Для багатьох людей ті часи, коли щоранку доводилося стояти на переповненій платформі й намагатися втиснутися до набитого вагона, як сардина в косяку, здаються дуже далекими — і за відчуттями, і з точки зору ефективності. Підштовхнутий необхідністю через пандемію, світ праці знайшов кращий спосіб проводити зустрічі — за допомогою віртуальних зустрічей. Однак ці зібрання стають кращими лише тоді, коли дотримуються певних важливих правил поведінки на зустрічах. Сьогодні ми розберемо ці правила, щоб ви завжди дотримувалися правильного етикету зустрічей, незалежно від того, звідки ви підключаєтеся.

Що таке етикет зустрічей?

Етикет зустрічей — це спосіб, у який ми поводимося та презентуємо себе під час робочої зустрічі. Етикет зустрічей є критично важливим, адже без нього складно створити чіткий план зустрічі. У результаті важко забезпечити послідовні продуктивні й шанобливі взаємодії — незалежно від того, проводите ви більш невимушений щоденний стендап чи важливу зустріч із зовнішніми клієнтами щодо продажів. Тут ми зосереджуємося саме на етикуванні зустрічей у віртуальному форматі, яке пов’язане з іншими викликами та базовими правилами онлайн-комунікації.

Тож що саме ми змінюємо у віртуальній зустрічі порівняно з очною? Як я вже казав, онлайн-зустріч тримається на тому, що дотримуються важливих правил. Загалом завдяки відеоконференціям ми можемо зосередитися на тому, що справді важливо для бізнесу, скорочуючи відволікальну офісну «балаканину» та витрачений час на дорогу заради критичних оновлень щодо прогресу проєктів і ефективних круглих столів, до яких усі готуються заздалегідь.

Якщо добре дотримуватися цих правил зустрічей, це призводить до реального прогресу бізнесу — на відміну від застарілих традиційних правил, як-от вимоги до дрес-коду на зустрічах. Як влучно каже Марк Кубан: "немає жодної вагомої причини, чому психічно здорова людина повинна носити костюм на роботу". Це лише приклад різниці в пріоритетах між роботою в офісі та віддалено, але саме це є нашим планом, щоб зосередитися на тому, що справді важливо.

Важливість етикету віртуальних зустрічей

У Bubbles ми взялися за місію скоротити марно витрачений час на віртуальних зустрічах — і зменшили його для наших користувачів на 38 %, заохочуючи оновлення асинхронної роботи та продовження обговорення зустрічі за допомогою запису bubble, а не шляхом ще однієї зустрічі, яку ніхто не хоче додавати до свого календаря. Наш фокус на тому, щоб проводити зустрічі якісно, а не часто, означає, що ми з власного досвіду знаємо, наскільки важливий правильний етикет віртуальних зустрічей у тих випадках, коли зустріч не можна замінити bubble.

Тож коли ми все ж беремо участь у відеоконференціях, ми робимо все можливе, щоб підготуватися до успіху. Поряд із використанням Bubbles Notetaker на наших онлайн-зустрічах для нотаток і збереження повного запису обговорення, а також наших AI-задач і наступних кроків, ми уважно ставимося до нашого етикету та налаштування зустрічі. Тепер настав час уважно поглянути на ваш етикет і перетворити вашу віртуальну переговорну кімнату на осередок ефективності.

Кодекс поведінки на віртуальних зустрічах

Загальний етикет зустрічей: що варто робити:

• Добре підготуйтеся: не економте на порядку денному зустрічі. Підготуйтеся належним чином і заздалегідь ознайомтеся зі своїм порядком денним. Розішліть порядок денний разом із запрошенням на зустріч і продумайте, як має проходити зустріч. Як колись сказав мій викладач: не везіння, а хороша підготовка!
• Будьте пунктуальними: вам не потрібно бігти по людних вулицях під дощем, як це досі роблять багато хто, коли запізнюються на зустріч. Мінімум, що ви можете зробити, — вчасно сісти за стіл і бути готовими приєднатися до відеодзвінка. Як мудро сказав Марвін Дж. Ештон, "пунктуальність — це чемний комплімент, який розумна людина робить своїм колегам". Не будьте грубими; будьте готовими.
• Вимикайте мікрофон, коли не говорите: крім того, щоб слідкувати за технічними питаннями, потрібно вміти правильно користуватися технологіями платформи віртуальних зустрічей. Тримайте мікрофон вимкненим, якщо ви не говорите, щоб уникнути небажаного фоновго шуму, відволікань або переривань. Пам’ятайте: повага повертається, тому завжди ставтеся шанобливо до інших учасників.

