Quel est l’objectif des ordres du jour de réunions en tête‑à‑tête ?

Les réunions en tête‑à‑tête ont toujours été une composante indispensable du monde de l’entreprise et un moyen de cultiver la relation entre un manager et un membre de son équipe. Ben Horowitz, figure influente dans le domaine du management, a expliqué en détail la valeur indéniable de ces interactions. Certaines de ses affirmations suggèrent que ces réunions dépassent de simples mises à jour opérationnelles ou évaluations de performance, pour se transformer en véritables sessions de création de confiance, de communication ouverte et de développement de la relation. Cette valeur nous donne envie d’améliorer ces réunions, et les ordres du jour sont un bon point de départ. En effet, avec un ordre du jour de réunion en tête‑à‑tête soigneusement élaboré, les managers peuvent exploiter tout le potentiel de ces interactions, renforcer l’engagement des employés, stimuler la productivité et réaligner chaque personne sur ses objectifs professionnels et de carrière globaux.

Structure du modèle d’ordre du jour de réunion en tête‑à‑tête

Créer du lien avec un check‑in (5 minutes)

Donner un feedback constructif (10 minutes)

Discuter et orienter les objectifs de carrière (10 minutes)

Conclure avec un objectif clair (5 minutes)

1. Reconnaître l’importance inhérente

‍Chez Bubbles, nous croyons uniquement aux conversations productives, et nous considérons qu’une conversation productive naît de la compréhension de sa véritable valeur. Au cœur de ces réunions en tête‑à‑tête, comme l’explique Horowitz, se trouve l’intention et la volonté de nourrir un lien collaboratif entre le manager et le membre de l’équipe. Un ordre du jour de réunion soigneusement conçu et spécifiquement élaboré devient évidemment le point de départ et la pierre angulaire qui permettent d’y parvenir, puisqu’il garantit la résolution complète de chaque point de discussion essentiel. Nous devons donc nous assurer de bien faire les choses, et cela nous concerne tous, car quel que soit le mode de collaboration dans une entreprise, la conversation en direct est cruciale pour les revues d’OKR et d’objectifs professionnels et, par conséquent, pour favoriser le développement de carrière. 

2. Défendre la collaboration

‍Nos ordres du jour de réunions en tête‑à‑tête doivent refléter à parts égales la voix du manager et celle du membre de l’équipe. Ce n’est pas une liste unilatérale de points à l’ordre du jour, mais plutôt un ensemble de préoccupations, d’idées et d’aspirations. En veillant à intégrer des points issus des deux parties dans le modèle d’ordre du jour et dans les discussions, on fait émerger un climat de co‑responsabilité et de collaboration. Instaurer un sentiment d’égalité est très bénéfique pour toute entreprise et peut beaucoup contribuer à renforcer le moral. Vous pouvez aussi renforcer cela en encourageant davantage de travail asynchrone, car il est en phase avec la collaboration et l’équité ; une planification efficace stimule la productivité et, en utilisant un outil comme Bubbles, nous pouvons nous assurer de couvrir tous les points de discussion et les actions à notre rythme et du mieux possible.

3. L’importance du premier check‑in

C’est un point qui ne peut pas être surestimé ! Qu’il s’agisse d’une simple conversation avec des phrases et des questions comme « salut, comment vas‑tu ? » ou d’un échange plus approfondi sur le bien‑être, cela montre que l’on se soucie de la personne et sert de pont pour créer du lien et améliorer le travail d’équipe. Adopter un rythme régulier pour un tête‑à‑tête ou un check‑in, qu’il soit bimensuel, hebdomadaire ou adapté aux participants, et en faire une réunion récurrente crée le cadre d’une conversation authentique. Des questions ouvertes comme celles‑ci encouragent les collègues à discuter librement, ce qui augmente le niveau de confort et de confiance, un élément particulièrement important dans les contextes de travail à distance. En fin de compte, c’est la clé pour instaurer la sécurité psychologique dans toute l’équipe.

4. L’importance du feedback constructif

‍Les évaluations de performance, intégrées clairement aux réunions en tête‑à‑tête, peuvent se transformer en sessions régulières de feedback constructif. En nous inspirant de la philosophie de franchise radicale de Kim Scott, le feedback devient un outil essentiel pour le travail d’équipe, un phare qui guide les membres dans leur parcours professionnel vers la réussite et les aide à affiner leurs OKR. Nous pensons que la confiance est essentielle pour que le feedback constructif soit efficace et pour que les employés y consacrent toute leur attention, d’où l’accent mis sur l’encouragement à la collaboration. En raison de notre focalisation sur la collaboration asynchrone, ce point de discussion est crucial pour la réussite de l’équipe Bubbles et il est traité plus en détail dans cette Bubble.

