En el trabajo, las reuniones online ya son habituales, pues el 45 % de los estadounidenses trabaja total o parcialmente en remoto. La videoconferencia es la alternativa viable al contacto presencial, manteniendo al equipo conectado sin importar la ubicación.

Sin embargo, las ventajas de las reuniones online van más allá de conectar a empleados dispersos globalmente. De hecho, muchas oficinas presenciales usan videoconferencias para interactuar con sucursales remotas o clientes en el extranjero, ahorrando millones en viajes y tiempo de inactividad. Nuestros encuentros virtuales llegaron para quedarse, sin importar desde dónde te conectes.

Aunque la videoconferencia mejora productividad y eficiencia y reduce costos operativos, también presenta riesgos de seguridad. El fraude online evoluciona, y las reuniones virtuales son un blanco rentable para hackers expertos.

Por eso estamos aquí hoy: para resaltar la importancia de conocer a fondo la seguridad de videoconferencia en tus herramientas favoritas. Además, recomendaremos prácticas y opciones para proteger la privacidad de tus reuniones remotas.

¿Por qué es importante la seguridad en reuniones online?

Entonces, ¿por qué proteger reuniones y datos?

La seguridad en reuniones online es clave porque protege la privacidad. Siempre querrás proteger secretos corporativos, y empleados y clientes esperan que su información esté a salvo. Es cuestión de responsabilidad y debe tomarse en serio. Asegurar la videoconferencia limita la discusión al personal autorizado.

Al hablar de protección de datos, es fácil imaginar un desastre tras una filtración. En realidad, no todos los intrusos son malintencionados, pero mejor no arriesgarse. Basta que un empleado se una sin permiso y escuche material sensible: desafortunado, pero podría ser peor. Pero existe la posibilidad de que alguien intente infiltrarse y dañar a personas o a la empresa. Si se mantienen conectados, voluntaria o sin darte cuenta, podrían exponer información confidencial o transmitir enlaces maliciosos que, al activarse, otorgan acceso a datos sensibles. Esto contrasta con el primer ejemplo y subraya la importancia de la seguridad en reuniones remotas.

Cómo mejorar la seguridad en reuniones online

Elige plataformas seguras

Si fuera presencial, elegirías un lugar adecuado: con lo online no es distinto. Investiga a fondo la herramienta elegida, incluyendo sus políticas de seguridad y privacidad. A menudo, el sitio web del software incluye una sección de seguridad; empieza por ahí. Pero no te quedes solo con su palabra. Consulta fuentes de reseñas fiables para saber cómo funciona realmente y cómo gestionan la seguridad.

Verifica que el sistema cumpla estándares del sector en privacidad de datos de la reunión y metadatos (nombres, correos, usuarios, dispositivos, etc.). Como parte de ello, audio y vídeo deben estar cifrados.

Otras funciones de seguridad comunes en grandes plataformas son los controles de anfitrión. Ya sea para audio, vídeo o grabación, son buenas prácticas para evitar acciones indeseadas de asistentes no autorizados.

Graba reuniones de forma segura

Mencioné la grabación, pero al registrar reuniones corporativas, proteger la información interna es esencial. Evita escenarios en los que reuniones privadas queden expuestas por falta de protección con contraseña en el almacenamiento online.

Para ello, tenemos una solución. La solución es usar asistentes de IA para grabar, transcribir y resumir la reunión eficientemente. Bubbles Notetaker, nuestra opción favorita, ofrece sólidas funciones de seguridad para proteger tus grabaciones. Con Bubbles, aseguras que todas las grabaciones queden protegidas y accesibles solo para el personal autorizado en canales específicos de Bubbles Channels.

Bubbles usa IA avanzada para transcribir y resumir reuniones, ideal para documentar discusiones de forma segura y confidencial. En palabras de Bubbles: «Bubbles es confiable tanto para startups como grandes empresas. Nos tomamos esta responsabilidad en serio, por eso usamos las mejores herramientas para proteger tus datos». Visita Bubbles Security para saber más y entender cómo tu información sensible se mantiene privada y segura al grabar reuniones virtuales con Bubbles.

Establece contraseñas

Una buena forma de mantener fuera a asistentes no deseados es asignar una contraseña para cada participante y otra para el anfitrión. Un sistema de reuniones online seguro lo permite, garantizando que solo personas con permisos accedan.

Sin esta función, cualquiera con el enlace puede entrar. Como vimos, esto compromete gravemente la privacidad y la seguridad de datos.

Conéctate al WiFi de forma segura

La seguridad del WiFi reduce significativamente las vías de ataque que hackers pueden explotar por dispositivos o redes comprometidas.

Algunas técnicas recomendadas para proteger la red incluyen cifrado actualizado, cortafuegos, antivirus y monitoreo de red mediante auditorías de ciberseguridad para detectar comportamientos sospechosos. Las VPN (redes privadas virtuales) como ExpressVPN o NordVPN también son una gran ayuda para proteger tu privacidad en reuniones online. Esto se logra cifrando tu comunicación y ocultando tu dirección IP, manteniendo tus datos a salvo de terceros. 

