Командные встречи стали обычным делом в современном рабочем мире, но насколько они на самом деле эффективны? Одни говорят, что это двигатели, которые обеспечивают коллаборацию в рабочей среде, тогда как другие считают, что командные встречи излишни в нашей современной рабочей модели. Эти взгляды явно полярны, но с учётом того, что встречи по‑прежнему занимают центральное место в большинстве рабочих процессов, мне важно, чтобы мы подходили к ним профессионально и максимально эффективно использовали время каждого члена команды. Вы можете спросить, с чего я вообще взялся раздавать такие указания, но мои выводы основаны на нейтральном взгляде и опыте работы в преимущественно асинхронной команде, где я особенно остро понимаю, насколько важны открытое обсуждение и продуктивность, когда всё‑таки приходит время собраться на командную встречу. Я просто иду по пути улучшения рабочих процессов вместе с коллегами в Bubbles и, учитывая наш фокус, мы надеемся, что вы будете воспринимать нас как надёжный источник информации!

Насколько эффективны групповые встречи?

Почему нам стоит беспокоиться о качестве наших командных встреч.

Командные встречи, когда они хорошо организованы и проведены, являются одним из самых мощных инструментов для выстраивания чёткой коммуникации и принятия решений, но для того чтобы получить эти выгоды, каждый участник должен быть готов совместно становиться более эффективной командой.

Как нам заботиться о качестве наших командных встреч?

Будь то виртуальная встреча или встреча сотрудников в офисе, существуют определённые, так скажем, action items, которые необходимо выполнить, чтобы это совместно проведённое время осталось продуктивным. Однако на практике всё обстоит иначе: согласно недавнему исследованию Harvard Business Review, 71 % топ‑менеджеров считают командные встречи непродуктивными и неэффективными. Если сопоставить это с данными из International Meetings Statistics Report, где 55 % опрошенных сотрудников заявили, что чувствуют себя более продуктивными благодаря эффективным встречам, становится понятнее, откуда берётся это расхождение.

На мой взгляд, всё упирается в то, как именно организовано обсуждение: эффективность командной встречи не вызывает вопросов, если она строится вокруг чётких целей, сфокусированной повестки встречи и активного участия каждого присутствующего. Мы знаем это из отзывов, собранных в упомянутом исследовании, и я предполагаю, что этот процент можно серьёзно повысить, внедрив несколько простых советов.

О чём стоит говорить на командных встречах?

Обязательно выстройте соответствие команды повестке встречи!

Это может казаться очевидным, но многим руководителям команд сложно правильно выстроить каждое обсуждение. Если у вас есть повестка командной встречи, которая сильно уходит от цели и не даёт ясности, такая встреча изначально обречена на провал. Более того, на этом этапе плохая коммуникация мешает каждому участнику совместно становиться действительно эффективной командой. По данным Atlassian, чёткая повестка командной встречи может сократить её длительность до 80 %, так что возьмите это на заметку и убедитесь, что от самого первого icebreaker‑вопроса и до финального подведения итогов обсуждение остаётся максимально конкретным для каждого участника и его задач.

Как убедиться, что вы соответствуете своей повестке встречи?

Я поделюсь советами и лучшими практиками того, что стоит обсуждать на этом этапе, прежде чем мы детальнее углубимся в подготовку к командной встрече, включая выверенную повестку.

1. Обновления по прогрессу: чтобы чувствовался коллективный прогресс и личная ответственность!
2. Решение проблем: идеальное пространство для открытого обсуждения и мозгового штурма action items и решений.
3. Принятие решений: командные встречи помогают выстраивать рабочие отношения, без которых ни одной эффективной команде не обойтись, чтобы коллективно получить ясное понимание направления движения!
4. Обратная связь и обучение: задавайте вопросы, участвуйте в предоставлении конструктивного фидбэка и следите за тем, чтобы мы постоянно росли как единая команда. 

