Les re9unions en ligne sont de9sormais monnaie courante au travail, sachant que 45 % des Ame9ricains travaillent e0 distance tout ou partie du temps. La visioconfe9rence est lb4alternative viable aux interactions en face e0 face traditionnelles, et elle permet de garder les employe9s connecte9s, of9 qub4ils se trouvent.

Cependant, les avantages des re9unions en ligne ne se limitent pas e0 relier des employe9s disperse9s aux quatre coins du monde. En re9alite9, de nombreux bureaux physiques utilisent encore la visioconfe9rence pour interagir avec des agences distantes ou des clients e0 lb4e9tranger, ce qui permet e0 certaines entreprises db4e9conomiser des millions en frais de de9placement et en temps de travail perdu. La ve9rite9, cb4est que nos rencontres virtuelles sont le0 pour durer, quel que soit lb4endroit db4of9 vous vous connectez.

Si la visioconfe9rence ame9liore la productivite9 et lb4efficacite9 tout en re9duisant les frais db4exploitation, elle soule8ve e9galement db4importants enjeux de se9curite9. Les fraudes en ligne e9voluent, et les re9unions virtuelles sont une cible rentable pour des hackers chevronne9s.

Cb4est pour cela que nous sommes ici aujourdb4huia0: pour aborder la ne9cessite9 de bien connaeetre les parame8tres de se9curite9 de visioconfe9rence de vos outils pre9fe9re9s. Nous vous recommanderons e9galement quelques bonnes pratiques et db4autres options pour prote9ger la confidentialite9 de vos e9changes e0 distance.

Pourquoi la se9curite9 des re9unions en ligne est-elle importantea0?

Alors, pourquoi se donner la peine de prote9ger les re9unions et les donne9esa0?

La se9curite9 des re9unions en ligne est importante parce qub4elle prote8ge la vie prive9e. Vous voudrez presque toujours prote9ger les secrets de lb4entreprise et, meame si ce nb4est pas le cas, vos employe9s et vos clients sb4attendent raisonnablement e0 ce que leurs informations soient se9curise9es. Il sb4agit db4une question de responsabilite9 et de devoir de re9pondre de ses actes, qui doit eatre prise tre8s au se9rieux. Assurer la se9curite9 de la visioconfe9rence permet de re9server la discussion au personnel autorise9.

Lorsqub4on parle de protection des donne9es, il est facile db4imaginer un sce9nario catastrophique suite e0 une violation de donne9es. En re9alite9, tous les intrus ne sont pas malveillants, mais mieux vaut ne pas prendre de risques. Il peut suffire qub4un employe9 rejoigne une re9union e0 laquelle il nb4est pas cense9 participer et entende des informations sensiblesa0: ce nb4est pas ide9al, mais cela pourrait eatre pire. Cependant, il existe toujours la possibilite9 que quelqub4un tente db4acce9der e0 la re9union pour nuire e0 des personnes, ou e0 lb4entreprise dans son ensemble. Si on le lui permet, volontairement ou sans que vous en soyez responsable (par ignorance, etc.), sa pre9sence prolonge9e peut lui permettre db4entendre des informations auxquelles il nb4e9tait pas destine9 ou meame de diffuser des liens malveillants qui, une fois clique9s, pourraient lui donner acce8s e0 des informations confidentielles. Cb4est lb4exact oppose9 du premier exemple, et cela montre e0 quel point il est essentiel de garantir la se9curite9 des re9unions e0 distance.

Comment ame9liorer la se9curite9 des re9unions en ligne

Choisir des plateformes de re9union se9curise9es

Si vous vous re9unissiez en personne, vous prendriez le temps de re9fle9chir e0 un lieu adapte9a0; cela ne devrait pas eatre diffe9rent en ligne. Menez des recherches approfondies sur lb4outil de votre choix, y compris sur ses re8gles de se9curite9 et de confidentialite9. Souvent, le site web db4un logiciel de re9union comporte une section de9die9e e0 la se9curite9a0; commencez donc par le0. Ne vous contentez toutefois pas de leur parole. Ve9rifiez e9galement des sources db4avis fiables pour obtenir le retour db4expe9rience db4utilisateurs sur le fonctionnement re9el de la plateforme et la fae7on dont elle ge8re les proble8mes de se9curite9.

