Organiser des réunions d’assemblée générale fait depuis longtemps partie intégrante de la gestion d’une entreprise. Une assemblée générale est l’un des meilleurs moyens pour les fondateurs de rassembler toute l’entreprise, partager des mises à jour importantes, communiquer des changements et engager un dialogue entre eux et le reste de l’équipe.

Mais à l’ère du travail à distance — et des effectifs mondialisés et distribués — les assemblées générales sont devenues plus complexes. De nombreuses entreprises sont passées à des assemblées générales virtuelles sur des plateformes de visioconférence ou de webinaires, mais cela s’accompagne de son propre lot de défis : problèmes techniques, différences de fuseaux horaires et conflits de planning.

Il est temps pour les fondateurs de repenser les assemblées générales — de se poser des questions comme est‑il vraiment nécessaire de demander à l’ensemble de vos effectifs de bloquer la même heure dans leur agenda pour y assister (alerte spoiler : non). Il existe de meilleures façons d’animer une assemblée générale — une formule qui soit stimulante pour tous les membres de l’équipe et qui encourage une conversation plus collaborative. Lisez la suite pour découvrir comment.

Qu’est‑ce qu’une réunion d’assemblée générale ?

Le terme "town hall meeting" vient des réunions publiques organisées dans les mairies ou hôtels de ville, où les habitants se réunissent pour discuter des sujets qui concernent les personnes qui y vivent. Aujourd’hui, une assemblée générale peut recouvrir de nombreuses réalités : des administrateurs d’université qui rencontrent les résidents de leur campus et leurs étudiants, des législateurs qui rencontrent leurs électeurs, ou des fondateurs d’entreprise qui rencontrent leurs employés.

Dans cet article, le type de réunion d’assemblée générale dont nous parlons est celle organisée par une entreprise. Ces réunions (également appelées réunions all‑staff ou all‑hands) permettent à la direction de l’entreprise de partager des informations avec le reste de l’équipe.

Mais il y a un point important à noter à propos d’une assemblée générale : puisqu’elle est calquée sur ces réunions publiques destinées aux habitants d’une ville, elle est censée fonctionner comme un forum ouvert. Une assemblée générale ne consiste pas simplement à ce que le fondateur de l’entreprise fasse une présentation. Elle est censée être une conversation, où d’autres membres de l’équipe peuvent participer, poser des questions et donner leur avis.

Quand et pourquoi organiser une réunion d’assemblée générale ?

Les réunions d’assemblée générale offrent toutes sortes d’avantages. Le principal est qu’elles apportent la transparence nécessaire sur la prise de décision au sommet de l’entreprise. Cela favorise la loyauté, l’engagement et l’alignement dans toute l’entreprise.

Voici d’autres bonnes raisons d’organiser des réunions d’assemblée générale :

• Obtenir des retours précoces sur un nouveau projet, une nouvelle initiative ou une nouvelle orientation de l’entreprise.
• Créer de la visibilité sur les différents projets et les équipes au sein de l’organisation.
• Célébrer des étapes clés ou présenter de nouveaux membres de l’équipe.
• Renforcer la camaraderie et consolider la culture de l’entreprise.

Quant au moment où les entreprises devraient organiser une assemblée générale, cela dépend. La taille de votre entreprise peut être un facteur. De plus, si vous traversez une période de changement rapide ou de forte croissance, il peut être nécessaire d’organiser des réunions d’assemblée générale régulières pour que toute l’équipe reste à jour au fur et à mesure que les changements se produisent. Pour renforcer l’esprit d’équipe et la culture, il est judicieux d’organiser une assemblée générale au moins une fois par an, mais de nombreuses entreprises en tiennent tous les semestres, tous les trimestres, voire encore plus fréquemment.

C’est une excellente idée de prévoir une assemblée générale dès que vous avez quelque chose d’important à annoncer, ou lorsque vous souhaitez obtenir les retours de l’entreprise sur un sujet. Mais les réunions d’assemblée générale ne doivent pas être si fréquentes qu’elles finissent par perturber le travail des membres de l’équipe. Et si le sujet de la réunion peut être communiqué dans un message écrit rapide ou lors d’un standup, il n’est probablement pas nécessaire d’organiser une assemblée générale.

