Для многих людей времена, когда по утрам приходилось стоять на переполненной платформе в ожидании, чтобы втиснуться в битком набитый вагон, как сельдь в косяке, кажутся уже чем‑то очень далёким — и по недавности, и по эффективности. Подтолкнутый необходимостью во время пандемии, рабочий мир нашёл более удобный способ встречаться — через виртуальные встречи. Однако такие встречи действительно становятся лучше только при соблюдении определённых важных правил проведения совещаний. Сегодня мы разберём эти правила, чтобы вы всегда соблюдали корректный деловой этикет на встречах, независимо от того, откуда подключаетесь.

Что такое этикет проведения встреч?

Этикет проведения встреч — это то, как мы ведём себя и как проявляем себя во время рабочего совещания. Этикет проведения встреч имеет решающее значение, потому что без него сложно выстроить чёткий план встречи, а значит, становится трудно постоянно вести продуктивные и уважительные взаимодействия — будь то более неформальное ежедневное стендап‑совещание или критически важная встреча по продажам с внешними партнёрами. Здесь же мы сосредотачиваемся на этикете проведения встреч в формате виртуальных совещаний, который влечёт за собой иные вызовы и базовые правила, связанные с онлайн‑коммуникацией.

Итак, что именно нужно скорректировать в виртуальной встрече по сравнению с очной? Как я уже говорил, успешная онлайн‑встреча полностью зависит от того, насколько хорошо соблюдаются важные правила. В целом видеоконференции помогают нам сосредоточиться на том, что действительно важно для бизнеса, — уменьшают отвлекающие офисные разговоры и избавляют от потраченного впустую времени на дорогу, когда речь идёт о критически важных обновлениях статуса проектов и эффективных «круглых столах» с заранее подготовленной повесткой.

Эти правила проведения встреч при тщательном соблюдении действительно ведут к развитию бизнеса — в отличие от устаревших норм вроде строгих требований к дресс‑коду. Как Марк Кьюбан известно сказал, "there is no good reason for any sane person to wear a suit to work". Это лишь один пример различий в приоритетах между работой в офисе и в удалённом формате, но именно он служит для нас ориентиром, позволяя сосредоточиться на том, что действительно имеет значение.

Важность этикета виртуальных встреч

В Bubbles мы поставили себе цель сократить впустую потраченное время в виртуальных встречах и добились сокращения на 38 % для наших пользователей, поощряя обновления в формате асинхронной работы и продолжение обсуждения встречи через запись bubble‑сообщения, вместо того чтобы проводить ещё одну встречу, которую никто не хочет добавлять в свой календарь. Наш фокус на том, чтобы проводить встречи качественно, а не часто, означает, что мы по собственному опыту знаем, насколько важен правильный этикет виртуальных встреч в тех случаях, когда встречу нельзя заменить bubble‑сообщением.

Поэтому, когда мы всё‑таки участвуем в видеоконференциях, мы делаем всё возможное, чтобы настроить себя на успех. Помимо использования Bubbles Notetaker в наших онлайн‑встречах для ведения заметок и сохранения полного протокола обсуждения, включая наши AI‑задачи и следующие шаги, мы уделяем пристальное внимание этикету проведения встреч и подготовке к ним. Теперь пришло время внимательно отнестись к вашему собственному этикету, превратив вашу виртуальную переговорную в центр эффективности.

Кодекс поведения на виртуальных встречах

Общий этикет проведения встреч: что делать:

• Подготовьтесь как следует: не экономьте на повестке встречи. Подготовьтесь должным образом и заранее ознакомьтесь с повесткой встречи. Разошлите повестку вместе с событием в календаре и продумайте, как должна строиться встреча. Как говорил один из моих преподавателей: не на удачу, а на хорошую подготовку!
• Будьте пунктуальны: вам не нужно бежать по людным улицам под дождём, чтобы попасть на эту встречу, как до сих пор делают многие, когда опаздывают. Минимум, что вы можете сделать, — быть за своим рабочим местом вовремя и быть готовым присоединиться к видеозвонку. Как мудро сказал Марвин Дж. Аштон: "punctuality is a courteous compliment the intelligent person pays to his associates". Не будьте невежливыми; будьте готовы.
• Отключайте микрофон, когда не говорите: помимо того, что вы контролируете технические проблемы, важно правильно пользоваться функционалом платформы виртуальных встреч. Держите микрофон выключенным, пока не говорите, чтобы избежать посторонних шумов, отвлекающих факторов и перебиваний. Помните: уважение возвращается, поэтому всегда относитесь с уважением к другим участникам.

