Планування спринту — це критично важлива церемонія в рамках Scrum, яка задає напрямок успішному спринту. Це подія, під час якої Scrum‑команда, включно зі Scrum‑майстром (за потреби), власником продукту та членами команди розробки, спільно вирішує, над чим працювати в майбутньому спринті. Немає жодних рангів чи ієрархій. Натомість це згуртований підрозділ людей, орієнтованих на досягнення цілей. Добре організований процес планування спринту може суттєво вплинути на продуктивність вашої команди і врешті‑решт призвести до успішного завершення проєкту. У цій статті розглянуто п’ять ключових кроків, які допоможуть оптимізувати процес планування спринту та забезпечити його ефективність.

Крок 1: Підготуйте порядок денний зустрічі з планування спринту

Перший крок до оптимізації процесу планування спринту — підготувати добре структурований порядок денний зустрічі. Попри те що заохочення гнучкого спринту може бути корисним для підвищення гнучкості та появи пропозицій,  порядок денний слугує дорожньою мапою для всієї зустрічі з планування, гарантує охоплення всіх необхідних тем і допомагає не витрачати час даремно.

Тому нижче наведено шаблон порядку денного зустрічі з планування спринту:

1. Відкриття (5 хвилин)

• Вітання та вступ.
• За потреби — огляд цілей зустрічі.

2. Огляд попереднього спринту (10 хвилин)

• Основні моменти огляду спринту.
• Ключові висновки ретроспективи спринту.
• Що пройшло добре, а що потребує вдосконалення.

3. Уточнення беклогу продукту (15 хвилин)

• Власник продукту презентує пріоритизовані елементи беклогу.
• Уточнення й запитання від команди розробки.

4. Вибір елементів беклогу спринту (30 хвилин)

• Обговорення елементів беклогу.
• Оцінка історій користувача (за допомогою story points або інших одиниць).
• Узяття зобов’язань щодо конкретного обсягу робіт на спринт.

5. План спринту (10 хвилин)

• Високорівневий план спринту.
• Визначення цілей спринту.
• Цілі можуть бути як індивідуальними, так і орієнтованими на команду.

6. Оцінка завантаженості (10 хвилин)

• Огляд завантаженості та швидкості команди.
• Коригування з урахуванням доступності членів команди та залежностей.

7. Декомпозиція задач (15 хвилин)

• Розбийте вибрані історії користувача на окремі задачі.
• Призначення задач членам команди.

8. Definition of Done (5 хвилин)

• Підтвердження спільного розуміння командою поняття "готово" для спринту.
• Створення простої списку дій, які додають перевірювану/демонстровану цінність продукту.

9. Завершення зустрічі (5 хвилин)

• Підсумок зобов’язань і запланованих дій.
• Призначте дату наступної зустрічі з планування спринту.

Добре структурований порядок денний, як‑от цей, допомагає утримувати зустріч з планування спринту в потрібному руслі, не даючи їй надто затягуватися чи відволікатися на сторонні обговорення. Звісно, шаблон порядку денного кожної команди буде адаптовано до її унікальної динаміки та методів роботи. Однак дотримання структурованого плану загалом вважається найкращою практикою.

Крок 2: Уточнення беклогу

Перед зустріччю з планування спринту необхідно проводити сесії з уточнення беклогу. Під час цих сесій Scrum‑команда уточнює історії користувача в беклозі продукту. Уточнення беклогу допомагає переконатися, що історії добре описані, мають відповідний розмір і готові до вибору на зустрічі з планування спринту.

Під час сесій уточнення команда обговорює кожну історію користувача, за потреби розбиває її на менші задачі й оцінює зусилля, необхідні для її завершення. Зазвичай таку оцінку виконують у story points або в інших одиницях, наприклад у годинах. На момент проведення зустрічі з планування спринту команда вже має чітке розуміння елементів беклогу та їхніх відносних розмірів.

Уточнення беклогу не лише спрощує процес планування спринту, а й підвищує загальну ефективність команди, скорочуючи тривалі обговорення під час зустрічі з планування. Це дає змогу команді зосередитися на виборі та взятті зобов’язань щодо елементів беклогу спринту, не загрузнувши в дрібницях.

