Presque les trois quarts des professionnels s’attendent à ce que le travail à distance devienne la nouvelle norme, tandis que 61 % des employés déclarent préférer travailler entièrement à distance après la pandémie.

Le travail à distance est là pour durer, de plus en plus d’entreprises tirant parti d’avantages comme l’accès à un vivier de talents plus vaste, la réduction des coûts fixes, la diversité et un flux de travail 24 h/24.

Mais la réalité du travail à distance n’est probablement pas aussi simple que ce qui est présenté. 

Si vous passez trop de temps sur Zoom, que vous êtes épuisé par l’attente d’être « toujours connecté », que vous avez du mal à suivre un fil de discussion sur plusieurs canaux, que vous avez l’impression de devoir rassembler des chats lorsque vous recueillez du feedback, ou que vous fouillez frénétiquement pour retrouver des e‑mails et des documents… vous n’êtes pas seul.

Bien que le travail distribué offre de nombreux avantages aux entreprises et aux employés, il présente également certains défis. En particulier lorsqu’il s’agit de collaboration à distance – projets et tâches qui nécessitent les apports et l’orientation de plusieurs parties prenantes. 

Défis de la collaboration à distance

Pour gérer efficacement le travail à distance, de nombreuses entreprises essaient de résoudre leurs difficultés en ajoutant toujours plus d’outils au mélange, ce qui se retourne souvent contre elles. 

Une étude a révélé que 42 % des employés à distance sont « malheureux » dans leur travail, soit deux fois plus que les employés sur site.

Ce qui rend la situation particulièrement difficile, c’est qu’il n’existe pas un seul problème lié au travail à distance qui rende les membres de l’équipe mécontents. Les dirigeants sont confrontés à plusieurs défis majeurs lorsqu’ils cherchent des moyens d’améliorer la culture et la collaboration. 

Surcharge de communication

Bien que de nombreux travailleurs apprécient la flexibilité du travail à distance, dans la plupart des organisations cela exige un changement dans notre façon de communiquer : nous utilisons Zoom, Slack, l’e‑mail et des centaines d’autres applications pour échanger avec nos collègues pendant la journée. 

Il n’est donc pas étonnant que 80 % des travailleurs américains à distance souffrent de fatigue liée à Zoom, ce qui provoque stress, isolement et dépression. 

Le temps que les personnes consacrent aux e‑mails et aux applications de messagerie a augmenté de 50 % et représente 85 % de la semaine de travail. Ces notifications constantes provenant de diverses applications sont perturbatrices : elles rendent difficile la concentration sur le travail en profondeur, essentiel pour favoriser l’innovation et augmenter la satisfaction au travail. 

Attentes de « toujours connecté »

La montée du travail à distance a créé des difficultés en matière de limites et d’attentes. Dans une étude, 67 % des travailleurs à distance déclarent se sentir sous pression pour être disponibles en permanence, et 60 % craignent de perdre leur emploi s’ils ne font pas d’heures supplémentaires.

Mais avec des collègues situés dans différents fuseaux horaires et envoyant des messages 24 h/24, beaucoup constatent que leur journée de travail commence plus tôt et se termine plus tard – 45 % des professionnels passés au travail à distance déclarent travailler plus longtemps qu’avant, et près de 70 % d’entre eux travaillent le week‑end. 

Outils et processus éparpillés

Lorsque la pandémie a obligé à soutenir le travail à distance, de nombreuses entreprises ont assemblé à la hâte tout un ensemble de logiciels pour poursuivre leurs activités. Mais la plupart se contentent de transposer en ligne les mêmes processus en présentiel au lieu de les optimiser pour la collaboration à distance.

La plupart des outils de collaboration à distance privilégient l’urgence plutôt que la réflexion. La messagerie instantanée avec les collègues et les clients ne fait pas qu’interrompre le travail : elle crée activement des occasions de malentendus et de confusion, entraînant frustration, erreurs et retards.

Cette pression temporelle implicite affecte la santé mentale des travailleurs et la qualité de leurs résultats. Dans une étude, les chercheurs ont constaté qu’une pression temporelle persistante conduit au burnout, qui précède à son tour une perte de productivité à long terme liée à la santé.

Manque de culture d’équipe et de confiance

Avec moins d’occasions de communiquer la valeur de l’entreprise, il est plus difficile pour les équipes distribuées de se rassembler autour d’une même vision et d’un objectif commun. Une étude de Gallup a montré que les travailleurs à distance sont plus déconnectés de la culture centrale de leur entreprise et ont 7 points de pourcentage de moins de probabilité d’adhérer à la mission de leur employeur.

