¿Por qué necesitas actas de reunión?

Las actas de reunión son esenciales por muchas razones. En primer lugar, son un registro formal de lo discutido y decidido en la reunión, manteniendo una referencia permanente para los asistentes y, sobre todo, para quienes no pudieron asistir. Alinea al equipo de forma eficiente, sin apenas intervención humana para clarificar decisiones y tareas.

En segundo lugar, las actas son clave para registrar las tareas y próximos pasos acordados, indispensables en cualquier entorno empresarial para generar responsabilidad. Automatizar la toma de notas, como veremos más adelante, formaliza el registro y elimina sesgos o favoritismos tras la reunión. Debemos buscar un sistema de actas que ofrezca recordatorios y plazos de forma transparente. Estos pequeños detalles construyen una organización justa y una cultura organizacional que responsabiliza a cada miembro con documentación eficiente.

¿Cuál es el formato para redactar un acta?

En Bubbles creemos que la estructura de las actas debe ser sencilla y metódica. Nadie, o al menos nosotros, quiere revisar largos párrafos de información irrelevante. Queremos ir al grano y salir con las tareas y una idea clara de la discusión.

Por eso, nuestros elementos clave son:

• Fecha, hora y título: anota claramente cuándo fue la reunión y su propósito. Si es presencial, también documenta la ubicación.
• Asistentes: incluye a todos los participantes, invitados o ponentes. Añade junto a cada nombre un breve resumen de su aportación.
• Puntos de la agenda: detalla cada tema según el orden estipulado.
• Decisiones: resume las decisiones tomadas y otros resultados clave de las discusiones.
• Tareas y plazos: asigna cada tarea con fecha límite y responsable.
• Otras discusiones: incluye cualquier punto adicional tratado.

Por qué son cruciales las actas efectivas

Investigación de 2019 sobre el estado de las reuniones mostró que una documentación eficaz se correlaciona directamente con el aumento de la productividad. Un estudio de Doodle concluyó que las reuniones mal organizadas suponen un gran desperdicio de tiempo y otros recursos valiosos a nivel mundial. 

Los datos varían según continente y país, pero hay un tema común: la mala organización les sale muy cara. ¿Es algo cultural o demasiada gente se aferra al status quo de la reunión tradicional?

¡Personalmente, creo que es lo segundo! Es un patrón muy claro: el 40% de los profesionales en Reino Unido, 38% en Alemania y 34% en EE. UU. consideran las reuniones mal organizadas el mayor coste para su organización. El 'coste' aquí es un término amplio, pero va más allá de lo financiero. El tiempo es oro; por eso son esenciales las plantillas y métodos eficientes para tomar notas.

Para adentrarnos en este 'coste', veamos su impacto personal más concreto. Más de una cuarta parte (26%) de los encuestados cree que las reuniones mal organizadas perjudican sus relaciones con clientes, y un porcentaje importante (43%) opina que crean confusión en su entorno laboral, además de afectar la capacidad de avanzar en su trabajo (44%).

Que tantos destaquen las consecuencias negativas de un mal esquema de reunión en su productividad solo significa que tenemos que arreglarlo, ¿verdad? Claro, y hay una misión en particular que quiero exponer ahora para que tú también optimices tus reuniones.

¿Cuál es la mejor herramienta para documentar actas de reunión?

Antes de detallarlo, quiero enfatizar que uso esta herramienta a diario y representa eficiencia total en este ámbito. Me encanta el impacto positivo en mi trabajo y estoy seguro de que tú también lo apreciarás. La herramienta es Bubbles Notetaker, y antes de explicar por qué debe ser tu aliada en actas, empezaré con una cita directa del CEO de Bubbles, Tom Medema:

"Así que en Bubbles hemos sacado mucho provecho de Bubbles Notetaker por varias razones. Diría que una de las principales es la tranquilidad que nos aporta. Antes nos preguntábamos: ¿quién redactará la agenda? ¿Quién tomará notas? ¿Quién se asegurará después de que la gente dé seguimiento, etc.? Ahora sabemos que siempre hay un notetaker en la llamada que se encarga de casi todo por nosotros".

Tom amplió esto, y lo cubriremos, pero primero veamos cómo el Bubbles Notetaker realiza todas estas tareas en nuestras reuniones, y pronto en las tuyas. Échale un vistazo:

Bubbles en acción con actas

Tras crear o unirte a un workspace en Bubbles, ve a la pestaña 'Notetaker', donde se te pedirá conectar tu Google Calendar, si aún no lo has hecho. Este se convierte en el primer ítem de acción, así que márcalo conectando tu calendario (con próximas reuniones).

