Les salles de répartition dans Zoom facilitent la division des participants en petits groupes pour des discussions ciblées, des séances de brainstorming ou des activités d’équipe au sein d’une seule réunion Zoom. Elles sont indispensables si vous cherchez à améliorer la gestion de réunion. Dans cet esprit, voici un guide étape par étape pour configurer et gérer les salles de répartition Zoom. Cet article explique comment créer des salles de répartition pour tous les appareils concernés, y compris les ordinateurs de bureau et les applications mobiles – bref, personne n’est laissé dans l’ombre en ce qui concerne les salles de répartition.

Que sont les salles de répartition Zoom ?

Commençons par là : de quoi s’agit‑il ? Les salles de répartition sont des salles plus petites (séparées de la salle de réunion principale) qui permettent à un hôte ou un co‑hôte de diviser les participants en espaces de réunion virtuels distincts. Comme je le disais, c’est idéal pour les discussions de groupe, les ateliers et les séances de brainstorming. Une fois les salles de répartition activées, les hôtes peuvent créer et gérer ces petits groupes, ce qui permet aux participants de discuter en profondeur des sujets qui les concernent, puis de revenir à la session principale.

Conditions préalables à l’utilisation des salles de répartition

Avant de configurer des salles de répartition, assurez‑vous des éléments suivants :

• Vous disposez d’un compte Zoom avec le client Zoom téléchargé (sur ordinateur ou mobile).
• Les salles de répartition sont activées dans les paramètres Zoom.
• Votre client Zoom (pour Windows, macOS ou Linux) est à jour et respecte la version minimale globale.

Remarque : les utilisateurs sur mobile peuvent rejoindre des salles de répartition, mais ils disposent de moins d’options de gestion que les utilisateurs sur ordinateur.

Configuration des salles de répartition

Étape 1 : Activer les salles de répartition dans Zoom

1. Connectez‑vous à votre portail web Zoom.
2. Dans le menu de navigation, allez dans Paramètres.
3. Sous En réunion (avancé), recherchez Salle de répartition et activez‑la.
4. Cochez Autoriser l’hôte à affecter des participants aux salles de répartition lors de la planification si vous souhaitez les pré‑affecter.

Étape 2 : Créer des salles de répartition pendant une réunion

1. Vous n’avez rien de particulier à faire au début : démarrez simplement ou rejoignez une réunion Zoom en tant qu’hôte ou co‑hôte.
2. Dans la barre d’outils en bas, cliquez sur Salles de répartition.
3. Une fois cette étape effectuée, une boîte de dialogue s’affiche pour vous permettre de définir le nombre de salles et la façon dont vous souhaitez affecter les participants. Vous disposez de plusieurs options :
   • Affecter automatiquement : Zoom se charge de répartir les participants de manière équilibrée entre les salles de répartition.
   • Affecter manuellement : sélectionnez les participants pour chaque salle individuellement à l’aide du bouton Affecter.
   • Laisser les participants choisir leur salle : transférez le contrôle aux participants et autorisez‑les à sélectionner et rejoindre eux‑mêmes une salle de répartition.
4. Cliquez sur Créer les salles pour terminer la configuration. Les salles sont maintenant créées mais ne s’ouvriront que lorsque vous cliquerez sur Ouvrir toutes les salles.

Gestion des salles de répartition

Une fois ces salles de répartition ouvertes, les hôtes et co‑hôtes peuvent les gérer à l’aide de différentes options. Nous les avons listées pour vous ici :

• Déplacer des participants : survolez le nom d’un participant pour le déplacer d’une salle à l’autre.
• Ajouter ou supprimer des salles : si nécessaire, vous pouvez ajouter de nouvelles salles ou supprimer celles qui existent déjà.
• Diffuser des messages : attention tout le monde ! Envoyez un message à toutes les salles de répartition pour transmettre des mises à jour ou des consignes.
• Partage d’écran : cette option est vraiment pratique. Les hôtes peuvent partager leur écran dans toutes les salles pour présenter des informations à plusieurs groupes en même temps.