Les communications textuelles peuvent manquer leur cible, car elles ne capturent souvent pas les nuances telles que les expressions, le ton et le langage corporel dont vous avez besoin pour créer des liens – ce qui rend plus difficile le fait de tenir les équipes distribuées informées et de construire la confiance.

À quoi ressemble une collaboration à distance efficace ?

Malgré les difficultés qui surgissent avec le travail à distance, la réalité est que la plupart des équipes n’ont pas le choix. Le génie est sorti de la bouteille et le travail à distance est devenu central dans nos vies et nos carrières.

Plus important encore, nous avons vu comment le travail à distance débloque de nombreux avantages pour les entreprises.

Notre objectif ne doit pas être de revenir en arrière ou de retourner aux anciennes façons de travailler. 

Vous avez besoin de solutions.

Pour cela, examinons à quoi ressemble une collaboration à distance efficace et comment notre façon de travailler peut être améliorée pour tirer parti des avantages tout en réduisant les difficultés. 

Fournir une structure et des responsabilités claires

Les équipes distribuées performantes suivent une structure cohérente, ce qui ajoute de la prévisibilité à une journée de travail plus fluide. Une équipe structurée dispose d’une répartition claire du travail, de routines de travail et de priorités et procédures documentées.

Une étude a montré que la structure d’équipe peut avoir un impact sur la performance des employés en encourageant l’apprentissage et la créativité. Elle sert souvent de mécanisme pour aider les membres de l’équipe à coordonner les tâches et à mieux s’organiser pour une plus grande productivité.

Lorsque nous pensons à la collaboration à distance, c’est souvent un point de friction. 

Dans un environnement entièrement à distance, les tâches spécifiques et la responsabilité des projets peuvent devenir floues au fil des passages de main entre les membres de l’équipe. Qui donne l’approbation finale de ce projet ? Qui est responsable de la relecture de l’article de blog ? 

Apporter de la clarté et de la structure permet aux personnes de travailler de manière plus autonome et asynchrone :

• Précisez clairement le rôle et les responsabilités de chaque personne
• Créez des frontières pour les passages de relais et les workflows
• Attribuez des tâches et actions spécifiques directement à des personnes précises
• Définissez des calendriers et un ordre d’exécution, en particulier lorsqu’interviennent plusieurs parties prenantes

Au‑delà de la structure organisationnelle, les dirigeants et managers peuvent aussi définir un cadre pour le fonctionnement quotidien de leurs équipes en établissant un planning. Lorsque les membres de l’équipe ont moins d’inconnues à gérer, ils peuvent consacrer leur attention et leur énergie à leur travail.

Créer de la transparence

La transparence garantit que chacun sait ce qui se passe et se sent habilité à contribuer. Elle constitue la base d’une communication claire, de la collaboration en équipe et d’une culture d’entreprise solide. Elle renforce également la confiance en assurant une gouvernance qui peut améliorer l’engagement, la satisfaction au travail, la loyauté et la rétention dans un marché du travail concurrentiel. 

La transparence prend deux formes clés pertinentes pour la collaboration à distance :

1. Accès
2. Visibilité

L’accès signifie que les membres de votre équipe peuvent trouver et utiliser les informations et ressources dont ils ont besoin pour accomplir efficacement leur travail. L’objectif est ici de réduire les allers‑retours qui surviennent lorsque les informations clés sont verrouillées ou inaccessibles.

• Politiques, workflows et processus documentés
• Fichiers et informations clairement organisés
• Systèmes centralisés pour stocker et maintenir l’information

La seconde partie – la visibilité – repose sur des systèmes de communication passive plutôt que sur la communication active. 

C’est particulièrement précieux pour :

• Suivi de l’avancement des projets et des tâches
• Direction créative, idées ou définition de la vision
• Feedback sur le travail et la performance

Votre équipe doit disposer de systèmes qui permettent aux membres de saisir rapidement les informations essentielles et de comprendre pleinement le contexte du travail effectué sur un projet donné.

Faciliter le travail d’équipe et la résolution collaborative de problèmes 

L’un des aspects les plus difficiles à reproduire à distance du travail en présentiel est le travail d’équipe actif ou la résolution collaborative de problèmes. 

En d’autres termes : brainstorming informel, discussions rapides et feedback en rafale.

Ces interactions nous aident à donner le meilleur de nous‑mêmes. 

