Зачем нужны протоколы встреч?

Протоколы встреч необходимы по множеству причин. Во‑первых, это официальный отчет о том, что обсуждалось и о чем договорились на командной встрече; он служит постоянной точкой отсчета для участников и, что еще важнее, для тех, кто не смог присутствовать. Это не только помогает каждому члену команды оставаться в курсе, но и делает это с минимальными усилиями и максимальной отдачей, практически без ручного участия в прояснении решений и задач.

Во‑вторых, протоколы встреч необходимы, чтобы вести прямой учет согласованных задач и следующих шагов, без чего в любом бизнес‑окружении сложно выстроить ответственность. Автоматизируя ведение заметок, как мы обсудим позже, вы можете сохранить официальный характер этих записей и убрать любые возможные предвзятости или фаворитизм после встречи. Нам нужно стремиться к такому формату протокола, который дает напоминания о зонах ответственности и дедлайнах, но делает это прозрачно. Такие мелочи могут сыграть большую роль в построении сильной, честной организации и организационной культуры, которая закрепляет ответственность за каждым членом команды за счет эффективной документации и ведения записей.

Какой формат у протокола встречи?

В компании Bubbles мы считаем, что структура протокола встречи должна быть простой и системной. Никто, по крайней мере не мы, не хочет продираться через множество абзацев несущественной информации о встрече. Нам нужно быстро получить список задач и четкое понимание темы обсуждения — и на этом все.

Поэтому в него обязательно входят следующие ключевые элементы:

• Дата, время и заголовок: четко укажите, когда прошла встреча и чему она была посвящена. Если встреча проходит очно, укажите также местоположение.
• Участники: перечислите всех участников, включая гостей и докладчиков. Это можно сделать и так: указать имя каждого участника и кратко резюмировать его вклад.
• Пункты повестки: подробно распишите каждую тему, следуя повестке встречи.
• Решения: подытожьте принятые решения и зафиксируйте другие ключевые итоги обсуждений и дискуссий.
• Задачи и дедлайны: перечислите назначенные задачи с четкими сроками и ответственными.
• Другие обсуждения: включите любые дополнительные вопросы или обсуждения, которые прозвучали на встрече.

Почему важны эффективные протоколы встреч

Исследование 2019 года о состоянии встреч показало, что эффективная документация по встречам напрямую коррелирует с ростом продуктивности. Исследование компании Doodle показало, что плохо организованные встречи приводят к значительной трате времени и других драгоценных ресурсов компаний по всему миру. 

Интересно, что статистика заметно различается в зависимости от континента и страны, но общая тема одна: плохая организация очень дорого обходится всем участникам. Это культурная особенность или слишком много людей просто держатся за статус‑кво, то есть за традиционный формат встреч?

Лично я считаю, что дело во втором! Картина слишком однородная: 40% специалистов в Великобритании, 38% в Германии и 34% в США называют плохо организованные встречи крупнейшей статьей затрат для своей организации. Понятие «затраты» здесь довольно расплывчатое, но можно с уверенностью сказать, что для организации оно означает гораздо больше, чем просто финансовые последствия. Время — деньги, поэтому эффективные шаблоны встреч и методы ведения заметок жизненно важны.

Чтобы немного глубже раскрыть этот «стоимостьной» аспект, давайте посмотрим на более конкретное влияние на людей. Свыше четверти (26%) участников упомянутого опроса считают, что плохо организованные встречи ослабляют отношения с клиентами, а значительная доля (43%) уверена, что они создают путаницу в их рабочей среде и мешают просто заниматься делом (44%).

Тот факт, что так много людей подчеркивают, как плохая структура встреч мешает им нормально работать, явно говорит о том, что эту проблему надо решать, верно? Именно так, и я хочу рассказать об одном подходе, который как раз и помогает это сделать, чтобы вы тоже могли наконец навести порядок в своих встречах.

Какой лучший инструмент для ведения протоколов встреч?

Прежде чем углубляться в детали, отмечу: я сам пользуюсь этим инструментом ежедневно, и для меня он — воплощение эффективности в этой нише. Мне очень нравится, насколько он улучшил мою рабочую жизнь, и я уверен, вы тоже со мной согласитесь. Этот инструмент — Bubbles Notetaker, и прежде чем я объясню, почему он должен стать вашим основным решением для ведения протоколов, начну с прямой цитаты генерального директора Bubbles, Тома Медемы:

"В Bubbles мы получили огромную пользу от Bubbles Notetaker по целому ряду причин. Сказал бы, что одна из главных — это то, что он дает нам огромное чувство спокойствия. Раньше у нас возникали вопросы вроде: кто на самом деле будет составлять повестку? Кто будет вести заметки? Кто потом проследит за тем, чтобы все действительно продолжили работу по этим пунктам и так далее. Теперь мы знаем, что в звонке у нас всегда есть Notetaker, который возьмет на себя большую часть этой работы".

Том затем подробнее это раскрыл, к этому мы еще вернемся, но сначала давайте разберемся, как Bubbles Notetaker справляется со всеми этими задачами на наших встречах — а скоро и на ваших. Посмотрите, как это выглядит на практике ниже.

Bubbles в деле: протоколы встреч

После того как вы создадите или присоединитесь к рабочему пространству Bubbles, перейдите на вкладку "Notetaker" — там вы увидите приглашение подключить Google Календарь, если еще не сделали этого. Это становится вашим первым пунктом действий: просто отметьте его, подключив календарь (с предстоящими встречами).

