Las tendencias de teletrabajo están a la orden del día y, quieras o no, hay numerosos informes que aseguran que la «intensidad digital» de las jornadas laborales ha crecido mucho. Es evidente y va de la mano con el mayor uso de tecnología. Algo menos evidente es que el teletrabajo puede dificultar la realización de ciertas tareas. Intensidad no equivale a dificultad, pero en tareas como transcribir actas se complica más de lo necesario.

Eres afortunado si no has tenido que soportar una reunión de operaciones de una hora solo para anotar las actas. Además de ser terriblemente tedioso, es un método anticuado de conducir reuniones. Con esta guía verás cómo tú o tus colegas podréis evitar esto para siempre con una transcripción precisa.

Ventajas de transcribir actas

Unas actas precisas son fundamentales para capturar puntos clave, acciones y decisiones. Además, ahorrarás tiempo a tu equipo al tener las actas al día, sobre todo en la recapitulación de la reunión. También evitarás confusiones en las reuniones gracias a la claridad. Esto aplica tanto durante la reunión, donde todos podrán concentrarse en la conversación, como después de ella.

Sin embargo, transcribir manualmente lo decidido y dicho en las reuniones lleva tiempo y es propenso a errores. Por eso, te mostraremos una técnica más moderna que simplifica el proceso y te convierte en un as de las actas en cuestión de minutos. Es sencillo y está estructurado en una guía de 4 fases. ¡Empecemos!

Cómo transcribir actas de reuniones

Paso 1: elige tu software preferido

Ya sea Zoom, Teams o Webex, lo tenemos cubierto. Vamos a combinar tu plataforma de reuniones con un software de grabación y transcripción. Nuestra elección para grabación y transcripción es Bubbles, ya que es compatible con las principales plataformas de reuniones y ofrece transcripciones muy precisas, incluso en el plan gratuito.

Para empezar, visita Bubbles y crea una cuenta. Así tendrás acceso a transcripciones y toma de notas de última generación. Con Bubbles puedes empezar gratis y probar su función de transcripción de reuniones sin compromisos, así que te recomiendo comenzar por aquí.

Al registrarte, debes crear tu propio espacio de trabajo en Bubbles. Es un paso de personalización donde eliges el nombre del área para guardar las transcripciones de tus actas. También debes conectar tu calendario para que Bubbles se sincronice con tus próximas reuniones y esté listo para unirse y transcribir automáticamente. Así se ve al registrarte:

Paso 2: programa la reunión como de costumbre

Si aún no lo has hecho, programa tu próxima reunión. Bubbles estará conectado al calendario, así que no necesitas hacer nada más para que tus actas se transcriban automáticamente.

Como ejemplo, te mostraremos cómo Bubbles transcribe las actas de una reunión de Zoom. No obstante, el proceso es el mismo sin importar la plataforma que prefieras. Si no deseas vincular tu calendario al principio, puedes pegar el enlace de la reunión en tu área de Notas de Bubbles (marcado en rojo a continuación), y Bubbles solo se unirá a esa reunión.

Paso 3: inicia tu reunión

Inicia la reunión en Zoom, Google Meet, Microsoft Teams o cualquier otra plataforma que uses. De nuevo, mostraremos cómo se ve en Zoom a continuación. Cuando comience la reunión, Bubbles se unirá, grabará y comenzará a transcribir todo, convirtiéndolo inmediatamente en actas claras que se te enviarán después en un correo de seguimiento.

Como ves en la parte derecha de la pantalla, Bubbles aparecerá en el chat con un mensaje que informa a cada asistente quién es y cuál es su cometido. Por cierto, Bubbles ofrece un plan de pago donde puedes desactivar todo esto y mantener las mismas capacidades de toma de notas.

Paso 4: accede a tus actas transcritas

Al finalizar la reunión, Bubbles habrá hecho todo lo necesario respecto a las actas. En pocos minutos recibirás un correo con un enlace al “bubble” de grabación, junto con los puntos de acción detectados automáticamente y un resumen de lo discutido y decidido. Esto suele ser todo lo que necesitas como 'actas', y se ve así:

Si prefieres una versión extendida, con un resumen más completo y la transcripción íntegra, esto es lo que debes hacer:

Ve a tu ‘bubble’, donde encontrarás la grabación completa y la transcripción íntegra. Desde allí puedes usar la transcripción y las actas como quieras: revisarlas, editarlas y compartirlas con tu equipo para crear un bucle de retroalimentación.

Así será la transcripción automática de tus actas si sigues nuestra guía paso a paso:

Desde allí puedes continuar la conversación dentro del ‘bubble’, como ves en la pestaña ‘Conversación’. Las conversaciones posteriores a la reunión en Bubbles pueden ser de texto o grabaciones de vídeo/pantalla, que son gratuitas y se pueden enviar en respuesta a una grabación o transcripción de la reunión.

Alternativamente, descarga la transcripción de las actas en un documento y compártelo por correo o tu herramienta de colaboración preferida.