кімнат.
4. Натисніть Create Rooms (Створити кімнати), щоб завершити налаштування. Кімнати створено, але вони не відкриються, доки ви не натиснете Open All Rooms (Відкрити всі кімнати).

Керування сесійними кімнатами

Після того як ви відкриєте сесійні кімнати, ведучі та співведучі зможуть керувати ними за допомогою різних опцій. Ми зібрали їх для вас тут:

• Move Participants (Переміщення учасників): наведіть курсор на ім’я учасника, щоб перемістити його між кімнатами.
• Add or Delete Rooms (Додавання або видалення кімнат): за потреби можна додавати нові кімнати або видаляти наявні.
• Broadcast Messages (Широкомовні повідомлення): Увага, всі! Надішліть повідомлення в усі сесійні кімнати, щоб надати оновлення або інструкції.
• Screen Sharing (Спільний доступ до екрана): дуже корисна опція. Ведучі можуть ділитися своїм екраном в усіх кімнатах одночасно, щоб презентувати інформацію кільком групам відразу.

Параметри сесійних кімнат

Ще до відкриття сесійних кімнат ви маєте ще більше можливостей (як показано нижче). Ці параметри можна змінити, натиснувши Options (Параметри):

• Allow participants to choose room (Дозволити учасникам обирати кімнату): це означає, що учасники можуть самі вибирати та відкривати потрібні сесійні кімнати.
• Allow participants to return to the main session (Дозволити учасникам повертатися до основної сесії): дозволяє учасникам повертатися до основної сесії в будь-який момент.
• Automatically move participants (Автоматично переміщувати учасників): автоматично переводить усіх до призначених їм сесійних кімнат.
• Auto-close breakout rooms after [time] minutes (Автоматично закривати сесійні кімнати через [time] хвилин): якщо у вас багато учасників, можна встановити таймер для автоматичного завершення сесій.
• Countdown Timer (Таймер зворотного відліку): так само можна встановити таймер, щоб дати учасникам час завершити обговорення, перш ніж вони повернуться до основної сесії.

Завершення роботи сесійних кімнат

1. Щоб завершити сесії в сесійних кімнатах, натисніть Close All Rooms (Закрити всі кімнати). Учасники отримають сповіщення з 60-секундним зворотним відліком перед поверненням до основної кімнати зустрічі, щоб вони мали невелике попередження.

Розширене керування сесійними кімнатами

Попереднє призначення сесійних кімнат для запланованих зустрічей

Попередній розподіл учасників корисний для великих зустрічей або повторюваних сесій, коли вам знову й знову доводиться керувати великою кількістю людей. Ось як це зробити:

1. Заплануйте зустріч через свій вебпортал Zoom.
2. У налаштуваннях зустрічі ввімкніть Breakout Room Pre-assign (Попереднє призначення сесійних кімнат).
3. Назначте вручну учасників, ввівши їхні адреси електронної пошти, або завантажте файл CSV для масового призначення.
4. Збережіть налаштування — і під час майбутньої зустрічі будуть використовуватися попередньо призначені сесійні кімнати, як і планувалося.

Реагування на запити про допомогу

Учасники можуть натиснути Ask for Help (Попросити допомогу), щоб запросити, щоб ведучий зустрічі Zoom приєднався до їхньої кімнати. Ви (як ведучий) отримаєте сповіщення й зможете натиснути Join Breakout Room (Приєднатися до сесійної кімнати), щоб допомогти їм.

Спільний доступ до екрана в усіх сесійних кімнатах

Повернімося до цієї крутої функції! Ведучі та співведучі можуть ділитися своїм екраном з основної зустрічі в усіх сесійних кімнатах. Це корисно для надання інструкцій або візуальних матеріалів кожній кімнаті одночасно, і робиться це дуже просто:

1. Натисніть Share Screen (Демонстрація екрана) в основних елементах керування зустріччю.
2. Виберіть Share to breakout rooms (Поширити в сесійні кімнати) внизу вікна спільного доступу до екрана.
3. Виберіть вміст для демонстрації (екран, вікно застосунку чи окремий документ) і натисніть Share (Поділитися). Тепер ви транслюватимете для своєї аудиторії в Zoom.

Як записувати, транскрибувати та підсумовувати сесійні кімнати

Щоб мати повний запис своєї зустрічі Zoom і сесійних кімнат, Bubbles пропонує рішення на базі ШІ для запису, транскрибування й підсумовування зустрічей. Ми рекомендуємо Bubbles, оскільки ви можете почати безплатно (з 2-тижневим пробним періодом їхнього тарифу Pro).

Як використовувати Bubbles для зустрічей із сесійними кімнатами:

• Варіант 1: Перейдіть до застосунку Bubbles, зареєструйтеся та підключіть свій календар. Bubbles автоматично приєднуватиметься та записуватиме всі майбутні зустрічі у вашому календарі (ви також можете вимикати запис для окремих зустрічей), надаючи повну транскрипцію, запис, підсумок і список дій після кожної сесії.
• Варіант 2: Використовуйте розширення Bubbles для Chrome або Edge, щоб запросити Bubbles на свою зустріч у Zoom. Просто вставте посилання на зустріч Zoom, і Notetaker приєднається, щоб записати й зафіксувати всю важливу інформацію із сесії.