Мы уже в основном это обсудили, но повторимся: эффективность встреч напрямую зависит от того, насколько хорошо они задокументированы и как по ним ведется последующая работа. Мы понимаем, что в бизнес‑среде встречи были, есть и, скорее всего, останутся постоянной частью работы, особенно в условиях удаленной работы. Вот почему следующую встречу стоит начать с Bubbles: он связывает вместе документацию и последующий контроль максимально продуктивным образом. Однако у Bubbles тоже есть предел возможностей, поэтому важно по‑прежнему тщательно готовиться: совместно составлять полноценную повестку командной встречи, закрывать все висящие задачи и отслеживать, что в команде еще в процессе.

После подключения вы увидите список предстоящих встреч справа. Еще один плюс того, что встречи видны прямо здесь, — возможность присоединяться к ним напрямую из Bubbles. Мне лично нравится, когда все находится в одном месте, и Bubbles как раз это обеспечивает — эффективность решает всё!

Как только вы входите во встречу, Notetaker представляется дружелюбным сообщением, объясняя вам и остальным участникам, что он здесь, чтобы вести заметки и создать прямой отчет в виде автоматизированного, но при этом грамотного и лаконичного протокола. В этом сообщении также есть ссылка, по которой любой участник может отключить Notetaker.

Когда ваша командная встреча заканчивается, во вкладке Notetaker появляется bubble, который документирует обсуждение и фиксирует все, что происходило. Как видите, формат этого фрагмента во вкладке Notetaker начинает выстраиваться в соответствии с нашими предыдущими рекомендациями!

Последний шаг — нажать на bubble, чтобы открыть полную видеозапись с AI‑резюме и списком задач. В этом пространстве внутри bubble вы можете отметить людей, которые не смогли присутствовать, чтобы для них и для всех участников продолжилась совместная работа. Главное преимущество Bubbles Notetaker в этом плане — он позволяет всем пересмотреть встречу и восстановить картину, особенно тем самым отсутствующим коллегам. Никто из команды не отстает: все остаются на одной волне с целями, обсуждениями и следующими шагами — без необходимости проводить еще одну командную встречу.

Что еще дает нам AI‑Notetaker?

Как я уже упоминал, Том, CEO и основатель Bubbles, подробнее рассказал о своем опыте и поделился ключевыми выводами от использования Bubbles Notetaker — сейчас я хочу их разобрать. Он говорит с позиции огромного опыта в этой сфере, и его выводы убедительно показывают, что Bubbles — это будущее оптимизации протоколов встреч.

Том продолжил:

"Это позволяет нам сосредоточиться на сути вопроса, уделить все внимание разговору, практиковать активное слушание и не слишком переживать из‑за всей этой административной рутины."

Как пользователь, я полностью разделяю то, что здесь сказано. Лично мне в этом особенно нравится то, что становится ясно: Bubbles берёт на себя всю черновую работу. Никто на самом деле не хочет быть тем участником, который лихорадочно что‑то строчит, пытаясь успеть за ходом обсуждения. Это ужасный способ расти и становиться успешной командой, и, избавившись от этой обязанности, мы избавляемся и от этой проблемы. Вместо этого вы можете глубоко погрузиться в обсуждение и держать внимание на экране и на том, каким будет ваш следующий вклад, а не на листке бумаги.

Важно то, что это подходит всей вашей команде: вы можете пригласить всех присоединиться к вашей команде в Bubbles, чтобы и они почти сразу после встречи получали протоколы. Именно здесь я в обычной ситуации написал бы раздел о том, что сказать при отправке протокола встречи и как и когда его отправлять, но с Bubbles в этом просто нет необходимости!

Благодаря тому, что эта роль автоматизирована, мы всегда можем быть уверены, что отправляем протокол вовремя, предоставляем полную документацию и эффективные резюме с задачами. Это явно экономит ценное время и одновременно побуждает членов команды использовать его для других вещей: давать развернутую обратную связь и, как говорит Том, «вникать в самую суть» важного. У вас есть такая возможность, потому что протокол сразу оказывается у вас под рукой, а по сути — у вас уже готов и шаблон повестки для следующей командной встречи.

Чтобы подкрепить цифрами утверждение о том, что эффективное ведение протоколов может резко сократить время, проводимое на непродуктивных встречах за счет четкого фокуса от встречи к встрече, давайте обратимся к исследованию. Harvard Business Review утверждает, что при наличии четкой документации наших обсуждений мы можем добиться 20‑процентного роста эффективности команды. Я полностью согласен с этой мыслью и, хотя это трудно измерить точно, знаю, что без шаблонов протоколов от Bubbles я проводил бы минимум на 20% больше времени во встречах и вокруг них.

Подводя итог: эффективные протоколы встреч — критически важный и абсолютно необходимый элемент для бизнес‑продуктивности. Предоставляя четкий, лаконичный и прямой отчет, мы гарантируем, что все встречи, включая те, что бесконечно ходят по кругу, в итоге приводят к осязаемым результатам. Куда менее полезен для продуктивности бизнеса традиционный формат протокола встречи, когда одному из участников поручают следить за всем происходящим. Отказавшись от такого подхода и перейдя на прорывные технологии вроде Bubbles Notetaker, мы можем одним выстрелом попасть сразу в несколько целей.