Давати відгук співробітникам непросто, особливо в менших компаніях. Якщо неправильно впоратися з ситуацією, це може вдарити по моральному духу й створити токсичне робоче середовище… та ще й купу ніякових моментів! 

Але відгук для співробітників є критично важливим, щоб рухати компанію вперед. Хоча щорічні оцінки результатів роботи мають цінність, регулярні зустрічі й зворотний зв’язок є ключем до швидких покращень. Якщо подавати його конструктивно, і негативний, і позитивний відгук може підвищити залученість співробітників, підтримати професійний розвиток, зміцнити довіру та покращити утримання персоналу. 

Опитування показало, що 40% співробітників відчувають себе незалученими, якщо не отримують жодного відгуку, порівняно з 1% і 22% тих, хто отримує позитивний або негативний відгук. 

Коли ви перебуваєте в режимі зростання, немає часу ховати голову в пісок і уникати регулярного зворотного зв’язку лише для того, щоб мінімізувати дискомфорт. 

То як давати конструктивну критику щодо результатів роботи співробітників, щоб усі рухалися вперед і водночас уникати підводних каменів? Що означає давати відгук у сучасному робочому середовищі, де розподілені команди й асинхронна робота стали нормою? Чи вийшли очні розмови з моди, а коментарі в електронному листі звучать надто безособово? Де проходить тонка межа між підзвітністю та мікроменеджментом?

Давати співробітникам конструктивний відгук — це не лише питання ваших комунікаційних навичок (хоча це важливо!) — вам також потрібні належні процеси й інструменти та вміння обрати найдоречніший формат комунікації (наприклад, синхронний чи асинхронний) для кожної ситуації, щоб ділитися відгуком максимально продуктивно.

Найскладніше в тому, що не існує універсального підходу, який підійде всім. Потрібно враховувати різні фактори: розташування команди (віддалено чи в офісі), тип відгуку, мету коментарів і те, скільки людей залучено. 

Розгляньмо, як ви можете надавати ефективний відгук, який спонукає до дій і водночас дає вашій команді автономію добре виконувати свою роботу.

Як надавати ефективний відгук співробітникам

Отримання конструктивного, точного й послідовного зворотного зв’язку робить 85% співробітників більш мотивованими й допомагає 65% почуватися більш реалізованими на роботі.

Ефективний відгук — це не лише вказувати на те, що не працює. Найважливіше, щоб співробітники розуміли, як діяти на основі цього відгуку, щоб покращити свою результативність. Ось як пропонувати конструктивний відгук, який підтримує змістовні дії:

Тримайте розмову в приватному форматі

Навіть якщо відгук дається з найкращих міркувань, його може бути важко «проковтнути». Надаючи негативний відгук приватно, ви даєте співробітникам час і простір, щоб опрацювати свої емоції. Це також усуває почуття невизначеності серед інших членів команди, які можуть боятися, що наступними публічно розкритикують саме їх (наприклад, на командній зустрічі).

Надавайте конкретний відгук

Дослідники з’ясували, що люди надають перевагу конкретному й директивному відгуку, який говорить, що саме робити й як це робити. Отримувачі більш мотивовані, коли отримують коригувальний відгук, спрямований на пошук рішень. Також варто почати й завершити розмову про відгук з озвучення й повторення мети обговорення, наприклад, разом покращити XYZ.

Залишайте свої коментарі об’єктивними — фокусуйтеся на результатах і поведінці, а не на особистості, щоб співробітники не сприймали це як особисту атаку, не ставали в оборонну позицію й не чинили опір. Bubbles дає змогу спокійно обміркувати й сформулювати свій відгук так, щоб подати його конструктивно й надихнути на дії.

Будьте відвертими й емпатійними

Не подавайте «лайно в сендвічі» — такий підхід створює плутанину й розмиває суть відгуку. Переходьте до суті й зосереджуйтеся на тому, як ви можете підтримати співробітників у досягненні точкових покращень. А як же пом’якшити удар? Практикуйте глибоку й щиру емпатію: залишайтеся об’єктивними, водночас даючи співробітникам простір поділитися своїми реакціями.

Професор Уортонської школи бізнесу й автор Адам Грант радить замість «сендвіч»-підходу починати з озвучення наміру відгуку. Дослідники виявили, що відгук стає на 40% ефективнішим, якщо його почати словами: "Я даю тобі ці коментарі, тому що маю дуже високі очікування й знаю, що ти можеш їх досягти".

