Что такое стартовая встреча по проекту?

Стартовая встреча по проекту — это аналог свистка судьи в матче по регби в профессиональном мире; её цель — дать старт проекту (шутка намеренная). Стартовая встреча — это первоначальная встреча команды, на которой проект официально запускается. Поэтому на стартовой встрече нужно собрать проектную команду, заинтересованных лиц и спонсоров, чтобы сформировать общее понимание целей, объёма и результатов проекта. Чтобы проект был успешным, все должны быть выровнены и одинаково понимать ситуацию, и эта встреча вносит в это ключевой вклад. Ваша цель — задать тон и убедиться, что цели и ожидания понятны всему коллективу.

Как объявить о начале проекта?

Важно правильно объявить о начале проекта, чтобы все соответствующие участники были проинформированы и готовы приступить к работе. Начните с отправки официального приглашения по предпочтительному каналу коммуникации вашей команды всем участникам команды и внешним участникам, таким как спонсоры и заинтересованные стороны проекта. Укажите дату, время и место (или ссылку на виртуальную встречу) стартовой встречи и убедитесь, что участники подготовили своего AI‑ассистента для ведения заметок, если это виртуальная стартовая встреча. Если у членов команды ещё нет подключённого ассистента для заметок, попросите их настроить его, чтобы во время встречи не потерялась важная информация. Мы рекомендуем направить их к Bubbles для AI‑заметок по встречам, в особенности из‑за возможностей Bubbles для общения после встречи и ведения заметок. Помните: всё решает подготовка.

Кроме того, включите в объявление некоторую фоновую информацию о проекте. Приложите повестку встречи (посмотрите наш пример ниже), чтобы участники могли подготовиться — это поможет сделать встречу продуктивной и сфокусированной. Также здесь удобно выделить ключевых участников, указав, кто будет вести встречу и как остальным следует включаться в обсуждение.

Что должно быть в стартовой встрече по проекту?

Хорошая стартовая встреча по проекту должна охватывать несколько ключевых элементов, чтобы обеспечить успешный старт. Вот её основные компоненты:

1. Приветствие и «разогрев»: если это первая встреча такого рода, начните с коротких представлений и ледокольных вопросов, чтобы участники лучше познакомились и поняли, с кем будут работать.
2. Обзор проекта: контекст важен, так что не упускайте ничего важного! Дайте обзор проекта на высоком уровне, но при этом будьте достаточно детальны. Опишите его цели, объём работ и значимость как для отдельных сотрудников, так и для компании в целом.
3. Роли и зоны ответственности: людям нужно понимать свои роли, поэтому чётко определите роли и зоны ответственности каждого члена команды и/или заинтересованной стороны. Это задаёт проекту хороший, понятный старт без путаницы.
4. План проекта и таймлайн: представьте план проекта для управления ожиданиями, включая таймлайн, контрольные точки и ключевые результаты. Здесь же следует задать OKR проекта.
5. Каналы коммуникации: как вы все будете сотрудничать и выполнять работу? Людям нужно это знать, поэтому обсудите каналы коммуникации, которые вы будете использовать на протяжении всего проекта, — электронную почту, программное обеспечение для управления проектами, регулярные встречи и т. д. Если ваша команда планирует проводить много виртуальных встреч, убедитесь, что вы знаете правила онлайн‑этикета на виртуальных встречах и не тратите на них лишние время и силы. Как этого добиться? Хорошее начало — использовать ассистента с ИИ для ведения заметок на встречах. Наш личный фаворит — Bubbles Notetaker: он не только бесплатный — детальные полные записи, расшифровки и список задач в автоматическом письме‑фоллоу‑апе помогают нам помнить каждую важную деталь встреч. Попробуйте его на следующей виртуальной встрече — и, возможно, вы получите такие же отличные результаты!
6. Управление рисками: важно выявить потенциальные риски проекта, а также то, как вы будете их снижать или управлять ими. Такой проактивный подход помогает предотвратить ситуации, когда проблемы останавливают или полностью срывают проект.
7. Вопросы и дальнейшие шаги: оставьте время на вопросы и уточнения, а затем завершите встречу, обозначив дальнейшие шаги и конкретные задачи. Однако если вы используете Bubbles, этот этап можно пропустить: за вас всё сделает автоматический фоллоу‑ап по электронной почте.

Как составить повестку стартовой встречи по проекту?

