Почему навыки профессиональной коммуникации так важны?

Так почему же вам стоит прикладывать столько усилий, чтобы добиться более эффективной коммуникации на рабочем месте? Для начала, навыки коммуникации необходимы для успеха на любой должности, но в частности именно умение каждый раз ясно и эффективно доносить информацию до коллег во время общения может действительно выделить вас из толпы менее компетентных или менее вовлечённых сотрудников.

Добиваетесь ли вы этого с помощью устной коммуникации, письменной коммуникации или невербальных сигналов, таких как язык тела и мимика, — всем нам нужно уделять этому внимание, чтобы выстраивать доверие, менять динамику команд, в которых мы работаем, и в целом повышать моральный дух и продуктивность.

Определение профессиональной коммуникации

Не нужно быть ракетным учёным, чтобы в общих чертах понимать, что такое профессиональная коммуникация, однако мы часто недооцениваем отдельные её формы, которые пересекаются под этим общим «зонтиком». Проще говоря, она предполагает обмен идеями, информацией и сообщениями в профессиональной среде (чаще всего — на рабочем месте). При этом она включает использование различных каналов и методов коммуникации, чтобы информация передавалась точно и эффективно. Некоторые из этих видов коммуникации менее очевидны, чем другие, поэтому кратко их рассмотрим:

• Устная коммуникация: Наша основа — говорить ясно и убедительно на встречах, презентациях и в разговорах, будь то встреча по продажам или обычное неформальное обсуждение.
• Невербальная коммуникация: То, как вы воспринимаетесь через язык тела, мимику и зрительный контакт.
• Письменная коммуникация: Отсутствие устного общения — не повод не выстраивать контакт с помощью слов. Создание писем, отчётов и документов с ясностью и вниманием к деталям — навык, важность которого никогда нельзя недооценивать.
• Навыки слушания: Люди забывают, что навыки коммуникации — это улица с двусторонним движением. Активно слушать других, чтобы понять их точку зрения перед тем, как правильно ответить, так же важно для хорошей коммуникации, как и умение говорить.

Скрытые способы улучшить профессиональную коммуникацию

1. Искусство активного слушания

Навык, о котором я только что упомянул, часто забывается. Логично начать с него, потому что одно из самых недооценённых, но при этом мощных умений в профессиональной коммуникации — это активное слушание. Чтобы слушать активно, нужно полностью сосредоточиться на том, что говорит собеседник, чтобы до конца понять его послание. Затем вы соединяете это с другими своими коммуникативными навыками, чтобы обдуманно ответить и запомнить разговор целиком. Этот навык выходит далеко за рамки буквального «слышать слова»; гораздо важнее то, как вы взаимодействуете с говорящим и демонстрируете искренний интерес к его сообщению.

Преимущества активного слушания:

• Формирует доверие: Вы проявляете уважение и заинтересованность к собеседнику, когда полностью посвящаете внимание его посланию. В ответ он будет доверять вам как человеку, с которым безопасно делиться информацией.
• Сокращает недопонимание: В мире, где мы пытаемся делать восемь дел одновременно, активное слушание действительно помогает прояснять любые двусмысленности и гарантирует, что вы точно улавливаете задуманное сообщение. Нереалистично ожидать, что вы всегда сможете слушать активно, но если что‑то кажется особенно важным, уделите этому повышенное внимание.

Как практиковать активное слушание:

• Поддерживайте зрительный контакт: Показывает концентрацию и вовлечённость.
• Не перебивайте: Уважайте вклад собеседника и его сообщение целиком.
• Задавайте вопросы: Уточняйте моменты и демонстрируйте интерес всякий раз, когда вам это нужно.
• Давайте обратную связь: Не бойтесь либо подытожить сказанное, чтобы усилить понимание, либо тактично обозначить области, с которыми вы не согласны (уважительно).