Que doivent inclure les réunions d’assemblée générale ?

Au‑delà de cela, le contenu de votre réunion d’assemblée générale doit dépendre de votre entreprise et de ses besoins. Vous pouvez envisager d’inclure des brise‑glace ou des activités de team building, mais cela dépend aussi du contenu de la réunion : si votre message principal concerne quelque chose de négatif, comme des difficultés financières ou des licenciements, un brise‑glace pourrait sembler déplacé avant un message aussi sérieux. À l’inverse, si l’objectif principal de votre assemblée générale est de partager une bonne nouvelle, un jeu ou un moment de remerciement avec votre équipe peut être le complément idéal.

Les réunions d’assemblée générale doivent‑elles être en présentiel ou virtuelles ?

Les réunions d’assemblée générale existent depuis bien avant l’arrivée de Zoom. Mais avec l’essor du travail à distance, les réunions d’assemblée générale en ligne sont devenues aussi courantes que leurs équivalents en présentiel.

Les réunions d’assemblée générale virtuelles peuvent faciliter la participation des collaborateurs à distance, situés dans différents endroits, mais elles comportent leurs propres défis — notamment en matière de planification. Les équipes à distance avec des collaborateurs dispersés géographiquement ont souvent aussi des collaborateurs dans des fuseaux horaires différents. Cela rend difficile (voire impossible) de trouver un créneau horaire unique où il est raisonnable d’attendre que tout le monde dans l’entreprise soit en ligne.

Pendant trop longtemps, nous avons fonctionné en supposant que les réunions devaient se tenir en direct et en temps réel. Ce n’est tout simplement pas le cas — en particulier pour une réunion d’assemblée générale. L’important, c’est que la réunion soit organisée de manière à permettre au plus grand nombre possible de membres de l’équipe de s’impliquer, de participer et de faire partie de la conversation.

Dans une réunion en direct, il peut être difficile de favoriser une communication réellement collaborative entre les membres d’une grande entreprise. Avoir trop de voix dans la salle en même temps peut rendre difficile le fait de se voir et de s’entendre, et peut faire que la communication se perde.

Dans une réunion virtuelle, les obstacles sont d’une autre nature. Les employés ne se sentent pas toujours à l’aise pour prendre la parole devant toutes ces têtes sur leur écran — et les difficultés techniques peuvent également s’en mêler.

Et qu’elle soit en présentiel ou virtuelle, une réunion en direct ne laisse pas le temps aux membres de l’équipe d’assimiler l’information et de formuler leurs propres idées. Elle ne préserve pas non plus de trace de l’information, de la conversation et du contexte abordés.

C’est pourquoi les fondateurs devraient utiliser Bubbles pour organiser leurs assemblées générales — mais nous y reviendrons plus loin.

Comment planifier et animer une réunion d’assemblée générale efficace

Suivez les étapes ci‑dessous pour planifier et animer une réunion d’assemblée générale efficace et engageante avec l’ensemble de votre équipe.

Étape 1 : Pré‑planification

Avant toute chose, vous devez faire un peu de planification. Décidez qui va prendre la parole lors de votre assemblée générale et envoyez les invitations (qu’il s’agisse de membres de votre équipe de direction, de représentants de différentes parties de l’organisation, d’un intervenant extérieur ou d’un modérateur chargé de fluidifier la réunion). Commencez par planifier le moment où vous souhaitez que votre assemblée générale ait lieu. Et assurez‑vous d’avoir installé Bubbles pour pouvoir enregistrer votre assemblée générale et lancer la conversation.

C’est aussi le moment de prévoir les besoins éventuels en matière d’accessibilité. Enregistrer votre assemblée générale pour que les employés puissent la regarder et y participer à leur rythme la rend plus accessible — ils n’auront pas à la manquer s’ils doivent s’absenter pour maladie ou pour toute autre raison. Et Bubbles génère automatiquement une transcription de la réunion, afin que les employés disposent de plusieurs façons de s’approprier le message.

