Віртуальні зустрічі з використанням програм для аудіо- та відеоконференцій на кшталт Zoom за останні роки стали повсякденною практикою для мільйонів людей у всьому світі.

Однак фіксувати кожну деталь під час цих географічно віддалених, віддалених віртуальних зустрічей може бути складно. Усі ми відчували, як відволікаємося й пропускаємо важливу інформацію, і це природно — зрештою, більшість із нас усе ще звикає до цього нового формату роботи. Але це не рятує нас від наслідків, коли ми проглядаємо повз ключову інформацію. Ось тут у пригоді стає функція або інструмент запису в Zoom: вони дозволяють учасникам записувати зустрічі в Zoom, щоб потім переглянути їх і розібратися з тими елементами, які було пропущено. Звісно, такий запис також безцінний для тих членів команди, які не змогли приєднатися до дзвінка в Zoom.

Як я вже побіжно згадував, записувати зустріч у Zoom не завжди було просто, і зараз це залишається правдою, але радше в тому сенсі, що у нас занадто багато варіантів запису, тож головний виклик — знайти й обрати найзручніший спосіб запису Zoom-зустічей саме під свої уподобання. Саме тому я підготував цей посібник і сподіваюся, що він допоможе вам розібратися з найкращими варіантами.

Чи можна записувати зустрічі в Zoom у самому Zoom?

Коротка відповідь: так, можна. Zoom має вбудовану функцію запису екрана, яка легко доступна, але лише якщо ви є ведучим зустрічі. Цю функцію можна знайти в нижньому меню застосунку Zoom, як показано нижче. Нею можуть повною мірою користуватися як безплатні, так і платні користувачі, тож давайте зараз разом пройдемо всі кроки.

1. Відкрийте застосунок Zoom і почніть проводити нову зустріч.
2. Як показано на зображенні нижче, натисніть значок Record у нижньому меню, щоб розпочати запис своєї Zoom-зустрічі. Тут ми бачимо першу відмінність між безплатними й платними користувачами. Як безплатний користувач, ви збережете запис Zoom автоматично до локальної теки, а як платний користувач Zoom зможете обрати між записом на пристрій, з якого ви приєднуєтеся до зустрічі, або в хмару.

3. Програмне забезпечення для запису вже працює, і, як індикатор, екран вашого застосунку Zoom виглядатиме так, як показано нижче. Ви можете тимчасово призупинити або повністю зупинити запис зустрічі за допомогою значків "Pause" і "Stop Recording" у нижньому меню, на які (буквально) вказую я сам. Як ви також бачите, у верхньому лівому куті з’являється ще один значок "Recording", що вказує, що ви зараз у ефірі.

Після зупинки запису Zoom конвертує його, щоб зробити файли доступними для вас, і, як я вже казав, доступність залежить від тарифного плану Zoom, на який ви підписані. Аудіовізуальні записи зберігаються у відеотеку у форматі MP4, тоді як зустрічі в Zoom лише з аудіо зберігаються як аудіотеки у форматі M4A.

Саме в цих часто надмірно великих файлах ми й стикаємося з наступною проблемою при записі Zoom у самому Zoom; першою ж проблемою є те, що ви не можете записувати через Zoom, якщо ви лише учасник зустрічі, не запросивши дозволу в ведучого. Зараз я розповім вам кроки, як це зробити, а потім порекомендую менш громіздкий, більш автономний спосіб запису Zoom-зустрічей для себе.

Як записувати зустрічі в Zoom як учаснику

Під час дзвінка в Zoom попросіть у ведучого дозвіл на запис. Якщо вони не знають, як це зробити, їм потрібно вибрати Participants.

Потім вони мають навести курсор на ваше ім’я й натиснути значок More , який позначений трьома маленькими горизонтальними крапками поруч з вашим ім’ям.

Після цього вони можуть вибрати Allow to Record Local Files option, і ви як учасник отримаєте сповіщення, що тепер маєте дозвіл записувати.

Також варто зазначити, що ведучий, у схожий спосіб, може вимкнути ваш доступ до запису в Zoom, натиснувши інший пункт у зоні More .

Як я й казав, не надто вже й автономно, правда? Нікому не подобається, коли він не контролює власні можливості, особливо коли йдеться про щось настільки корисне для вашої робочої ефективності. На щастя для вас, у мене є інший метод, який може повністю змінити ваші Zoom-зустрічі й віддати долю вашого колаборативного успіху у ваші власні руки.

Метод 2: використання стороннього інструменту для запису зустрічей

Як ми вже з’ясували, Zoom дозволяє записувати ваші зустрічі, але, з мого досвіду, для якісного запису Zoom-зустрічей потрібно дещо більше. Парадоксально, але метод, який я хочу вам запропонувати (Bubbles), дає вам більше можливостей і водночас потребує менше зусиль. Сприймайте його як найпростіший варіант для ваших Zoom-зустрічей.