5. Orienter vos objectifs

‍Votre ordre du jour de réunion en tête‑à‑tête doit comporter des créneaux dédiés à la discussion des objectifs professionnels, comme les OKR et les aspirations et le développement de carrière plus globaux. Nous devrions revoir nos objectifs et, par exemple, la réussite que nous avons eue au cours de la semaine précédente. Les managers et responsables de réunion sont, précisément, des leaders et ont la responsabilité de soutenir la progression vers ces objectifs. Les conversations doivent explorer la vision qu’a le membre de l’équipe de son développement de carrière afin de comprendre pleinement son niveau de satisfaction dans son rôle et, parfois, couvrir la feuille de route et la structure pour atteindre ces objectifs au sein de son équipe. C’est essentiel et cela permet d’organiser moins de réunions fréquentes ; garantir l’existence d’une structure pour atteindre les OKR permet aux membres de l’équipe de progresser de façon asynchrone après un tête‑à‑tête.

6. Faciliter la conversation avec des questions ouvertes

‍La richesse et l’efficacité d’une conversation tournent souvent autour des questions posées par chaque participant. Au‑delà de la mise à jour de statut routinière, l’accent doit être mis sur des questions qui encouragent une vraie réflexion et une analyse plus approfondie. Des questions telles que « quels obstacles perturbent ton flux de travail ? » ou « comment puis‑je t’aider à renforcer ta productivité ? » peuvent être déterminantes et commencer à impliquer davantage le membre de l’équipe, car elles appellent essentiellement une réponse réfléchie, permettant souvent une analyse plus approfondie.

7. L’aspect engagement des employés

‍L’engagement des employés, sujet souvent abordé lors des réunions d’équipe, trouve aussi toute sa place dans les réunions en tête‑à‑tête. Le modèle d’ordre du jour peut intégrer des segments dédiés à la compréhension de leur expérience au sein de l’équipe et de leur opinion sur l’équipe à ce moment‑là. Ce n’est pas seulement important pour renforcer la réussite de l’équipe, mais aussi pour veiller à toujours encourager un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En favorisant la sécurité psychologique dans cet espace, vous vous assurez que les membres de l’équipe se sentent en sécurité pour partager leurs difficultés ou leurs préoccupations, ce qui constitue évidemment la base du feedback. Le confort mental et la confiance sont essentiels pour atteindre le succès au sein d’une équipe. L’impact sur l’atteinte des objectifs professionnels d’une réalité opposée à la sécurité psychologique est expliqué ici. 

8. Le rôle du manager

‍Nos réunions en tête‑à‑tête doivent être plus qu’un simple dialogue, et nous comptons largement sur l’orientation de notre manager pour y parvenir. Les managers et responsables de réunion, forts de leur expérience et de leur vision, doivent se transformer en coachs en communication et s’efforcer de guider les membres de leur équipe vers des prochaines étapes concrètes. Si les discussions abordent, par exemple, les obstacles liés à la charge de travail, c’est un moment opportun pour conseiller aux employés des stratégies de meilleure gestion du temps ou de priorisation des tâches. Ces concepts sont cruciaux pour l’efficacité d’une équipe et constituent des axes de focalisation essentiels pour Bubbles. Lorsqu’on collabore de façon asynchrone, il est essentiel de clarifier les délais de réponse et l’importance des insights.

9. Maintenir l’élan avec constance et adaptabilité

‍Bien qu’il soit essentiel d’adopter le rythme régulier mentionné plus haut, qu’il soit bimensuel, hebdomadaire, etc., pour les tête‑à‑tête, il existe aussi un besoin d’adaptabilité. Un modèle d’ordre du jour de réunion efficace offre une structure, mais cette structure globale doit rester flexible et laisser place aux idées spontanées. Des outils comme Bubbles peuvent faciliter cela, en garantissant un équilibre harmonieux entre constance et adaptabilité, et en offrant une plateforme pour collaborer sur des ordres du jour partagés, prendre des notes, partager du feedback et attribuer les prochaines étapes. Cette notion de flexibilité cruciale est développée ci‑dessous.

10. Conclure avec un objectif clair

‍Lorsque la réunion touche à sa fin, il est important de résumer les points abordés et de mettre en avant les enseignements actionnables. Le manager comme le membre de l’équipe doivent à chaque fois quitter la réunion avec une compréhension claire des attentes et des prochaines étapes. En intégrant le notetaker de Bubbles dans les réunions en tête‑à‑tête, cela devient garanti et simple, ce qui renforce encore la productivité de l’interaction et assure l’alignement des deux participants.

Conclusion

‍Les tête‑à‑tête, lorsqu’ils sont menés efficacement, sont un atout précieux dans le panel de compétences d’un manager et un atout précieux pour le développement des employés. Ils peuvent renforcer l’engagement des employés et la gestion de la performance, ce que tout leader devrait rechercher. Avec les étapes que nous avons définies ici et un solide modèle d’ordre du jour de réunion, vous devriez être en mesure de maîtriser la préparation et la conduite de ces réunions. Le mantra reste inchangé : encourager la communication ouverte, offrir un coaching incisif et des perspectives de carrière, et construire des relations de confiance entre les membres de l’équipe. Le résultat ? Une équipe harmonieuse et très performante, évoluant dans un espace de travail collaboratif.