Особенно важно подготовить хорошо структурированную повестку для стартовых встреч, чтобы начать проект с правильного шага. С учётом этого мы создали шаблон повестки встречи, который вы можете использовать на следующей стартовой встрече по проекту:

Повестка стартовой встречи по проекту

1. Приветствие и представления (10 минут)
   • Представьте членов команды и всех остальных участников
   • Ледокольные вопросы для налаживания коммуникации
2. Обзор проекта (15 минут)
   • Цели и задачи проекта (с OKR, если применимо)
   • Объём проекта и его значимость для сотрудников и компании
   • Обзор Statement of Work (SOW)
3. Роли и зоны ответственности (15 минут)
   • Презентация проектных команд
   • Объяснение индивидуальных ролей и зон ответственности в этих командах и в целом
   • Обсуждение матрицы RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed)
4. План проекта и таймлайн (20 минут)
   • Презентация плана и таймлайна проекта
   • Ключевые вехи, необходимые для выполнения работы
   • Обсуждение графика проекта (декомпозиция его этапов)
5. Каналы коммуникации (10 минут)
   • Обзор методов и инструментов коммуникации, которые вы будете использовать
   • Частота и формат отчётности по проекту, необходимые руководству
   • Определение графика регулярных встреч (или регулярных асинхронных обновлений — например, запись бабла)
6. Управление рисками (15 минут)
   • Какие потенциальные риски и вызовы могут возникнуть
   • Обсуждение способов снижения рисков
   • Назначение ответственных за управление рисками
7. Вопросы и уточнения (10 минут)
   • Открытое пространство для вопросов, обсуждения и прояснения любых сомнений или беспокойств
8. Дальнейшие шаги и задачи (10 минут)
   • Здесь вы делаете резюме встречи. Кратко изложите ключевые выводы встречи, включая немедленные задачи (и ответственных за них), дальнейшие шаги и действия по фоллоу‑апу.

Уникальные советы для успешных стартовых встреч по проекту

1. Начните с чёткого видения и целей

Уделите время тому, чтобы сформулировать ясное видение проекта и установить конкретные измеримые цели. Это помогает полностью выровнять команду и не оставляет места для ошибок. Вы также формируете общее чувство цели. Согласно исследованию TeamStage, отсутствие чётких целей — самая распространённая причина (37%) провала проектов, так что вот вам дополнительная мотивация.

2. Используйте визуальные материалы и ПО для управления проектами

От продажных встреч до онбординговых сессий — визуальные материалы, такие как диаграммы Ганта, таймлайны и блок‑схемы, крайне полезны для наглядного представления плана и таймлайна проекта. Для стартового звонка или встречи по проекту всё ровно так же!

3. Используйте и задействуйте полезные технологии

Грамотное использование технологий может заметно повысить эффективность и результативность ваших стартовых встреч по проектам. Такие инструменты, как Bubbles, могут играть ключевую роль, особенно в виртуальной среде. Важно не только наличие AI‑ассистента для ведения заметок: рекордер экрана Bubbles позволяет записывать и делиться подробными объяснениями сложных частей проекта по мере его продвижения, упрощая для членов команды возможность давать обратную связь и помогать вам, оставляя комментарии или записывая собственный бабл в ответ. 

4. Подчеркните важность вовлечённости заинтересованных сторон

Убедитесь, что все заинтересованные стороны активно участвуют в стартовой встрече. Их вклад, инсайты и вовлечённость критически важны для успеха проекта. Обсудите, какие роли они могут взять на себя, какие есть ожидания и как они могут способствовать достижению целей проекта. В опросе PMI 2017 года 62% успешно завершённых проектов имели спонсоров, которые активно поддерживали инициативу, — это наглядно показывает пользу от вовлечения таких людей.

5. Обсудите потенциальные сложности и риск «расползания» объёма работ

Мы уже упоминали это, но обязательно проактивно обсудите возможные сложности и то, как вы будете управлять расширением объёма проекта. При этом обязательно определите понятный процесс управления изменениями объёма проекта, включая процессы согласования и сопутствующую оценку влияния таких изменений. Это помогает удерживать проект в нужном русле и в рамках бюджета.

Заключение

Проведение успешной стартовой встречи по проекту критически важно для закладки прочного фундамента успешного проекта. Вам нужно с самого начала удерживать всех в едином информационном поле, чтобы совместные усилия и вклад каждого были на высшем уровне. Используя советы и приёмы из этой статьи, вы на верном пути к полной согласованности команды. Будьте проактивны в вопросах технологий, включая AI‑инструменты, такие как Bubbles, и всегда помните, насколько важна эта встреча для вашей команды и компании. Удачи!