Les réunions d’équipe sont monnaie courante dans le monde du travail actuel, mais à quel point sont‑elles vraiment efficaces ? Certains affirment qu’elles sont le moteur de la collaboration au travail, tandis que d’autres considèrent que les réunions d’équipe sont redondantes dans notre environnement de travail moderne. Ces points de vue sont clairement polarisés, mais étant donné la place centrale qu’occupent encore les réunions dans la plupart des environnements de travail, je veux m’assurer que nous les abordions avec expertise et que nous tirions le meilleur parti du temps de chaque membre de l’équipe. Vous pourriez vous demander pourquoi je me sens si légitime pour donner ces consignes, mais mes opinions viennent d’une position neutre ; en travaillant au sein d’une équipe majoritairement asynchrone, je mesure à quel point les échanges ouverts et la productivité sont essentiels lorsque le moment d’une réunion d’équipe arrive. Je suis simplement en chemin pour améliorer les environnements de travail avec mes collègues chez Bubbles et, compte tenu de notre domaine d’expertise, nous espérons que vous nous considérez comme une source fiable !

Les réunions de groupe sont‑elles efficaces ?

Pourquoi nous devrions nous soucier de nos réunions d’équipe.

Les réunions d’équipe, lorsqu’elles sont bien menées, comptent parmi les outils les plus puissants pour réussir sa communication et sa prise de décision, mais chaque membre doit s’engager à former ensemble une équipe efficace pour en récolter les bénéfices.

Comment devrions‑nous prendre soin de nos réunions d’équipe ?

Qu’il s’agisse d’une réunion virtuelle ou d’une réunion en présentiel au bureau, certains éléments d’action, disons‑le ainsi, doivent être réunis pour que ce temps partagé reste productif. Cependant, ce n’est pas notre réalité : une étude récente de la Harvard Business Review indique que 71 % des cadres supérieurs estiment que les réunions d’équipe sont improductives et inefficaces. Si l’on ajoute à cela les données de l’International Meetings Statistics Report, selon lesquelles 55 % des employés interrogés se sentent plus productifs grâce à des réunions efficaces, on commence à comprendre cette divergence.

Pour moi, tout repose sur la façon dont la discussion est menée : on ne peut pas remettre en question l’efficacité d’une réunion d’équipe lorsqu’elle s’appuie sur des objectifs clairs, un ordre du jour ciblé et la participation active de chaque participant. Nous le savons grâce aux retours recueillis dans l’enquête mentionnée plus haut, et mon hypothèse est que ce pourcentage peut augmenter considérablement en appliquant quelques petits conseils.

Que faut‑il aborder en réunion d’équipe ?

Assurez‑vous d’aligner votre équipe sur l’ordre du jour de la réunion !

Cela peut sembler évident, mais de nombreux responsables d’équipe peinent à orienter correctement chaque discussion. Avoir un ordre du jour de réunion complètement à côté de la plaque et peu clair condamne la réunion à l’échec dès le départ. En plus de cela, chacune des personnes concernées se prive de la possibilité de former une équipe efficace en raison d’une communication insuffisante à cette étape. Selon Atlassian, un ordre du jour clair peut réduire la durée d’une réunion jusqu’à 80 %. Tenez‑en compte et, de la toute première question pour briser la glace jusqu’au moment où vous faites le récapitulatif, veillez à ce que la discussion reste spécifique à chaque participant et à ses tâches.

Comment vous assurez‑vous d’être aligné avec votre ordre du jour ?

Je vais vous proposer quelques conseils et bonnes pratiques sur ce qu’il faut aborder à cette étape, avant d’entrer plus en détail dans la préparation des réunions d’équipe, y compris la conception d’un bon ordre du jour.

1. Mises à jour sur l’avancement : pour ce sentiment de progression collective et de responsabilisation !
2. Résolution de problèmes : l’endroit idéal pour les échanges ouverts et la réflexion sur les actions à mener et les solutions possibles.
3. Prise de décision : les réunions d’équipe contribuent à tisser les relations de travail dont toute équipe efficace a besoin pour clarifier sa direction collective !
4. Feedback et apprentissage : posez des questions, participez à la formulation de retours constructifs et assurez‑vous que nous progressons en continu en tant que collectif. 