Étape 2 : Définir les objectifs de votre assemblée générale

Si vous planifiez une réunion d’assemblée générale, vous avez probablement déjà une idée de ce que vous souhaitez partager avec l’organisation. Il est maintenant temps de décider précisément quels messages vous voulez faire passer. Voici quelques objectifs courants pour les réunions d’assemblée générale :

• Mettre à jour l’ensemble de l’entreprise sur vos objectifs de revenus ou d’autres indicateurs clés (KPI).
• Informer les équipes des changements apportés à vos services, vos produits, vos fonctionnalités ou votre plan stratégique.
• Maintenir les employés informés des événements à venir.
• Annoncer de nouveaux partenariats ou fusions.
• Aborder les modifications de la couverture santé des employés ou d’autres avantages.
• Prendre le pouls de la santé mentale de l’équipe ou renforcer la camaraderie entre les équipes.
• Partager les réussites des employés individuellement ou de l’entreprise dans son ensemble.

Si vous avez des facilitateurs ou des co‑intervenants, c’est le moment de décider qui couvre quels sujets. C’est aussi le moment de commencer à créer et répéter une présentation pour mettre tout le monde à niveau sur le sujet avant d’ouvrir la discussion.

Étape 3 : Créer et distribuer un ordre du jour

Une fois l’objectif de la réunion défini, il est temps de créer un ordre du jour. Cette étape est indispensable pour pouvoir envoyer l’ordre du jour à vos employés avant l’assemblée générale. De cette façon, ils savent comment se préparer à l’assemblée générale, ont le temps de se documenter sur les sujets que vous allez aborder ou de soumettre des questions à l’avance.

Avec l’ordre du jour, vous pouvez également envoyer toute autre information utile dont votre équipe pourrait avoir besoin, comme des FAQ ou des questions de discussion pour amorcer la conversation avant même le début de l’assemblée générale.

Étape 4 : Enregistrer votre réunion

Il est maintenant temps d’enregistrer votre présentation, qui constituera la première partie de la conversation formant votre assemblée générale.

Utilisez Bubbles pour enregistrer les informations que vous souhaitez partager avec vos employés. Vous pouvez enregistrer votre écran pendant que vous projetez une présentation, vous enregistrer en train de parler à la caméra, ou les deux.

Quelques conseils pour enregistrer une réunion d’assemblée générale avec Bubbles :

• Essayez d’enregistrer toute la réunion en une seule prise. Ce n’est pas grave si vous faites quelques petites erreurs ; elles donneront l’impression d’une communication plus authentique, alors qu’une vidéo parfaitement montée et polie pourrait intimider les employés et les empêcher de rejoindre la conversation.
• Incluez tous les détails nécessaires du message que vous souhaitez communiquer à l’équipe, mais restez concis. Visez une durée d’enregistrement n’excédant pas 20 à 30 minutes, afin que les employés aient le temps de la regarder, d’assimiler votre message, d’organiser leurs propres idées et de répondre avec des questions ou des retours sans empiéter de manière significative sur leurs tâches habituelles.
• Indiquez clairement que chaque partie de votre message est ouverte aux questions, commentaires et autres retours.

Étape 5 : Poursuivre la conversation avec votre équipe

Une fois votre bubble enregistré, il est temps de le partager avec votre équipe. Vous pouvez le faire en le partageant directement depuis l’extension Bubbles ou en envoyant un lien par e‑mail, Slack ou la plateforme de messagerie de votre choix.

Vient ensuite la partie la plus intéressante : une conversation collaborative et bidirectionnelle.

Au fur et à mesure que les employés regardent l’enregistrement de votre assemblée générale, ils peuvent interagir en ajoutant des emojis horodatés ou des commentaires sous forme de texte, d’audio ou de vidéo. L’enregistrement leur permet d’assimiler l’information à leur propre rythme, et de donner leur avis et poser des questions sans avoir à lever la main ou attendre leur tour pour parler.

Lorsque vous répondez aux employés, vous le faites dans le fil qu’ils ont créé, ce qui maintient un enregistrement de la conversation que tous vos autres employés peuvent consulter. Cela maintient une transparence totale autour de l’assemblée générale et garantit que chacun dispose du contexte complet de tous les messages avant de rejoindre lui‑même la conversation.

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