Pourquoi les compétences en communication professionnelle sont‑elles importantes ?

Alors, pourquoi déployer autant d’efforts pour parvenir à une communication plus efficace au travail ? Eh bien, pour commencer, les compétences en communication sont essentielles pour réussir dans n’importe quel poste, mais plus précisément, la capacité à transmettre des informations de manière claire et efficace à vos collègues, à chaque discussion, est ce qui peut vraiment vous distinguer d’un groupe de collaborateurs moins compétents ou moins engagés.

Que vous y parveniez par la communication verbale, la communication écrite ou par des signaux non verbaux comme le langage corporel et les expressions faciales, c’est un aspect sur lequel nous devons tous nous concentrer afin de créer de la confiance, de modifier la dynamique des équipes dans lesquelles nous travaillons et, plus généralement, d’améliorer notre moral et notre productivité.

Définition de la communication professionnelle

Pas besoin d’être ingénieur en aérospatiale pour comprendre ce qu’est, au fond, la communication professionnelle, mais nous négligeons souvent certaines formes de communication qui se croisent sous ce grand parapluie. En résumé, elle implique l’échange d’idées, d’informations et de messages dans un environnement professionnel (la plupart du temps, le lieu de travail). Cependant, elle comprend l’utilisation de différents canaux et méthodes de communication afin de garantir que l’information soit transmise avec précision et efficacité. Certaines de ces formes de communication sont moins évidentes que d’autres, alors passons‑les brièvement en revue :

• Communication verbale : notre pain quotidien – s’exprimer avec clarté et efficacité lors de vos réunions, présentations et conversations, qu’il s’agisse d’un rendez‑vous commercial ou d’un simple point informel.
• Communication non verbale : la façon dont vous êtes perçu à travers votre langage corporel, vos expressions faciales et votre contact visuel.
• Communication écrite : le fait de ne pas être en lien verbalement ne justifie pas de ne pas créer de lien par vos mots. Rédiger des e‑mails, des rapports et des documents avec clarté et soin est une priorité qu’il ne faut jamais sous‑estimer.
• Compétences d’écoute : on oublie souvent que les compétences en communication fonctionnent dans les deux sens. Écouter activement les autres pour comprendre leur point de vue avant de répondre de manière appropriée est tout aussi important qu’une bonne prise de parole.

Pépites cachées pour améliorer la communication professionnelle

1. Maîtriser l’art de l’écoute active

La compétence que je viens de mentionner peut facilement être oubliée. C’est un bon point de départ, car l’une des compétences les plus sous‑estimées mais aussi les plus puissantes en communication professionnelle est l’écoute active. Pour écouter activement, vous devez être pleinement concentré sur ce que dit l’interlocuteur afin de comprendre complètement son message. Ensuite, vous reliez cela à vos autres compétences de communication pour répondre avec réflexion et garder en mémoire l’intégralité de la conversation. Cette compétence va au‑delà du simple fait d’entendre des mots ; il s’agit surtout de la façon dont vous interagissez avec l’orateur et montrez un intérêt véritable pour le message qu’il souhaite partager.

Avantages de l’écoute active :

• Renforce la confiance : vous montrez du respect et de la considération pour l’orateur lorsque vous vous consacrez pleinement à son message. En retour, il aura tendance à vous considérer comme une personne de confiance à qui partager des informations.
• Réduit les malentendus : dans un monde où nous faisons tous huit choses à la fois, l’écoute active aide réellement à lever les ambiguïtés et à s’assurer que vous recevez correctement le message voulu. Il n’est pas réaliste de penser que vous pourrez toujours écouter activement, mais lorsque quelque chose semble particulièrement important, accordez‑lui une attention accrue.

Comment pratiquer l’écoute active :

• Maintenez le contact visuel : il montre votre concentration et votre engagement.
• Évitez d’interrompre : respectez l’intégralité de sa contribution et de son message.
• Posez des questions : clarifiez les points et montrez votre intérêt chaque fois que nécessaire pour vous.
• Fournissez un retour : n’ayez pas peur de résumer pour renforcer la compréhension ou de signaler, avec respect, les points sur lesquels vous n’êtes pas d’accord.