2. Использование технологий для улучшения коммуникации

Использование технологий само по себе может и не казаться «скрытой жемчужиной», но только потому, что понятие слишком широкое. Применение конкретных технологичных решений может значительно улучшить коммуникацию на рабочем месте, но выбор таких платформ и инструментов нужно тщательно продумывать — он зависит от того, каких именно результатов вы хотите добиться в своей рабочей коммуникации. Например, если ваш календарь забит бесконечными виртуальными встречами, вам может пригодиться такой инструмент, как Bubbles Notetaker, который способен полностью изменить то, как проводятся встречи и организуется коммуникация после них. Если это про вас, вот как этот инструмент может помочь:

Как Bubbles Notetaker может помочь:

• Автоматические расшифровки: Bubbles Notetaker может автоматически подключаться к вашим встречам, транскрибировать разговоры и записывать сессии. Так вы не упустите ни одного ключевого момента и получите точную запись встречи для кратких обзоров.
• Последующие письма: После встречи Bubbles отправляет персонализированное письмо‑резюме, включая краткое содержание, ключевые задачи и принятые решения и многое другое. Это экономит время всем участникам, а также гарантирует, что у вас будут подробные заметки по встрече и что все останутся на одной волне.
• Лучшая коммуникация после встречи: У вашей встречи в Bubbles будет собственное пространство с записью, где вы сможете публиковать сообщения (видео или текстовые), чтобы показывать прогресс по следующим шагам.

3. Эффективное использование невербальной коммуникации

Исследования Альберта Мехрабиана показали, что до 55 % коммуникации приходится на невербальный уровень. Сначала это меня удивило, но если задуматься, начинаешь понимать, насколько это правда. Поэтому важность овладения этим аспектом всё отчётливее проявляется на нашем пути к эффективной коммуникации на рабочем месте.

Эта скрытая жемчужина — невероятно мощный инструмент, который может естественным образом как усиливать, так и ослаблять вербальные сообщения. То, как вы выстраиваете себя в пространстве с точки зрения языка тела, мимики, жестов и зрительного контакта, может полностью изменить то, как ваше сообщение будет воспринято и понято. Поэтому нам важно, чтобы вы осознавали свои невербальные сигналы и могли использовать их эффективно в каждом профессиональном взаимодействии. Вы можете спросить, почему это так важно, но исследование, опубликованное в Journal of Applied Psychology, показало, что позитивный язык тела значительно повышает воспринимаемую доверительность и компетентность выступающего, поэтому вот несколько советов:

Советы и приёмы эффективной невербальной коммуникации:

• Сохраняйте позитивный язык тела: Как показывает исследование, умение транслировать позитив может стать по‑настоящему преобразующим фактором. Сидите или стойте прямо, используйте открытые жесты и избегайте скрещивания рук.
• Используйте мимику: Улыбайтесь, чтобы передать доброжелательность, кивайте, чтобы показать понимание, поддерживайте зрительный контакт, чтобы демонстрировать вовлечённость.
• Согласовывайте вербальные и невербальные сигналы: Вам нужно подстраивать язык тела и мимику под свои слова и послания, чтобы не отправлять противоречивые сигналы. Например, не стоит широко улыбаться и смеяться, когда вы обсуждаете конфликт на рабочем месте.

4. Адаптация вашего стиля коммуникации

Не существует подхода «один размер подходит всем», когда речь идёт о том, чтобы стать лучшим коммуникатором. На самом деле лучший подход — понимать, что разные ситуации и аудитории требуют разных стилей коммуникации. Умение менять свой стиль общения в зависимости от контекста и людей, с которыми вы взаимодействуете, — ключевой навык эффективного коммуникатора.

Например, внутренние командные встречи проходят в более расслабленной обстановке и могут быть местом, где вы свободнее делитесь мыслями и используете более открытый тон. Для сравнения, высокострессовая встреча с клиентом может требовать более активного слушания и более сдержанной коммуникационной стратегии. Ниже мы описали несколько наиболее важных и распространённых стилей коммуникации. Старайтесь каждый раз, когда садитесь поговорить, осознавать, к какому типу относится предстоящее обсуждение, и соответствующим образом настраивать свой подход. Мы также добавили несколько советов по такой адаптации.

Типы стилей коммуникации:

• Асертивный: Более прямой способ общения, при котором вы ясно выражаете свои потребности и мнения, сохраняя уважение к собеседнику.
• Пассивный: Избегает конфронтации и не предполагает выражения собственных потребностей или мнений. Важно отметить, что во многих ситуациях это не обязательно плохо.
• Агрессивный: Доминирующий стиль общения, который игнорирует потребности и мнения других. Однако во многих случаях это может быть неудачным способом коммуникации. В качестве общего правила старайтесь быть асертивным, а не агрессивным.
• Пассивно‑агрессивный: Косвенный стиль общения, при котором негативные чувства выражаются завуалированно.