То чому ж я стверджую, що Bubbles пропонує більше? По-перше, Bubbles не лише автоматично приєднується до ваших зустрічей після підключення календаря, а й "підбирає всі крихти" для вас, записуючи й прослуховуючи зустріч, щоби надати не лише повний запис, а й швидкий підсумок або протокол відразу після зустрічі, що дуже зручно для швидкого перегляду та подальших дій.

Можливо, я надто вже наполягаю, але не вважаю, що метод, який змушує вас витрачати час на повторний перегляд і самостійне виокремлення інформації (вбудований спосіб запису Zoom), може конкурувати з підходом, коли вся інформація миттєво подається вам на блюдці — і ви одразу готові переходити до наступних кроків (Notetaker від Bubbles).

У будь-якому разі, принаймні варто спробувати — тим паче, що це безплатно! Я покажу вам, як це зробити, провівши вас крізь Bubbles Notetaker, щоб ви були готові вивести свою наступну Zoom-зустріч на новий рівень.

Як записувати зустрічі в Zoom за допомогою Bubbles

1. Підключіть свій календар

Щоб дійти до цього етапу, увійдіть у Bubbles і натисніть на свій аватар у нижньому лівому куті. Натисніть "Notetaker settings", а потім підключіть свій календар Google або Microsoft. Варто обрати свій робочий акаунт або принаймні обліковий запис із запланованими зустрічами в календарі. Після завершення процесу автентифікації налаштування будуть завершені.

2. Підготуйтеся до своєї Zoom-зустрічі

Як бачите праворуч, Bubbles Notetaker тепер готовий автоматично приєднуватися до майбутніх зустрічей у вибраному календарі. Тут першою зустріччю є щоденний стендап (Daily Standup), і, як ви також бачите, є перемикач, який дозволяє вимкнути Notetaker для кожної конкретної зустрічі. Ви також можете приєднатися до своєї зустрічі безпосередньо через Bubbles, натиснувши "Join meeting".

3. Приєднайтеся до своєї Zoom-зустрічі разом із Notetaker

Коли настане час зустрічі й ви приєднаєтеся до обговорення в Zoom, ви побачите, що Notetaker уже бере участь у зустрічі. Як показано тут, він надішле привітальне повідомлення в чаті, щоб усім пояснити, хто він і навіщо приєднався. З мого особистого досвіду, дуже часто саме на цьому етапі інші учасники зустрічі виявляють великий інтерес до того, що таке Bubbles і що він робить. Коли я їм пояснюю, вони майже завжди хочуть спробувати! Ось вам і додатковий бонус Bubbles: ви станете першопрохідцем у впровадженні корисних технологій у своїй команді.

4. Перегляньте запис своєї Zoom-зустрічі

Після дзвінка ваш Notetaker надішле кожному учаснику зустрічі запрошення до bubble електронною поштою. Цей bubble містить відеозапис, транскрипт, надзвичайно точний AI резюме і список дій, а також буде доступний на вкладці Notetaker у Bubbles, як показано тут. Натисніть на нього, щоб почати асинхронну співпрацю з усіма залученими.

5. Приємної співпраці

Тепер ви потрапили до запису своєї Zoom-зустрічі за допомогою Bubbles Notetaker. Як уже згадувалося, тут у вас є повний запис зустрічі й транскрипт, а також підсумок зустрічі зверху та перелік дій для кожного учасника. Ви можете залишити коментар у bubble, щоб продовжити обговорення, або згадати (відмітити) учасників, які не змогли бути присутніми, щоб вони не відставали. Зрештою, вам потрібно, щоб кожен член команди був у курсі подій і повністю розумів поточний стан справ, аби ви стали по-справжньому успішною командою; Bubbles пришвидшує цей процес для вас.

Отже, перед вами гайд із запису Zoom-зустрічей. Є багато корисних способів записувати свої Zoom-зустрічі, і я сподіваюся, що після прочитання цього матеріалу ви краще розумієте, який стиль підходить вам найбільше.

Як я вже зазначав, для своїх зустрічей я віддаю перевагу Bubbles Notetaker, і після цього покрокового огляду певен, що ми з вами на одній хвилі щодо його користі. І це я ще не згадав, що, окрім використання Bubbles разом із застосунком Zoom, Notetaker також працює зі Slack, Zoom, Google Hangouts і Microsoft Teams. Ви також можете вбудовувати записи на свої сторінки в Notion (і користуватися понад 200 іншими інтеграціями). Це ваш швейцарський ніж, коли мова йде про віртуальні зустрічі.

Підсумовуючи, сподіваюся, що після цього ви захочете бути попереду інших і перетворити спільну роботу на приємну вправу з ефективності. Бажаю успіху!