2. Exploiter la technologie pour une communication améliorée

L’utilisation de la technologie ne semble peut‑être pas être une « pépite cachée », mais c’est parce que le concept est trop large. Tirer parti de technologies très spécifiques peut considérablement améliorer la communication au travail, mais l’adoption de ces plateformes ou outils doit être soigneusement réfléchie et dépend de ce que vous cherchez à accomplir en matière de communication au sein de votre organisation. Par exemple, si votre agenda est rempli d’innombrables réunions virtuelles, vous pouvez utiliser un outil comme Bubbles Notetaker, qui peut transformer la façon dont les réunions et les communications post‑réunion sont gérées. Si vous vous reconnaissez dans cette description, voici comment cet outil peut vous aider :

Comment Bubbles Notetaker peut vous aider :

• Transcriptions automatiques : Bubbles Notetaker peut rejoindre automatiquement vos réunions, transcrire les conversations et enregistrer les sessions. Ainsi, aucun point clé n’est manqué et vous disposez d’un enregistrement fidèle de la réunion pour vos récaps de réunion.
• Suivis par e‑mail : après la réunion, Bubbles envoie un e‑mail de suivi personnalisé, incluant un résumé, les principales actions et décisions, et bien plus encore. Cela fait gagner du temps à tout le monde tout en garantissant que vous ne manquez pas de notes de réunion complètes et que chacun reste sur la même longueur d’onde.
• Meilleure communication après coup : votre réunion disposera de son propre espace d’enregistrement dans Bubbles, où vous pourrez publier des messages (vidéo ou texte) pour montrer l’avancement des prochaines étapes.

3. Utiliser efficacement la communication non verbale

Les recherches d’Albert Mehrabian ont montré que jusqu’à 55 % de la communication est non verbale. Au départ, cela m’a surpris, mais en y réfléchissant, on se rend compte à quel point c’est vrai. L’importance de maîtriser cet aspect apparaît donc clairement sur notre chemin vers une communication efficace au travail.

Cette pépite cachée est un outil extrêmement puissant pour renforcer – ou même contredire – naturellement les messages verbaux. La façon dont vous vous positionnez, à travers votre langage corporel, vos expressions faciales, vos gestes et votre contact visuel, peut complètement changer la manière dont votre message est reçu et compris. Nous souhaitons donc que vous soyez conscient de vos signaux non verbaux, afin de pouvoir les utiliser efficacement dans chaque interaction professionnelle. Vous pourriez vous demander pourquoi c’est si important, mais une étude publiée dans le Journal of Applied Psychology a montré qu’un langage corporel positif peut améliorer de façon significative la perception de la crédibilité et de la compétence d’un orateur ; voici donc quelques conseils :

Astuces pour une communication non verbale efficace :

• Adoptez un langage corporel positif : comme le montre l’étude, la capacité à vous présenter sous un jour positif peut être transformative. Tenez‑vous droit ou asseyez‑vous bien droit, utilisez des gestes ouverts et évitez de croiser les bras.
• Utilisez vos expressions faciales : souriez pour exprimer votre convivialité, hochez la tête pour montrer votre compréhension et maintenez le contact visuel pour signaler votre engagement.
• Alignez vos signaux verbaux et non verbaux : adaptez votre langage corporel et vos expressions faciales à vos paroles ou à votre message pour éviter d’envoyer des signaux contradictoires. Par exemple, évitez de sourire et de rire lorsque vous parlez d’un conflit au travail.

4. Adapter votre style de communication

Il n’existe pas de méthode « taille unique » pour devenir un meilleur communicant. En réalité, la meilleure approche consiste à reconnaître que différentes situations et différents publics exigent des styles de communication différents. La capacité à modifier votre style de communication pour l’adapter au contexte et aux personnes avec lesquelles vous interagissez est une compétence clé pour toute personne qui communique efficacement.

Par exemple, les réunions d’équipe internes constituent un environnement plus détendu, où vous pouvez exprimer vos idées et communiquer avec un ton de voix plus ouvert. À l’inverse, une réunion client sous forte pression peut exiger davantage d’écoute active et une stratégie de communication plus réservée. Nous avons présenté ci‑dessous quelques‑uns des styles de communication les plus importants et les plus courants. Essayez de réfléchir au type de discussion dans laquelle vous vous engagez chaque fois que vous vous asseyez pour discuter, puis adaptez votre approche en conséquence. Nous avons également fourni quelques conseils pour faciliter cette adaptation.

Types de styles de communication :

• Assertif : la forme la plus directe de communication, qui exprime clairement vos besoins et vos opinions tout en restant respectueuse.
• Passif : éviter la confrontation et ne pas exprimer ses besoins ou ses opinions. Il est important de noter que, dans de nombreuses situations, cela n’a rien de négatif.
• Agressif : une communication dominante qui ne tient pas compte des besoins et des opinions des autres. En revanche, cela peut être une très mauvaise façon de communiquer dans bien des scénarios. De manière générale, essayez d’être assertif plutôt qu’agressif.
• Passif‑agressif : une communication indirecte qui transmet vos sentiments négatifs de façon subtile.