Hemos visto esto en parte, pero recuerda: la eficacia de las reuniones depende de su documentación y seguimiento. Sabemos que, en el mundo empresarial, las reuniones son y seguirán siendo constantes, especialmente en el entorno de trabajo remoto. Por eso debes iniciar tu próxima reunión con Bubbles: combina ambos factores de forma perfecta para mejorar la productividad. Sin embargo, Bubbles solo hace parte del trabajo; debes seguir preparando las cosas con el equipo: crear una agenda de reunión, marcar las tareas pendientes y seguir el progreso de todo el equipo.

Una vez conectado, verás tus próximas reuniones en una lista a la derecha. Otra ventaja de tenerlas visibles es poder unirte a la reunión directamente desde Bubbles. Personalmente, me encanta tener todo en un mismo lugar, ¡Bubbles hace eso posible y la eficiencia es clave!

Al entrar en la reunión, Notetaker se presentará con un mensaje amable, informando a todos que está ahí para tomar notas y generar un acta automática, pero clara y concisa. En ese mensaje también habrá un enlace para que cualquiera pueda eliminar el Notetaker.

Al terminar tu reunión de equipo, recibirás un bubble en tu pestaña Notetaker que documenta la discusión y registra todo lo ocurrido. Como ves, el formato de este fragmento en Notetaker se alinea con nuestros consejos anteriores.

El paso final es hacer clic en el bubble para ver el vídeo completo con resumen de IA y tareas. En este espacio del bubble puedes etiquetar a quienes no pudieron asistir, permitiendo que continúe la colaboración para ellos y el resto de asistentes. Lo mejor de Bubbles Notetaker aquí es que permite a todos recapitular, sobre todo a los que no asistieron. Ningún miembro se queda atrás y todos permanecen alineados con objetivos, discusiones y próximos pasos, sin necesidad de otra reunión de equipo.

¿Qué más ganamos con un Notetaker de IA?

Como mencioné antes, Tom, CEO y fundador de Bubbles, elaboró y compartió sus principales conclusiones tras usar Bubbles Notetaker, algo que quiero profundizar ahora. Habla desde una amplia experiencia en el sector, y sus ideas refuerzan que Bubbles es el futuro de la optimización de actas de reunión.

Tom dijo:

"Esto nos permite centrarnos en lo esencial del tema, en la conversación, practicar la escucha activa y no preocuparnos por la parte administrativa."

Como usuario, estoy totalmente de acuerdo con lo dicho. Lo que más me gusta es que demuestra que Bubbles hace el trabajo pesado por nosotros. Nadie quiere garabatear frenéticamente para tomar notas y perder el hilo de la conversación. Es una forma pésima de crecer y ser un equipo exitoso; al erradicar esa responsabilidad, eliminamos ese obstáculo. En cambio, puedes concentrarte en la pantalla y pensar en tu próxima intervención en lugar de en una hoja de papel.

Lo esencial es que esto aplica para todo tu equipo: puedes invitarles a unirse a tu equipo en Bubbles, para que también reciban estas actas casi al instante tras la reunión. Aquí habría incluido una sección sobre qué decir o cuándo y cómo enviar las actas, pero con Bubbles no hace falta.

Al automatizar este rol, garantizamos puntualidad, documentación completa y resúmenes efectivos con tareas. Esto ahorra tiempo valioso y anima al equipo a usarlo en otras tareas, como dar retroalimentación detallada y, como dice Tom, 'entrar en lo esencial'. Podrás hacerlo porque tendrás el acta al instante y, además, la plantilla de la agenda para la próxima reunión de equipo ya preparada.

Para respaldar la idea de que unas actas efectivas reducen drásticamente el tiempo en reuniones improductivas y mantienen el enfoque, veamos un estudio. La Harvard Business Review afirma que con documentación clara de nuestras discusiones podemos lograr un 20% de aumento en la eficiencia del equipo. Comparto esta idea y, aunque es difícil cuantificar, sé que sin la plantilla de actas de Bubbles dedicaría al menos un 20% más de tiempo a mis reuniones.

En conclusión, unas actas efectivas son esenciales para la productividad empresarial. Ofreciendo un informe claro, conciso y directo, aseguramos que todas las reuniones, incluso las que van en círculos, se traduzcan en resultados tangibles. Lo que no beneficia la productividad empresarial es el formato tradicional de actas, donde un asistente se encarga de llevar el control. Al abandonar este enfoque y adoptar tecnología innovadora como Bubbles Notetaker, logramos varios objetivos de un solo tiro.