Командні зустрічі є звичайною практикою в сучасному робочому світі, але наскільки ж вони насправді ефективні? Дехто каже, що вони є двигуном, який забезпечує співпрацю на робочому місці, тоді як інші вважають, що командні зустрічі є зайвими в нашому сучасному робочому форматі. Ці погляди явно поляризовані, але з огляду на те, що зустрічі все ще міцно утримують позиції в більшості робочих середовищ, я хочу бути впевненим, що ми підходимо до них професійно та максимально ефективно використовуємо час кожного члена команди. Ти можеш запитати, чому я маю право віддавати такі розпорядження, але мої погляди є нейтральними, і, працюючи в переважно асинхронній команді, я усвідомлюю критичну важливість відкритого обговорення та продуктивності, коли нарешті настає час для командної зустрічі. Я просто разом із колегами з Bubbles рухаюся шляхом покращення робочих середовищ і, зважаючи на нашу спеціалізацію, сподіваюся, ти сприйматимеш нас як надійне джерело!

Наскільки ефективними є групові зустрічі?

Чому нам варто дбати про наші командні зустрічі.

Командні зустрічі, якщо їх добре організувати, є одним з найпотужніших інструментів для налагодження комунікації й ухвалення рішень, але кожен член команди має бути готовим разом ставати більш ефективною командою, щоб отримати ці переваги.

Як саме нам варто дбати про наші командні зустрічі?

Незалежно від того, чи це віртуальна зустріч чи зібрання співробітників в офісі, існують певні, так би мовити, робочі пункти, які необхідно виконати, щоб це спільне проведення часу залишалося продуктивним. Однак реальність інша: нещодавнє дослідження Harvard Business Review показало, що 71% керівників вищої ланки вважають командні зустрічі непродуктивними та неефективними. Якщо поєднати це з даними з International Meetings Statistics Report, де 55% опитаних працівників заявили, що завдяки ефективним зустрічам почуваються більш продуктивними, ми починаємо розуміти цю розбіжність.

На мою думку, усе вирішує те, як саме проводиться обговорення: ефективність командної зустрічі не ставиться під сумнів, коли зустріч має чіткі цілі, сфокусований порядок денний і активну участь кожного учасника. Ми знаємо це з відгуків, отриманих у попередньому опитуванні, і я припускаю, що цей відсоток може стати значно вищим, якщо впровадити кілька простих порад.

Що слід обговорювати на командних зустрічах?

Подбай про те, щоб твоя команда була узгоджена з порядком денним зустрічі!

Може здаватися очевидним, але багатьом керівникам команд складно правильно сфокусувати кожне обговорення. Командний порядок денний зустрічі, який суттєво не відповідає меті й є нечітким, прирікає зустріч на провал ще з самого початку. Крім того, на цьому етапі через погану комунікацію кожен учасник заважає команді стати по-справжньому ефективною. За даними Atlassian, чіткий порядок денний командної зустрічі може скоротити її тривалість до 80%, тож візьми це до уваги й подбай, щоб від першого питання-розминки до підсумкового резюме обговорення залишалося конкретним для кожного учасника та його завдань.

Як ти забезпечуєш узгодженість зі своїм порядком денним зустрічі?

Я поділюся кількома порадами та кращими практиками, що саме обговорювати на цьому етапі, перш ніж ми детально заглибимося в підготовку командних зустрічей, включно з відпрацюванням порядку денного.

1. Оновлення щодо прогресу: для відчуття спільного руху вперед і відповідальності!
2. Розв’язання проблем: ідеальний простір для відкритого обговорення та мозкового штурму робочих пунктів і рішень.
3. Ухвалення рішень: командні зустрічі допомагають вибудовувати робочі стосунки, без яких жодна ефективна команда не зможе як єдине ціле здобути чіткість у виборі напряму руху!
4. Зворотний зв’язок і навчання: став запитання, бери участь у наданні конструктивного зворотного зв’язку і подбай про те, щоб ми постійно розвивалися як колектив. 

