La consistencia impulsa el éxito continuo. Los SOP agilizan procesos y garantizan cumplimiento, brindando esa constancia. Un SOP claro elimina excusas y se adapta a cualquier industria: desde la incorporación de nuevos empleados hasta garantizar que tu equipo cumpla con regulaciones exigentes. Considera tu SOP como la hoja de ruta de tu empresa para operaciones eficientes y eficaces. Pero solo lo lograrás si elaboras correctamente tu SOP; hoy te ayudamos a hacerlo.

¿Qué es un Procedimiento Operativo Estándar (SOP)?

Un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) es un proceso documentado que define cómo realizar una tarea de forma consistente y eficiente para todos los implicados. Es tu mapa escrito en forma de instrucciones, que proporciona una guía metódica paso a paso para cualquier proceso. Los SOP han demostrado ser vitales para estandarizar prácticas, reducir la mala comunicación y mantener el control de calidad en operaciones complejas. Un SOP bien redactado logra esto manteniéndolo simple y directo, promoviendo la consistencia y reduciendo errores por falta de claridad o exceso de complejidad.

Sin embargo, estos documentos no son solo listas de verificación o instrucciones de una sola frase. Son (o deberían ser) guías completas que detallan cada paso necesario para completar tareas, especificando roles y responsabilidades. Cuando los SOP se redactan así, crean un flujo de trabajo integral, conectando al personal con sus tareas.

En Bubbles, gracias a nuestro enfoque en el trabajo asincrónico, sabemos que mantener las tareas claras y organizadas es clave para una buena colaboración. Te recomendamos planificar tu tarea con un SOP bien redactado usando nuestra plantilla gratuita y luego mantener a tu equipo al día de forma asincrónica con Bubbles para compartir actualizaciones y recibir comentarios. Con Bubbles puedes grabar fácilmente tu pantalla, video y audio sin complementos ni costo alguno. Presentar tu trabajo y transmitir tus ideas es muy sencillo, con funciones para comentarios asincrónicos y discusión continua junto a tu grabación. Aprende a grabar un bubble y descarga tu plantilla SOP aquí:

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PLANTILLA GRATUITA DE SOP

Cómo redactar SOP

También entendemos que quizá quieras redactar tu propio SOP y tener el control total. Con eso en mente, veamos una guía de redacción para que tu SOP sea de primera.

Redactar SOP requiere entender claramente la tarea y ser minucioso y metódico al documentar cada paso en tu plantilla. No puedes crear un checklist detallado sin dominar los detalles, así que asegúrate de estar preparado antes de comenzar tu SOP. Para prepararte, define el alcance del procedimiento y considera a los interesados que deben participar. Piensa en lo que necesitas lograr con esta tarea y cómo prepararte mejor para el éxito.

Detalles y minuciosidad son esenciales, pero la clave para redactar SOP es usar un lenguaje simple y claro, accesible para todos los usuarios. Tu objetivo es facilitar y agilizar la tarea, no complicarla. Además, al tratarse de una tarea de equipo, no dudes en consultar a compañeros o empleados con experiencia para optimizar tu SOP.

La retroalimentación de tus compañeros será invaluable aquí. Mi consejo: primero bosqueja el proceso a fondo y luego revisa el documento para mayor claridad y completitud. Solicita feedback a tus colegas en cualquier fase del proceso, pero recuerda que un buen SOP no solo indica qué hacer, sino que también explica cómo esta tarea contribuye a los objetivos de la empresa y al cumplimiento. Todo esto sin extenderte demasiado. ¡Buena suerte!

¿Cuál es un buen formato de SOP?

No hay una respuesta correcta: el formato ideal depende de lo que tú y tu equipo necesiten. El formato puede variar según la complejidad de la tarea y las necesidades de la organización (tiempo, nivel de detalle, etc.). Sin embargo, hay tres formatos comunes que son un buen punto de partida:

Formato simple

Para tareas sencillas, este formato muestra los pasos en orden cronológico y mantiene todo muy sencillo. Para no caer en exceso de simplificación, incluye una declaración del propósito de tu SOP y un breve resumen para alinear a todos. Luego, crea la lista de instrucciones paso a paso, especificando responsabilidades. Tu SOP 'simple' debe ser amigable y fácil de seguir, especialmente para tareas con inicio y fin claros.

Formato jerárquico

Para procedimientos complejos y técnicos, el formato jerárquico ofrece más detalle y organización. Esto es importante porque en procedimientos largos y complejos es fácil desviarse. Aquí debes desglosar las tareas en pasos principales y subpasos, siempre en orden cronológico. Si es muy extenso, utiliza un índice y un checklist para simplificar los detalles. Este formato es útil para procedimientos con distintas etapas o niveles de detalle.

Formato de diagrama de flujo

Tanto para procesos simples como complejos, especialmente los que implican toma de decisiones o rutas múltiples, el formato de diagrama de flujo es ideal. El diagrama de flujo también puede ser más interactivo y está indicado para aprendices visuales. Representa visualmente los pasos de tu proceso en un diagrama, facilitando la comprensión de relaciones y dependencias entre tareas.