Загальний етикет зустрічей: чого не варто робити:

• Припиніть багатозадачність: усім помітно, коли хтось постійно перемикається між вкладками й не приділяє повної уваги, особливо це видно за його внеском у розмову. Будьте активним слухачем, залишайтеся залученими та не пропускайте важливу інформацію. Те, що Bubbles Notetaker записує вашу зустріч у Zoom, наприклад, не означає, що вам не потрібно брати участь!
• Стримуйтеся від перебивань: добре бути запальним, але завжди дочікуйтеся природних пауз або використовуйте онлайн-функції на кшталт «підняти руку», щоб висловитися, не перериваючи доповідача.
• Будьте професійними: щоб не повторюватися, ставтеся до кожного учасника з належною йому повагою. Професійність — це те, що не обов’язково прописано в порядку денному, але вона має бути присутня під час онлайн-зустрічі завжди.

Етикет віртуальних зустрічей: 8 правил

Чітка якість звуку й відео

• Коли ви робите свій внесок у віртуальну зустріч, це певною мірою є презентацією. Ніхто не хоче дивитися розмиту «презентацію», яка звучить так, ніби її записали на стареньку рацію, тому спробуйте інвестувати в надійний мікрофон і камеру, щоб вас було добре видно й чути. Це не обов’язково має бути дорого, і в більшості випадків ваш ноутбук або комп’ютер цілком підходить, але про це варто пам’ятати!
• Крім того, регулярно перевіряйте обладнання, щоб за потреби мати заміну, а особливо — перед зустріччю, аби технічні збої не руйнували її перебіг.

Сприяйте створенню професійного середовища

• Створення професійного середовища у вашій платформі віртуальних зустрічей — це командна робота, але завжди виконуйте свою частину, обираючи для зустрічей тихе, добре освітлене місце. Перегляньте наш посібник щодо домашніх офісів тут, щоб отримати натхнення, як мінімізувати відволікання й ідеально налаштувати віддалене робоче місце.
• Швидка порада: використовуйте нейтральний або професійний фон, а якщо цього не можна гарантувати, розмивайте фон. Зосереджуйте увагу на розмові, а не на тому, що відбувається позаду вас.

Практикуйте активне слухання

• Навіть якщо ви вимкнули мікрофон, подавайте невербальні сигнали залученості — наприклад, кивайте головою та підтримуйте зоровий контакт. Коли настане слушний момент, можете коротко перебити, щоб висловити усні підтвердження чи підтримку іншим учасникам.
• Це чудовий етикет віртуальних зустрічей, адже ваші реакції та втручання заохочуватимуть інших також долучатися й ділитися думками.

Робіть нотатки й робіть фоллоуап

• Незалежно від типу зустрічі, вам потрібні якісні нотатки, щоб відстежувати ключову інформацію та все, що було обговорено. Однак, якщо ви поспіхом намагаєтеся записати все підряд або скажено стукаєте по клавіатурі, це шкодить іншим важливим речам, як-от залученість і активне слухання.
• Альтернатива — використовувати інструмент для нотаток, як-от Bubbles, щоб повністю записати й транскрибувати зустріч. Якщо ви думаєте, що це надто довгий процес, аби потім переглядати всю зустріч, приємною новиною буде те, що Bubbles надає резюме, персоналізовані пункти дій і розподіл відповідальності безкоштовно.

Дотримуйтесь порядку денного зустрічі

• Якщо ви дотрималися попередньої поради та добре підготували порядок денний, вам варто його дотримуватися — не лише для того, щоб дискусії залишалися в руслі та охоплювали всі теми, а й щоб не витрачати свій час даремно!
• Якщо ви ведете зустріч, не бійтеся повертати розмову в потрібне русло, якщо вона відхиляється. Часто буває, що учасники «занурюються в кролячу нору», але вони оцінять, що ви керуєте їхнім часом так, щоб встигнути повністю розглянути кожен пункт порядку денного.

