Дані свідчать, що станом на 2023 рік 83% працівників витрачають до 33% свого робочого тижня на наради. Я, звісно, не статистик, але ризикну припустити, що багато з цих зустрічей ініціюються «швидким пінгом» із проханням «стрибути на дзвінок». Такі зустрічі, інакше відомі як ad hoc-наради, і є нашим сьогоднішнім фокусом.

Що таке ad hoc-нарада?

Ad hoc-нарада — це імпровізована зустріч, скликана для розв’язання конкретного, нагального питання, яке просто не може чекати до наступної запланованої наради. Такі зустрічі мають на меті зібрати потрібних людей у потрібний час, щоб швидко розв’язати проблему або ухвалити рішення. На відміну від звичайних, запланованих нарад, які охоплюють низку тем, ad hoc-збори мають надзвичайно вузький фокус на одній цілі, адже їхня єдина мета — забезпечити критично важливий результат у ситуації, де час має значення.

Щоб проілюструвати це визначення на прикладі питання, яке може спровокувати необхідну ad hoc-нараду, уявіть, що ви посеред продуктивної робочої сесії, коли виявляється критичний недолік у презентації для клієнта. Ви не можете дозволити собі чекати наступної запланованої наради — часу просто немає. Саме тут і знадобиться ad hoc-нарада. Ви збираєте відповідних членів команди, беретеся за розв’язання проблеми й повертаєтеся до того, чим займалися до того, як вашу увагу відволікли.

Ключові моменти для ad hoc-нарад

Я згадав про «необхідні» питання, що запускають ad hoc-наради, і таке формулювання було цілком свідомим. Адже знати, коли слід скликати ad hoc-нараду, не менш важливо, ніж розуміти, як її проводити. 17% нарад вважаються «цілковитою втратою часу», а щоб стати успішною командою, ви не можете дозволити цій тенденції вкоренитися у вашій організації.

 Ось кілька сценаріїв, коли ad hoc-нарада справді може бути вашою найкращою ставкою:

• Нагальні проблеми: коли виникає питання, яке не може чекати до наступної запланованої наради. Наприклад, критична помилка, яку потрібно терміново виправити «гарячим» патчем.
• Часочутливі рішення: коли проєкт застопорився через блокер, ви можете скликати ad hoc-нараду, оскільки команді потрібен негайний зворотний зв’язок або швидке рішення, щоб рухатися далі.
• Креативна співпраця: коли раптову перешкоду складно подолати й вам потрібен колективний мозковий штурм команди, щоб вигадати інноваційні рішення, ви можете вдатися до ad hoc-зустрічі.

Однак не кожна проблема заслуговує на ad hoc-нараду. Знову ж таки, не дозволяйте своїм нарадам стати синонімом марно витраченого часу чи відволікання. Абсолютно критично зважити терміновість і вплив, перш ніж відривати команду від їхніх завдань і збивати з робочої колії.

Поради щодо проведення ефективної ad hoc-наради

Я неодноразово наголошував, як важливо, щоб ваші ad hoc-наради були і ефективними, і результативними. Щоб допомогти вам у цьому, врахуйте такі найкращі практики:

1. Уточніть мету‍

Перш ніж розпочати нараду, чітко визначте, чого ви намагаєтеся досягти. Чи то розв’язання конкретної проблеми, чи ухвалення часочутливого рішення (як вище), донесіть своє бачення наради до кожного учасника, щоб забезпечити повну зосередженість на поточному завданні.

2. Запрошуйте лише необхідних учасників‍

Щоб не витрачати час на вашу ad hoc-нараду, тримайте список учасників коротким і по суті. Запрошуйте лише тих, чий внесок є абсолютно критично важливим для обговорення. Це не тільки робить зустріч значно ефективнішою, а й поважає час тих, кому не обов’язково брати участь.

3. Встановіть обмеження в часі‍

Це чудовий спосіб уникнути затяжних обговорень, що підривають продуктивність. Дуже легко стрибати між різними ідеями, коли ви розрулюєте проблему, тож задайте часову «стелю» для наради. Намагайтеся вкластися в 15–20 хвилин і зосередьтеся на швидких, застосовних рішеннях.

4. Використовуйте порядок денний, побудований на запитаннях‍

Навіть для ad hoc-наради простий порядок денний може творити дива. Ми склали список із 7 варіантів порядку денного для нарад, який допоможе вам у цьому, адже знову ж таки, вам потрібно залишатися орієнтованими на цілі й лаконічними, зважаючи на обмеженість часу.

5. Фіксуйте ключові висновки‍

Не дозволяйте цінним ідеям загубитися в процесі. Скористайтеся інструментом для нотаток на базі ШІ, таким як Bubbles Notetaker, щоб фіксувати обговорення в режимі реального часу за допомогою відеозапису та повної транскрипції. Це дозволяє всім зосередитися на розмові, а не кидатися робити нотатки. Після наради Bubbles надішле детальний підсумок із пунктами дій, наступними кроками та посиланням на запис і транскрипцію. Ми рекомендуємо цю платформу для нарад завдяки простоті використання, деталізації та чудовому співвідношенню ціни й цінності (ви можете почати безкоштовно).

