Le télétravail est en plein essor et, que cela te plaise ou non, de nombreux rapports affirment que « l’intensité numérique » des journées de travail a fortement augmenté. C’est évident et cela va de pair avec l’augmentation de l’usage des technologies. Ce qui est peut‑être moins évident, en revanche, c’est que le télétravail peut rendre certaines tâches plus difficiles à accomplir. L’intensité ne rime pas forcément avec difficulté et, pour de nombreuses tâches (comme la transcription d’un compte rendu de réunion), beaucoup de gens compliquent les choses inutilement.

Tu as vraiment de la chance si tu n’as jamais dû subir une réunion d’exploitation d’une heure avec pour seul objectif de griffonner le compte rendu. Non seulement c’est incroyablement ennuyeux, mais c’est aussi une façon archaïque d’animer des réunions. Avec notre guide, nous allons te montrer comment faire en sorte que toi ou n’importe lequel de tes collègues n’ayez plus jamais à faire cela, grâce à une transcription précise.

Avantages de la transcription d’un compte rendu de réunion

Un compte rendu de réunion précis est essentiel pour consigner les points clés, les actions et les décisions. En plus, tu feras gagner du temps à toute ton équipe en gardant les comptes rendus de réunion à jour, notamment pour le récapitulatif de réunion. Tu éviteras aussi ou réduiras toute confusion autour des échanges en réunion en gardant les choses claires. Cela vaut pour la réunion elle‑même, où chacun pourra se concentrer pleinement sur la conversation, mais aussi pour l’après‑réunion.

Cependant, la transcription manuelle de ce qui est dit et décidé pendant tes réunions peut prendre beaucoup de temps et être source d’erreurs. C’est pourquoi nous souhaitons te présenter une méthode plus moderne qui t’aidera à simplifier ce processus et à devenir un as du compte rendu de réunion en quelques minutes. C’est simple et présenté sous la forme d’un guide en 4 étapes. Allons‑y.

Comment transcrire un compte rendu de réunion

Étape 1 : choisis ton logiciel préféré

Que tu optes pour Zoom, Teams ou Webex, tu es couvert. Nous allons combiner ton logiciel de réunion virtuel préféré avec un logiciel d’enregistrement et de transcription de réunions. Notre choix pour l’enregistrement et la transcription est Bubbles, car il est compatible avec les principaux logiciels de réunion et offre des services de transcription très précis, même avec l’offre gratuite.

Pour commencer, rends‑toi sur Bubbles et crée un compte. Tu auras ainsi accès à des fonctions de transcription de réunion et de prise de notes à la pointe de la technologie. Avec Bubbles, tu peux commencer gratuitement et tester sa fonction de transcription de réunion sans aucun engagement, donc je te recommande de démarrer par là.

Lors de l’inscription, tu dois créer ton propre espace de travail Bubbles. C’est une étape de personnalisation où tu choisis le nom de la zone dans laquelle tu souhaites stocker les transcriptions de tes comptes rendus de réunion. Tu dois aussi connecter ton calendrier pour que Bubbles puisse se synchroniser avec tes prochaines réunions et soit prêt à les rejoindre et à les transcrire automatiquement pour toi. Voici à quoi cela ressemble lors de l’inscription :

Étape 2 : planifie une réunion comme d’habitude

Si ce n’est pas déjà fait, va‑y et planifie ta prochaine réunion. Bubbles sera connecté au calendrier, donc tu n’as rien de plus à faire à ce stade pour que ton compte rendu de réunion soit transcrit automatiquement.

À titre d’exemple, nous allons te montrer comment Bubbles fonctionne pour transcrire le compte rendu d’une réunion Zoom. Cependant, le processus est le même, quel que soit le logiciel de réunion en ligne que tu préfères. Si tu ne souhaites pas connecter ton calendrier dans un premier temps, tu peux aussi coller le lien de la réunion dans ta zone Bubbles Notetaker (comme indiqué en rouge ci‑dessous), et Bubbles ne rejoindra alors que cette réunion précise.

Étape 3 : lance ta réunion

Lance ta réunion sur Zoom, Google Meet, Microsoft Teams ou toute autre plateforme que tu utilises. Encore une fois, nous montrerons ci‑dessous à quoi cela ressemble dans Zoom. Une fois la réunion commencée, Bubbles rejoindra automatiquement l’appel, l’enregistrera et commencera à tout transcrire, transformant instantanément ta réunion en un compte rendu clair, qui te sera envoyé après la réunion dans un e‑mail de suivi.

Comme tu peux le voir sur la partie droite de l’écran, Bubbles fera aussi apparaître un message dans le chat pour informer chaque participant de qui il est et de ce qu’il est venu faire. Pour information, Bubbles propose un forfait payant qui te permet de désactiver tout cela tout en conservant les mêmes capacités de prise de notes.

Étape 4 : accède à ton compte rendu de réunion transcrit

Une fois la réunion terminée, Bubbles aura réalisé tout ce qu’il y a à faire en matière de compte rendu de réunion. Tu recevras un e‑mail dans les minutes qui suivent, contenant un lien vers le « bubble » de la réunion, ainsi que les actions détectées automatiquement et un résumé de ce qui a été discuté et décidé. Cela peut souvent suffire comme « compte rendu de réunion » et se présente ainsi :

Si tu veux une version plus complète, avec un résumé plus long et la transcription intégrale de la réunion, voici ce que tu dois faire :

Rends‑toi dans ton « bubble », où tu trouveras l’enregistrement complet et la transcription intégrale. À partir de là, tu es libre d’utiliser la transcription et le compte rendu de réunion comme tu le souhaites : revoir la réunion, la modifier et partager le contenu avec ton équipe afin de créer une boucle de feedback.

Voici à quoi ressemblera la transcription automatique de ton compte rendu de réunion si tu suis notre guide étape par étape :

À partir de là, tu peux poursuivre la conversation dans le « bubble », comme tu peux le voir ci‑dessus avec l’onglet « Conversation ». Les conversations post‑réunion dans Bubbles peuvent être du texte ou des enregistrements vidéo/écran, qui sont proposés gratuitement et peuvent être envoyés en réponse à un enregistrement ou à une transcription de réunion.

Tu peux aussi télécharger la transcription du compte rendu de réunion sous forme de document et la distribuer par e‑mail ou via ton outil de collaboration préféré.