Крок 3: Співпрацюйте за допомогою Agile‑інструментів

В умовах дедалі різноманітнішого робочого середовища інструменти для співпраці є необхідними для оптимізації процесу планування спринту. Agile‑команди часто працюють віддалено або в різних локаціях, тому вкрай важливо мати належні інструменти для комунікації та координації. Ось кілька інструментів, які можуть спростити співпрацю під час планування спринту:

• Відеоконференції: Платформи на кшталт Zoom або Microsoft Teams дозволяють віддаленим командам безперешкодно проводити зустрічі з планування спринту. Відеоконференції дають змогу членам команди бачити одне одного, що покращує комунікацію та залученість під час зустрічі.
• Асинхронні інструменти для співпраці: Інструменти на кшталт Bubbles можна ефективно використовувати разом із зустрічами з планування спринту у форматі відеоконференцій — як для планування, так і для продовження діалогу, узгоджуючи це з розкладами членів команди. Допомагаючи передавати найважливіші теми для обговорення, асинхронна співпраця за допомогою Bubbles, наприклад, дає змогу спілкуватися швидко й ефективно, не втрачаючи жодної деталі. Це може бути корисно на окремих етапах плану спринту: наприклад, ви можете скористатися Bubbles, щоб надіслати колезі підсумок попереднього спринту, заохотити обговорення й перегляд перед спільним визначенням невиконаних дій, аби команда залишалася на правильному шляху.
• Чат‑ та месенджер‑додатки: Додатки на кшталт Slack можна використовувати разом з Bubbles для тем, що потребують швидкого уточнення або взаємодії в режимі реального часу.

Використовуючи ці інструменти для співпраці, команди можуть ефективно працювати разом, навіть якщо їхні члени перебувають у різних часових поясах або працюють віддалено. У Bubbles ми використовуємо всі три згадані методи співпраці в межах наших спринтів.

Крок 4: Враховуйте залежності та швидкість

Щоб оптимізувати процес планування спринту, важливо враховувати залежності між історіями користувача та швидкість команди. Залежності можуть впливати на порядок, у якому ви працюєте над елементами беклогу, а також на загальний план спринту, що не створюватиме проблем за умови правильного планування. Тому під час зустрічі з планування виявляйте всі залежності й обговорюйте, як саме з ними працювати. Це може означати зміну порядку історій користувача або декомпозицію задач, щоб мінімізувати взаємозалежності.

Швидкість, своєю чергою, — це показник здатності команди виконувати роботу в межах одного спринту. Вона базується на історичних даних і відображає середню кількість story points або задач, які команда може завершити за спринт. Розуміння швидкості вашої команди допомагає обрати оптимальний обсяг робіт для беклогу спринту та зменшити перенесення незавершених задач у наступний спринт. Обов’язково враховуйте доступність членів команди, відпустки та інші чинники, які можуть вплинути на швидкість під час планування спринту.

Крок 5: Безперервне вдосконалення

Нарешті, один із найважливіших кроків в оптимізації процесу планування спринту — виховати культуру безперервного вдосконалення. Після кожного спринту проводьте ретроспективу спринту — ще одну важливу Scrum‑церемонію. Під час ретроспективи команда аналізує, що пройшло добре, що можна покращити, та визначає дії для підвищення ефективності майбутніх спринтів.

Висновки, отримані з ретроспектив спринту, слід постійно використовувати для уточнення й оптимізації процесу планування спринту. Якщо під час зустрічей з планування регулярно виникають проблеми або "вузькі місця", варто їх опрацювати й запровадити вдосконалення. Наприклад, якщо певні елементи беклогу постійно спричиняють непорозуміння або затримки, потрібно уточнити їх під час сесій уточнення беклогу або, за потреби, передати іншому члену команди.

Крім того, запитуйте відгуки від членів Scrum‑команди та стейкхолдерів, щоб виявляти проблемні точки в процесі планування спринту. Чи є прогалини в комунікації або проблеми з інструментами, які потрібно усунути? Збір відгуків і подальші дії на їхній основі з часом можуть суттєво покращити процес планування спринту, а отже, і результати роботи команди. building-a-feedback-culture-in-your-workplace

Підсумовуючи, оптимізація процесу планування спринту є необхідною умовою для максимізації продуктивності вашої команди та досягнення успішних результатів проєкту. Дотримуючись цих п’яти ключових кроків, ви забезпечите плавне й ефективне проведення зустрічей з планування спринту. Пам’ятайте, що гнучкість лежить в основі Scrum‑підходу, тож будьте готові адаптуватися й у разі потреби вносити зміни, щоб оптимізувати планування спринту відповідно до унікальних потреб вашої команди та управління проєктами.