Il sb4agit notamment de ve9rifier que le syste8me de visioconfe9rence est conforme aux normes du secteur en matie8re de confidentialite9 des informations collecte9es pendant la re9union, ainsi que des me9tadonne9es (noms, adresses e-mail, identifiants, appareils, etc.). Dans ce cadre, lb4audio et la vide9o doivent eatre chiffre9s.

Parmi les autres fonctionnalite9s de se9curite9 courantes sur les grandes plateformes, on trouve les contrf4les de lb4hf4te. Qub4il sb4agisse de lb4audio, de la vide9o ou de la possibilite9 db4enregistrer la re9union, ces contrf4les constituent une bonne pratique pour empeacher des actions inde9sirables de la part de participants non souhaite9s.

Enregistrer les re9unions en toute se9curite9

Nous venons db4e9voquer la question de lb4enregistrement des re9unions, mais je souhaite approfondir ce point, car, lorsqub4il sb4agit db4enregistrer les re9unions de lb4entreprise, il est crucial de garantir la se9curite9 des informations internes. Vous voulez e9viter des situations of9 des re9unions prive9es deviennent accessibles en ligne faute de protection par mot de passe du stockage sur internet.

Pour cela, nous avons une solution. Cette solution consiste e0 utiliser des assistants de re9union base9s sur lb4IA pour enregistrer, transcrire et re9sumer vos re9unions efficacement. Bubbles Notetaker, notre outil pre9fe9re9, offre des fonctionnalite9s de se9curite9 robustes pour prote9ger vos enregistrements de re9union. Avec Bubbles, vous pouvez vous assurer que tous les enregistrements sont prote9ge9s et se9curise9s, et qub4ils ne sont accessibles qub4au personnel autorise9 au sein de Bubbles Channels spe9cifiques.

Bubbles utilise une IA avance9e pour transcrire et re9sumer vos re9unions, ce qui est particulie8rement utile pour documenter les discussions en toute se9curite9 tout en maintenant la confidentialite9. Pour reprendre les propres mots de Bubblesa0: aba0Bubbles est approuve9 aussi bien par des startups que par de grandes entreprises. Nous prenons cette responsabilite9 tre8s au se9rieux, cb4est pourquoi nous utilisons les meilleurs outils pour garder vos donne9es en se9curite9a0bb. Rendez-vous sur Bubbles Security pour en savoir plus et comprendre comment vos informations sensibles peuvent rester prive9es et se9curise9es en enregistrant vos re9unions virtuelles avec Bubbles.

De9finir des mots de passe pour les re9unions

Un bon moyen db4empeacher la participation db4invites inde9sirables consiste e0 de9finir un mot de passe pour chaque participant e0 la re9union et un mot de passe distinct pour lb4hf4te. Un syste8me de re9unions en ligne se9curise9 le permet, et cela garantit que le logiciel que vous utilisez nb4autorise lb4acce8s qub4aux personnes disposant des bonnes autorisations.

Sans cette fonctionnalite9, toute personne qui ree7oit un lien vers lb4appel peut entrer. Comme nous lb4avons vu, cela compromet gravement la confidentialite9 et la se9curite9 des donne9es.

Se connecter en toute se9curite9 au WiFi

La se9curite9 du WiFi contribue fortement e0 re9duire la surface db4attaque dont peuvent profiter les hackers via des appareils ou re9seaux infecte9s.