Options pour les salles de répartition

Avant d’ouvrir les salles de répartition, vous disposez en réalité de encore plus d’options (comme indiqué ci‑dessous). Vous pouvez ajuster ces paramètres en cliquant sur Options :

• Autoriser les participants à choisir leur salle : les participants peuvent ainsi sélectionner et rejoindre eux‑mêmes une salle de répartition.
• Autoriser les participants à revenir à la session principale : permet aux participants de revenir à la session principale quand ils le souhaitent.
• Déplacer automatiquement les participants : envoie automatiquement tout le monde dans les salles de répartition qui leur ont été attribuées.
• Fermer automatiquement les salles de répartition après [time] minutes : si vous devez gérer un grand nombre de participants, vous pouvez définir un minuteur pour que les sessions se ferment automatiquement.
• Compte à rebours : vous pouvez également définir un minuteur pour laisser aux participants le temps de conclure avant de revenir à la session principale.

Fin des salles de répartition

1. Pour mettre fin aux sessions en salles de répartition, cliquez sur Fermer toutes les salles. Les participants recevront une notification avec un compte à rebours de 60 secondes avant de revenir à la salle de réunion principale, afin de les prévenir à l’avance.

Gestion avancée des salles de répartition

Pré‑affecter des salles de répartition pour des réunions planifiées

La pré‑affectation des participants est utile pour les grandes réunions ou les sessions récurrentes où, là encore, vous aurez beaucoup de personnes à gérer. Voici comment procéder :

1. Planifiez une réunion via votre portail web Zoom.
2. Dans les paramètres de la réunion, activez l’option Pré‑affectation des salles de répartition.
3. Affectez manuellement les participants en saisissant leurs adresses e‑mail, ou téléchargez un fichier CSV pour effectuer des affectations en masse.
4. Enregistrez vos paramètres et vous utiliserez les salles de répartition pré‑affectées pour la prochaine réunion, comme souhaité.

Répondre aux demandes d’aide

Les participants peuvent cliquer sur Demander de l’aide pour demander que l’hôte de la réunion Zoom rejoigne leur salle. Vous (en tant qu’hôte) recevrez une notification et pourrez cliquer sur Rejoindre la salle de répartition pour les aider.

Partager votre écran dans toutes les salles de répartition

Revenons à cette fonctionnalité très pratique ! Les hôtes et co‑hôtes peuvent partager leur écran depuis la réunion principale vers toutes les salles de répartition. C’est utile pour donner des consignes ou des supports visuels à chaque salle en même temps, et c’est très simple :

1. Cliquez sur Partager l’écran dans les contrôles de la réunion principale.
2. Sélectionnez Partager dans les salles de répartition en bas de la fenêtre de partage d’écran.
3. Choisissez le contenu à partager (écran, fenêtre d’application ou document spécifique) puis cliquez sur Partager. Vous êtes maintenant en train de diffuser auprès de votre audience Zoom.

Comment enregistrer, transcrire et résumer les salles de répartition

Pour conserver un enregistrement complet de votre réunion Zoom et de vos sessions en salles de répartition, Bubbles propose une solution basée sur l’IA pour enregistrer, transcrire et résumer les réunions. Nous recommandons Bubbles, car vous pouvez commencer gratuitement (avec un essai gratuit de 2 semaines de leur offre Pro).

Comment utiliser Bubbles pour les réunions avec salles de répartition :

• Option 1 : allez sur l’application Bubbles, inscrivez‑vous et connectez votre calendrier. Bubbles rejoindra et enregistrera automatiquement toutes les réunions futures figurant dans votre calendrier (vous pouvez aussi désactiver l’enregistrement pour certaines réunions), en fournissant une transcription complète, un enregistrement, un résumé et des actions à la fin de chaque session.
• Option 2 : utilisez l’extension Bubbles pour Chrome ou Edge afin d’inviter Bubbles à votre réunion Zoom. Collez simplement le lien de la réunion Zoom, et le Notetaker rejoindra la réunion pour enregistrer et capturer toutes les informations essentielles de la session.