Сприяйте двосторонній розмові

Відкрита бесіда дає глибше розуміння проблеми й дає змогу допомогти співробітникам знайти рішення. Будьте допитливими й ставте запитання — сесія зворотного зв’язку не має бути монологом. Дайте співробітникам час підготуватися до розмови й простір, щоб обдумано відповідати під час обговорення.

Заохочувати двосторонній обмін в асинхронній комунікації складніше, але цілком можливо. Створіть bubble зі своїм початковим відгуком, надішліть його співробітнику й запросіть поділитися думками, залишаючи коментарі в треді. Так ви зберігаєте всю розмову в одному місці для подальших посилань і даєте отримувачу час і простір, щоб підготувати продуману, а не реактивну відповідь.

Допомагайте співробітникам переходити до дій

Навіть найздібніші й наймотивованіші співробітники не зможуть перетворити відгук на дії без належних інструментів. Запитайте, що їм потрібно, щоб упровадити зміни, які ви обговорили. Завершіть розмову конкретними цілями й термінами, щоб забезпечити підзвітність і надати співробітникам відповідні ресурси.

Проводьте подальший супровід і продовжуйте розмову

Допоможіть співробітникам відстежувати свій прогрес і своєчасно підтримуйте їх, якщо вони не досягають проміжних цілей. Не поспішайте звинувачувати — більшість людей прагнуть зробити все якнайкраще й не зривають цілі навмисно. Наприклад, у них можуть бути проблеми зі здоров’ям чи сімейні обставини, які заважають працювати на повну.

Проте в розподіленій команді буває складно по-справжньому пізнати людину цілісно. Докладіть зусиль, щоб ці розмови про відгук були двосторонніми, і співробітники могли вільно ділитися своїм досвідом. Наприклад, заохочуйте їх ділитися оновленнями в тому ж bubble, де ви залишаєте свій відгук, щоб канали комунікації залишалися відкритими.

Обирайте правильний формат відгуку для кожної ситуації

Те, як ви надаєте відгук, не менш важливо, ніж те, що ви говорите. У деяких випадках найкраще провести розмову наживо — віч-на-віч або по відеозв’язку. Інколи ж більше переваг дає асинхронна комунікація. Ось найпоширеніші формати відгуку й поради, як максимально використати їхні переваги:

Усний відгук

Розмова тет-а-тет — найпоширеніший канал відгуку в синхронному робочому середовищі. Вона дає змогу миттєво зрозуміти, як співробітник сприймає відгук, і за потреби скоригувати свою реакцію або заглибитися в деталі. Ви також можете надати додатковий контекст і відтінки значень за допомогою інтонації, посилюючи ефективність повідомлення.

Але в усного відгуку є й недоліки.

Якщо ви просто «хапаєте» співробітника й кажете: "давай поговоримо", він може відчути себе загнаним у кут і стати в оборону. У живій розмові часто з’являється безліч непотрібних відхилень від теми, і є ризик завершити її без чіткого плану дій. Крім того, від розмови не залишається запису, тож складніше відстежувати домовленості й деталі.

Щоб максимально використати усний відгук, виділіть на нього окремий час і попередьте співробітника, що саме плануєте обговорювати. Почніть з короткого підсумку (tl;dr), щоб сфокусувати розмову, і використовуйте конкретні приклади, аби спрямовувати дискусію. 

Дайте відгуку «осісти», замість того щоб відразу кидатися у відповідь і план дій, а потім обговоріть, як ви разом зі співробітником можете розв’язати ситуацію. І нарешті, зробіть подальший супровід із резюме розмови, щоб зафіксувати ключові тези й наступні кроки. 

Письмовий відгук

Коли ви записуєте свій відгук, у вас є час обдумати його перед тим, як поділитися зі співрозмовником, а ще так з’являється запис, до якого можна повернутися під час подальшого супроводу. Письмовий формат також допомагає краще передати свої думки, якщо ваша міжособистісна динаміка зі співробітником не сприяє розмовам віч-на-віч.

