Savoir qui a participé à vos réunions Zoom peut être essentiel pour garantir la responsabilisation, suivre la participation et améliorer l’engagement. Que vous organisiez des réunions d’équipe, des webinaires, des cours ou des appels importants avec des clients, il est essentiel d’avoir une visibilité claire sur la présence. Dans ce guide, nous allons voir des méthodes simples pour savoir qui a participé à votre réunion Zoom, pendant la session et après.

Pourquoi le suivi de la présence sur Zoom est important

Suivre la présence ne consiste pas seulement à savoir qui s’est présenté. Cela aide à vérifier la participation, à comprendre les tendances d’engagement, à garantir la conformité lors des sessions de formation et à tenir des registres précis à des fins de documentation. Avec des données de présence claires, vous pouvez mieux organiser vos futures réunions et vous assurer que les participants clés restent informés et engagés.

Afficher rapidement les participants pendant une réunion

Zoom vous permet de voir rapidement qui est dans votre réunion à tout moment. Il vous suffit de cliquer sur le bouton Participants en bas de votre fenêtre Zoom. Cela ouvre une barre latérale qui affiche la liste complète des participants actuels. À partir de là, vous pouvez gérer les participants, couper ou rétablir le son des personnes présentes et même discuter directement avec eux pour résoudre immédiatement tout problème.

L’utilisation de cette fonctionnalité offre une visibilité en temps réel et vous permet de maintenir le bon déroulement de la réunion.

Accéder aux rapports de présence après la réunion

Une fois votre réunion Zoom terminée, vous pouvez accéder à des rapports de présence détaillés via le portail web de Zoom. Ces rapports indiquent pour chaque participant les heures d’entrée et de sortie, la durée totale passée dans la réunion et leur adresse e‑mail (s’ils se sont connectés à Zoom).

Conditions d’accès aux rapports de présence

Pour accéder aux rapports de présence Zoom, vous avez besoin :

• D’un compte Zoom payant (Pro, Business, Education ou Enterprise).
• D’être l’hôte de la réunion ou de disposer de privilèges d’administration au sein de votre compte Zoom.

Guide étape par étape pour les hôtes de réunion

1. Connectez‑vous au portail web Zoom dans votre navigateur.
2. Accédez à Reports, puis sélectionnez Usage.
3. Définissez la plage de dates de façon à inclure votre réunion.
4. Repérez votre réunion dans la liste et cliquez sur le nombre de participants.
5. Vous verrez un rapport de présence détaillé indiquant pour chaque participant son nom, son e‑mail, son heure d’arrivée, son heure de départ et la durée totale.

Guide étape par étape pour les administrateurs Zoom

Les administrateurs Zoom peuvent également accéder aux données de présence en suivant ces étapes simples :

1. Connectez‑vous au portail web Zoom en tant qu’administrateur.
2. Sélectionnez Account Management puis Reports.
3. Cliquez sur Usage Reports, puis sur Active Hosts.
4. Sélectionnez By Meetings pour retrouver la session spécifique.
5. Cliquez sur le nombre de participants pour afficher les informations détaillées sur les personnes présentes.

Exporter votre rapport de présence

Zoom facilite le téléchargement des détails de présence pour un examen ou une documentation ultérieurs :

• Dans la vue du rapport de présence, cliquez simplement sur Export pour télécharger les données au format de fichier CSV.
• Pour des rapports en masse, utilisez l’option Export as CSV en haut de la page Usage.

Ces fichiers CSV peuvent ensuite être facilement gérés, partagés ou analysés à l’aide de logiciels de feuille de calcul comme Excel ou Google Sheets.

Conseils pour garantir des données de présence précises

Pour que vos relevés de présence soient précis et exploitables, tenez compte des conseils suivants :

• Encouragez les participants à se connecter à Zoom avec leurs comptes authentifiés pour un suivi précis des e‑mails.
• Configurez l’inscription à la réunion à l’avance afin de recueillir les informations nécessaires sur les participants.
• Conseillez aux personnes présentes de rester connectées pendant toute la durée de la session afin d’éviter les entrées multiples.
• Exportez et enregistrez toujours les rapports peu de temps après la fin de la réunion, car Zoom ne conserve les données que pendant 30 jours.
• Activez l’option "Show unique users" dans les rapports pour consolider les multiples connexions et déconnexions d’un même participant.

Améliorez vos réunions Zoom avec Bubbles

Suivre qui a participé à vos réunions Zoom est essentiel, mais capturer les principaux enseignements et points d’action est tout aussi important. C’est là que Bubbles, votre assistant de réunion alimenté par l’IA, transforme votre expérience de gestion des réunions.

Pourquoi utiliser Bubbles ?

• Enregistrement et prise de notes automatiques : Bubbles rejoint vos réunions Zoom en toute transparence, en enregistrant automatiquement les conversations et en capturant les éléments essentiels sans perturber votre flux de travail.
• Résumés instantanés : Peu de temps après la fin de votre réunion, vous recevez des transcriptions détaillées, des résumés concis et des actions à entreprendre clairement définies directement dans votre boîte de réception.
• Organisation sans effort : Bubbles stocke tous les enregistrements et résumés de réunion de manière ordonnée dans votre espace de travail, ce qui facilite la recherche, la consultation et le partage avec les membres de votre équipe.

Utiliser Bubbles en complément de Zoom permet non seulement de clarifier la présence, mais aussi de mieux comprendre les résultats de la réunion, ce qui augmente considérablement la productivité et l’efficacité.