6. Здійснюйте подальший супровід із чіткими пунктами дій‍

Кожна ad hoc-нарада має завершуватися чітко визначеними наступними кроками. Якщо цього немає, то, ймовірно, ви ще не розв’язали проблему. Чітко призначені пункти дій і визначені дедлайни допоможуть зберегти динаміку та уникнути двозначності щодо подальших кроків. Невелика підказка: якщо ви користуєтеся Bubbles (порада 5), то вам не доведеться робити це вручну. З Bubbles Notetaker ваші пункти дій виглядатимуть приблизно так:

Виклики ad hoc-нарад (і як їх подолати)

Хоча ad hoc-наради є потужним інструментом для швидкого розв’язання проблем, вони не позбавлені викликів. Тепер, коли ми розібралися з порадами щодо ad hoc-нарад, варто також врахувати деякі перешкоди, які можуть виникати під час проведення таких імпровізованих зустрічей. 

Ось список викликів із рішеннями, які допоможуть вам подолати ці потенційні підводні камені й забезпечити максимально можливу ефективність ваших ad hoc-нарад.

1. Переривання глибокої роботи

Один із найбільших недоліків ad hoc-нарад у тому, що вони можуть переривати «глибоку роботу» вашої команди — ті періоди інтенсивної, зосередженої діяльності, які забезпечують справжній прогрес. Часті переривання можуть спричиняти стрес, знижувати продуктивність і формувати поспішний стиль роботи, що шкодить якості. Гадаю, ви вже це розумієте, але саме в цьому й корінь моєї наполегливості щодо необхідності ad hoc-наради.

Рішення: це дуже просто. Перш ніж скликати ad hoc-нараду, уважно оцініть терміновість. Чи можна розв’язати проблему за допомогою швидкого листа, повідомлення або bubble (запису екрана чи відео)? Якщо нарада справді необхідна, спробуйте призначати її на природні перерви протягом дня, наприклад перед обідом, щоб хоча б трохи зменшити рівень переривань. Крім того, завжди намагайтеся попереджати команду заздалегідь, даючи змогу завершити поточні завдання до початку наради.

2. Брак підготовки

Ad hoc-наради часто застають учасників зненацька, що природно через їхній спонтанний, «остання хвилина» характер. Однак це не виправдання для малопродуктивної сесії, у якій більше часу йде на «введення всіх у курс справи», ніж на реальне розв’язання проблеми.

Рішення: навіть поспішаючи, приділіть кілька хвилин підготовці короткого порядку денного або списку ключових питань для обговорення. Поділіться ним з учасниками ще до того, як розпочнеться основна частина наради (якщо вже на те пішло, гра слів тут цілком свідома). Це не лише задає чіткі цілі, а й гарантує, що всі прийдуть із правильним налаштуванням. 

Використання ШІ-інструментів, таких як Bubbles Notetaker, може тут повністю змінити правила гри. У середовищі віртуальних нарад Bubbles приєднується до ваших зустрічей, транскрибує обговорення та надсилає підсумок із пунктами дій одразу після завершення (буквально за лічені хвилини). Завдяки хорошій підготовці та використанню технологій ви гарантуєте, що нічого не прослизне повз увагу, а зусилля команди після наради будуть максимально результативними.

3. Витік часу

Відривайте людей від їхніх поточних завдань тільки тоді, коли це дійсно необхідно, інакше ви почнете «з’їдати» їхній цінний робочий час. Коли ad hoc-наради стають занадто частими, у компанії може сформуватися культура так званого «meeting creep». Більшість джерел описує meeting creep як перебування на більшій кількості нарад, ніж вам насправді потрібно, — а цього ніхто не хоче.

Рішення: дотримуйтеся чітких критеріїв того, коли варто скликати ad hoc-нараду, й неухильно слідуйте їм. Відводьте їх лише для справді нагальних питань, що потребують негайної уваги. 

Для менш критичних питань розгляньте можливість використання інструментів асинхронної комунікації, таких як Bubbles. Щоб не заплутати вас, уточню: у Bubbles є ще одна функція, окрім Notetaker. Ця функція асинхронна й полягає в надсиланні відео- чи скрінкаст-повідомлень, тож ви можете описати й пояснити щось так само, як у листі, але надаючи при цьому більше контексту на екрані.

Крім того, встановіть жорстке обмеження в часі для своїх ad hoc-нарад — утримання їх у межах 15–20 хвилин допоможе зберегти фокус і ефективність обговорень.

4. Складнощі з утриманням фокуса на темі

Через свою спонтанну природу ad hoc-наради легко можуть зійти з курсу, перетворившись на розмови без фокуса, малопродуктивні й загалом марні.

Рішення: якщо ви ведете нараду, саме на вас лежить відповідальність за те, щоб утримувати її в потрібному руслі. Почніть із чіткої мети й повертайте розмову до головної теми, якщо вона починає відхилятися. Заохочуйте учасників відкладати «нетематичні» ідеї на інший час і використовуйте підсилювачі ефективності, наприклад простий порядок денний, щоб усі залишалися на одній хвилі.