Les réunions virtuelles avec des logiciels de visioconférence comme Zoom sont devenues une pratique quotidienne pour des millions de personnes dans le monde au cours des dernières années.

Cependant, capturer chaque détail pendant ces réunions virtuelles à distance, parfois organisées aux quatre coins du monde, peut être difficile. Nous nous sommes tous déjà laissés distraire et avons manqué des informations, et c’est naturel : après tout, la plupart d’entre nous sont encore en train de s’habituer à ce nouveau mode de travail. Mais cela ne nous met pas à l’abri quand nous passons des informations clés sous le radar. C’est là qu’une fonction ou un outil d’enregistrement Zoom peut nous sauver la mise, car il permet aux participants d’enregistrer les réunions Zoom pour ensuite les revoir et rattraper les éléments manqués. Naturellement, cet enregistrement peut aussi être inestimable pour les membres de l’équipe qui n’ont pas pu se joindre à l’appel Zoom.

Comme je l’ai brièvement évoqué, enregistrer une réunion Zoom n’a pas toujours été la tâche la plus simple, et cela reste vrai, mais surtout parce que nous avons aujourd’hui l’embarras du choix quant aux façons d’enregistrer ; le défi consiste donc à trouver et choisir la meilleure manière d’enregistrer Zoom, selon vos propres préférences. C’est pourquoi j’ai préparé ce guide, dans l’espoir de vous éclairer sur vos meilleures options.

Pouvez-vous enregistrer des réunions Zoom directement dans Zoom ?

La réponse courte est oui. Zoom propose une fonction intégrée d’enregistrement d’écran, facilement accessible, mais uniquement si vous êtes l’hôte de la réunion. Vous trouverez cette fonction dans le menu inférieur de l’application Zoom, comme indiqué ci-dessous. Cette fonction est accessible aussi bien aux utilisateurs gratuits qu’aux utilisateurs payants ; voyons donc ensemble les étapes à suivre.

1. Ouvrez votre application Zoom et commencez à héberger une nouvelle réunion.
2. Comme illustré dans l’image ci-dessous, cliquez sur l’icône Record dans votre menu inférieur pour lancer l’enregistrement de votre réunion Zoom. C’est ici que l’on constate une première différence entre utilisateurs gratuits et utilisateurs payants. En tant qu’utilisateur gratuit, l’enregistrement Zoom sera automatiquement enregistré sur votre dossier local ; en tant qu’utilisateur payant, vous aurez le choix entre enregistrer sur l’appareil depuis lequel vous rejoignez la réunion ou dans le Cloud.

3. Le logiciel d’enregistrement est maintenant en marche et, pour vous l’indiquer, l’écran de votre application Zoom apparaîtra comme je le montre ci-dessous. Vous avez la possibilité de suspendre temporairement ou d’arrêter complètement l’enregistrement de la réunion grâce aux icônes « Pause » et « Stop » dans le menu inférieur, que je pointe (littéralement) du doigt. Comme vous pouvez également le voir, une autre icône « Recording » apparaît désormais en haut à gauche pour indiquer que vous êtes en direct.

Une fois que vous arrêtez l’enregistrement, Zoom convertit celui-ci pour rendre les fichiers accessibles, et comme je l’ai dit, cette accessibilité dépend du type d’abonnement Zoom auquel vous avez souscrit. Les enregistrements audiovisuels seront enregistrés dans un dossier vidéo au format MP4, tandis que les réunions Zoom uniquement audio seront enregistrées dans des dossiers audio au format M4A.

Ces fichiers, souvent inutilement volumineux, constituent notre prochain problème avec l’enregistrement de Zoom dans Zoom, le premier étant que vous ne pouvez pas enregistrer via Zoom en tant que simple participant à la réunion sans demander l’autorisation de l’hôte. Je vais maintenant vous expliquer les étapes à suivre, puis je vous recommanderai une méthode moins lourde et plus autonome pour enregistrer vous-même vos réunions Zoom.

Comment enregistrer des réunions Zoom en tant que participant

Pendant votre appel Zoom, demandez l’autorisation à l’hôte pour enregistrer. S’il ne sait pas comment faire, il doit sélectionner Participants.

Ensuite, il doit survoler votre nom avec la souris et cliquer sur l’icône More , représentée par trois petits points horizontaux les uns à côté des autres, à côté de votre nom.

À partir de là, il peut sélectionner l’option Allow to Record Local Files option, ce qui doit vous afficher, en tant que participant, une notification indiquant que vous êtes désormais autorisé à enregistrer.

À noter également que l’hôte peut, de la même manière, désactiver votre accès aux enregistrements Zoom en cliquant sur une autre option dans la zone More .

Comme je le disais, pas très autonome, n’est-ce pas ? Personne n’aime ne pas avoir la main sur ses propres possibilités, surtout pour quelque chose qui peut être si bénéfique pour votre efficacité au travail. Heureusement pour vous, j’ai une autre méthode qui peut révolutionner vos réunions Zoom et laisser le destin de votre succès collaboratif entre vos propres mains.

Méthode 2 : utiliser un enregistreur de réunions tiers

Comme nous l’avons vu, Zoom vous permet d’enregistrer vos réunions, mais d’après mon expérience, bien enregistrer des réunions Zoom demande bien plus que cela. Paradoxalement, la méthode que je vais vous suggérer (Bubbles) vous offre davantage, tout en demandant moins d’efforts. Considérez-la comme le fruit le plus facile à cueillir pour vos réunions Zoom.

