Tomar actas corporativas es esencial para documentar eficazmente las discusiones clave, decisiones y tareas acordadas en las reuniones de directorio y otros encuentros formales. El método que elijas, ya sea como secretario del consejo o para mejorar la eficiencia de reuniones formales, unas actas precisas garantizan un registro fiable y responsabilidad.

En esta guía exploraremos la importancia de las actas corporativas, ofreceremos una plantilla rápida y veremos cómo mejorar el proceso drásticamente con herramientas de IA para tomar notas. Estas herramientas inteligentes graban y resumen automáticamente tus reuniones, generando actas disponibles al instante tras la reunión (sin importar la plataforma).

¿Qué son las actas corporativas?

Las actas corporativas son registros oficiales que resumen las discusiones, decisiones y acciones principales de una reunión. Recogen lo esencial —agenda, asistentes y votaciones— y ofrecen un resumen conciso de puntos clave y próximos pasos para todos los participantes.

Las actas sirven como referente, por eso son tan imprescindibles. Para la empresa, unas buenas actas ayudan tanto a los asistentes como a los ausentes a entender las decisiones tomadas y las acciones futuras. Además, unas actas bien documentadas fomentan la transparencia y responsabilidad organizacional, y suelen archivarse para cumplir requisitos legales y regulatorios.

¿Por qué son importantes las actas?

• Documentación y referencia: Las actas ofrecen ese registro formal. Muy útiles para que asistentes y empleados los consulten en el futuro.
• Responsabilidad y claridad: ¡Responsabilidad! Evitan atajos al asignar con claridad la responsabilidad de tareas y seguimientos.
• Cumplimiento legal: Como dijimos, muchas reuniones formales, como las de directorio, deben documentarse por razones legales.
• Claridad y transparencia: Unas actas bien redactadas se pueden distribuir a todos los empleados o externos relevantes. Esto ayuda a mantener a todos informados y alineados sobre decisiones y próximos pasos.

Cómo tomar actas: guía paso a paso

Crear actas no tiene por qué ser lento ni complicado, y en nuestra opinión, no debería serlo. Por eso estamos aquí para ofrecerte una recomendación. Mencionamos el poder de las herramientas de toma de notas con IA y, con nuestra herramienta recomendada, Bubbles, puedes usar IA para grabar, transcribir y resumir automáticamente las actas de tus reuniones con facilidad.

Tienes dos opciones: instala la extensión de Bubbles Chrome o Edge desde la tienda web de Chrome/Edge. Así podrás pegar el enlace de tu reunión en la extensión y el Notetaker se unirá al instante. O bien, sigue los pasos a continuación para usar la app de Bubbles y disfrutar de una experiencia más integrada.

Así te ayuda Bubbles a empezar, junto con ejemplos de cómo quedarán tus actas si lo usas:

Paso 1: Regístrate en Bubbles

‍Visita la app Bubbles y regístrate gratis. Durante la configuración, conecta tu calendario para sincronizar las próximas reuniones con Bubbles. Así, Bubbles puede unirse automáticamente a tus reuniones, ya sea en Zoom, Google Meet u otras plataformas.

Paso 2: programa tu reunión

‍Una vez conectado tu calendario, programa tu reunión como siempre. Si tu calendario no está conectado, pega el enlace en el área Notetaker de la app de Bubbles; así la IA se unirá a reuniones individuales y podrás activar o desactivar reuniones una vez vinculado el calendario.

Paso 3: inicia tu reunión

‍Cuando empiece la reunión, Bubbles se unirá para grabar, transcribir y tomar las actas. Puedes centrarte en la reunión, sabiendo que tu conversación se documenta con precisión.‍

Paso 4: accede a tus actas

‍Tras la reunión, Bubbles procesa la grabación y te envía un correo de seguimiento con tus actas, las tareas generadas automáticamente y un resumen conciso.

En este correo encontrarás un enlace a la grabación y transcripción completas, como se muestra a continuación. Estas actas, así como la grabación y transcripción, pueden revisarse, editarse y compartirse con tu equipo según sea necesario.

Con Bubbles puedes centrarte en la discusión mientras la IA se encarga de las notas y te entrega actas pulidas al final. Tendrás la certeza de que las decisiones tomadas —incluidos detalles de mociones aprobadas, resultados de votaciones y otras resoluciones clave— quedarán registradas y listas para tu revisión.

Preparación de la reunión: mejores prácticas

Tomar actas efectivas empieza con una buena preparación. Esto es lo que debes hacer antes de la reunión:

• Revisa la agenda: Siempre ten una agenda de la reunión. Familiarízate con la agenda, te ayudará a anticipar puntos clave que luego podrá captar Bubbles o escribirás tú mismo.
• Prepara plantilla/tecnología: Según uses Bubbles, hagas todo manual o combines ambas, prepara una plantilla de actas o ajusta bien tu tecnología.
• Conoce a los participantes: Saber los nombres y roles (especialmente en un consejo) ayuda a atribuir correctamente declaraciones, tareas y votos.
• Asigna roles: Aclara quién se encargará de las notas si no eres tú o Bubbles. Al asignar roles (presidente, secretario, etc.), tendrás la seguridad de que todo quedará registrado.

Plantilla de actas para uso corporativo

Aunque recomendamos usar Bubbles, sabemos que algunos preferirán hacerlo manualmente. Con esto en mente, aquí tienes una plantilla sencilla para estructurar tus actas corporativas:

[Plantilla de actas corporativas]

• Fecha y hora: [Fecha y hora]
• Tipo de reunión: [p. ej., reunión de directorio]
• Ubicación: [Ubicación o enlace virtual]
• Asistentes: [Lista de asistentes]
• Puntos de la agenda:
  1. [Punto de agenda 1]: [Breve resumen de discusión y resultados]
  2. [Punto de agenda 2]: [Breve resumen de discusión y resultados]
• Decisiones tomadas:
  • Moción para [Descripción de la moción]
    • Propuesta por: [Nombre del proponente]
    • Segunda por: [Nombre del segundo]
    • Resultado: [Aprobada/Rechazada]
• Tareas:
  • Tarea: [Descripción de la tarea]
    • Asignada a: [Nombre de la persona]
    • Fecha límite: [Fecha de entrega]
• Próxima reunión: [Fecha y hora]

[Fin de la plantilla]