¿Para qué sirven las agendas 1 a 1?

Las reuniones 1 a 1 siempre han sido esenciales en el mundo corporativo y sirven para fortalecer la relación entre el líder y su colaborador. Ben Horowitz, figura influyente en gestión, ha articulado en profundidad el valor indiscutible de estas interacciones. Algunas de sus afirmaciones sugieren que estas reuniones trascienden simples actualizaciones operativas o evaluaciones de desempeño, convirtiéndose en sesiones de construcción de confianza, comunicación abierta y cultivo de relaciones. Este valor nos impulsa a mejorar estas reuniones, y las agendas son un buen punto de partida. Con una agenda de reunión uno a uno cuidadosamente diseñada, los gerentes pueden aprovechar al máximo estas interacciones, fortaleciendo el compromiso del empleado, impulsando la productividad y alineando a las personas con sus objetivos profesionales y de carrera.

Estructura de la plantilla de agenda 1 a 1

Crear vínculo con un check-in (5 min)

Feedback constructivo (10 min)

Discutir y orientar metas profesionales (10 min)

Concluir con propósito (5 min)

1. Reconociendo la importancia inherente

En Bubbles apostamos solo por conversaciones productivas; para nosotros, toda charla productiva nace de comprender su verdadero valor. En el núcleo de estas reuniones 1 a 1, según Horowitz, está la intención de fomentar un vínculo colaborativo entre el líder y el colaborador. Una plantilla de agenda bien diseñada y curada se convierte en la base para lograrlo, ya que garantiza la resolución integral de cada punto clave. Por eso debemos afinar este proceso, que nos concierne a todos; independientemente de la dinámica colaborativa, la conversación en directo es clave para revisar OKR y objetivos profesionales, y fomenta el desarrollo profesional. 

2. Impulsar la colaboración

Nuestras agendas 1 a 1 deben reflejar tanto la voz del líder como la del colaborador por igual. No es una lista unilateral de temas, sino un compendio de preocupaciones, ideas y aspiraciones. Al incluir puntos de ambas partes en la plantilla y en la discusión, surge un ambiente de co-responsabilidad y colaboración. Fomentar la igualdad en la empresa es muy beneficioso y contribuye en gran medida a elevar la moral. También puedes aumentar esto fomentando más trabajo asincrónico, que favorece la colaboración y la equidad; la planificación efectiva impulsa la productividad y, usando una herramienta como Bubbles, aseguramos cubrir todos los puntos y tareas en nuestro propio tiempo y al máximo nivel.

3. La importancia del primer check-in

¡No puede subestimarse! Ya sea que parezca una conversación simple con frases y preguntas como "hola, ¿cómo has estado?" o una indagación más profunda sobre su bienestar, demuestra cuidado y actúa como un puente para construir confianza y mejorar el trabajo en equipo. Establecer un horario regular para el 1 a 1 o check-in, ya sea quincenal, semanal o el que funcione, y convertirlo en reunión recurrente crea el ambiente para una conversación genuina. Preguntas abiertas como estas animan a los colegas a conversar con libertad, aumentan la confianza y comodidad, algo clave en entornos de trabajo remoto. En última instancia, esto es clave para lograr seguridad psicológica en todo el equipo.

4. La importancia del feedback constructivo

Las evaluaciones de desempeño, como sección fija en los 1 a 1, pueden convertirse en sesiones regulares de feedback constructivo. Inspirados en la filosofía de franqueza radical de Kim Scott, el feedback se vuelve una herramienta esencial para el trabajo en equipo, un faro que guía a los colaboradores en su trayectoria y les ayuda a perfeccionar sus OKR. Creemos que la confianza es esencial para que el feedback constructivo funcione y capte toda la atención, por eso enfatizamos fomentar la colaboración. Debido a nuestro enfoque en la colaboración asíncrona, este punto es crítico para el éxito del equipo Bubbles y se aborda en detalle en esta Bubble.