Comment préparer des réunions d’équipe efficaces

Comme je viens de le souligner, la préparation est essentielle pour les réunions d’équipe au travail. Pour le comprendre, comparez simplement une équipe de travail à n’importe quelle équipe performante et efficace. Les équipes de NBA ou les clubs de football de Premier League se contentent‑ils de se lever le matin et de jouer leur prochain match ? Bien sûr que non ; quel que soit le contexte, nous devons nous préparer efficacement. Dans le contexte professionnel, une réunion d’équipe mal préparée n’a aucune chance de bien faire passer les messages ; c’est donc un conseil extrêmement important. C’est tellement évident que je ne vais pas vous demander de le noter, mais je veux que ce soit au premier plan de votre esprit.

Ainsi, animer efficacement ces réunions d’équipe est un processus qui commence bien avant que le responsable et les participants ne s’installent pour une première activité de brise‑glace. Dans un monde idéal, chaque membre de l’équipe aurait tout préparé avant de retrouver le reste du groupe, et nous devons tendre vers ce monde idéal ! Pour cela, définissez vos objectifs le plus tôt possible, en utilisant si nécessaire un modèle d’ordre du jour afin d’ajouter de la structure et de la clarté. Cela vaut autant pour vous, en tant que responsable d’équipe, que pour les autres : si vous envoyez l’ordre du jour en amont, vous invitez vos coéquipiers à réfléchir aux points de discussion et à laisser mûrir leurs idées et leurs avis.

Cet ordre du jour de réunion d’équipe doit également couvrir la multitude de rôles et de responsabilités liés à la réunion, et c’est là que les conseils deviennent techniques ! Si l’attribution des créneaux horaires et des sujets de discussion restera probablement manuelle, d’autres éléments clés d’une réunion d’équipe, comme le compte rendu et la désignation d’un preneur de notes, peuvent être révolutionnés grâce aux avancées technologiques des AI notetakers. En renforçant vos capacités à communiquer et à contribuer aux discussions ouvertes, un notetaker comme celui de Bubbles transformera votre prochaine réunion virtuelle, en aidant à conserver un historique clair pour de futures consultations tout en garantissant le suivi des actions à mener.

Pourquoi devriez‑vous enregistrer vos réunions avec Bubbles ?

Dans le Bubble ci‑dessous, un membre de l’équipe Bubbles détaille les avantages majeurs du notetaker de Bubbles, en expliquant comment il vous permet de participer avec une attention totale, grâce à la prise de notes automatisée. Il s’agit d’un témoignage à la première personne sur la manière dont ce conseil se révèle extrêmement utile pour la cadence des réunions et leur productivité globale.

Mobiliser votre équipe : du brise‑glace au brainstorming

Comment commencez‑vous une réunion d’équipe ?

Le début d’une réunion d’équipe efficace donne souvent le ton pour le reste. Un brise‑glace, comme je l’ai mentionné plus tôt, peut être un excellent moyen d’encourager la participation et d’échauffer les participants avant la réunion de travail proprement dite. Il renforce le moral et prépare l’équipe à une session productive, en particulier s’il s’agit d’une première réunion de ce type.

Comment faites‑vous avancer la réunion d’équipe ?

Le brainstorming vient ensuite et, d’après mon expérience, c’est un élément clé des réunions de groupe qui stimule la créativité et la collaboration. Ainsi, l’importance d’un brainstorming bien mené pour libérer la créativité ne peut être surestimée ; elle renforce également l’idée que la préparation est ici votre conseil le plus déterminant. En créant un cadre dans lequel chaque membre de l’équipe se sent à l’aise pour apporter des idées mûrement réfléchies, vous tirez parti de la puissance cérébrale collective de votre organisation et parvenez souvent à des solutions qu’une seule personne n’aurait peut‑être jamais trouvées.

Pour conclure, je veux souligner qu’atteindre l’objectif de la réunion d’équipe parfaite est une tâche délicate et, d’ailleurs, qui peut vraiment affirmer qu’un certain format est parfait ? Chaque personne et chaque équipe est différente, mais j’espère qu’en mettant en œuvre ces actions, vos réunions d’équipe deviendront des pôles de communication de qualité et de développement de votre activité.