Parmi les techniques que nous recommandons pour prote9ger le re9seau, citons lb4utilisation db4un chiffrement e0 jour, de pare-feu, de logiciels antivirus et db4outils de surveillance du re9seau, ainsi que le recours e0 des entreprises db4audit en cyberse9curite9 pour analyser et de9tecter tout comportement suspect. Les VPN (re9seaux prive9s virtuels) comme ExpressVPN ou NordVPN sont e9galement une excellente solution pour prote9ger votre vie prive9e lorsque vous participez e0 des re9unions en ligne. Ils y parviennent en chiffrant vos communications et en masquant votre adresse IP, gardant ainsi vos donne9es e0 lb4abri des regards indiscrets. 

Garder les liens de re9union confidentiels

Cela va de soi, mais veillez e0 ne partager les identifiants de re9union qub4avec les participants concerne9s. Soyez extreamement prudenta0: ne partagez pas db4enregistrements de re9union ni de liens vers des re9unions e0 venir dans des canaux contenant du personnel inconnu (par exemple, un canal de support). Dans le meame ordre db4ide9es, ne publiez pas de liens de re9union sur des re9seaux ouverts comme Facebook ou Instagram. Toute personne qui ree7oit le lien doit eatre connecte9e et autorise9e e0 rejoindre la re9union. Si vous devez absolument e9changer des liens sur les re9seaux sociaux et que vous nb4avez pas de meilleure alternative, utilisez au minimum des messages prive9s ou des canaux de discussion plutf4t qub4un groupe public. 

Suivre les participants

Cela sb4applique davantage aux re9unions auxquelles des intervenants externes participent, plutf4t qub4e0 une re9union du type daily standup. Lors de re9unions avec de nombreux participants, il nb4est pas impossible qub4un intrus rejoigne lb4appel sans eatre de9tecte9, puis provoque des perturbations. Pre9venez cela en surveillant en permanence la liste des participants.

Toutes les plateformes de visioconfe9rence disposent db4une liste de participants, ce qui rend cette ve9rification tre8s simple. Veillez e0 repe9rer les personnes inde9sirables, ainsi que les membres avec deux entre9es ou des noms db4utilisateur invisibles qui pourraient signaler une participation non autorise9e. 

Dans les cas extreames, des hackers peuvent utiliser des photos recadre9es ou meame se faire passer pour de ve9ritables participants pre9tendant rencontrer des proble8mes de re9seau. Restez constamment vigilant et fiez-vous e0 votre jugement visuel pour de9celer tout comportement suspect. Le cas e9che9ant, bloquez le deuxie8me compte afin de se9curiser les appels actuels et futurs.

Salles db4attente

Limiter le nombre de participants se fait facilement en utilisant des plateformes de re9union en ligne dote9es de salles db4attente ou de halls db4accueil pour filtrer les invites avant de les laisser rejoindre lb4appel. De cette fae7on, en tant qub4hf4te, vous savez qui est dans la re9union et qui frappe e0 la porte, ce qui vous aide e0 empeacher les intrus potentiels db4entrer. 

Protéger les réseaux domestiques 

Toute personne qui se connecte depuis des appareils personnels court un risque plus e9leve9, car cela augmente conside9rablement la surface db4attaque si les re9seaux ou les appareils ne sont pas se9curise9s. Aidez vos amis, votre famille et vos colle8gues e0 prote9ger leurs ordinateurs portables et leurs re9seaux domestiques. Sur le lieu de travail, les employe9s doivent disposer db4un pare-feu correctement configure9, db4un logiciel antivirus et db4outils de surveillance du re9seau pour identifier toute activite9 anormale.  

Partager les fichiers en toute se9curite9

Toute re9union, qub4il sb4agisse db4un town hall ge9ne9ral ou db4une simple brainstorming session, implique des e9changes de fichiers. Qub4il sb4agisse de donne9es personnelles, db4informations financie8res ou db4informations confidentielles sur lb4entreprise, vous devez utiliser des me9thodes e9prouve9es pour les partager. Heureusement pour vous, notre recommandation pre9ce9dente concernant lb4enregistrement des re9unions, Bubbles, distribue pour vous comptes rendus, transcriptions, re9sume9s et actions e0 travers un e-mail de suivi de re9union concis contenant le lien vers votre enregistrement Bubbles.