Comment adapter votre style de communication :

• Évaluez la situation : soyez prêt à analyser l’interaction. Ce faisant, tenez compte du contexte, du sujet abordé et de la dynamique du groupe. Cela peut être plus difficile dans les réunions virtuelles, mais une bonne approche consiste à vous familiariser d’abord avec l’étiquette des réunions virtuelles, puis à la comparer à la façon dont les personnes se comportent dans cette réunion‑là.
• Comprenez votre audience : chaque interaction et chaque public ont des attentes différentes quant aux résultats. Adaptez votre style pour vous aligner sur ces préférences lorsqu’elles sont apparentes ou clairement exprimées.
• Soyez flexible : tout repose sur votre volonté d’ajuster votre approche en fonction des retours et des réactions que vous recevez, alors ne soyez pas borné !

Pourquoi il est important d’adapter votre style de communication :

• Améliore la compréhension : veiller à ce que votre style de communication soit adapté à une interaction donnée peut aider les autres à comprendre plus clairement votre message. Vous augmentez ainsi les chances que votre interaction soit réellement efficace.
• Renforce les relations : vous montrez du respect envers les autres en acceptant de vous adapter à eux sur le plan professionnel.

Statistiques et études qui soulignent l’importance de l’adaptation de la communication :

• Une communication efficace suppose la volonté de s’engager à optimiser chaque échange professionnel. Ainsi, le fait qu’une étude menée par la Society for Human Resource Management (SHRM) montre que 89 % des employés considèrent la communication efficace comme un facteur critique de leur réussite au travail suggère que nous devrions y accorder une grande attention.
• De plus, Gallup a constaté que les entreprises qui ont des pratiques de communication efficaces et qui sont réellement attachées à une excellente communication bénéficient d’un rendement total pour les actionnaires supérieur de 47 %. Cela s’applique davantage aux interactions avec des clients ou des prospects, mais reste une bonne pratique générale.

5. Donner un feedback constructif

Je suis un fervent partisan du feedback constructif au travail et je pense qu’il est essentiel pour la croissance personnelle et professionnelle. Non seulement vous aidez les personnes à comprendre leurs points forts et leurs axes d’amélioration, mais, de manière générale, vous créez une culture du feedback où chacun cherche constamment à itérer et à découvrir de nouveaux domaines dans lesquels il excelle.

Il existe de nombreuses façons de donner du feedback, et, là encore, la technologie peut être d’une grande aide. En utilisant Bubbles, vous accédez gratuitement à un outil qui vous permet d’enregistrer rapidement des vidéos ou des captures d’écran, de passer en revue un travail ou les mises à jour d’un projet et d’annoter directement les visuels. En combinant cette fonctionnalité avec Bubbles Notetaker, vous pouvez organiser vos enregistrements de réunion, vos communications de suivi et vos feedbacks dans un seul et même espace. Voici quelques conseils généraux à garder à l’esprit pour votre prochain bubble. (Découvrez comment enregistrer un bubble.)

Conseils pour donner un feedback constructif :

• Soyez spécifique : concentrez‑vous sur des comportements ou des actions précis pour faciliter le ciblage.
• Utilisez l’approche « sandwich » : commencez par un retour positif, abordez ensuite les points à améliorer, puis terminez par des encouragements.
• Soyez opportun : n’attendez pas pour donner du feedback – gardez la dynamique en marche.
• Misez sur l’amélioration : vous souhaitez que vos collègues continuent à progresser afin de pouvoir atteindre l’objectif de réussite en équipe ; formulez donc votre feedback de manière à mettre en avant les opportunités de croissance et de développement.

Pourquoi le feedback constructif est important :

• Favorise la croissance : le feedback constructif intégré aux évaluations de performance régulières aide les personnes à développer leurs compétences et à améliorer leurs résultats dans un environnement de confiance.
• Améliore la communication et l’engagement : un feedback régulier clarifie les attentes et les standards, et, avec le temps, vous améliorerez la communication globale grâce à cette clarté. De plus, une étude de Zenger Folkman a montré que les employés qui reçoivent un feedback régulier au fil du temps ont 3,6 fois plus de chances d’être engagés au travail. C’est le meilleur accélérateur de performance qui soit.

Conclusion

Être capable de bien communiquer à un niveau professionnel est l’ultime compétence interpersonnelle, qui exige des efforts et de la détermination pour réussir au travail. Cependant, retenir et maîtriser ces conseils et astuces vous donnera une longueur d’avance. Le moyen le plus rapide et le plus simple consiste à vous assurer que vous rationalisez votre travail sur le plan professionnel et que vous utilisez une technologie efficace comme Bubbles pour vous aider, alors commencez par là. Bonne chance !