Ведение корпоративных протоколов собраний абсолютно необходимо, если вы хотите эффективно документировать ключевые обсуждения, решения и пункты действий, которые принимаются на заседаниях совета директоров и других официальных встречах. Каким бы способом вы ни вели протокол и кем бы вы ни были — назначенным секретарём заседания совета директоров или человеком, который стремится повысить эффективность формальных встреч в целом, — точные протоколы совещаний помогают поддерживать надёжный учёт и подотчётность.

В этом руководстве мы рассмотрим важность корпоративных протоколов, предложим быстрый шаблон и покажем, как вы можете радикально улучшить процесс с помощью инструментов ИИ для ведения заметок. Эти умные инструменты автоматически записывают и обобщают ваши встречи в виде протоколов, которые сразу же становятся доступны после встречи (независимо от выбранной платформы для виртуальных встреч).

Что такое корпоративные протоколы собраний?

Корпоративные протоколы собраний — это официальные записи, в которых суммируются основные обсуждения, решения и действия по итогам встречи. Они фиксируют самое важное — такие детали, как повестка встречи, список участников и любые проведённые голосования, — и при этом дают краткое резюме ключевых выводов и следующих шагов, которым могут пользоваться все участники сессии.

Протоколы служат точкой отсчёта, и именно поэтому они так важны. Для организации или компании хорошие протоколы помогают как присутствовавшим, так и тем, кто не смог присутствовать, понять принятые решения и будущие действия, которые нужно выполнить. Кроме того, заметки и протоколы собраний помогают и в другом: хорошо задокументированные протоколы способствуют прозрачности и подотчётности в организации и часто хранятся в архиве для соблюдения юридических и регуляторных требований.

Почему протоколы собраний так важны?

• Документация и справка: Протоколы собраний дают такой формальный отчёт. Крайне полезны для того, чтобы участники и сотрудники могли обращаться к ним в будущем.
• Подотчётность и ясность: Подотчётность! Они не позволяют людям халтурить, так как чётко закрепляют ответственность за задачи и последующие действия.
• Юридическое соответствие: Как мы уже сказали, во многих случаях формальные встречи, такие как заседания совета директоров, должны документироваться по юридическим причинам.
• Ясность и прозрачность: Хорошо составленные протоколы можно разослать всем соответствующим сотрудникам и внешним участникам. Это помогает всем быть в курсе и в согласии относительно принятых решений и следующих шагов.

Как вести протокол собрания: пошаговое руководство

Создание протоколов собраний не обязательно должно быть долгим или сложным процессом и, по нашему мнению, таким быть не должно. Именно поэтому мы здесь, чтобы дать вам рекомендацию. Выше мы упоминали возможности инструментов на основе ИИ для ведения заметок, и с помощью нашего рекомендованного решения — Bubbles — вы можете использовать ИИ, чтобы автоматически записывать, расшифровывать и обобщать протоколы ваших встреч без лишних усилий.

У вас есть два варианта: установить расширение Bubbles для Chrome или Edge из интернет-магазина Chrome/Edge. Таким образом вы сможете вставить ссылку на встречу в расширение, и Notetaker мгновенно присоединится к вашему совещанию. Либо следуйте инструкциям ниже, чтобы открыть приложение Bubbles и получить более интегрированный опыт.

Вот как Bubbles помогает вам начать работу, а также примеры того, как будут выглядеть ваши протоколы, если вы используете Bubbles:

Шаг 1: зарегистрируйтесь в Bubbles

‍Перейдите в приложение Bubbles и создайте бесплатный аккаунт. Во время первоначальной настройки подключите свой календарь, чтобы предстоящие встречи синхронизировались с Bubbles. Это позволит Bubbles автоматически присоединяться к вашим встречам, будь то Zoom, Google Meet или другие платформы.

Шаг 2: запланируйте встречу

‍Когда ваш календарь подключён, планируйте встречи как обычно. Если ваш календарь не подключён, вставьте ссылку на встречу в область Notetaker в приложении Bubbles — тогда ИИ сможет присоединяться к отдельным встречам; также вы сможете включать и выключать встречи после подключения календаря.

Шаг 3: начните встречу

‍Когда начнётся встреча, Bubbles присоединится, чтобы записывать, расшифровывать и вести протокол. Вы можете спокойно проводить встречу, зная, что ваш разговор тщательно документируется.‍

Шаг 4: получите доступ к протоколу встречи

‍После встречи Bubbles обрабатывает запись и отправляет вам follow‑up‑письмо с протоколом вашей встречи, автоматически сгенерированными задачами и кратким резюме.

В этом письме также есть ссылка на полную запись и расшифровку, как показано ниже. Эти протоколы, а также запись и расшифровка могут просматриваться, редактироваться и при необходимости передаваться вашей команде.

Используя Bubbles, вы можете сосредоточиться на обсуждении, пока ИИ берёт на себя ведение заметок и затем предоставляет вам аккуратно оформленный протокол встречи. Вы можете быть уверены, что все решения, принятые во время встречи, включая конкретные детали принятых ходатайств, результаты голосований и другие ключевые резолюции, будут зафиксированы и будут готовы к вашей послевстречной проверке.

Подготовка к встрече: лучшие практики

Эффективное ведение протокола начинается с хорошей подготовки. Вот что стоит сделать до встречи:

• Изучите повестку: У вас всегда должна быть повестка встречи. Хорошо ознакомьтесь с повесткой: это поможет вам заранее представить ключевые темы обсуждения, которые затем сможет зафиксировать Bubbles или вы запишете их сами.
• Подготовьте шаблон/технологии: В зависимости от того, используете ли вы Bubbles, ведёте протокол вручную или комбинируете оба подхода, либо подготовьте шаблон протокола, чтобы упростить процесс ведения заметок, либо правильно настройте свою технику.
• Познакомьтесь с участниками: Знание имён и ролей участников (особенно на заседании совета директоров) поможет корректно приписывать высказывания, задачи и голоса.
• Распределите роли: Чётко определите, кто будет отвечать за ведение заметок, если это не вы и не Bubbles. Когда вы распределяете роли (председатель, секретарь и т. д.), можете быть уверены, что всё это будет зафиксировано в записи.

Шаблон протокола собрания для корпоративного использования

Хотя мы настоятельно рекомендуем пользоваться Bubbles, мы также понимаем, что некоторые из вас могут захотеть делать это вручную. С учётом этого вот простой шаблон, который вы можете использовать для структурирования корпоративных протоколов собраний:

[Шаблон корпоративного протокола собрания]

• Дата и время встречи: [Дата и время]
• Тип встречи: [например, заседание совета директоров]
• Место проведения: [Адрес или виртуальная ссылка]
• Участники: [Список участников]
• Пункты повестки:
  1. [Пункт повестки 1]: [Краткое резюме обсуждения и итогов]
  2. [Пункт повестки 2]: [Краткое резюме обсуждения и итогов]
• Принятые решения:
  • Ходатайство о [Описание ходатайства]
    • Внесено: [Имя инициатора]
    • Поддержано: [Имя поддержавшего]
    • Результат: [Принято/Отклонено]
• Пункты действий:
  • Задача: [Описание задачи]
    • Ответственный: [Имя человека]
    • Крайний срок: [Дата выполнения]
• Дата следующей встречи: [Дата и время]

[Конец шаблона]