Une étude sur des équipes de santé a mis en évidence un effet positif net du travail d’équipe sur la performance, quelle que soit la nature des tâches. Une autre étude portant sur des étudiants universitaires a montré que les groupes résolvent mieux les problèmes que le meilleur individu. Les chercheurs ont attribué cette amélioration des performances à la capacité, en contexte d’équipe, de traiter l’information efficacement et de rejeter les réponses erronées. 

Mais il est difficile de reproduire ces interactions dans un environnement de travail à distance. 

En particulier, notre volonté de protéger des plages de travail individuel concentré peut être perçue comme un obstacle au travail d’équipe. Supprimer des réunions et réduire les appels en face à face peut stimuler la performance individuelle mais laisse peu de place à la discussion, au feedback et à la résolution de problèmes.

Le feedback et la collaboration sont l’un des principaux défis que Bubbles s’emploie à résoudre. 

La meilleure façon de permettre ce type de collaboration à distance est de créer des espaces intentionnels pour des discussions structurées, contextuelles, transparentes et asynchrones : 

• Communication vidéo
• Feedback en contexte et discussion
• Contributions multidirectionnelles provenant de diverses parties prenantes

Rendre le travail asynchrone

Enfin, le travail qui repose sur des contributions individuelles doit être planifié et dimensionné pour se dérouler de façon asynchrone. 

L’un des défis du passage d’équipes en présentiel à des équipes distribuées est que la taille, la forme et la nature du travail sont conçues pour un environnement de travail qui n’existe plus. Le travail lui‑même doit être restructuré afin que les membres de l’équipe disposent de la flexibilité et de l’autonomie nécessaires pour exécuter leurs tâches sans avoir besoin d’apports immédiats et instantanés des autres membres. 

• Le travail est délégué et clairement attribué
• Parties prenantes identifiées
• Workflows, plannings et processus comportent des étapes claires
• Approbations clairement communiquées

Mais résoudre cela ne se résume pas à adopter de nouveaux outils et workflows. Il s’agit de la culture – aider l’équipe à voir, expérimenter et comprendre les avantages d’une collaboration à distance plus efficace. 

Dans ce cas, l’expérience fait foi. 

Exemples de collaboration à distance efficace pour les équipes distribuées

Plus de réunions, de messages et d’outils ne signifie pas forcément mieux. Alors, qu’est‑ce qui fonctionne ?

Commencez par comprendre comment votre rôle et vos responsabilités contribuent au succès de votre équipe distribuée. Au lieu d’empiler les outils en espérant que « plus » soit synonyme de « mieux », prenez du recul, cartographiez vos workflows, identifiez les outils essentiels dont les membres de l’équipe ont besoin pour faire leur travail et rationalisez la communication pour réduire les interruptions. 

Éliminez les redondances et les inefficacités en regroupant vos outils de collaboration et en simplifiant les processus afin d’éviter que des tâches et des communications importantes ne passent entre les mailles du filet. De Zoom à la messagerie instantanée, les outils de collaboration restent des outils, rien de plus. Chez Bubbles, notre objectif n’est pas de déployer davantage de logiciels, mais de créer un espace pour la collaboration, la créativité et l’innovation, et nous sommes ravis de voir d’autres entreprises faire de même dans leur niche. Scratchpad en est un excellent exemple. Si vous travaillez dans la vente, vous savez qu’il existe une pile technologique de plus en plus lourde d’outils qui compliquent souvent les choses, mais Scratchpad évite cela. Il se synchronise automatiquement avec Salesforce, améliore la qualité de vos données et rend la collaboration asynchrone entre manager et commercial, ainsi que la collaboration inter‑équipes, beaucoup plus simple et efficace.

Direction créative et feedback

Discuter du design dans le cadre d’une collaboration à distance est facilement la partie la plus difficile et la plus frustrante du travail de tout designer. Vous pourriez passer 15 minutes à décrire par écrit un élément visuel qu’il vous faudrait 3 secondes pour signaler à l’écran – avec le contexte.

Vous pouvez utiliser Bubbles pour gérer l’ensemble du processus de direction créative et de feedback design sans perdre un contexte ni un échange précieux. 