Alors, pourquoi est-ce que j’affirme que Bubbles offre davantage ? Eh bien, Bubbles ne se contente pas de rejoindre vos réunions automatiquement une fois que vous avez connecté votre calendrier : il s’occupe aussi de tout pour vous, en enregistrant et en « écoutant » la réunion, afin de vous fournir non seulement l’enregistrement complet, mais aussi un résumé rapide ou un compte rendu (minutes) immédiatement après la réunion, ce qui est très pratique pour une revue rapide et pour passer à l’action.

Peut-être ai-je tort d’être aussi catégorique, mais je ne pense pas qu’une méthode qui exige de prendre du temps pour revoir la réunion et en extraire les informations (la méthode d’enregistrement propre à Zoom) puisse rivaliser avec le fait de recevoir toutes ces informations sur un plateau d’argent, instantanément, afin que vous soyez prêt à travailler sur les prochaines étapes (le Notetaker de Bubbles).

Quoi qu’il en soit, au minimum, vous devriez l’essayer, d’autant plus que c’est gratuit ! Laissez-moi vous montrer comment faire en vous guidant pas à pas dans Bubbles Notetaker, afin que vous soyez prêt à faire passer votre prochaine réunion Zoom au niveau supérieur.

Comment enregistrer des réunions Zoom avec Bubbles

1. Connectez votre calendrier

Pour en arriver là, connectez-vous à Bubbles et cliquez sur votre avatar en bas à gauche. Cliquez sur "Notetaker settings", puis connectez votre calendrier Google ou Microsoft. Choisissez de préférence votre compte professionnel ou au moins un compte avec des réunions à venir dans son calendrier. Une fois le flux d’authentification terminé, la configuration est achevée.

2. Préparez votre réunion Zoom

Comme vous pouvez le voir ici sur la droite, Bubbles Notetaker est maintenant prêt à rejoindre automatiquement les réunions à venir sur le calendrier choisi. Ici, la première réunion est un Daily Standup, et, comme vous pouvez également le voir, il existe un interrupteur qui vous permet de désactiver le Notetaker pour chaque réunion spécifique. Vous pouvez aussi rejoindre votre réunion directement depuis Bubbles en cliquant sur "Join meeting".

3. Rejoignez votre réunion Zoom avec votre Notetaker à vos côtés

À l’heure de la réunion, quand vous rejoignez la discussion sur Zoom, vous verrez que le Notetaker est déjà dans la réunion. Comme illustré ici, il enverra un message amical dans le chat pour que tout le monde sache qui il est et pourquoi il est là. D’après mon expérience, à cette étape, de nombreux autres participants à la réunion se montrent très intéressés par ce qu’est Bubbles et par ce qu’il vient faire ici. Une fois que je leur explique, ils veulent presque toujours l’adopter ! Voilà l’avantage supplémentaire de Bubbles : vous devenez le pionnier des nouvelles technologies utiles au sein de votre équipe.

4. Consultez l’enregistrement de votre réunion Zoom

Après l’appel, votre Notetaker enverra à chaque participant une invitation à un bubble par e-mail. Le bubble contient un enregistrement vidéo, une transcription, ainsi qu’un résumé IA remarquablement précis et des actions à mener ; vous le retrouverez aussi dans votre onglet Notetaker dans Bubbles, comme nous le voyons ici. Cliquez dessus pour commencer à collaborer de manière asynchrone avec toutes les personnes impliquées.

5. Bonne collaboration

Vous êtes maintenant arrivé à l’enregistrement de votre réunion Zoom via Bubbles Notetaker. Comme mentionné, vous disposez ici de l’enregistrement complet de la réunion et de la transcription, ainsi que du résumé de la réunion en haut de page et des actions assignées à chaque participant. Vous pouvez laisser un commentaire dans le bubble pour faire un suivi, ou identifier les participants qui n’ont pas pu assister à cette réunion, afin qu’ils ne prennent pas de retard. Après tout, chaque membre de l’équipe doit être à jour et bien comprendre la situation actuelle pour devenir une véritable équipe performante ; Bubbles accélère ce processus pour vous.

Voilà votre guide sur l’enregistrement des réunions Zoom. Il existe de nombreuses façons utiles d’enregistrer vos réunions Zoom, et j’espère qu’après cette lecture, vous vous sentez mieux informé sur le style qui vous convient le mieux.

Comme je l’ai indiqué, je préfère utiliser Bubbles Notetaker pour mes réunions et, après cette présentation étape par étape, je suis sûr que nous sommes désormais sur la même longueur d’onde quant à son utilité. Et cela avant même que je ne vous dise qu’en plus de fonctionner avec votre application Zoom, le Notetaker marche aussi avec Slack, Zoom, Google Hangouts et Microsoft Teams. Vous pouvez également intégrer vos enregistrements dans vos pages Notion (et avec plus de 200 autres intégrations). C’est votre couteau suisse pour les réunions virtuelles.

En définitive, j’espère que vous repartez avec l’envie de garder une longueur d’avance et de transformer la collaboration en un exercice ludique d’efficacité. Bonne chance !