Alors, pourquoi laisser Bubbles partager vos fichiers pour vousa0? En substance, les documents, pre9sentations et zones de texte utilise9s dans les re9unions en ligne sont autant de types de donne9es inde9pendants qui peuvent eatre intercepte9s via une connexion re9seau compromise. Bubbles est toutefois un me9canisme se9curise9 qui conserve les informations sensibles dans un emplacement centralise9 unique.

Principales plateformes de re9unions en ligne se9curise9es.

Google Meet

Google Meet est lb4un des services de Google destine9s aux entreprises. Un appel Google Meet peut accueillir jusqub4e0 250 personnes et est tre8s simple e0 utiliser. Un autre grand avantage db4utiliser Google pour vos re9unions est son inte9gration avec db4autres services Google, comme Google Calendar, qui permet aux hf4tes de planifier des re9unions et db4y entrer ou db4en sortir instantane9ment selon les besoins.

Avec Google Meet, vous disposez db4une large gamme de fonctionnalite9s (sans mauvais jeu de mots), comme le partage db4e9cran, les sous-titres en direct et diverses mesures de se9curite9, notamment des codes de re9union, le chiffrement des donne9es et des contrf4les db4hf4te pour ge9rer lb4acce8s des participants et le partage db4e9cran.

Ci-dessous, je vous donne un dernier petit conseil sur Google Meet. Consultez ceci si vous souhaitez enregistrer vos appels Google Meeta0:

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Comment enregistrer des appels Google Meet

Microsoft Teams

Microsoft Teams est une autre option qui sb4offre e0 vous. Il propose des visioconfe9rences avec de nombreux participants (environ 300) et des fonctionnalite9s supple9mentaires comme le partage db4e9cran et les sous-titres en direct.

Cependant, les appels ne sont pas chiffre9s de bout en bout et ne peuvent pas eatre prote9ge9s par mot de passe pour re9server lb4acce8s aux personnes autorise9es. Il est possible de retirer des personnes via le programme, mais aucune connexion par identifiant nb4est requise. Lb4outil inclut une fonction de salle db4attente qui permet aux hf4tes de filtrer chaque invite. En conse9quence, nous ne recommandons pas db4utiliser lb4enregistreur de re9union inte9gre9 de Teams. Pre9fe9rez garder un haut niveau de se9curite9 en utilisant un outil comme Bubbles.

Zoom

Zoom est une excellente option, une solution de visioconfe9rence tre8s conviviale qui vous permet de planifier, rejoindre et organiser des sessions facilement. Pendant le confinement lie9 au Covid, cet outil est rapidement devenu lb4application de re9fe9rence pour toute re9union professionnelle ou session de formation, utilise9 pour des rassemblements de toutes sortes, des client meetings aux cours universitaires.

Les appels Zoom be9ne9ficient db4un chiffrement de bout en bout, de mots de passe de re9union, de salles db4attente et de contrf4les db4hf4te. Les hf4tes peuvent restreindre les re9unions, empeacher les autres membres de partager leur e9cran et supprimer des participants.

Encore une fois, si vous cherchez e0 enregistrer votre re9union Zoom, consultez cecia0:

Comment enregistrer une re9union Zoom

Conclusion

La cyberse9curite9 est au premier plan de toutes les discussions, y compris celles mene9es par voie e9lectronique, ce qui, bien que potentiellement ironique, est absolument ne9cessaire. En matie8re de re9unions, nous devons eatre particulie8rement attentifs et suivre les standards de se9curite9 de9taille9s ci-dessus afin de prote9ger notre organisation ainsi que tous nos colle8gues et employe9s. En vous engageant e0 mettre en œuvre ces mesures proactives, comme lb4utilisation db4une technologie se9curise9e db4enregistrement de re9union telle que Bubbles, vous pouvez renforcer la confiance et la se9re9nite9 tout en pre9servant des informations critiques.