Y para los aprendices visuales, no temas incorporar diagramas u otros elementos de diseño en tu documento SOP. Escribir un SOP es algo específico para ti, sin importar el formato elegido. Nuestra plantilla incluye encabezados claros y una estructura lógica, pero puedes adaptarla y editarla a tu gusto. ¡Sé creativo!

¿Qué debe incluir un SOP?

Sabemos que un SOP eficaz debe ser completo y detallado, pero especialmente fácil de entender. Sabemos que existen tres formatos comunes, pero también tu libertad para diseñar tu propio SOP. Quiero simplificar al máximo este proceso, por eso he creado nuestro propio checklist con componentes clave para un gran SOP que no suelen contemplarse en los formatos tradicionales. Con esto y los detalles de la sección anterior, estarás listo para el éxito.

Los componentes clave de tu SOP personalizado deben incluir:

• Página de título: ¡No sería un SOP sin un título para la tarea! Pero no te limites a etiquetar de forma simple. Cuando corresponda, añade detalles como número de documento o versión y el nombre del departamento al que aplica tu SOP. También incluye la fecha para fines organizativos.
• Propósito: Un poco de detalle: define el objetivo y las metas del SOP para ti y tu equipo.
• Alcance: Describe la importancia del SOP en tu lugar de trabajo y hasta dónde aplica dentro de la organización. ¿Es específico para un subequipo o para toda la organización?
• Roles y responsabilidades: Similar al paso anterior, pero más específico. ¿Quién ejecuta y mantiene el SOP? Déjalo claro desde el principio.
• Procedimiento: ¡El momento clave! Proporciona instrucciones detalladas y paso a paso en esta etapa. Ya sabemos lo que deben cubrir, pero recuerda: completo y claro.
• Materiales y equipo: No siempre es esencial, pero para algunas tareas, debes listar herramientas o materiales necesarios para cumplir el estándar.
• Documentación y archivo: Probablemente para tus tareas más complejas. Como vimos, por organización debes detallar formularios o registros que se deban completar durante el proceso.
• Consideraciones de seguridad y cumplimiento: Seguridad ante todo, o en este caso, penúltimo paso. Incluye pautas de seguridad y requisitos de cumplimiento relevantes para proteger a todos.
• Historial de revisiones: Ayuda a seguir los cambios para evitar confusiones. Mantén un registro de los cambios realizados en el SOP desde su creación.

Cómo usar tu SOP para hacer crecer tu negocio

Los SOP tienen muchos casos de uso, y si es tu primera vez, te sorprenderá cuánto pueden ayudar a tu equipo incluso en tareas cotidianas. Más adelante cubriré algunos casos de uso evidentes, pero primero veamos cómo implementar SOP eficazmente puede impulsar el crecimiento y la escalabilidad de tu empresa:

• Consistencia: Los clientes aman negocios y equipos confiables. Al crear un gran SOP y seguir tu plantilla, aumentarás la consistencia en cada entrega de tu servicio o producto. 
• Eficiencia en la formación: Entrenar a un nuevo empleado puede ser complicado, y es fácil olvidar detalles o ser poco específico. Con un SOP claro, tal vez con un checklist, la formación de nuevos empleados será más sistemática, lo que ahorrará tiempo y, lo más importante, mejorará la productividad de todos.
• Reducción de errores: Eliminar ambigüedades ayuda a reducir errores básicos que afectan la calidad del equipo o proceso. ¡Genera responsabilidad y mantente organizado!
• Optimización de la operación: No solo es una herramienta instructiva, los SOP también son útiles para retroalimentación y mejora. Con un esquema identificarás ineficiencias en tu flujo. Con Bubbles, puedes mostrar estas ineficiencias y sugerir eliminarlas del proceso.
• Automatización de procesos: Los SOP permiten automatizar tareas rutinarias que suelen ser complicadas. Así liberarás a tu equipo y les permitirás centrarse en tareas más estratégicas.

Casos de uso de SOP

He mencionado algunos a lo largo del artículo, pero en general puedes usar un SOP para lo que necesites. Sin embargo, para inspirarte, los SOP más comunes suelen centrarse en tareas como:

• Incorporación de nuevos empleados.
• Campañas de marketing.
• Uso de software de gestión de proyectos.
• Flujo de trabajo diario estándar del equipo para una tarea.
• Tareas puntuales.
• Mantenimiento de equipos.
• Procedimientos y protocolos de seguridad.
• El proceso de evaluación de desempeño.
• Atención al cliente y pautas de interacción.
• Control de calidad, incluyendo monitoreo y mantenimiento de un producto.

Ahora conoces los SOP como la palma de tu mano. No son solo documentos, sino reflejo de tu compromiso y el de tu equipo con la excelencia y eficiencia constantes. Da el salto a la eficiencia hoy usando nuestra plantilla gratuita y software de colaboración asincrónica como Bubbles para optimizar el trabajo en equipo y el entorno laboral.