Общий этикет проведения встреч: чего не делать:

• Перестаньте заниматься многозадачностью:  всем заметно, когда кто‑то постоянно переключается между вкладками и не уделяет встрече полного внимания — особенно по тому, как он включается в обсуждение. Будьте активным слушателем, оставайтесь вовлечённым и не упускайте важную информацию. Даже если Bubbles Notetaker, к примеру, записывает вашу встречу в Zoom, это не значит, что можно не участвовать!
• Сдерживайте желание перебивать: здорово быть инициативным, но всегда ждите естественных пауз или используйте функции онлайн‑встреч, например «поднять руку», чтобы внести свой вклад, не перебивая докладчика.
• Соблюдайте профессионализм: не повторяясь, относитесь к каждому участнику с тем уважением, которого он заслуживает. Профессионализм не прописывается отдельным пунктом в повестке, но он должен присутствовать на онлайн‑встрече всегда.

Этикет виртуальных встреч: 8 правил

Чёткое качество звука и видео

• Когда вы высказываетесь на виртуальной встрече, это в некоторой степени уже презентация. Никто не хочет смотреть размытое изображение и слушать звук, будто записанный на ржавую рацию, поэтому постарайтесь вложиться в надёжный микрофон и камеру, чтобы вас было хорошо видно и слышно. Для этого не обязательно тратиться на дорогую технику — в большинстве случаев достаточно ноутбука или компьютера, — но об этом стоит помнить!
• Кроме того, регулярно проверяйте своё оборудование, чтобы при необходимости подготовить замену, а особенно — перед встречей, чтобы технические сбои не нарушили ход обсуждения.

Способствуйте созданию профессиональной обстановки

• Создание профессиональной атмосферы в вашей платформе виртуальных встреч — общая задача команды, но вы всегда можете внести свой вклад, выбрав для встреч тихое и хорошо освещённое место. Ознакомьтесь с нашим гайдом по домашним офисам здесь, чтобы вдохновиться идеями по минимизации отвлекающих факторов и идеальной настройке удалённого рабочего места.
• Небольшой совет: используйте нейтральный или профессиональный фон, а если этого нельзя гарантировать, размывайте задний план. Сосредотачивайте внимание на разговоре, а не на том, что происходит у вас за спиной.

Практикуйте активное слушание

• Даже если ваш микрофон выключен, подавайте невербальные сигналы вовлечённости — кивайте и поддерживайте зрительный контакт. Когда момент будет подходящим, вы можете ненадолго вмешаться и устно отметить вклад других участников.
• Это отличный этикет виртуальных встреч: ваши реакции и реплики будут побуждать других включаться в обсуждение и делиться своими мыслями.

Делайте заметки и организуйте последующие шаги

• Независимо от формата встречи вам нужны хорошие заметки, чтобы фиксировать ключевую информацию и ход обсуждения. Однако, если вы спешите записать абсолютно всё или лихорадочно стучите по клавиатуре, это отнимает внимание от других важных вещей, таких как вовлечённость и активное слушание.
• Альтернатива — использовать инструмент для заметок, такой как Bubbles, чтобы полностью записать и транскрибировать встречу. Если вам кажется, что просматривать всю запись встречи — слишком долгий процесс, вас обрадует, что Bubbles бесплатно предоставляет краткие сводки, персонализированные элементы плана действий и назначенные зоны ответственности.

Придерживайтесь повестки встречи

• Если вы последовали нашему совету и хорошо подготовили повестку, важно придерживаться её — не только чтобы держать обсуждение в нужном русле и охватить все темы, но и чтобы не тратить своё время впустую!
• Если вы ведёте встречу, не бойтесь мягко возвращать разговор к теме, когда он уходит в сторону. Участники часто «запускаются в кроличью нору», но они оценят, что вы управляете их временем так, чтобы полностью пройтись по каждому пункту повестки.