Mantén privados los enlaces

Se sobreentiende, pero comparte los IDs de reunión solo con los asistentes. Ten mucho cuidado de no compartir grabaciones o enlaces en canales con personal desconocido (por ejemplo, un canal de soporte). De igual forma, no publiques enlaces en redes abiertas como Facebook o Instagram. Quien reciba el enlace debe estar autenticado y autorizado para unirse. Si por fuerza debes compartir enlaces en redes sociales, hazlo por mensajes privados o chats en vez de grupos públicos.

Controla los participantes

Esto aplica más a reuniones con participantes externos, no a un daily standup. En reuniones con muchos asistentes, no es imposible que un intruso entre sin detectar y provoque caos. Evítalo monitoreando constantemente la lista de participantes.

Todas las plataformas de videoconferencia tienen lista de participantes, así que no tendrás sorpresas. Verifica que no haya personas no deseadas, entradas duplicadas o nombres invisibles que indiquen asistencia no autorizada.

En casos extremos, los hackers pueden usar fotos recortadas o fingir problemas de red para pasar desapercibidos. Mantén la alerta y usa la vista para detectar si algo sospechoso sucede. Si lo detectas, bloquea la segunda cuenta para asegurar las llamadas presentes y futuras.

Salas de espera

Limitar asistentes es fácil con plataformas que ofrecen salas de espera o vestíbulos para filtrar antes de unirse. Así, como anfitrión, sabes quién está dentro y quién espera afuera, lo que ayuda a bloquear intrusos.

Protege redes domésticas

Quien se conecta desde dispositivos personales corre más riesgo, pues aumenta la superficie de ataque si la red o el dispositivo no están seguros. Ayuda a amigos, familia y compañeros a proteger sus ordenadores y redes domésticas. En el trabajo, el personal debe contar con firewall configurado, antivirus y herramientas de monitoreo para detectar actividad de red anómala.

Comparte archivos con seguridad

En cualquier reunión, desde un town hall hasta una brainstorming session, se intercambian archivos. Desde datos personales hasta información financiera y confidencial de la empresa, usa métodos consolidados para compartir. Por suerte, nuestra sugerencia de grabar con Bubbles distribuye notas, transcripciones, resúmenes y acciones en un conciso email de seguimiento con el enlace a la grabación.

Entonces, ¿por qué dejar que Bubbles comparta tus archivos? Básicamente, documentos, presentaciones y cuadros de texto en reuniones online son datos independientes que pueden capturarse si la conexión está comprometida. Sin embargo, Bubbles es un mecanismo seguro que mantiene la información sensible en un único lugar centralizado.

Principales plataformas seguras

Google Meet

Google Meet es uno de los servicios enfocados en negocios de Google. Una llamada de Google Meet admite hasta 250 personas y es muy fácil de usar. Otra ventaja de Google Meet es su integración con servicios como Google Calendar, lo que permite programar reuniones y unirse o salir al instante.

Google Meet ofrece funciones como compartir pantalla, subtítulos en vivo y seguridad con códigos de reunión, cifrado de datos y controles de anfitrión para acceso y uso de pantalla.

Aquí tienes un último consejo sobre Google Meet. Míralo si quieres grabar tus llamadas de Google Meet:

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Cómo grabar llamadas en Google Meet

Microsoft Teams

Microsoft Teams es otra opción. Ofrece videoconferencias con hasta 300 participantes y funciones como compartir pantalla y subtítulos en vivo.

Sin embargo, las llamadas no están cifradas de extremo a extremo ni pueden protegerse con contraseña para acceso autorizado. Se pueden expulsar participantes desde la app, pero no se requiere inicio de sesión. La herramienta incluye sala de espera para que el anfitrión filtre a cada invitado. Por ello, no recomendamos usar el grabador integrado de Teams. En su lugar, mantén la seguridad usando una herramienta como Bubbles.

Zoom

Zoom es una excelente opción y una herramienta de videoconferencia muy intuitiva que permite programar, unirse y organizar sesiones fácilmente. Durante el confinamiento por Covid, se convirtió en la app de referencia para empresas y formaciones, desde client meetings hasta clases universitarias.

Las llamadas en Zoom incluyen cifrado de extremo a extremo, contraseñas, sala de espera y controles de anfitrión. Los anfitriones pueden restringir reuniones, bloquear compartir pantalla a otros y eliminar participantes.

De nuevo, si quieres grabar tu reunión en Zoom, consulta esto:

Cómo grabar una reunión en Zoom

Conclusión

La ciberseguridad está al frente de todas las conversaciones, incluso las electrónicas, lo cual, aunque irónico, es imprescindible. En las reuniones, debemos ser muy cuidadosos y seguir los estándares de seguridad anteriores para proteger a la organización y a todos los empleados. Al tomar acciones proactivas, como usar tecnología segura de grabación de reuniones como Bubbles, aumentarás la confianza y protegerás información crítica.