• Présentez à votre équipe un brief créatif ou des orientations générales, en utilisant l’écran et la vidéo pour expliquer les nuances et les spécificités du projet
• Recevez des mises à jour périodiques et répondez aux questions au fur et à mesure que le design est développé
• Sollicitez le feedback des parties prenantes
• Partagez et présentez les concepts ou maquettes en cours avec leur contexte et une explication complète
• Itérez de manière collaborative : partagez les avancées, fournissez du feedback et effectuez les ajustements nécessaires
• Recueillez et passez en revue les notes de design

Vision de la direction et adhésion

Si vous êtes fondateur ou CEO, vous savez que vous devez vous concentrer sur la vision d’ensemble. 

• Comment vous assurer que tout le monde rame dans la même direction pour concrétiser la vision de votre entreprise ?
• Comment favoriser l’innovation et la résolution créative de problèmes tout en offrant une expérience exceptionnelle aux employés afin d’améliorer la loyauté et la rétention ?

Faire une annonce ou diffuser une mise à jour peut être efficace dans certains contextes. Mais en tant que leader, vous devez également retrousser vos manches et vous plonger dans le travail qui se fait réellement.

Avec Bubbles, vous pouvez créer des espaces pour des discussions importantes et fournir un feedback contextuel sur la multitude de projets, tâches et initiatives qui se déroulent au sein de votre équipe en croissance.

Par exemple, vous pouvez rester aligné sur les décisions critiques :

• Messages stratégiques clés
• Feuille de route produit
• Recrutement, croissance et planification financière

En prenant du recul, vous pouvez accéder rapidement aux endroits où ont lieu ces discussions – les conversations dans Bubbles – et voir comment le dialogue évolue, en choisissant d’ajouter du contexte ou de poser des questions uniquement lorsque c’est crucial. 

Relectures et validations marketing

Si vous êtes responsable marketing, vous jonglez déjà avec plus d’outils que nécessaire. Vous devez aligner plusieurs équipes sur vos objectifs et faciliter la créativité en brainstorming afin de produire des livrables de haute qualité qui se démarquent sur le marché.

Pour gérer une équipe pluridisciplinaire, vous devez définir comment les membres de l’équipe doivent communiquer entre eux, avec les partenaires externes et avec les clients. Au lieu d’exiger des délais de réponse très courts pour les messages asynchrones, revoyez vos attentes et mettez en place des outils qui encouragent des réponses réfléchies.

Transformer de grandes réunions marketing en une conversation asynchrone peut inciter les parties prenantes à fournir un feedback détaillé et contextuel sur votre travail le plus critique :

• Stratégie de campagne
• Relecture de contenus et validation créative
• Plans, prévisions et budgets
• Descriptions de poste

Avec ces conversations qui se déroulent en parallèle, votre équipe peut se concentrer sur l’exécution et l’itération plutôt que de courir après les validations de membres de la direction débordés.

Revues de code, rapports de bugs et rétrospectives

En tant que responsable engineering ou product manager, vous savez à quel point le travail concentré est précieux.

Entre les réunions, revues et la planification, les développeurs ont souvent l’impression d’à peine avoir le temps d’écrire une ligne de code – et encore moins de s’assurer qu’il fonctionne correctement. 

Bubbles peut vous aider à créer des rapports de bugs détaillés qui combinent enregistrement d’écran et voix off pour illustrer un problème. Les membres de l’équipe peuvent poser et répondre à des questions en contexte grâce à des fils de commentaires horodatés qui documentent la discussion, de sorte que chacun puisse intervenir au besoin pour accélérer le cycle de développement.

Collaborer à travers le temps, l’espace ou l’espace‑temps

Les communications asynchrones sont essentielles pour faciliter la collaboration virtuelle entre équipes réparties sur différents fuseaux horaires. Mais les outils de communication asynchrone traditionnels (par exemple, Slack et l’e‑mail), principalement textuels, présentent certains défis. 

Par exemple, il faut du temps pour rédiger un message, et ce processus réduit souvent l’immédiateté qui aide à créer des liens. Les communications textuelles sont également restrictives lorsque vous devez guider quelqu’un à travers un document ou donner du feedback sur des éléments visuels. 

Et si nous pouvions combiner l’immédiateté en face à face et les éléments visuels de la visioconférence avec les avantages des communications asynchrones – faire passer le message sans la fatigue Zoom ?

Bubbles résout le dilemme de l’async pour les équipes distribuées.

Enregistrez simplement votre écran, une vidéo ou un message audio et partagez le lien avec votre équipe. Elle pourra le visionner selon son propre emploi du temps et prendre le temps de formuler une réponse réfléchie.

En plus, c’est très simple pour démarrer : téléchargez notre extension Google Chrome et vous êtes prêt à vous lancer.