Как подготовиться к эффективным командным встречам

Как я уже подчеркнул, подготовка имеет ключевое значение для командных встреч в рабочей среде. Чтобы это прочувствовать, просто сравните свою рабочую команду с любой успешной, эффективной командой. Разве команды НБА или клубы Премьер‑лиги просто просыпаются и выходят играть следующий матч? Конечно нет; независимо от контекста, нам нужно тщательно готовиться. Если говорить конкретно о рабочей среде, у плохо подготовленной командной встречи не будет шансов на качественную коммуникацию, поэтому этот совет невероятно важен. Это настолько очевидно, что я не буду просить вас специально отмечать это, но хочу, чтобы эта мысль всегда была у вас на первом плане.

Итак, проведение эффективных командных встреч — это процесс, который начинается задолго до того момента, когда тимлид и участники садятся на первую icebreaker‑активность. В идеальном мире у каждого участника команды всё было бы подготовлено ещё до встречи, и нам нужно стремиться существовать именно в таком идеальном мире! Для этого заранее определите свои цели, при необходимости используйте шаблон повестки встречи, чтобы добавить структуры и фокуса. Это относится и к вам как к тимлиду, и к остальным: если вы заранее разошлёте повестку, вы побудите своих коллег обдумать пункты обсуждения и дать их мыслям и мнениям время «настолькоиться» и сформироваться.

Эта повестка командной встречи также должна охватывать множество ролей и зон ответственности, связанных со встречей, и вот здесь советы начинают звучать более технически! Хотя распределение временных слотов и тем обсуждения, скорее всего, останется ручным, другие критически важные элементы командной встречи — такие как meeting minutes и назначенный notetaker — можно радикально улучшить с помощью технических новшеств в области AI notetakers. Усиливая ваши возможности коммуницировать и участвовать в открытых обсуждениях, notetaker от Bubbles преобразит вашу следующую виртуальную встречу, поможет поддерживать ясный журнал для дальнейшего обращения и одновременно обеспечит ответственность за выполнение action items.

Зачем записывать свои встречи с помощью Bubbles?

В Bubble ниже член команды Bubbles подробно рассказывает о значительных преимуществах notetaker от Bubbles и подчёркивает, что он позволяет вам участвовать с максимальной концентрацией благодаря автоматизированной функции ведения заметок. Это рассказ от первого лица о том, насколько полезен этот совет для выстраивания ритма встреч и повышения общей продуктивности.

Вовлечённость команды: от icebreakers до мозговых штурмов

Как вы начинаете командную встречу?

Начало эффективной командной встречи во многом задаёт тон всему остальному. Icebreaker, как я уже упоминал, может быть отличным способом стимулировать участие и «разогреть» участников перед предстоящей рабочей встречей. Он поднимает моральный дух и настраивает команду на продуктивную сессию, особенно если это первая встреча в таком формате.

Как вы выстраиваете дальнейший ход командной встречи?

Следующим шагом идёт мозговой штурм, который, по моему опыту, является одной из ключевых характеристик групповых встреч, усиливающей креативность и коллаборацию. Поэтому значение качественно проведённого мозгового штурма для раскрытия креативности трудно переоценить, и он одновременно подтверждает мысль о том, что подготовка — это ваш самый критичный совет здесь. Создавая условия, в которых каждый член команды чувствует себя комфортно, предлагая продуманные идеи, вы задействуете коллективный интеллектуальный потенциал своей команды и часто приходите к решениям, до которых один человек в одиночку мог бы и не дойти.

Итак, подводя итог, хочу подчеркнуть, что достичь цели «идеальной» командной встречи очень непросто, да и вообще, кто может сказать, что какой‑то конкретный формат является совершенным? Каждый человек и каждая команда уникальны, но я надеюсь, что, внедрив эти action items, вы превратите свои командные встречи в центры отличной коммуникации и развития бизнеса.