Используйте функции чата

• Чат виртуальной встречи помогает найти баланс между неловким перебиванием и обменом важной информацией. Используйте чат, чтобы делиться релевантной текущему обсуждению информацией — ссылками, документами, данными или вопросами для уточнения.
• Это очевидно, но не применяйте чат для противоположных целей — избегайте несвязанных с темой или личных разговоров во время виртуальной встречи.

Продумывайте техники виртуального участия

• Хорошие виртуальные встречи требуют развитых межличностных навыков. На больших встречах обращайте внимание на то, как развивается взаимодействие, и подстраивайте под это свой формат участия. Если встреча проходит в более формальной обстановке, используйте функции вроде «поднять руку», прежде чем вступать в обсуждение. Если это более неформальная, регулярная встреча, скорректируйте этикет соответственно и говорите, когда появляется возможность.
• Лучшая практика участия в обсуждении — сделать короткую паузу после своей реплики. Это относится к обоим описанным выше сценариям: так вы даёте время на возможные задержки связи, а также пространство для ответов и свободного обмена мнениями.

Добавляйте регулярные перерывы в долгие встречи

• Если вы пользуетесь Bubbles, вам вряд ли понадобятся слишком долгие встречи, так что мы оставили этот совет напоследок. Но если длинных встреч не избежать, добавьте один‑два коротких перерыва, чтобы все оставались сосредоточенными и не уставали.
• На более личном уровне во время таких перерывов стоит сменить обстановку. Разомнитесь, освежитесь или займитесь другими делами, а затем возвращайтесь полностью восстановившим силы.

Этикет виртуальных встреч 1 на 1

Подход к виртуальной встрече в формате 1 на 1 заметно отличается: он больше фокусируется на личном взаимодействии, хотя многие правила этикета остаются теми же, что и выше. Однако, чтобы полностью подготовить вас к любой виртуальной встрече, мы собрали несколько правил, которых стоит придерживаться на вашем следующем 1‑на‑1 созвоне:

• Развивайте личные связи: на встрече только вы и ваш собеседник, поэтому, если формат это позволяет, воспринимайте её как возможность выстроить доверительные отношения. Начните встречу в дружелюбном, более личном тоне, а затем переходите к ключевым профессиональным темам. Недавняя анкета Gallup ещё раз подтвердила, что наличие друга на работе тесно связано с результатами, так что стоит вложить в это энергию!
• Персонализируйте повестку: разные встречи — разные повестки. Для своей повестки 1‑на‑1 адаптируйте темы обсуждения под свои индивидуальные вопросы и оставьте место для разговора об целях и обратной связи. Редко когда у вас есть такая возможность на больших совещаниях, поэтому ухватитесь за этот шанс 1‑на‑1 обеими руками, чтобы убедиться, что вы хорошо продвигаетесь в компании и в карьере в целом.
• Гибкость в разговоре: держите микрофон и камеру включёнными и старайтесь поддерживать естественный поток беседы. Такая виртуальная встреча часто позволяет более неформальный диалог, если только это не строгая, скажем, оценка эффективности работы. В целом подходите к этим сессиям спокойно и открыто — к обмену идеями и обратной связью.

Заключение

Статистика за 2024 год показывает, что удалённые сотрудники в среднем проводят 31 час в месяц в виртуальных встречах. Нам жизненно важно научиться проводить виртуальные встречи правильно, и в целом количество минут, которые здесь тратятся впустую, поражает. Рассмотрите возможность сократить количество виртуальных встреч на 38 %, используя Bubbles для асинхронной коммуникации, а когда вы всё‑таки оказываетесь на виртуальной встрече без альтернативы, обязательно следуйте этим правилам этикета и лучшим практикам. Мы надеемся, что с этими базовыми правилами и приёмами повышения продуктивности, такими как Bubbles Notetaker, ваши виртуальные встречи станут по‑настоящему трансформирующим успехом.