Використовуйте функції чату

• Чат під час віртуальної зустрічі може стати містком між незручною усною «перебивкою» та необхідною інформацією. Використовуйте чат для поширення релевантної інформації, пов’язаної з обговоренням, наприклад посилань, документів, даних або запитань для уточнення.
• Це має бути очевидно, але не використовуйте чат для протилежного — уникайте нерелевантних або особистих розмов під час віртуальної зустрічі.

Враховуйте техніки віртуальної участі

• Якісні віртуальні зустрічі потребують розвинених міжособистісних навичок. На великих зустрічах звертайте увагу на те, як розгортається взаємодія, і відповідно коригуйте свою участь. Якщо формат більш формальний, використовуйте функції на кшталт «підняти руку», перш ніж долучатися до обговорення. Якщо це більш неформальний і регулярний формат, налаштуйте етикет відповідно — говоріть, коли маєте нагоду.
• Найкраща практика для внеску в розмову — зробити коротку паузу після того, як ви висловилися. Це стосується обох наведених вище сценаріїв: так ви врахуєте можливі затримки в з’єднанні й дасте простір для відповідей і вільної дискусії.

Включайте регулярні перерви в тривалі зустрічі

• Якщо ви користуєтеся Bubbles, вам не знадобиться так багато тривалих зустрічей, тож ми залишили це правило насамкінець. Однак у таких випадках додавайте кілька коротких перерв, щоб усі залишалися зосередженими й не втомлювалися.
• На більш особистому рівні під час цих перерв варто змінити обстановку. Потягніться, відпочиньте або виконайте інші завдання, а потім повертайтеся повністю оновленими.

Етикет віртуальних зустрічей один на один

Підхід до 1-на-1 віртуальних зустрічей помітно інший: він більше зосереджений на особистій взаємодії, хоча й спирається на багато тих самих правил етикету, що й вище. Однак, щоб повністю підготувати вас до будь-якої віртуальної зустрічі, ми зібрали кілька правил, яких варто дотримуватися на вашій наступній 1-на-1-зустрічі:

• Розвивайте особисті зв’язки: на зустрічі лише ви й інша людина, тож якщо формат дозволяє, сприймайте це як можливість побудувати довірливі відносини. Почніть зустріч у дружньому, більш особистому тоні, а потім переходьте до ключових професійних тем. Нещодавня анкета Gallup підтвердила, що наявність друга на роботі тісно пов’язана з результатами, тож нам усім варто приділити цьому трохи енергії!
• Персоналізуйте порядок денний: різні зустрічі — різні порядки денні. Для вашого порядку денного 1-на-1 адаптуйте пункти обговорення, щоб охопити ваші індивідуальні запити, та залиште час, щоб проговорити цілі й зворотний зв’язок. Рідко коли ви маєте таку можливість як учасник великої зустрічі, тож скористайтеся цим шансом 1-на-1 сповна й переконайтеся, що добре просуваєтеся в компанії та у своїй кар’єрі загалом.
• Гнучкість у розмові: тримайте мікрофон і камеру ввімкненими та намагайтеся підтримувати плавний перебіг діалогу. Зазвичай така віртуальна зустріч дозволяє більш неформальний діалог, якщо тільки це не жорстка оцінка результатів роботи, наприклад. Загалом намагайтеся підходити до таких сесій розслаблено й відкрито до обміну зворотним зв’язком та ідеями.

Висновок

Статистика за 2024 рік показує, що віддалені працівники проводять у віртуальних зустрічах у середньому 31 годину на місяць. Вкрай важливо організовувати віртуальні зустрічі правильно, адже загальна кількість хвилин, що тут марнується, вражає. Подумайте про те, щоб скоротити кількість віртуальних зустрічей на 38 %, використовуючи Bubbles для асинхронної комунікації, а коли ви опинитеся на віртуальній зустрічі без альтернативи, обов’язково дотримуйтеся цих правил етикету та найкращих практик. Сподіваємося, що з цими базовими правилами та хакерами продуктивності, такими як Bubbles Notetaker, ваші віртуальні зустрічі стануть справді трансформаційно успішними.