Как адаптировать свой стиль коммуникации:

• Оцените ситуацию: Будьте готовы проанализировать предстоящее взаимодействие. При этом учитывайте контекст, тему обсуждения и динамику группы. Виртуальные встречи в этом плане сложнее, но хороший подход — сначала разобраться с общей этикетной нормой виртуальных встреч, а затем сравнить её с тем, как люди ведут себя именно на этой встрече.
• Понимайте свою аудиторию: Разные взаимодействия и аудитории предполагают разные ожидания от результата. Адаптируйте свой стиль так, чтобы он соответствовал этим предпочтениям, когда они очевидны.
• Будьте гибкими: Всё это зависит от вашей готовности корректировать свой подход на основе обратной связи и реакций, которые вы получаете, так что не упрямьтесь!

Почему важно адаптировать свой стиль коммуникации:

• Улучшает понимание: Убедившись, что ваш стиль общения подходит для данной конкретной ситуации, вы помогаете другим лучше и яснее понять ваше сообщение. Это повышает вероятность того, что взаимодействие будет эффективным.
• Укрепляет отношения: Вы демонстрируете уважение к другим, когда готовы профессионально под них подстраиваться.

Статистика и исследования, подтверждающие важность адаптации стиля коммуникации:

• Эффективная коммуникация требует готовности постоянно оптимизировать каждый профессиональный обмен. Поэтому тот факт, что в исследовании Society for Human Resource Management (SHRM) 89 % сотрудников заявили, что эффективная коммуникация критически важна для их успеха на работе, говорит о том, что этому стоит уделять самое серьёзное внимание.
• Кроме того, исследования Gallup показали, что компании с эффективными коммуникационными практиками и осознанным отношением к коммуникации обеспечивают на 47 % более высокий совокупный доход для акционеров. В большей степени это относится к взаимодействию с клиентами или заказчиками, но всё равно остаётся лучшей практикой.

5. Предоставление конструктивной обратной связи

Я ярый сторонник конструктивной обратной связи на рабочем месте и считаю её необходимой для личностного и профессионального роста. Вы не только помогаете людям понять свои сильные стороны и области для улучшения, но и в целом создаёте культуру обратной связи, в которой каждый стремится продолжать итерации и находить новые точки, в которых он силён.

Существует множество способов давать обратную связь, и здесь технология тоже может стать отличным помощником. Используя Bubbles, вы бесплатно получаете доступ к инструменту, который позволяет записывать короткие видео или скринкасты, просматривать выполненную работу или обновления по проекту и оставлять заметки прямо поверх визуальных материалов. Комбинируя эту возможность с Bubbles Notetaker, вы можете организовать записи встреч, последующую коммуникацию и обратную связь в одном пространстве. Вот несколько общих советов, которые стоит помнить перед записью вашего следующего bubble. (Узнайте, как записать bubble.)

Советы по предоставлению конструктивной обратной связи:

• Будьте конкретны: Сфокусируйтесь на конкретных действиях или моделях поведения, чтобы проще было указать, что именно нужно улучшить.
• Используйте подход «сэндвича»: Начните с положительных комментариев, затем обсудите области для улучшения и завершите словами поддержки.
• Будьте своевременны: Не откладывайте обратную связь — поддерживайте непрерывный процесс.
• Сфокусируйтесь на улучшениях: Вы хотите, чтобы ваши коллеги продолжали развиваться и команда добивалась успеха вместе, поэтому формулируйте обратную связь так, чтобы подчёркивать возможности роста и развития.

Почему конструктивная обратная связь важна:

• Способствует росту: Конструктивная обратная связь в формате регулярных оценочных сессий помогает людям развивать навыки и улучшать результаты в атмосфере доверия.
• Улучшает коммуникацию и вовлечённость: Регулярная обратная связь делает ожидания и стандарты кристально ясными, и со временем вы улучшите общую коммуникацию за счёт этой прозрачности. Кроме того, исследование Zenger Folkman показало, что сотрудники, регулярно получающие обратную связь, в 3,6 раза чаще бывают вовлечены в работу. Это лучший «усилитель» производительности.

Заключение

Умение хорошо общаться на профессиональном уровне — высшая межличностная компетенция, которая требует усилий и нацеленности на успех в работе. Однако, если вы будете помнить и оттачивать эти советы и приёмы, это сыграет вам на руку. Самый быстрый и простой приём — оптимизировать рабочие процессы и использовать эффективные технологии, такие как Bubbles, чтобы они помогали вам, — начните с этого. Удачи!