5. Orientando tus objetivos

Deberías incluir espacios dedicados en tu agenda 1 a 1 para centrarte en objetivos profesionales, como OKR y aspiraciones de carrera. Por ejemplo, podemos revisar nuestros objetivos y evaluar nuestro éxito en la semana anterior. Los gerentes y líderes de reunión son responsables de impulsar el progreso hacia estos objetivos. Las conversaciones deben explorar la visión del colaborador sobre su desarrollo profesional para comprender su satisfacción en el rol y, a veces, abordar la hoja de ruta y estructura para alcanzarlo en su equipo. Esto es esencial y permite menos reuniones frecuentes; contar con la estructura para lograr OKR permite a los colaboradores avanzar de forma asíncrona tras un 1 a 1.

6. Facilitar la conversación con preguntas abiertas

La riqueza y eficacia de una conversación suele girar en torno a las preguntas que plantea cada participante. Más allá de la actualización de estado rutinaria, el enfoque debe ir a preguntas que fomenten la reflexión profunda. Preguntas como "¿qué obstáculos afectan tu flujo de trabajo?" o "¿cómo puedo ayudarte a impulsar tu productividad?"" puede ser fundamental para involucrar más al miembro del equipo, ya que esencialmente incita una respuesta reflexiva, permitiendo a menudo un análisis más profundo.

7. El aspecto de compromiso del empleado

El compromiso del equipo, tema frecuente en reuniones de equipo, también cobra relevancia en los 1 a 1. La plantilla de agenda puede incluir bloques para conocer su experiencia en el equipo y su opinión sobre el mismo en ese momento. Esto no solo es clave para impulsar el éxito del equipo, sino también para garantizar un buen equilibrio entre trabajo y vida personal. Fomentar la seguridad psicológica en este espacio hace que los miembros se sientan seguros al compartir retos o preocupaciones, base esencial para el feedback. El confort mental y la confianza son críticos para lograr el éxito en equipo. El impacto en el logro de metas profesionales derivado de la seguridad psicológica se explica aquí. 

8. El rol del gerente

Nuestros 1 a 1 deben ser más que un diálogo; dependemos en gran medida de la orientación del gerente para lograrlo. Los gerentes y líderes de reunión, con experiencia y visión, deben convertirse en entrenadores de comunicación para guiar a sus colaboradores hacia pasos accionables. Si la conversación aborda impedimentos de carga de trabajo, es un buen momento para aconsejar estrategias de gestión del tiempo o priorización de tareas. Estos conceptos son clave para la eficiencia del equipo y representan puntos de enfoque críticos para Bubbles. Al colaborar de forma asíncrona, es esencial aclarar los tiempos de respuesta y la importancia de los insights.

9. Mantener el impulso con consistencia y adaptabilidad

Aunque es esencial mantener un ritmo regular (quincenal, semanal, etc.) en los 1 a 1, existe una necesidad de adaptabilidad. Una plantilla de agenda eficiente ofrece estructura, pero ésta debe ser flexible y permitir ideas espontáneas. Herramientas como Bubbles pueden agilizar esto, garantizando un equilibrio entre consistencia y adaptabilidad, y ofreciendo una plataforma para colaborar en agendas compartidas, tomar notas, compartir feedback y asignar próximos pasos. Este concepto de flexibilidad crucial se desarrolla a continuación.

10. Concluir con propósito

Al finalizar la reunión, es importante resumir los puntos tratados y destacar las conclusiones accionables. Tanto el gerente como el colaborador deben salir con una comprensión clara de las expectativas y los próximos pasos tras cada reunión. Al integrar en los 1 a 1 el notetaker de Bubbles, esto se garantiza fácilmente, reforzando la productividad de la interacción y asegurando alineación entre ambos.

Conclusión

Los 1 a 1, bien ejecutados, son un recurso valioso para el gerente y el desarrollo del colaborador. Pueden mejorar el compromiso y la gestión del desempeño, algo que todo líder desea. Con los pasos aquí expuestos y una plantilla sólida, podrás dominar la creación y conducción de estas reuniones. El mantra sigue intacto: fomentar la comunicación abierta, ofrecer coaching incisivo y desarrollo de carrera, y construir relaciones de confianza en el equipo. ¿El resultado? Un equipo armónico y de alto rendimiento, asentado en un espacio de trabajo colaborativo.