Однак у текстовій комунікації часто бракує важливого контексту й тонких нюансів. З огляду на те, що значна частина нашої комунікації залежить від інтонації та мови тіла, письмові слова легко неправильно витлумачити без невербальних сигналів — особливо в делікатних і потенційно емоційних ситуаціях.

Робіть письмовий відгук лаконічним, але конкретизуйте ситуацію (наприклад: "під час зустрічі у вівторок, коли Майкл презентував…") Наводьте приклади, щоб проілюструвати свої тези, і давайте практичні поради, як співробітник може покращити результат. Зробіть подальший супровід, щоб упевнитися, що співробітник прочитав відгук і розуміє наступні кроки. 

Візуальний відгук

Одна картинка варта тисячі слів. Використовуючи візуальні матеріали, як-от відео й скріншоти, ви можете вказувати на конкретні деталі, не пишучи довгих полотен тексту, й водночас зменшити ризик непорозумінь. Цей метод особливо зручний для відгуку щодо дизайну.

Однак у візуального відгуку є ті самі недоліки, що й у письмового. Брак інтонації та мови тіла ускладнює надання потрібного контексту й відтінків значень, щоб відгук було сприйнято правильно (наприклад, коли ви хочете передати, які емоції має викликати дизайн). Розбирати з розробниками складні користувацькі флоу та інтерактивні елементи за статичними зображеннями може бути доволі фруструвально.

Використовуйте інструменти для відгуку, щоб прив’язувати конкретні коментарі до кожного візуального елемента й уникати плутанини. У відгуку щодо дизайну зосереджуйтеся на тому, чи досягає елемент своєї мети (наприклад, спонукає людей натиснути кнопку), водночас залишаючи дизайнеру простір для творчості у виборі рішення (скажімо, змінити колір і форму кнопки).

Максимізуйте вплив свого асинхронного відгуку 

Хоча один-на-один синхронні розмови краще підходять для обговорень із широким охопленням або серйозних питань (наприклад, загального ставлення чи поведінки співробітника), асинхронна комунікація часто буває ефективнішою й результативнішою для відгуку щодо конкретних проєктів або завдань. Ви можете давати точковий відгук, який допоможе співробітникам відразу переходити до дій.

Традиційно асинхронну комунікацію ототожнюють із текстом, тож вона має ті самі недоліки, що й письмовий відгук, про які ми вже згадували. Ми ж тут, щоб це змінити.

Використовуючи bubbles, ви можете надавати асинхронний двосторонній відгук, зберігаючи контекст і «кольори» свого повідомлення. Ви можете поділитися екраном і візуально вказати на конкретні елементи (наприклад, цифри на графіку, рядок коду, елемент дизайну), щоб перейти просто до суті. Ви можете пройтись користувацьким флоу й показати, чого саме очікуєте від інтерактивного компонента — без потреби писати цілу повість.

Усі переваги асинхронного відгуку — без його недоліків

Уявімо, що ви хочете створити bubble, щоб дати відгук щодо дизайну лендингу.

Крок 1. Запишіть екран, поки проходите сторінку з дизайном і ділитеся своїм відгуком: вказуйте на елементи й проговорюйте їх, щоб передати контекст і нюанси з потрібною інтонацією.

Крок 2. Поділіться URL цього bubble з іншими членами команди. Просто скопіюйте посилання й вставте його в електронний лист, канал Slack або wiki в Notion. Готово!

Крок 3. Команда переглядає bubble тоді, коли їм зручно, цілісно сприймає відгук і має час обдумати все, перш ніж відповідати. 

Крок 4. Члени команди діляться своїми думками за допомогою коментарів у бічній панелі, із часовими мітками, які показують, до якого саме екрану стосується відгук. 

Використання bubbles — найефективніший спосіб розбирати теми з великою кількістю деталей, мінімізуючи плутанину й непорозуміння. До того ж усе фіксується в межах одного треду, тож кожен може долучитися, навіть якщо люди не присутні одночасно. Вони можуть бачити й чути всю розмову в контексті й пізніше повертатися до транскрипту, щоб визначати наступні кроки.

Bubbles спрощує надання продуктивного відгуку співробітникам. Крім того, ви можете почати користуватися bubbles просто зараз — нічого не потрібно встановлювати й не потрібна реєстрація. Просто завантажте розширення bubbles для Chrome — і ви готові надавати своїй команді кращий відгук. 

‍