Як підготуватися до ефективних командних зустрічей

Як я щойно наголосив, підготовка є життєво важливою для командних зустрічей у робочому середовищі. Щоб це усвідомити, просто порівняй свою робочу команду з будь-якою успішною, ефективною командою. Чи виходять баскетбольні команди NBA або футбольні команди Прем’єр-ліги просто зранку на майданчик і грають наступний матч? Звісно, ні; незалежно від середовища, ми маємо ретельно готуватися. Якщо говорити конкретно про робоче місце, погано підготовлена командна зустріч не матиме жодних шансів на ефективну комунікацію, тож це надзвичайно важлива порада. Це настільки очевидно, що я не проситиму тебе робити нотатки, але хочу, щоб це завжди було на передньому плані твоїх думок.

Отже, ефективне проведення таких командних зустрічей — це процес, який починається задовго до того, як керівник та учасники зберуться на свою першу командну зустріч із розминкою. У досконалому світі кожен член команди мав би все підготоване ще до того, як прийти на зустріч, і нам потрібно максимально наблизитися до цього ідеалу! Щоб цього досягти, заздалегідь визначай свої цілі, за потреби навіть використовуючи шаблон порядку денного зустрічі, щоб додати структуру й фокус. Це стосується як тебе як керівника команди, так і інших: якщо ти надішлеш порядок денний заздалегідь, ти спонукаєш своїх колег заздалегідь обміркувати пункти обговорення й дати своїм думкам і поглядам час визріти.

Цей порядок денний командної зустрічі також має охоплювати розмаїття ролей і зон відповідальності, пов’язаних із зустрічами, — і саме тут поради стають більш технічними! Хоча розподіл часових слотів і тем для обговорення, ймовірно, має залишатися ручним, інші критично важливі спільні елементи командних зустрічей, такі як протокол зустрічі та призначений нотар, можуть бути докорінно змінені завдяки технічному прогресу в AI notetakers. Покращуючи твою здатність спілкуватися та робити внесок у відкриті обговорення, нотар, як-от рішення від Bubbles, змінить твою наступну віртуальну зустріч: він допоможе зберегти чіткий запис для подальших посилань і водночас забезпечить відповідальність за робочими пунктами.

Чому варто записувати свої зустрічі за допомогою Bubbles?

У Bubble нижче один із членів команди Bubbles розповідає про суттєві переваги нотара від Bubbles, наголошуючи, як він дає змогу брати участь із повною зосередженістю завдяки автоматизованій функції ведення нотаток. Це особистий відгук про те, наскільки корисною є ця порада для ритмічності проведення зустрічей і загальної продуктивності.

Залучення команди: від розминок до мозкового штурму

Як розпочати командну зустріч?

Початок ефективної командної зустрічі часто задає тон усьому подальшому обговоренню. Розминка, як я вже згадував, може бути чудовим способом заохотити участь і "розігріти" учасників перед робочою зустріччю. Вона піднімає бойовий дух і готує команду до продуктивної сесії, особливо якщо це перша зустріч такого формату.

Як розвивати хід командної зустрічі?

Далі йде мозковий штурм, який, згідно з моїм досвідом, є характерною рисою групових зустрічей, що стимулює креативність і співпрацю. Отже, важливість добре проведеного мозкового штурму для розкриття креативності неможливо переоцінити, і він одночасно підкріплює думку, що саме підготовка є тут найважливішою порадою. Створюючи атмосферу, у якій кожен член команди почувається комфортно, щоб ділитися добре продуманими ідеями, ти використовуєш колективний інтелект своєї команди й часто знаходиш рішення, які одна людина навряд чи відкрила б самостійно.

Тож, підсумовуючи, хочу наголосити: досягти мети ідеальної командної зустрічі — завдання непросте, та й взагалі, хто може сказати, що певний формат є ідеальним? Усі люди й команди різні, але я сподіваюся, що, упровадивши ці робочі пункти, ти зможеш перетворити свої командні зустрічі на осередки якісної комунікації й розвитку бізнесу.